Involucre a las partes interesadas: ¿quién hace qué en su proyecto?

La clave del éxito de un proyecto es conseguir la participación de las personas adecuadas.

Identificar a las partes interesadas y definir sus funciones ayuda a clarificar las responsabilidades, asegurar una comunicación eficaz y garantizar el compromiso de todos.

Con una herramienta como Teambookpuedes visualizar los roles de un vistazo y optimizar la colaboración en equipo.

¿Por qué identificar a las partes interesadas desde el principio?

Todo proyecto implica a colaboradores con diversas funciones: responsables de la toma de decisiones, ejecutores y expertos técnicos. Sin una identificación clara, las responsabilidades pueden solaparse, dando lugar a malentendidos y retrasos. Por ejemplo, durante el lanzamiento de un producto, distinguir entre las funciones de un director de proyecto, un comercializador y un desarrollador ayuda a evitar la duplicación y a coordinar los esfuerzos.

Teambook facilita este proceso visualizando la carga de trabajo de cada miembro, ayudando a equilibrar las responsabilidades y a mantener al equipo en el buen camino.

¿Cómo se asignan las funciones eficazmente con Teambook?

1. Enumera a las partes interesadas: Empieza por hacer una lista de todas las personas implicadas en el proyecto, tanto internas como externas. Teambook te permite centralizar esta información y mantener una visión de conjunto.
2. Asigna responsabilidades: designa a una única persona como responsable de cada tarea. Por ejemplo, en el caso de una campaña publicitaria, la función de validación podría asignarse al director de marketing, mientras que la producción recaería en el diseñador.
3. Evita las sobrecargas: con Teambook, puedes identificar rápidamente a los miembros que ya están sobrecargados y reasignar recursos si es necesario.
4. Mantener la transparencia: Al utilizar calendarios compartidos, todos los implicados saben quién hace qué y cuándo. Esto reduce el riesgo de conflictos o descuidos.

Ejemplos concretos de identificación de roles

• Proyecto informático: Durante una migración de datos, un gestor de proyecto puede supervisar todo el proyecto, un experto técnico puede gestionar la infraestructura y un gestor de control de calidad puede garantizar la calidad. Con Teambook, estas funciones se asignan y son visibles en tiempo real.
• Organización del evento: Para un seminario, el organizador principal coordina a los proveedores de servicios, el equipo de logística gestiona las instalaciones y un experto en comunicación se ocupa de la promoción. Teambook muestra claramente estas funciones y las tareas asociadas.

Las ventajas de una distribución bien pensada

Identificando a las partes interesadas y sus funciones desde el principio, puedes mejorar la colaboración, reducir los conflictos y garantizar un seguimiento preciso del proyecto. Herramientas como Teambook garantizan el seguimiento en tiempo real y una transparencia total, manteniendo al equipo alineado con los objetivos.