Las 8 mejores herramientas gratuitas de planificación de proyectos 2024

Así le resultará más fácil concentrar sus recursos en el momento adecuado. Con Teambook, puedes monitorizar tu rendimiento en tiempo real y mejorar tu eficiencia y gestión del tiempo. Además, cuando se trata de integraciones, se puede conectar a herramientas como Slack, Zapier, Calendar, HubSpot y muchas otras herramientas utilizadas a diario. Por último, Teambook ofrece dos módulos innovadores: el primero controla el tiempo dedicado a los proyectos. Es extremadamente eficaz, porque puede utilizar los datos de planificación para rellenar automáticamente las hojas de horas con un solo clic. El segundo módulo, Gestión de capacidades, ofrece una visión a medio plazo (de 6 meses a 2 años) de las competencias disponibles y su adecuación a los proyectos de la organización. Teambook está diseñado para pequeñas y medianas empresas de entre 5 y 200 usuarios. Su funcionalidad de gestión de equipos permite segmentar las áreas según las responsabilidades dentro de la empresa.

¿Por qué adoptar Teambook, mejor software de gestión de proyectos en 2024?

El precio de Teambook depende del número de proyectos, no del número de usuarios. Y si tiene menos de diez proyectos, Teambook es gratis. Además, Teambook es una herramienta con sede en Suiza, cuyos datos se almacenan exclusivamente en Europa. Su interfaz está disponible en varios idiomas, entre ellos italiano, español y francés, además de inglés. El servicio de atención al cliente es rápido y eficaz en todos los idiomas disponibles. En resumen, Teambook es un paquete de software de gestión de recursos completo y flexible, apreciado por los equipos por su capacidad para simplificar la planificación de recursos y optimizar la gestión de recursos de los proyectos.

Wrike

Wrike está dirigido principalmente a las grandes empresas, y ofrece una amplia y compleja gama de servicios. Su equipo puede actualizar el estado de los proyectos en diferentes momentos utilizando Wrike, ya estén en curso, en espera, cancelados o completados. La creación de informes semanales sobre el progreso de los proyectos es fácil gracias a la posibilidad de organizar tus proyectos y cambiarlos a verde, amarillo, rojo, pendiente o cancelado.   A pesar de la variedad de funciones que ofrece el plan gratuito de Wrike, no incluye las mejores características, como el seguimiento del tiempo, los diagramas de Gantt y los cuadros de mando personalizables. Wrike se adapta a tus necesidades proporcionándote todas las herramientas que necesitas para gestionar varios proyectos grandes simultáneamente, ideal si actualmente diriges una empresa de cierto tamaño con ambiciones de crecimiento futuro.

Ventajas :

• Controle el progreso de sus proyectos consultando informes o utilizando el diagrama de Gantt.
• Utiliza agendas interactivas y compartidas para hacer un seguimiento de las distintas tareas pendientes y sus plazos.
• Comuníquese con sus equipos dejando comentarios para seguir el progreso de las solicitudes.
• Integra otro software como Google Drive, Google calendar, DropBox, OneDrive o Microsoft Office 365.

Float

En Float, los individuos tienen su propio calendario que muestra en qué están trabajando y qué disponibilidad tienen. El jefe de equipo añade miembros del equipo a Float, indica su disponibilidad (horas de trabajo, vacaciones, etc.) y les asigna tareas. Comparando las horas de trabajo disponibles con las tareas asignadas y los eventos del calendario, se puede obtener una visión de la capacidad individual. El programa calcula automáticamente esta capacidad y la muestra junto a los nombres de las personas. Con una visión general de todos los horarios de su equipo o departamento, los jefes de equipo pueden ver rápidamente la carga de trabajo y la capacidad de todo el equipo. Esta visibilidad les permite identificar la capacidad no utilizada, resolver conflictos de recursos y reasignar tareas a los miembros del equipo sobrecargados. La herramienta sólo está disponible en inglés, lo cual era de esperar dado que la empresa es estadounidense.

Ventajas :

• Asignación de recursos a los proyectos
• Gestionar la planificación operativa de los proyectos
• Gestionar la capacidad
• Previsiones presupuestarias temporales
• Seguimiento del tiempo real dedicado a los proyectos.

ResourceGuru

Resource Guru es una sistema de gestión de proyectos orientado para equipos que desean mejorar el seguimiento de sus actividades y la planificación de sus proyectos. Con esta herramienta, los gestores de proyectos y las tareas de equipo tendrán más tiempo para centrarse en las tareas críticas en lugar de dedicar tiempo a la planificación y el seguimiento de los recursos. Resource Guru tiene una interfaz un poco antigua y precios económicos, pero estándar. Es adecuado principalmente para pequeñas empresas. Los precios comienzan a partir de 6,65 USD por usuario al mes (no se recomienda la versión de 4,16 USD, ya que carece de funciones de informes). Dispone de una versión de prueba gratuita de 30 días.

Ventajas :

• Gestión de horarios
• Gestión de las ausencias de los miembros del equipo
• Interfaz fácil de usar
• Integración con otras herramientas

Runn.io

Runn.io te ofrece una visión global en lugar de los detalles del día a día. Está diseñado para gestores de proyectos (y ejecutivos) que necesitan transparencia para gestionar a las personas, los proyectos y el rendimiento empresarial. Antes de profundizar en los detalles de los planes de proyecto, el rendimiento y la asignación de recursos, puedes obtener una visión global de tus proyectos: rendimiento financiero, uso de los recursos del grupo, beneficios esperados, etc.

Ventajas :

• Gestión de tareas y proyectos
• Capacidad de gestión
• Distribución de los recursos
• Gestión de la utilización
• Previsiones presupuestarias
• Seguimiento del tiempo y mucho más.

Toggl

Toggl es una de las mejores herramientas de gestión gratuitas para planificar proyectos y gestionar eficazmente las tareas de un equipo. Es fácil de usar y adecuada para gestores de proyectos que supervisan equipos pequeños. Sin embargo, existe una opción de integración de seguimiento del tiempo llamada Toggl Track diseñada específicamente para Toggl. Para tener Toggl Track en tu plan de Toggl, tendrás que pagar 8 dólares por usuario al mes.

Ventajas :

• Planificación de proyectos.
• Control del tiempo.
• Gestión del equipo.
• Observación del progreso de las actividades y cuadro de mandos.
• Informes a medida.
• Múltiples integraciones.

Zoho Project

Zoho Projects ofrece una alternativa eficaz para la gestión de todo tipo de proyectos en medianas empresas que buscan una herramienta totalmente integrada. Tanto si necesita gestionar documentos, colaborar con su equipo de forma práctica o realizar un seguimiento de los problemas, Zoho puede satisfacer sus necesidades. Aunque puedes utilizar este software para planificar tus proyectos de manera efectiva, el plan «Free Forever» tiene algunas limitaciones. Con este plan, tienes 10 MB de almacenamiento de archivos, dos proyectos, un visor de diagramas de Gantt y sólo 10 usuarios. Si trabajas solo o con algunos colegas y no necesitas funciones avanzadas, puedes optar por Zoho Projects gratis. Sin embargo, si gestionas más de dos proyectos simultáneamente con un mayor número de usuarios, tendrás que suscribirte a su plan Premium.

Ventajas :

• Posibilidad de visualizar sus proyectos mediante varias opciones: diagrama de Gantt, lista o calendario.
• Ejecución automática de tareas básicas para los usuarios.
• Zoho Invoice genera una factura basada en el tiempo transcurrido.

ClickUp

Las herramientas habituales de planificación de proyectos suelen ofrecer un número limitado de vistas de las tareas, como una lista, un calendario o un tablero Kanban. Las vistas adicionales, como los diagramas de Gantt, suelen estar disponibles previo pago. ClickUp es único. Este software de planificación de proyectos ofrece una amplia gama de vistas entre las que elegir, lo que supone tanto una fuente de libertad como de complejidad. Además, en los cuadros de mando de ClickUp hay disponibles más de 20 widgets diferentes proyectos, que le permitirán destacar los elementos más esenciales de su proyecto. La integración con ClickUp puede resultar compleja al principio. A pesar de que la curva de aprendizaje es más pronunciada que en Trello, por ejemplo, la personalización adicional merece la pena. Además, la empresa ofrece una guía de integración directamente en la aplicación para ayudarte a empezar.

Ventajas :

• Creación de listas de tareas colaborativas
• Seguimiento de proyectos y tiempos por etapa
• Agrupación de herramientas de colaboración
• Preparación de archivos y hojas de cálculo, presentación de datos
• Organización de actividades y gestión del trabajo

Herramientas gratuitas de planificación de proyectos: lo que hay que saber

La mayoría de las herramientas de planificación ofrecen una versión de prueba gratuita, lo que resulta interesante para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas que quieren empezar estableciendo procesos de gestión de proyectos dentro de su equipo para gestionar múltiples proyectos. Estas versiones gratuitas son muy útiles para gestionar proyectos sencillos y utilizar funciones básicas como la creación de un calendario y la asignación y seguimiento de tareas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estas versiones gratuitas tienen sus limitaciones. Se refieren principalmente a dos aspectos:

• Es habitual que el número de usuarios esté restringido en las versiones gratuitas. Si tienes un equipo pequeño de unos diez miembros, esto no será un problema. Sin embargo, si necesitas colaborar y asignar tareas a equipos de más de 5 personas, las opciones gratuitas serán limitadas. En este caso, puedes recurrir a software que no tenga restricciones en el número de usuarios en la versión gratuita, como Teambook, para el que preferimos ofrecer una prueba gratuita de hasta 10 proyectos.
• Las funciones son limitadas en número y profundidad. Aunque puede gestionar sus proyectos de forma eficaz con las versiones gratuitas, algunas funciones avanzadas sólo están disponibles para los usuarios de los paquetes de pago, como las búsquedas avanzadas, la gestión de autorizaciones y el espacio de almacenamiento de datos. Una vez más, con Teambook, puede probar todas las funciones sin ningún problema, ¡siempre hasta 10 proyectos activos!

Software de planificación de proyectos: ¿cuál elegir?

Una herramienta de gestión de proyectos es esencial para supervisar eficazmente las distintas fases de un proyecto. Facilita la estructuración de las tareas y actividades del equipo. Además, permite seguir los progresos en tiempo real y reaccionar rápidamente ante cualquier retraso o complicación. Pero, ¿cómo saber cuál elegir? La elección se basará en tus necesidades y expectativas. En primer lugar, pues, te recomendamos que definas tus objetivos y requisitos. De este modo, tendrás una idea clara de la utilidad de tu software y de las funciones que son esenciales para ti. La solución que elijas debe permitirte, como mínimo, planificar tus tareas, gestionar los recursos y colaborar de forma eficaz. Es importante que le ofrezca la posibilidad de supervisar sus progresos mediante informes y cuadros de mando. Sin embargo, no dude en probar y comparar programas para mejorar su flujo de trabajo y su productividad. En todos los casos, es esencial elegir una solución de gestión de proyectos que sea fácil de usar y gestionar.