El mejor software para la gestión de equipos de agencias digitales

Si eres director de una agencia digital o jefe de proyecto en la gestión de equipos, eres consciente del papel central que desempeñas en la consecución del éxito.

Las agencias tienen que coordinar equipos diversos, gestionar las tareas con eficacia y cumplir los estrictos plazos impuestos por los clientes. Quizá por eso estás aquí ahora. Porque las herramientas de gestión adecuadas son esenciales para conseguirlo.

Este artículo explora una selección del mejor software de gestión de equipos para agencias digitales, destacando las principales características y ventajas de cada solución.

Los retos específicos a los que se enfrentan las agencias digitales

Las agencias de comunicación y marketing digital tienen que gestionar proyectos muy diversos, desde la creación de sitios web hasta complejas campañas de marketing. Esta diversidad requiere una coordinación eficaz entre desarrolladores, diseñadores y especialistas en marketing. La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) también es esencial para hacer un seguimiento de las interacciones y necesidades de cada cliente. Cumplir los plazos es otro aspecto crítico para mantener la satisfacción del cliente y optimizar la productividad. Estos retos requieren una planificación rigurosa y una gestión eficaz de los recursos.

¿Por qué utilizar un software de gestión de equipos?

El software de gestión de equipos centraliza toda la información esencial en un solo lugar, facilitando a todos los miembros del equipo el acceso a los datos del proyecto. Estas herramientas permiten planificar y gestionar las tareas con eficacia, proporcionando una visión en tiempo real del progreso del proyecto. La automatización de procesos repetitivos, como la generación de facturas o el seguimiento del tiempo, ahorra un tiempo valioso. Las herramientas integradas de elaboración de informes proporcionan análisis detallados para supervisar el rendimiento de las campañas y ajustar las estrategias en consecuencia.

Criterios de selección del software para agencias digitales

A la hora de elegir un software de gestión, hay que tener en cuenta una serie de criterios. Entre las funcionalidades esenciales están la gestión de tareas, la planificación de proyectos, la gestión del tiempo y la colaboración en equipo. La integración con otras herramientas, como CRM, ERP y sistemas de facturación, también es un criterio crucial para garantizar la fluidez operativa. La funcionalidad personalizable permite adaptar el software a las necesidades específicas de la agencia, al tiempo que garantiza que pueda evolucionar a medida que ésta crece. La atención al cliente y la seguridad de los datos también son elementos fundamentales a tener en cuenta.

Nuestra selección del mejor software

Teambook

Teambook destaca por la gestión de la disponibilidad de los equipos, la planificación operativa optimizada y la gestión de la capacidad a medio plazo. También ofrece una amplia gama de integraciones, incluido CRM para una gestión simplificada de las relaciones con los clientes.

Características principales :

• Gestión de la disponibilidad del equipo: Teambook permite ver fácilmente la disponibilidad de cada miembro del equipo, lo que facilita la planificación de los proyectos en función de los recursos disponibles.
• Planificación optimizada: la herramienta ofrece una planificación detallada de tareas y proyectos, con la posibilidad de crear calendarios y plazos personalizados.
• Integraciones: Teambook ofrece una API y numerosas interfaces para gestionar las interacciones con las herramientas específicas de cada cliente.

Ventajas :

• Permite una gestión fluida de los recursos, evitando la sobrecarga de trabajo y la infrautilización de los equipos.
• Mejora la visibilidad de los proyectos en curso, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
• Compartir calendarios, ya sea con asesores o clientes, ayuda a mantener una comunicación coherente, garantizando en última instancia una mayor satisfacción del cliente.
• Teambook, desarrollado en Suiza, está disponible en varios idiomas, incluido el tuyo, y los datos se almacenan en Europa.

Precio :

• Prueba gratuita de 30 días, todas las funciones.
• Oferta de inicio a 3 $ al mes para planificar hasta 10 proyectos de pequeñas estructuras en crecimiento.
• Los planes empiezan desde 45 $ al mes para un lote de 40 proyectos, con tarifas escalonadas para equipos más grandes, ¡independientemente del número de usuarios!

Flota.com

Flotador ofrece una gestión visual de los recursos con una planificación flexible, ideal para agencias con necesidades cambiantes.

Características principales :

• Gestión visual de recursos: Float ofrece una interfaz de usuario intuitiva que muestra la disponibilidad y asignación de recursos de un vistazo.
• Planificación flexible: los usuarios pueden ajustar fácilmente los calendarios para adaptarse a los cambios de última hora, lo que es ideal para proyectos de ritmo rápido.
• Seguimiento del tiempo: Float realiza un seguimiento del tiempo empleado en cada tarea, proporcionando una visión detallada del uso del tiempo y la productividad.

Ventajas :

• Float simplifica la gestión de recursos, haciendo que la planificación sea más ágil y receptiva.
• Una visión clara de los horarios y las asignaciones ayuda a evitar conflictos de programación y a optimizar el uso de los recursos.
• El seguimiento del tiempo permite un análisis preciso de los costes y la rentabilidad del proyecto.

Precio:

• Admisión: 6 $/mes por persona (sólo planificación de recursos)
• Pro: 10 $/mes por persona (planificación de recursos + seguimiento del tiempo)
• Empresa: precios personalizados

Gurú de los recursos

Gurú de los recursos te permite planificar todo tipo de recursos, no sólo los humanos: salas de reuniones, beamers, coches de empresa, etc. ¡Esto permite gestionar proyectos a gran escala!

Características principales :

• Planificación de recursos en tiempo real: Resource Guru te permite gestionar la capacidad y disponibilidad de los equipos en tiempo real, lo que es crucial para las agencias con proyectos en constante cambio.
• Gestión de la capacidad: La herramienta ayuda a equilibrar la carga de trabajo de los equipos, evitando sobrecargas y periodos de inactividad.
• Informes detallados: Resource Guru proporciona informes detallados sobre el uso de los recursos, lo que ayuda a optimizar los procesos internos.

Ventajas :

• Facilita la gestión del proyecto garantizando el uso óptimo de los recursos humanos y materiales.
• Mejora la productividad al permitir una asignación más precisa de las tareas.
• Los informes pueden utilizarse para identificar cuellos de botella y ajustar los procesos para una mayor eficacia.

Precio :

• A partir de 6,65 USD (la versión de 4,16 USD no es muy útil, ya que no hay informes) por usuario y mes.
• Hay disponible una prueba gratuita de 30 días.

Trello

Trello es apreciado por su gestión visual de tareas, flexibilidad y facilidad de uso, lo que lo hace ideal para gestionar una amplia gama de proyectos.

Características principales :

• Gestión visual de tareas: Trello utiliza tableros Kanban para organizar las tareas en columnas, proporcionando una visión clara de los proyectos en curso.
• Colaboración en tiempo real: los equipos pueden colaborar en tiempo real, añadiendo comentarios, archivos adjuntos y listas de comprobación a las hojas de ruta.
• Múltiples integraciones: Trello se integra con numerosas herramientas como Slack, Google Drive y muchas otras, lo que facilita la gestión integrada de proyectos.

Ventajas :

• Sencillo e intuitivo, Trello es fácil de adoptar para equipos de todos los tamaños, incluso sin formación técnica.
• Fomenta la colaboración eficaz entre equipos, reduciendo la necesidad de reuniones y correos electrónicos.
• Flexible, Trello puede utilizarse para una gran variedad de proyectos, desde pequeñas tareas hasta grandes campañas de marketing.

Precio :

• Existe una versión gratuita que ofrece una funcionalidad básica suficiente para muchos proyectos.
• Planes de pago a partir de 10 € por usuario y mes para funciones avanzadas como automatización e integraciones adicionales.

Entonces, ¿qué herramienta de gestión de proyectos y equipos es la adecuada para las agencias de marketing y comunicación?

Elegir el software de gestión adecuado es esencial para optimizar las operaciones de una agencia digital. Estas herramientas te permiten centralizar la información, planificar eficazmente los proyectos y mejorar la colaboración entre los equipos.

A las agencias que quieran mejorar la gestión de sus equipos, les recomendamos que prueben Teambook, que ofrece una solución completa para gestionar los recursos y optimizar los procesos internos. Pruébalo gratis hoy mismo y verás la diferencia.