La planificación de la carga de trabajo (o «gestión de la carga de trabajo») es un medio esencial para alcanzar los objetivos del proyecto sin provocar el agotamiento del equipo.
¿Has superado con éxito esta etapa? Espera un aumento del compromiso y la productividad del equipo. ¿Te lanzas de cabeza a un proyecto sin un plan sólido? Acabar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto se ha vuelto más difícil.
Así que veamos la planificación de la carga de trabajo para crear horarios equilibrados para todos los miembros de tu equipo (incluido tú mismo).
¿Qué es la planificación de la carga de trabajo?
La planificación de la carga de trabajo es el proceso estratégico de priorizar y distribuir el trabajo para optimizar la productividad de tu equipo. La primera fase consiste en dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables. A continuación, asignas estas tareas a tu equipo, teniendo en cuenta las habilidades, capacidades, tiempos muertos, tareas administrativas y horas extraordinarias.
A medida que tu proyecto evoluciona, la planificación de la carga de trabajo se centra más en supervisar los progresos y modificar activamente la asignación de tareas cuando sea necesario. Esto garantiza el éxito del proyecto y evita cualquier riesgo de agotamiento.
Tres ventajas clave de la planificación de la carga de trabajo
Desde mejorar la productividad de forma sostenible hasta gestionar el estrés en el trabajo y proporcionar mejor información, he aquí las principales ventajas de planificar y priorizar la carga de trabajo de tu equipo.
1. Mejorar la salud mental en el trabajo
El 59% de los trabajadores estadounidenses experimentaron «al menos niveles moderados de agotamiento» entre 2021 y 2022. Y un sorprendente 81% cita el «apoyo del empresario a la salud mental» como una «consideración importante» en su próxima búsqueda de empleo.
¿Cuál es el problema? Si quieres sustituir el agotamiento por una moral alta y retener a los mejores talentos, tienes que satisfacer la creciente demanda de apoyo a la salud mental en el lugar de trabajo.
Los estudios demuestran que las cargas de trabajo excesivas son una de las principales causas del agotamiento.
Planificar las cargas de trabajo con antelación -en lugar de comprar reposapiés para la sala de descanso- podría ser la salsa secreta que necesitas para crear un equilibrio entre la vida laboral y personal.
Puntos clave que debes recordar: Una gestión eficaz de la carga de trabajo puede ayudarte a ti y a tu equipo a satisfacer las demandas del proyecto sin retrasos de última hora ni las cargas de trabajo excesivas asociadas al agotamiento. ¿El resultado? Un entorno de trabajo saludable que atrae y retiene a los mejores talentos.
2. Mejorar la productividad de forma sostenible
La falta de compromiso de los empleados puede ser un lastre para la productividad y costosa en más de un sentido. Por ejemplo, los miembros de un equipo desvinculados pueden costar a una empresa hasta el 18% de su salario anual. Por el contrario, los equipos altamente comprometidos son un 14% más productivos que sus homólogos desvinculados.
Varios factores contribuyen a la desvinculación de los equipos. Entre los principales factores están el agotamiento y las cargas de trabajo excesivas causadas por una mala gestión y planificación de los recursos.
Puntos clave que debes recordar: Gestiona la carga de trabajo para potenciar a tu equipo, no para agotarlo. Un flujo de trabajo bien planificado y fácil de seguir que tenga en cuenta el tiempo de inactividad y los posibles errores, al tiempo que aprovecha los puntos fuertes de tu equipo, no es sólo una forma sostenible de mejorar la productividad; es la solución correcta.
3. Obtener información clave sobre el proyecto
Al fin y al cabo, quieres completar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con el mínimo estrés: al fin y al cabo, eres parte del equipo. Pero también quieres alcanzar estos objetivos sin causar resentimientos ni tensiones innecesarias en tu equipo.
Planificando estratégicamente las cargas de trabajo, puedes programar tiempos de reunión en grupo y uno a uno. Aprovecha este tiempo para obtener información clave sobre el proyecto que no habrías podido averiguar de otro modo. Por ejemplo, si un miembro del equipo se siente sobrecargado, lo que le expone a cometer errores costosos. Así podrás reasignar la carga de trabajo según sea necesario y evitar el agotamiento.
Puntos clave que debes recordar: Un plan de carga de trabajo te permitirá comprender mejor el proyecto y la carga de trabajo de tu equipo de principio a fin. Incluir puntos de control en tu plan también puede ayudarte a detectar cualquier error humano antes de que se produzcan costosos retrasos. No olvides darte tiempo suficiente para proporcionar (y recibir) comentarios constructivos que conduzcan a soluciones proactivas.
¿Cómo se planifica la carga de trabajo de un equipo en 7 pasos?
Hemos explicado qué es la planificación de la carga de trabajo y sus ventajas. Ahora es el momento de guiarte paso a paso por el proceso de planificación de la carga de trabajo.
Nota: puedes poner en práctica este proceso de planificación de la carga de trabajo tal cual, o adaptarlo a las necesidades del proyecto o del equipo.
1. Planifica y prioriza tu carga de trabajo: empieza con una visión general
Antes de entrar en los detalles de tu plan de carga de trabajo, empieza por tener una visión de conjunto y ganar claridad. Haz una lista de todo lo que tu equipo tendrá que hacer para completar el proyecto y divide cada fase en tareas claras.
Tu lista debe reflejar :
- Objetivos del proyecto
- Restricciones presupuestarias
- Pasos importantes
- Disponibilidad de recursos
- Tiempo administrativo
- Y para ganar puntos extra, los objetivos de desarrollo del equipo
También debes considerar el nivel de dificultad de las tareas. ¿Alguna tarea requiere un especialista? ¿Tienes suficiente personal en plantilla para gestionar cada fase, o necesitarás recursos externos como autónomos?
Tener una visión global del proyecto te da una idea más realista de lo que implica exactamente y de los recursos que necesitarás para asignar las tareas de forma justa y con la máxima eficacia.
2. Planificación de la capacidad de carga de trabajo: revisar la disponibilidad y la carga de trabajo del equipo.
Con el alcance del proyecto en el centro de tus preocupaciones, es hora de planificar la carga de trabajo y la capacidad. En esta fase, tienes que evaluar las capacidades existentes de cada miembro del equipo del proyecto. Esto te ayudará a distribuir equitativamente la carga de trabajo y las responsabilidades, y a garantizar que se dispone de las personas más competentes para cada tarea.
Consejo profesional: Habla con tu equipo ya en la fase de planificación de la capacidad. Pregúntales qué tareas conlleva su horario diario o semanal. Con Teambook, puedes consultar fácilmente el perfil de disponibilidad de cada miembro de tu equipo. ¿Trabajan 6 u 8 horas al día? ¿En qué zona horaria viven? A continuación, utiliza esta información para calcular el tiempo total que cada persona puede dedicar al proyecto.
Ejemplo de Teambook: Gracias a la vista de planificación de Teambook, puedes ver al instante la disponibilidad de cada recurso. Los códigos de color te permiten identificar rápidamente situaciones de infra o sobrecapacidad, facilitando una distribución equilibrada de la carga de trabajo.
Para elaborar una tabla de horas de trabajo «productivas», ten en cuenta los siguientes elementos:
- Vacaciones, comidas, bajas por enfermedad
- Tiempo administrativo necesario
- Es hora de trabajar menos concentrado
- Planifica las tareas que llevarán más tiempo del previsto
3. Asignación de tareas estratégicas: utiliza la regla 80/20
Ahora tienes una idea realista del tiempo que tu equipo puede dedicar al proyecto. Pero ¿cuánto de este tiempo -teniendo en cuenta que el cerebro humano está programado para trabajar de forma concentrada durante unas 4 ó 5 horas al día- debe dedicarse al trabajo «concentrado» o «productivo»?
Sugerimos utilizar la regla 80/20 para determinar una línea de base aproximada al inicio del proyecto y recomendamos revisar los índices de utilización a medida que se desarrolle el proyecto (más sobre esto más adelante).
La regla 80/20 significa que un miembro del equipo nunca debe dedicar más del 80% de su tiempo a una tarea concreta. El 20% restante se destina a tareas administrativas (llamadas telefónicas, reuniones), tiempos muertos o a resolver problemas urgentes.
Unas palabras sobre las habilidades
También es importante adecuar las tareas a las personas con las aptitudes más apropiadas. Adecuar los talentos individuales a los puestos disponibles mejora la claridad, el rendimiento y crea un entorno de equipo más satisfactorio, ya que todos se implican más en su función.
Ejemplo de Teambook: La funcionalidad de filtrado basada en habilidades (etiqueta) de Teambook te permite identificar rápidamente los recursos con la experiencia necesaria para cada tarea. Simplemente arrastrando y soltando, puedes asignar estos recursos a los proyectos adecuados.
También estamos seguros de que preferirías evitar la historia de terror de «confiar a tu desarrollador front-end la tarea de crear una estrategia de redes sociales». Tú lo sabes, nosotros lo sabemos: las habilidades equivocadas para el trabajo significan desastre, no éxito.
Determinar la importancia de la tarea
Una vez hayas decidido cuánto trabajo asignar y a quién, céntrate en delegar las tareas más prioritarias. Un proceso o marco estandarizado te ayudará a eliminar la incertidumbre.
Te recomendamos la matriz de priorización de Eisenhower, que te pide que clasifiques cada nueva tarea por orden de urgencia e importancia. Esta matriz te ayudará a identificar rápidamente las prioridades, sobre todo cuando todas las tareas de tu lista puedan sobrecargar a tu equipo.
Consejo profesional: La gestión del tiempo, la duración de la tarea y los recursos necesarios te ayudarán a determinar si una tarea pertenece a los cuadrantes «Hacer», «Planificar», «Delegar» o «Eliminar». Utiliza este marco para crear cargas de trabajo manejables que impulsen la productividad del equipo y mejoren la salud mental en el trabajo.
4. Define las expectativas de carga de trabajo del equipo: identifica lo que es «suficientemente bueno».
Al asignar tareas, tienes que definir parámetros y expectativas claros. Esto significa fijar plazos razonables acordes con la carga de trabajo e identificar los éxitos y fracasos de cada tarea. Sé realista. Tu equipo está formado por seres humanos, no por robots.
Para evitar el agotamiento, los plazos deben tener en cuenta los posibles errores, las circunstancias imprevistas y el nivel de rendimiento exigido. Cuando definas tus expectativas de rendimiento en relación con las tareas, determina cuáles son «suficientemente buenas» y cuáles requieren un nivel de rendimiento superior.
No olvides que un mayor nivel de rendimiento = más tiempo necesario, así que tenlo en cuenta en el plazo.
5. Crea un plan de carga de trabajo flexible: revisa, reevalúa y ajusta si es necesario
A medida que avance el calendario del proyecto, querrás evaluar lo que funciona y lo que no. Así optimizarás la distribución de la carga de trabajo para favorecer la salud mental del equipo, la tasa de éxito y tus resultados.
No dudes en solicitar activamente la opinión de tu equipo a lo largo del proyecto. Esto te proporcionará información valiosa sobre la situación. Utiliza esta información para determinar si los miembros del equipo están actualmente por encima o por debajo de sus capacidades.
Ejemplo de Teambook: Gracias a los cuadros de mando en tiempo real de Teambook, puedes controlar al instante los índices de utilización de tu equipo. Los indicadores visuales te avisan en cuanto un recurso se acerca a su capacidad máxima.
Intenta mantener una tasa de utilización del equipo en torno al 80% para mantener a todos comprometidos, mentalmente sanos, creativos y rindiendo al máximo. Todo lo que supere el 85% puede provocar errores, retrasos costosos y agotamiento, reduciendo la productividad.
En última instancia, tu plan de carga de trabajo debe evolucionar con el proyecto. Así, si observas que un miembro del equipo está sobrecargado de trabajo, puedes apartarlo de una tarea prevista y liberar su horario para que pueda concentrarse en un trabajo de mayor prioridad.
6. Diferentes enfoques de la planificación de la carga de trabajo: elige el más adecuado para ti
Cada equipo y cada proyecto son diferentes, y tu enfoque de la planificación de la carga de trabajo debe reflejarlo. Las metodologías de gestión de proyectos te ayudarán a satisfacer las necesidades del equipo y del proyecto proporcionando :
- Una estructura – para mostrarte cómo planificar y organizar tu carga de trabajo
- La posibilidad de seguir tareas específicas en tus flujos de trabajo
- Un «estado mental» que debes adoptar al planificar tus flujos de trabajo
Agile y Kanban son dos metodologías populares.
Metodología ágil
Los calendarios rígidos de los proyectos están bien en principio, pero suelen ser poco realistas en la práctica. En realidad, los plazos y requisitos de los proyectos varían según la disponibilidad de recursos y otras circunstancias imprevistas.
Un flujo de trabajo ágil reconoce que, a medida que evolucionan las necesidades de tu proyecto, también lo hace tu estrategia. Con la agilidad, se hace más hincapié en la flexibilidad y la planificación de pasos de desarrollo incrementales. Este enfoque permite el cambio y te deja margen para reaccionar ante problemas de última hora.
Infusión ágil: Adopta una mentalidad ágil al definir tus expectativas de carga de trabajo. Aspira al producto mínimo viable (cuyo valor aumenta con el tiempo) en lugar de esperar un resultado «perfecto» inmediato. El «perfeccionismo» puede convertirte en un líder exigente que empuja a tu equipo al agotamiento y disminuye la productividad, en lugar de un líder respetado que fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Metodología Kanban
La gestión Kanban es un sistema de planificación visual que pretende reducir el despilfarro, mejorar continuamente los procesos y hacer avanzar los proyectos. Kanban utiliza gráficos y tarjetas para visualizar el calendario del proyecto y el progreso de cada tarea. Es una potente herramienta de gestión de tareas que proporciona un camino claro para delegar y seguir las tareas.
Así es como funciona:
- Divide el tablero Kanban en tres columnas: «Por hacer», «En curso» y «Terminado».
- Intenta limitar el número de tareas de la columna central «En curso» y concéntrate en las tareas en curso de la columna «Completadas».
Integración de Kanban: Piensa en el enfoque Kanban al asignar tareas para reducir el riesgo de multitarea (que socava la eficiencia). Seguir un marco Kanban también puede ayudarte a identificar los cuellos de botella desde el principio, dándote flexibilidad para reasignar la carga de trabajo antes de que los problemas afecten a la productividad del proyecto o al bienestar mental de tu equipo.
7. Automatiza la planificación de la carga de trabajo: ¡simplifícate la vida con un software de planificación!
La gestión de proyectos y recursos es mucho más sencilla con una herramienta de gestión de la carga de trabajo a tu alcance. Estas herramientas centralizan el alcance del proyecto, la planificación de la capacidad de carga de trabajo, los índices de utilización individual y en equipo, la disponibilidad de horarios, la asignación de tareas y las competencias específicas.
Ejemplo de Teambook: Con Teambook, toda esta información se reúne en una interfaz única e intuitiva. Los recursos pueden asignarse simplemente arrastrando y soltando, y las opciones de recurrencia permiten introducir varias reservas a la vez.
Tener esta información fácilmente disponible y agrupada en un único cuadro de mandos facilita el seguimiento de la capacidad y la utilización de los empleados en tiempo real, el control del estado de las tareas y la visualización del calendario del proyecto.
¿Qué debes buscar en las herramientas de planificación de la carga de trabajo?
Un software de programación adaptado a tus necesidades te ayudará a distribuir la carga de trabajo de forma más uniforme (mejorando la productividad) y a evitar el exceso de trabajo (protegiendo la salud mental de tu equipo). Pero, ¿qué características específicas debes buscar en estas herramientas?
Cálculos automatizados de utilización de recursos y capacidad individual
El acceso a los datos sobre las capacidades individuales y el uso de los recursos organizativos te permite tomar decisiones informadas sobre la planificación de la carga de trabajo. Sin embargo, estos indicadores pueden ser difíciles de recopilar o comprender si la información está dispersa en varios puntos de referencia.
En lugar de tener hojas de cálculo y documentos de Google por todas partes y luego intentar calcular estas cifras manualmente, busca una herramienta de gestión de la carga de trabajo que las calcule por ti.
Ejemplo de Teambook: Teambook calcula automáticamente la capacidad y los índices de utilización de tus recursos. Los datos codificados por colores identifican instantáneamente las situaciones de infra o sobrecapacidad, facilitando la toma de decisiones rápidas para optimizar la distribución de las cargas de trabajo.
Además del cálculo automático, ten en cuenta cómo se presenta la información. Cuando los indicadores se muestran visualmente a través de un cuadro de mandos, es más fácil obtener una visión instantánea de las señales de advertencia (como una tasa de utilización del equipo del 90% o una persona sobrecargada al máximo de su capacidad).
Integración del calendario
La posibilidad de sincronizar tu software de gestión de recursos con tus calendarios personales acelera la planificación de la carga de trabajo. Incluso cuando teletrabajes o estés en zonas horarias diferentes, los horarios, ubicaciones y capacidades de tu equipo estarán visibles en el mismo lugar.
Ejemplo de Teambook: Los miembros de tu equipo pueden sincronizar su horario de Teambook con su calendario favorito y consultarlo sobre la marcha, siempre actualizado. Esta sincronización bidireccional evita conflictos de horarios y mantiene una perfecta coherencia entre las herramientas.
Un calendario integrado también reduce el riesgo de duplicar las reservas, de asignar demasiado trabajo o demasiado poco, y de apresurarse a buscar recursos en el último minuto. Tenerlo todo en un calendario maestro es mucho más sencillo que trabajar con varios calendarios, hojas de cálculo de Google y aplicaciones (potencialmente llenas de información desactualizada).
Un diario de competencias
Una herramienta de gestión de recursos con un registro de competencias supone un considerable ahorro de tiempo. Un registro de capacidades te permite capturar las capacidades de tus empleados desde el inicio del proyecto. Incluso puedes pedir a tu equipo que introduzca sus capacidades (o habilidades) al inicio del proceso de planificación de la carga de trabajo, para tener una idea más clara de la situación desde el principio del proyecto.
Ejemplo de Teambook: Con Teambook, puedes filtrar tus recursos por competencias al planificar. Esta función te permite identificar rápidamente a las personas más cualificadas para cada tarea, optimizando la asignación de recursos en función de los conocimientos disponibles.
A continuación, puedes identificar a las personas más competentes para las tareas y subtareas, en función de su experiencia y especializaciones. Si tu software también incorpora cálculos de capacidad y utilización, así como integración de calendarios, puedes asignar tareas en función de la experiencia y la disponibilidad, filtrando sobre estos dos aspectos.
Incorporar la paga de vacaciones a los planes de los proyectos
La planificación de la carga de trabajo puede ser compleja. Hay muchos elementos implicados, y obtener una imagen precisa de la disponibilidad de tu equipo puede ser complejo. Una herramienta de planificación de la carga de trabajo capaz de integrar las bajas en tus planes de proyecto facilita el seguimiento de las bajas de tu equipo y otras interrupciones del servicio.
Ejemplo de Teambook: Teambook facilita la gestión de las vacaciones con opciones de filtrado personalizadas. Puedes añadir fácilmente permisos para varios recursos al mismo tiempo, por ejemplo para planificar una fiesta nacional o las vacaciones de un equipo.
La posibilidad de tener en cuenta y planificar las vacaciones individuales es un excelente punto de partida. Pero planificar las vacaciones de varios miembros del equipo simultáneamente mediante un filtrado personalizado es una auténtica revolución, sobre todo si tienes un equipo internacional.
Caso práctico: Supongamos que necesitas reservar un día festivo (como Acción de Gracias) para todos tus empleados estadounidenses. Aplicar un filtro para reservar varios días libres simultáneamente es lo ideal. Pero puede que también necesites excluir a los empleados europeos de este festivo; un sistema de filtros personalizado te permite hacer ambas cosas simultáneamente.
Gestionar el exceso de reservas
Si un recurso ya está sobrecargado, puedes utilizar las horas extra para informar del tiempo adicional, manteniendo una visibilidad clara de la carga de trabajo real.
Consejo profesional: con una visibilidad clara, puedes evitar la microgestión (hacer demasiadas preguntas al equipo sobre su horario, por ejemplo), que a menudo conduce a una mala salud mental y a una baja moral.
Algunos puntos a tener en cuenta al planificar tu carga de trabajo
Una visión realista
Planifica desde el principio las vacaciones (o periodos de trabajo), los días festivos, las bajas por enfermedad, las tareas administrativas, el tiempo para la creatividad y el margen de maniobra en caso de error humano o de circunstancias imprevistas en el calendario de tu proyecto.
Consejo profesional: no olvides tener en cuenta las competencias (y, por tanto, los recursos) necesarios para que el proyecto sea un éxito.
Ten cuidado con la doble reserva de recursos y la asignación excesiva o insuficiente de trabajo. Una mala planificación puede obligarte a buscar recursos en el último minuto y crear expectativas de carga de trabajo poco realistas para tu equipo.
Consejo profesional: recuerda crear un calendario maestro que contenga el horario de cada miembro del equipo. No olvides pedir a tu equipo que mantenga actualizados sus calendarios a lo largo del proyecto.
Equilibrio vida-trabajo
Evita el agotamiento, mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal y controla el estrés en el trabajo distribuyendo el trabajo y las responsabilidades de forma equitativa entre tu equipo.
Consejo profesional: una tasa de utilización de los recursos del equipo superior al 80% es un desencadenante para evaluar y ajustar los horarios de trabajo si es necesario. Si un miembro del equipo supera el 90% de productividad, esto puede indicar una carga de trabajo excesiva. Si alguien con las mismas habilidades sigue teniendo capacidad, ¡es hora de redistribuir tareas y responsabilidades!
Tener en cuenta a los equipos remotos
Planificar, programar y promover el equilibrio entre la vida laboral y personal (y todo lo demás) puede resultar más difícil en un entorno de trabajo a distancia.
Si hay algo que puede cambiar las reglas del juego en la gestión del proyecto de tu equipo remoto, es mostrar tu confianza en la capacidad de trabajo de tu equipo a pesar de la reducida visibilidad y transparencia de los empleados.
Consejo profesional: Incluso desde la distancia, confía en tu equipo, pero facilita que trabajen bien juntos utilizando las herramientas adecuadas.
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