Reducir el estrés en el trabajo con la programación de recursos

Unas palabras sobre el estrés

Seamos claros, el estrés no tiene por qué ser algo malo. Hay estrés bueno y malo.

El control es la clave.

En realidad, un poco de estrés es bueno para ti. Se considera que el estrés es bueno cuando te da un chute de energía, te ayuda a concentrarte en tus objetivos y te hace más eficiente.

Sin embargo, demasiado a largo plazo no es más que perjudicial. Se convierte en un mal estrés.

Bajo un estrés repetitivo y constante, empezamos a perder el control. Y cuando sentimos que nos ahogamos bajo el trabajo y la presión hasta el punto de no ver una salida, es cuando la luz roja debe empezar a parpadear.

Porque el agotamiento está cerca.

Lamentablemente, se trata de una situación demasiado común en el entorno laboral actual. Y los sectores de servicios se ven especialmente afectados.

La mala gestión de proyectos, fuente de muchos burnouts

En primer lugar, echemos un vistazo rápido a las causas del burnout. Un paso necesario antes de hablar de soluciones.

Entorno altamente competitivo, demanda creciente, presión del cliente, equipo reducido… Ésas son las condiciones (incontrolables) en las que tienen que trabajar la mayoría de los jefes de proyecto y su equipo.

Aunque estas posibles fuentes de estrés están fuera del control de las organizaciones, la forma de afrontarlas sí está bajo su control.

Sin embargo, una gestión incorrecta de estas condiciones puede acarrear mucho estrés.

Y por «gestión erróea», entendemos:

• Falta de comunicación eficaz
• Falta de apoyo de los directivos
• Presión de tiempo excesiva
• Carga de trabajo excesiva
• Trato injusto, falta de recompensa y de confianza
• Falta de claridad en las funciones (expectativas de trabajo poco claras)
• Tareas poco estimulantes (no se ajustan a las competencias)

Active algunos de estos desencadenantes y su organización se convertirá en un volcán de mal estrés a punto de entrar en erupción. Afortunadamente, estas causas del agotamiento de los empleados pueden evitarse fácilmente con una buena gestión de proyectos y recursos.

¿Por qué? It’sNo es la primera vez que  decimos lo y no será la última: los recursos (las personas) son el activo más importante de una organización. Cuando no rinden bien, tampoco lo hace la organización.

Burnout lucha en la sombra 

Hay muchas formas de reducir el estrés y prevenir el agotamiento de los empleados, y en este artículoNeil Patel presenta una increíble lista de 30 consejos para reducir el estrés en el lugar de trabajo.

Eso es genial, pero…

Otra cosa es ser capaz de identificar los primeros síntomas y controlar las causas. Sobre todo cuando una organización empieza a hacer malabarismos con una cantidad considerable de proyectos y personas. Y no olvidemos que el cambio es una constante en la gestión de proyectos.

Supongamos, por ejemplo, que eres un buen gestor y haces todo lo posible por cuidar de tu equipo. Pero si carece de un acceso fácil a los datos sobre la disponibilidad y utilización de su equipo. ¿Cómo puedes asegurarte de que no acabarás con personas con exceso de trabajo cuando no puedes ver fácilmente su disponibilidad exacta?

Lo que hay que hacer es atajar el problema de raíz, sin dejar espacio a estos síntomas.

¿Cómo?

Pues la programación de recursos tiene más de una carta en la manga.

Tomemos algunos de los consejos de Neil Patel. La mayoría de ellos están realmente vinculados a la gestión de recursos y se pueden implementar a través de la programación de recursos.

• «Sigue la pasión»
• «No disperses demasiado a tu equipo»
• «Ser realista a la hora de asignar tareas»
• «Mantener un horario de trabajo razonable»
• «Sé flexible»
• …

Cómo la programación de recursos puede reducir drásticamente el estrés en el trabajo

¿Ya sabe todo sobre la programación de recursos? Sáltese el cuadro siguiente.

Dentro de una organización, la programación de recursos es la solicitud, selección y asignación de los recursos necesarios (internos y externos) a un proyecto. Es un proceso de tres pasos que se desarrolla desde un nivel estratégico de largo alcance hasta un nivel más ejecutivo.

El objetivo de ese proceso es tener una visión clara de las competencias, la utilización y la disponibilidad de su equipo para reservarlos a los proyectos sin dar lugar a conjeturas. En otras palabras, pretende maximizar el uso de sus recursos.

Más información sobre la programación de recursos y su importancia para una organización

Entonces, ¿qué puede hacer realmente la programación de equipos para ayudar a una organización a identificar los malos síntomas del estrés?

Las herramientas de programación de recursos como Teambook ofrecen muchas funciones que pueden aumentar considerablemente la eficacia de una organización y, en consecuencia, reducir el mal estrés en el lugar de trabajo.

Las principales son:

• Con un planificador visual de equipos, puede ver fácilmente quién está trabajando en qué, quién está disponible y quién está libre. De este modo, podrá conocer al instante las posibles mejoras en la asignación y los recursos con poco o demasiado trabajo.
• Al comparar los datos sobre la utilización de tu equipo con el presupuesto previsto (tiempo y dinero) de un proyecto, puedes asegurarte de que estás cumpliendo los plazos del proyecto. Y si no es así, puedes tomar las medidas necesarias para reducir ese retraso. Se acabaron las prisas y el estrés de última hora para cumplir un plazo.
• Esos datos sobre la utilización del equipo frente al presupuesto previsto también son útiles para ver si algún miembro del equipo tiene dificultades con alguna tarea. De ese modo, el responsable puede proporcionar apoyo espontáneo para ayudar a ese miembro
• Si asigna las competencias y funciones de sus recursos, podrá encontrar fácilmente a alguien disponible, con las competencias necesarias, para un nuevo proyecto. De este modo, no te encontrarás contratando a alguien poco o demasiado cualificado para una tarea cuando sería más eficiente y estaría mucho más contento en otra tarea.
• Asignar habilidades y funciones también es una forma práctica de asegurarse de que los miembros del equipo comprenden su función y las expectativas de su trabajo. En Teambook, cada miembro tiene incluso acceso a una página personal en la que figura toda la información que necesita para llevar a cabo sus tareas.
• La comunicación de calidad es clave en la gestión de proyectos. Teambook, por ejemplo, envía la programación semanal por correo electrónico a cada miembro del equipo, así como un resumen diario de los cambios ocurridos durante el día.
• Los clientes impacientes que presionan para obtener actualizaciones y plazos más cortos también son una gran fuente de estrés. Si compartes con el cliente la planificación del proyecto desde el principio, le mantendrás informado y evitarás presiones innecesarias.

De este modo, al llevar a cabo un proceso eficaz de programación de recursos, podrá identificar fácilmente los síntomas del agotamiento y evitarlos tomando las decisiones correctas con antelación. 

¿Necesita más pruebas de cómo la programación de recursos ayuda a reducir el estrés en el lugar de trabajo para evitar el agotamiento de los empleados?

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