Mejores herramientas para asignar y supervisar eficazmente las tareas del equipo

Para un jefe de equipo o un empresario, la planificación de los proyectos y la gestión eficaz de los recursos, ya sean humanos o materiales, son la clave del éxito. Numerosas obligaciones, citas y plazos exigen anticipación y organización..

Los programas informáticos de planificación y gestión de recursos son herramientas inestimables que pueden actuar como una extensión de tu cerebro para gestionar una lista de tareas, hacer un seguimiento de ellas y movilizar los recursos necesarios.

Selección del software de planificación y gestión de recursos

El software de planificación es una solución informática que te permite organizar y optimizar tus recursos con vistas a la gestión de proyectos. El objetivo último es que seas más productivo. Este software te permite recopilar en una única interfaz los calendarios, los tipos de tareas, las competencias de los equipos y los recursos materiales necesarios para tu proyecto.

He aquí una selección de herramientas notables en este campo, basada en fuentes :

1. Teambook

Ideal para: organizaciones ágiles de 10 a 200 personas, gestores y jefes de proyecto. Teambook se considera a menudo la “mejor opción”, sobre todo por su interfaz intuitiva y visual y su módulo de gestión de la capacidad, único en el sector, así como por su precio por proyecto y sin límite de usuarios.

Valoración otorgada: 9,8/10 y 4,7/5 según las opiniones de los usuarios.

Características principales :

• Solución visual intuitiva basada en la nube
• Planificación del equipo del proyecto (visualización de “quién hace qué y cuándo”, disponibilidad)
• Asignación de recursos mediante arrastrar y soltar
• Información sincronizada con los calendarios de los empleados
• Gestión de la capacidad con uso simulado durante los próximos 6-24 meses
• Compartir la planificación con los clientes mediante un enlace URL
• Seguimiento de los tiempos reales con hojas de horas precumplimentadas e introducción de datos con un solo clic
• Sistema de aprobación de horarios
• Sistema de etiquetado inteligente para mapear el talento de los equipos
• Cuadro de mandos claro y fácil de entender
• Informes flexibles y eficaces

Ventajas : Optimiza la utilización de los recursos, sin instalación de software (a través del navegador), fácil de usar e intuitivo, incluso para la planificación de vacaciones, diseño atractivo, fácil integración con las herramientas de comunicación preferidas, notificaciones de tareas, actualizaciones periódicas, atención al cliente receptiva, precio inmejorable, ahorra un tiempo valioso en la organización de proyectos, visión clara de la capacidad de producción del equipo, filtros útiles (proyectos, recursos, clientes), arrastrar y soltar, recordatorios simplificados, transparenciadrop, recordatorios, visualización simplificada por colores, transparencia, planificación más eficaz que las hojas de cálculo de Excel, visión clara de las actividades, evaluación de las horas facturables, sincronización de calendarios, rápido de implantar, creado por expertos, gestión única de la capacidad a medio plazo. Por último, es una de las pocas herramientas disponibles en muchos idiomas además del inglés (francés, alemán, español, italiano, etc.). En resumen, ¡una herramienta muy buena!

Desventajas: Los usuarios no han informado de ningún inconveniente importante. Algunos podrían criticar el estrecho enfoque en la gestión de recursos (en lugar de una solución completa de APS), pero se trata de una elección consciente de este líder en el enfoque “Best of Breed”.

Tarifas: Facturación por proyecto activo (equipos, usuarios y clientes ilimitados).

Versión de pago a partir de 3,00 €/mes (hasta 10 proyectos activos) para funciones de planificación.

Prueba gratuita de 30 días

Opiniones de los usuarios: En su mayoría muy positivas, destacando la sencillez, la eficacia y el soporte. Considerado mejor que Float y Resource Guru en términos de eficacia y precio/funciones.

2. Wrike

Ideal para: equipos de más de 20 personas hasta grandes empresas. Trabajo a distancia.

Valoración otorgada: 4,2/5 basada en las opiniones de los clientes.

Características principales :

• Plataforma en la nube para la gestión de proyectos en el sentido más amplio del término
• Permite un uso eficiente de los recursos
• Planificar, asignar y supervisar tareas
• Identificar a las personas adecuadas para cada proyecto
• Divide el trabajo en tareas más sencillas
• Más de 400 integraciones disponibles
• Definir las tareas por orden de prioridad y disponibilidad
• Funciones de programación flexibles (mover, modificar, añadir tareas mediante arrastrar y soltar)
• Visión de 360° de la carga de trabajo para asignar a las personas adecuadas

Ventajas: Flexible y escalable, con numerosas plantillas listas para usar. Plataforma unificada gracias a las integraciones. Permite a los empleados trabajar de forma más rápida y eficaz. Sencillo, eficaz y rápido para optimizar una planificación sólida. Trabajo transparente (acceso interno y externo). Importante actor utilizado por más de 20.000 empresas.

Desventajas: El sistema se vuelve rápidamente complejo y caro en función de los módulos elegidos. El tamaño del editor lo hace menos sensible que en el pasado.

Precios: a partir de 10 USD por usuario, para el primer módulo.

Opiniones de usuarios: Alta puntuación global basada en un gran número de opiniones. Mencionado como alternativa a Teambook para grandes empresas.

3. Flotador

Ideal para : Agencias digitales.

Valoración otorgada: 7,8/10 y 4,5/5 según opiniones de terceros.

Características principales :

• Calendario completo (reservas, disponibilidad, vacaciones, días festivos)
• Integración con Google Calendar y Slack
• Medir el tiempo facturable y no facturable
• Ver por proyecto y por recurso
• Exportar hojas de horas
• Aplicación móvil
• Informes (proyecto, presupuesto, recursos)
• Posibilidad de definir el horario de trabajo y personalizar los parámetros de los empleados
• Seguimiento del presupuesto en tiempo real
• Hojas de horas precumplimentadas
• Horas estimadas frente a horas reales
• Comunicación más fácil con el departamento financiero
• Recordatorios automatizados (Slack, móvil, correo electrónico)
• Gestión de la capacidad del proyecto
• Incorporación ilimitada de nuevos proyectos
• Seguimiento del tiempo para la gestión de la capacidad
• Gestión multiproyecto
• Informes de resultados y herramientas de previsión
• Una visión de quién trabaja en qué y cuándo para optimizar la productividad
• Visualización rápida de los calendarios, distribución equitativa de las tareas, utilización optimizada de los recursos
• Registro de los tiempos de viaje a través de la aplicación móvil

Ventajas: Herramienta de alto rendimiento con una interfaz intuitiva. Visualiza y optimiza las cargas de trabajo y facilita la comunicación dentro de los equipos. Amplia gama de integraciones fáciles de usar. Útil aplicación móvil. Asistencia 24 horas. Alto nivel de seguridad y estabilidad.

Desventajas: Algunos usuarios informan de aproximaciones en los informes (no siempre en tiempo real). Su aparente sencillez se ve contrarrestada por la constante adición de funciones basadas en los comentarios de los clientes, lo que dificulta su aprendizaje.

Tarifas: 30 días de prueba. Precio por usuario, a partir de 10 $ al mes, proyectos y clientes ilimitados.

Valoraciones de los usuarios: Puntuación global alta. Mencionado como alternativa a Teambook y Resource Guru. Buena consideración de los comentarios de los clientes para introducir mejoras.

4. Runn

Ideal para: equipos de producto. Rapidez y agilidad, haciendo que “grandes proyectos” rime con “respetar plazos y presupuestos”. Jefes de proyecto y ejecutivos que buscan transparencia.

Puntuación : 8/10.

Características principales :

• La API REST permite integrar Runn con otros medios (Clockify, WorkflowMax)
• Gráficos de tiempo de uso de los miembros del equipo
• Control y contabilidad en línea para ajustar los recursos al presupuesto
• Informes financieros con filtros
• Gestión de la cartera de proyectos (previsiones de ingresos, beneficios y costes)
• Personaliza la disponibilidad por día/hora para optimizar el tiempo de trabajo
• Agrupa a las personas por proyecto, especialidad y asigna funciones
• Todos los proyectos en una sola vista
• Planificar proyectos provisionales (visualizar el impacto potencial)
• Gestión de equipos, proyectos y rendimiento
• Previsiones de capacidad, tipos de proyectos, presupuestos

Ventajas: Agiliza las entregas, equilibra los proyectos, gestiona las tareas facturables/no facturables. Planificación rápida de recursos (segundos para asignaciones, menos de 10 minutos para planificar un proyecto). Visión general de las tareas/equipos disponibles. Te ayuda a cumplir los plazos. Posibilidad de hacer previsiones. Impacto social/ecológico (tarifas reducidas sin ánimo de lucro). Simplicidad aparente. Enfoque global.

Desventajas : Sólo está disponible en inglés. Ofrece un enfoque global en lugar de un enfoque diario detallado.

Tarifas: 14 días de prueba gratuita, luego tarifas a partir de 10 USD por usuario (14 USD para los planes Pro)

Opiniones de los usuarios: Utilizado por más de 5.000 usuarios del mundo angloparlante, centrados en su base geográfica (Nueva Zelanda), las opiniones son bastante positivas.

Descubre Teambook VS Runn.io.

Otras herramientas destacables

Teamdeck

Ideal para: pequeñas organizaciones que buscan una funcionalidad sencilla.

Características principales: Te permite ver la disponibilidad de los empleados, asignarlos a proyectos y hacer un seguimiento de sus horas de trabajo. Proporciona un calendario que incluye la disponibilidad y las vacaciones. Te permite planificar y asignar tareas con unos pocos clics. Gestiona los partes de horas.

Ventajas: Buena relación calidad-precio. Algunas integraciones disponibles.

Desventajas: Algunos usuarios denuncian inexactitudes en los informes, que no se actualizan necesariamente en tiempo real.

Tarifas: 14 días de prueba gratuita. Plan Miembro de Equipo desde 6 USD al mes.

Opiniones de usuarios: Valoración de 4,5/5. Dice que sus clientes han sustituido Mavenlink o Resource Guru por Teamdeck.

Napta antes PickYourSkills

Ideal para: empresas francesas que busquen un programa informático de dotación de personal.

Características principales: Te permite hacer un seguimiento de las habilidades del equipo y asignar tareas en función de las habilidades disponibles. Te ayuda a planificar los proyectos en consecuencia.

Ventajas: Fácil de instalar. Personalización al 100%. Automatización del proceso.

Asana

Ideal para: gestión de proyectos en el sentido más amplio.

Características principales: Gestión eficaz de la movilización de recursos para garantizar que cada proyecto tenga lo que necesita. Intenta equilibrar la carga de trabajo para que nadie esté ocioso o desbordado. Puede programarse para asignar recursos a solicitudes similares. Utiliza una función de IA para determinar cuándo el flujo de trabajo no está equilibrado.

Skello

Ideal para: equipos de campo (solución inteligente de gestión de RRHH).

Características principales: Te permite crear planificaciones con sólo pulsar un botón, gracias a su tecnología Smart Planner. Gestiona y digitaliza las solicitudes de ausencias, sustituciones e indisponibilidades, lo que repercute directamente en la planificación de las tareas. Automatiza las tareas relacionadas con la creación de horarios y la gestión administrativa.

Agendrix

Ideal para : No se especifica, pero es un programa gratuito de horarios.

Puntuación : 4.6/5.

Características principales: Permite planificar rápidamente el tiempo de trabajo mediante arrastrar y soltar o copiar y pegar. Proporciona una visión de 360° de la información sobre empleados, turnos y permisos. Ayuda a cubrir las necesidades en función de la disponibilidad. Incluye una aplicación móvil.

Ventajas: Planificación rápida y visual. Vista completa. Aplicación móvil.

Factorial

Ideal para: empresas que buscan un software de RRHH todo en uno.

Características principales: Automatiza las tareas de gestión de personal, incluida la programación. Facilita el seguimiento de las horas de trabajo del equipo. Envía notificaciones cuando se publican o modifican horarios. Avisa de problemas de programación, como solapamientos u horas ya asignadas.