¿Qué es un modelo de plantilla? ¿Por qué necesitas uno? ¿Y cómo se crea un modelo de personal eficaz? Descúbrelo en nuestra guía para principiantes.
Un modelo de dotación de personal es un marco que garantiza que tu organización dispone de las personas adecuadas para satisfacer sus necesidades empresariales.
Describe las funciones, competencias y ratios de personal necesarios para dirigir tu actividad principal, así como lo que harás en caso de fluctuaciones de la demanda.
Piensa en ella como en la lista de ingredientes de una receta. Proporciona indicaciones claras sobre el tipo y el número de personas necesarias, lo que te permite garantizar una asignación óptima de los recursos humanos de tu organización.
Esto es lo que necesitas saber para integrar el modelado de personal en tu planificación estratégica de personal.
¿Qué es un modelo de dotación de personal?
Un modelo de dotación de personal responde a la pregunta «¿Cómo vamos a dotar de personal a la empresa para alcanzar nuestros objetivos estratégicos y operativos con eficacia?
Como parte de un proceso más amplio de planificación de la plantilla, el objetivo último de un modelo de dotación de personal es garantizar que la empresa disponga del personal adecuado, en el momento adecuado y al coste adecuado.
Crear un modelo de dotación de personal implica examinar los datos históricos -y prever las necesidades futuras- para comprender la demanda probable de personal. Este enfoque estratégico permite a las organizaciones maximizar la eficacia de su asignación de recursos humanos.
A partir de ahí, diseña una estructura de personal óptima para garantizar un alto rendimiento y un valor añadido para la empresa. Por ejemplo:
- En un negocio predecible con una demanda constante, tu modelo de dotación de personal podría implicar la asignación de un número definido de personal fijo a puestos fijos.
- Pero en un sector más inestable, con fluctuaciones estacionales de la demanda, tu modelo de contratación puede ser diferente. Podrías recurrir a autónomos o trabajadores temporales en los momentos punta.
- En una organización basada en proyectos, tu modelo de dotación de personal podría implicar la contratación de expertos especializados proyecto a proyecto, lo que permitiría asignar eficazmente los recursos necesarios.
Verás que el número y el perfil de los candidatos no son los únicos factores importantes: el aspecto presupuestario también es crucial. Los distintos modelos de contratación utilizan diferentes procesos de selección para contratar personal al mejor coste para la empresa.
Y no se trata sólo del salario. Los modelos de dotación de personal también tienen en cuenta los costes «ocultos» de las nuevas contrataciones, como las cotizaciones a la pensión, el equipamiento y los costes de gestión.
¿Cuál es la diferencia entre un modelo de dotación de personal y un plan de dotación de personal?
Tanto un modelo como un plan de dotación de personal son elementos clave de la planificación estratégica de la plantilla, pero no son lo mismo.
Un modelo de dotación de personal utiliza diversas técnicas de previsión de recursos para determinar los niveles óptimos de dotación de personal, los requisitos de cualificación y las preferencias de contratación de la empresa: el número de puestos que necesita cada departamento y el mejor método de contratación. Proporciona una visión holística de las necesidades de personal de la organización para alcanzar el éxito.
Un plan de dotación de personal es mucho más detallado. Basado en el modelo de dotación de personal, detalla las actividades específicas necesarias para dotar de personal a la empresa: calendarios de contratación, descripciones de puestos, formación, planificación de horarios y rotaciones, planificación de la sucesión, etc. Un plan de dotación de personal describe los aspectos prácticos de la aplicación del modelo de dotación de personal mediante actividades específicas de contratación, formación y despliegue.
La importancia de una asignación eficaz de los recursos en las empresas
Una gestión eficaz del personal es esencial para que las empresas alcancen sus objetivos y sigan siendo competitivas. Garantiza que haya suficientes empleados cualificados para gestionar las fluctuantes cargas de trabajo, suministrar productos y servicios de calidad y prestar un excelente servicio al cliente.
La gestión estratégica del personal también ayuda a controlar los costes, minimizar la rotación de personal y fomentar un entorno de trabajo positivo.
Ventajas de crear un modelo de dotación de personal
Las ventajas de crear un modelo de plantilla son las mismas que las de la planificación de la plantilla en general: la principal es que no hay sorpresas desagradables que puedan sorprenderte.
Has tenido en cuenta todos los aspectos de tus operaciones, y tu personal está planificado y preparado para lo que se avecina.
Sin embargo, hay otros beneficios que contribuyen al éxito de tu empresa. He aquí algunos ejemplos de cómo un modelo eficaz de dotación de personal puede mejorar tu organización:
Alinear el personal con la estrategia – Un modelo de dotación de personal implica prever las necesidades de mano de obra, lo que garantiza que dispones de las personas, habilidades y conocimientos adecuados para la dirección que quieres tomar.
Optimiza la asignación de recursos: podrás ajustar mejor la oferta de mano de obra a la demanda, reduciendo la infrautilización y los costes asociados al exceso de personal.
Gestión de los costes de personal – El modelo de dotación de personal adecuado maximiza el uso de los recursos y reduce el despilfarro, al tiempo que ahorra el gasto asociado al proceso de contratación en sentido amplio.
Mejorar el rendimiento – Tener a las personas adecuadas en los puestos adecuados te ayuda a alcanzar tus objetivos empresariales y a deleitar a tus clientes.
Retener a los empleados – Si tienes en cuenta la carga de trabajo, el desarrollo de las capacidades, la progresión, el trabajo flexible, etc., es más probable que retengas a tus empleados.
Adaptación al cambio – Un modelo eficaz de dotación de personal se anticipa al cambio y te da la flexibilidad necesaria para adaptarte a las condiciones del mercado según tus necesidades.
Crece más rápido – Algunos modelos de dotación de personal te ayudan a acceder a los conocimientos especializados y recursos adicionales que necesitas para crecer o impulsar tu negocio.
¿Quién participa en la creación de un modelo de dotación de personal?
Un modelo eficaz de dotación de personal se basa en las aportaciones de los distintos agentes de la empresa. Es a la vez descendente, basado en una estrategia establecida por la alta dirección, y ascendente, teniendo en cuenta las necesidades de los directivos y empleados sobre el terreno.
Por lo general, el departamento de RRHH dirige y orienta el proceso. También consulta ampliamente con la empresa para garantizar una comprensión clara de los requisitos y fomentar su aceptación.
Partes interesadas en el modelo de dotación de personal
Dirección ejecutiva – El equipo de dirección ejecutiva define los objetivos organizativos que pretende apoyar el modelo de dotación de personal. Supervisa, promueve y guía el proyecto. Su participación garantiza que el modelo de dotación de personal impulse el negocio.
Departamento de Recursos Humanos – Tus profesionales de RRHH desarrollan y aplican el modelo de dotación de personal. Coordinan el proceso y llevan a cabo tareas técnicas como el análisis de la plantilla y la definición de funciones. De este modo, el plan está dirigido por profesionales experimentados con las competencias necesarias.
Directores de departamento – Los directores de departamento proporcionan una visión general de las necesidades de sus equipos. Ayudan a RRHH a comprender las realidades operativas, las funciones, las tendencias de la demanda y las competencias y puestos clave necesarios. Este método eficaz garantiza que el plan de dotación de personal dote a los equipos de las personas y competencias que necesitan para tener éxito.
Equipo financiero – Tus profesionales financieros se aseguran de que el modelo de dotación de personal esté alineado con los objetivos financieros generales de la organización y proporcionan información presupuestaria y de costes para orientar el plan. Esto garantiza que las decisiones sobre la dotación de personal se optimicen de acuerdo con la realidad financiera de la organización.
Empleados – Cada miembro del personal contribuye al modelado del personal aportando información sobre la experiencia de los empleados, como la carga de trabajo y el equilibrio entre trabajo y vida personal, el sentimiento del personal, las necesidades de competencias, etc. Esto ayuda a crear un plan que apoye los objetivos de retención y satisfacción del personal.
Como en la mayoría de las actividades empresariales, la consulta y la colaboración producen los mejores resultados. Tener en cuenta un amplio abanico de consejos profesionales, desde la Junta Directiva hasta el equipo de producción, garantiza que tu modelo de gestión de la plantilla se ajuste a las necesidades actuales y a las ambiciones futuras.
Siete ejemplos de modelos comunes de dotación de personal
Los detalles concretos de tu modelo de dotación de personal dependerán de la naturaleza de tu empresa, tus ambiciones y las limitaciones a las que te enfrentes. Sin embargo, existen distintos tipos de modelos de dotación de personal. He aquí un breve resumen.
(Ten en cuenta que es poco probable que elijas uno de ellos inmediatamente y lo utilices en exclusiva. La mayoría de los planes de personal son un híbrido de estos enfoques, que reflejan la complejidad y las ambiciones de la empresa en ese momento).
1. Modelo de plantilla fija
Con este enfoque, el número de empleados es constante a lo largo del año. Puede haber pérdidas o ganancias debidas a la rotación natural. Sin embargo, no hay cambios importantes que reflejen las fluctuaciones de la carga de trabajo, como las variaciones estacionales de la demanda.
Ventajas – Es predecible, lo que lo hace ideal para empresas con una demanda constante
Inconvenientes – Te arriesgas a una sobreutilización o infrautilización si la carga de trabajo fluctúa.
2. Modelo de plantilla variable
En este modelo de dotación de personal, el tamaño de tu plantilla varía en función de la demanda. Cuando la demanda es mayor, contratas más. Esto puede deberse a las conocidas fluctuaciones estacionales o a un repunte del mercado.
Ventajas – Te permite adaptar tu mano de obra al trabajo disponible, evitando la infrautilización y el despilfarro.
Desventajas – Utilizar trabajadores temporales adicionales a corto plazo puede suponer mayores costes
3. Modelo híbrido de dotación de personal
Como puedes imaginar, este modelo combina elementos de personal fijo y variable. Tienes un equipo básico para cubrir la carga de trabajo estándar, pero también un equipo de contratistas en el que puedes confiar en los momentos punta. Esto ofrece un equilibrio entre estabilidad y agilidad.
Ventajas: Permite la escalabilidad en horas punta sin necesidad de personal a tiempo completo, lo que ayuda a gestionar los costes.
Desventajas – Requiere una gestión cuidadosa y puede conducir a una falta de cohesión dentro de los equipos
4. Modelo ajustado de dotación de personal
Un modelo de dotación de personal ajustado pretende maximizar la eficiencia de la plantilla y minimizar el exceso de capacidad. Trabajas con un número mínimo de empleados, pero maximizas su flexibilidad e índices de utilización mediante la formación cruzada y la gestión activa de los recursos, permitiendo que el personal asuma múltiples funciones y moviéndolos entre ellas según sea necesario.
Ventajas – Una forma eficaz y rentable de cubrir las operaciones principales de tu empresa
Desventajas – Requiere una cuidadosa planificación de la mano de obra y asignación de recursos para garantizar cargas de trabajo adecuadas
5. Modelo de personal externalizado o externo
En este modelo de dotación de personal, conservas una plantilla interna básica, pero la complementas con conocimientos especializados de proveedores externos. Por ejemplo, una organización puede subcontratar determinadas tareas especializadas a proveedores de servicios que puedan realizar el trabajo con eficacia.
Ventajas – Acceso a conocimientos especializados y flexibilidad para responder a la evolución de la demanda
Desventajas – La contratación, integración y retención de proveedores externos añade una capa de complejidad
6. Modelo de dotación de personal basado en proyectos
Este enfoque implica contratar empleados o proveedores de servicios externos proyecto a proyecto. Permite a las empresas responder con precisión a la demanda de mano de obra, pero conlleva riesgos asociados a la planificación y la estimación. Los gestores de proyectos desempeñan un papel crucial en la gestión de este enfoque.
Ventajas – Dispones exactamente del número de empleados que necesitas para realizar el trabajo, reduciendo el despilfarro
Desventajas – Requiere una sólida planificación del proyecto, previsión de recursos y habilidades de gestión para mantener la alineación del proyecto y los empleados
7. Aumento de personal o modelo de personal eventual
El modelo de dotación de personal consiste en complementar la plantilla fija con contrataciones temporales para una misión concreta. A menudo se hace a través de agencias (que se encargan de la contratación, la administración, etc.) o autónomos.
Ventajas – Puedes aumentar o reducir rápidamente tu plantilla en función de la demanda
Desventajas – El personal temporal puede tardar en integrarse y ponerse al día.
Cómo crear un modelo estratégico de dotación de personal en 8 sencillos pasos
A continuación te indicamos los pasos esenciales que debes seguir para crear un modelo de dotación de personal para tu empresa.
Se necesitan varias técnicas cualitativas y cuantitativas, y tu equipo de RRHH debe tener la capacidad analítica y la experiencia necesarias.
1. Implica a las partes interesadas y define las necesidades de la empresa
Ponte en contacto con las principales partes interesadas para empezar a reunir información sobre tu modelo de dotación de personal y para iniciar el proceso de conseguir su aceptación.
En consulta con tu equipo directivo, comprende claramente los objetivos a corto y largo plazo de tu organización, en particular cualquier cambio que se produzca el año que viene, como fusiones y adquisiciones u objetivos de crecimiento.
Habla con los directores de departamento para comprender las necesidades operativas diarias, incluida cualquier escasez de personal o de competencias. Piensa en los indicadores de planificación de personal que necesitas controlar y analizar.
2. Mirar hacia atrás y analizar los datos históricos
Revisa los datos históricos sobre niveles de personal, carga de trabajo, ciclos comerciales/estacionalidad y rendimiento para identificar pautas y tendencias.
Este análisis te ayudará a comprender las necesidades de personal durante los periodos punta y valle, así como las áreas de ineficacia o exceso de personal. Este enfoque práctico te ayudará a mejorar la eficacia de tus procesos.
3. Anticipar futuras cargas de trabajo
Utilizando lo aprendido en los pasos 1 y 2, empieza a prever las necesidades futuras de personal. Entre las posibles técnicas se incluyen el análisis de series temporales, el análisis estadístico de regresión, el análisis de tendencias y la planificación de ratios fijos. Tu departamento de RRHH debe dominar estos principios básicos.
Ten en cuenta factores como los cambios previstos en la demanda de los clientes, los nuevos proyectos o iniciativas y las tendencias del mercado. Este método permite a las organizaciones tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables.
4. Definir ratios de asignación de recursos
Determina los ratios de personal ideales para cada departamento o función, basándote en tus previsiones de carga de trabajo y objetivos de rendimiento. Este paso te permitirá asignar eficazmente los recursos disponibles. Por ejemplo, puede que necesites un número determinado de :
- Representantes de atención al cliente para responder a las consultas de los clientes
- Trabajadores de producción por unidad de producción en la industria manufacturera
- Jefes de proyecto por equipo de proyecto
- Técnicos especialistas para varios proyectos simultáneos
5. Desarrollar diferentes escenarios
Basándote en tus previsiones de carga de trabajo y ratios de personal, desarrolla distintos escenarios de dotación de personal para determinar los niveles óptimos de dotación y la combinación de capacidades.
Considera distintos escenarios para distintas condiciones empresariales, como las fluctuaciones de la carga de trabajo, la integración de nuevos proyectos y cómo gestionarás al personal.
Esto puede incluir la formación cruzada de los empleados para hacerlos más flexibles, la contratación de personal temporal o el uso de horas extraordinarias. Este enfoque permite agilizar los procesos y centrar los esfuerzos en las prioridades estratégicas.
6. Evalúa tu plantilla actual
Evalúa tu plantilla actual con respecto a tu nuevo modelo y determina si tienes el número, el tipo o las funciones y la combinación de capacidades adecuados para satisfacer tus necesidades futuras. Identifica lagunas o redundancias en tu plantilla.
Si hay lagunas, tendrás que adoptar una estrategia para cubrirlas. Por ejemplo, contratar nuevo personal, desarrollar el existente, reciclar a personas en puestos redundantes (infrautilizados), contactar con antiguos candidatos cuando surjan vacantes, etc.
Esta evaluación ayuda a optimizar el uso de los recursos y a garantizar la distribución eficaz del talento dentro de la organización.
7. Piensa en el riesgo y la retención
Tu modelo de dotación de personal no puede suponer que los puestos serán fáciles de cubrir o que siempre retendrás al personal clave.
Ten en cuenta los riesgos que podrían repercutir en el personal, como la rotación de personal, las fluctuaciones económicas o los cambios en la normativa del sector. Desarrolla planes de contingencia para mitigar estos riesgos y garantizar la continuidad de la empresa.
También debes pensar en hacer que tu lugar de trabajo sea atractivo para tus empleados, para animarles a quedarse. Retener al personal es menos costoso y menos perturbador que la rotación y la contratación. Céntrate en la retención de los empleados para controlar los costes y garantizar el éxito del proyecto.
8. Aplicar, controlar y ajustar
Pon en práctica tu nuevo modelo de dotación de personal, controla su rendimiento y haz los ajustes necesarios.
Recuerda los datos históricos que consultaste antes. Revisa las estadísticas tras la implantación de tu nuevo modelo de dotación de personal. ¿Ha tenido un impacto positivo?
Revisa periódicamente tus niveles de dotación de personal, las previsiones de carga de trabajo y los indicadores de rendimiento para asegurarte de que tu plan de dotación de personal sigue alineado con tus objetivos empresariales. Este seguimiento continuo ayuda a maximizar la eficacia y a garantizar una asignación óptima de los recursos.
Cómo puede ayudarte la tecnología a crear un mejor modelo de dotación de personal
La tecnología es muy valiosa a la hora de crear un modelo de dotación de personal: desde el análisis de datos y la previsión asistida por IA hasta la planificación de escenarios y recursos. Aquí tienes tres herramientas de planificación de la plantilla que debes tener en cuenta al planificar tu modelo de dotación de personal y gestionar tus recursos en general.
Datos y herramientas de análisis
Las herramientas de análisis te permiten analizar grandes volúmenes de datos y obtener información procesable. Para la planificación de la plantilla, estas herramientas pueden ser útiles para :
- Analizar datos históricos para identificar pautas, tendencias y estacionalidad
- Utiliza la IA y los modelos predictivos para prever la demanda futura basándote en la cartera de proyectos, la demanda de los clientes y las tendencias del mercado
- Visualizar los datos de personal mediante cuadros de mando e informes, facilitando la comunicación con las partes interesadas y asegurando la tan necesaria participación
Las empresas pueden utilizar algoritmos sofisticados para optimizar sus decisiones de asignación de recursos y mejorar la eficacia global de su organización.
Software de gestión de recursos
El software de gestión de recursos centraliza los datos de tu plantilla y ayuda a los directivos a identificar y asignar fácilmente los recursos dentro de la empresa. Para la planificación de la plantilla, este software puede :
- Proporcionar datos históricos sobre la dotación de personal, los equipos y el rendimiento de los proyectos (por ejemplo, competencias, capacidad y utilización de los recursos) para evaluar si la plantilla actual cuenta con las personas adecuadas en el lugar adecuado
- Proporciona una visualización rápida de la capacidad, basada en tu cartera de proyectos, para ayudarte a prever la futura demanda de recursos
- Apoyar la planificación de escenarios y el análisis de escenarios, para una toma de decisiones basada en datos y agilidad en la respuesta a circunstancias cambiantes.
- Permite a los gestores planificar los recursos y ver el impacto en la capacidad y la utilización en tiempo real
Software de RRHH
El software de RRHH cumple muchas funciones dentro de una empresa. Puede utilizarse para crear un modelo eficaz de gestión de personal:
- Realiza un seguimiento de los indicadores de rendimiento de los empleados y proporciona información sobre la productividad individual y colectiva. Esto te permite evaluar la eficacia de tu enfoque actual de la dotación de personal.
- Proporcionar información sobre el número, las capacidades, las cualificaciones, etc. de tu personal, que es esencial a la hora de evaluar tu plantilla actual.
- Apoya los procesos posteriores cuando necesites contratar e integrar a nuevos empleados
Utilizar una de estas herramientas puede hacer que tu modelo de mano de obra sea más preciso y eficaz, proporcionándote datos para tu análisis y proceso de toma de decisiones.
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