Guía práctica de planificación de la capacidad (+ asesoramiento de expertos sobre el procedimiento)

Descubra en esta guía cómo la planificación de la capacidad puede ayudarle a mantener los proyectos en marcha al tiempo que optimiza el tiempo de su equipo.

Anticiparse a las necesidades para ajustar los recursos disponibles a lo que se necesita para que el proyecto salga adelante se denomina planificación de la capacidad. Sirve de escudo para respetar el plazo y el presupuesto fijados para el proyecto.

Imagine que un prestigioso cliente le encarga el diseño de una nueva aplicación. Bajo la presión de un plazo exigente, estás evaluando la accesibilidad de tu equipo antes de lanzarte de lleno al proyecto.

Rápidamente te das cuenta de que descifrar la capacidad operativa actual de tu equipo es casi impensable. Varios miembros están trabajando en distintos proyectos al mismo tiempo, y es difícil saber quién es capaz de asumir una tarea adicional. Así que te ves obligado a confiar en predicciones inciertas, esperando que todo siga su curso.

«Para muchos equipos, la previsión representa un método generalizado de planificación de la capacidad. Según el Informe sobre el estado de la gestión de recursos 2022, el 75% de los encuestados admite la necesidad de desarrollar mejores procesos de planificación de la capacidad. Si quiere entregar sus proyectos a tiempo de forma coherente, mantener una carga de trabajo equilibrada y gestionar equipos satisfechos, la planificación de la capacidad nunca debe dejarse al azar.

En este artículo, aprenderá a diseñar planes de capacidades basados en datos y a encontrar a las personas adecuadas para asumir tareas e iniciativas de gran impacto.

¿Qué es la planificación de capacidades?

La planificación de capacidades abarca los procesos y métodos utilizados para evaluar la disponibilidad de los equipos, predecir la demanda de recursos y tomar decisiones acertadas para equilibrar la oferta y la demanda de recursos.

El objetivo es evitar un uso desigual de los recursos y garantizar que los proyectos pertinentes reciban prioridad y un equipo adecuado.

Los jefes de proyecto y gestores de recursos que dominan la planificación de capacidades conocen a fondo el potencial real de su equipo. Entienden que la planificación de capacidades es un proceso de colaboración e implican a los miembros del equipo en el proceso. Esto les permite priorizar los proyectos con eficacia y asignar a las personas adecuadas las tareas e iniciativas de mayor impacto.

¿Cuáles son los distintos tipos de planificación de la capacidad?

La planificación de capacidades puede ser a largo, medio o corto plazo. Por regla general, las organizaciones utilizan una combinación de estos tres tipos.

• Planificación a largo plazo: se basa en las perspectivas de crecimiento y expansión de su organización. Por ejemplo, la ambición de su organización es aumentar su base de clientes de 50 a 500 en uno o dos años. Por lo tanto, es posible que también necesite ampliar su plantilla y contratar nuevas competencias.
• Planificación a medio plazo: se centra en los próximos proyectos y en las iniciativas en curso. Por ejemplo, puede que tenga dos nuevos proyectos que deban comenzar en el próximo trimestre y una cartera de tres proyectos. Tendrá que planificar cómo distribuir los recursos entre los distintos proyectos.
• Planificación a corto plazo: se trata de la planificación diaria necesaria para que los proyectos se desarrollen sin problemas.

¿Cuál es la diferencia fundamental entre gestión de la capacidad y gestión de los recursos?

La gestión de la capacidad es un proceso a largo plazo que se centra en equilibrar los recursos y las necesidades de una empresa. Incluye la manipulación estratégica de los recursos para alcanzar los objetivos empresariales. En cambio, la gestión de recursos es un proceso mucho más específico y táctico. Se centra en la distribución y organización óptimas de los recursos para proyectos individuales, garantizando que se lleven a cabo en las mejores condiciones posibles.

Lead, Lag y Match: las tres tácticas principales de la planificación de la capacidad

Las instituciones utilizan las siguientes tácticas para optimizar la capacidad de sus recursos:  ;

1. Tácticas proactivas de capacitación

La estrategia de aumento, también conocida como Lead, se basa en una mejora preventiva de la capacidad en previsión de un aumento de la demanda. Este tipo de política le empujará a ampliar su cartera de proyectos a una velocidad de vértigo.

Esta táctica proactiva lleva implícita cierta audacia. Implica que va a gestionar un volumen de proyectos superior al actual (o al pasado), lo que le impulsará a contratar personal adicional para hacer frente a una carga de trabajo creciente.

Imagínese, por ejemplo, contratar un gran contingente de camareros para su restaurante durante el frenesí de las fiestas;

✅ La principal ventaja de este planteamiento reside en su capacidad para proporcionarle un equipo que está alerta, listo para reaccionar ante las necesidades de trabajo a medida que surgen.

⛔️ ¿El punto negro de este idílico panorama? Si estos hipotéticos proyectos nunca llegan a materializarse, su estructura se encontrará atada por fuertes inversiones en recursos superfluos que no encuentran ninguna utilidad.

2. La táctica de la brecha

La táctica del desplazamiento es un enfoque más conservador. Sólo se aumenta la capacidad cuando la demanda supera la oferta disponible. Por ejemplo, una empresa que contrata personal adicional sólo cuando el equipo existente ya está sobrecargado está adoptando una Táctica de Desplazamiento.

✅ Esta compensación proporciona un método relativamente seguro de planificación de la capacidad, reduciendo el riesgo de comprometer recursos innecesarios.

⛔️ Sin embargo, esta táctica también puede significar un aumento de la presión sobre su personal, altas tasas de agotamiento y retrasos en la entrega de los proyectos.

3. Tácticas de correspondencia

La táctica del emparejamiento tiene en cuenta la capacidad actual de su equipo al tiempo que anticipa las necesidades futuras. Hace balance de sus capacidades y del uso de sus recursos, al tiempo que brinda la oportunidad de aumentar su potencial cuando los recursos son limitados.

Imagine, por ejemplo, que su equipo funciona al 80% de su tasa de utilización óptima. Esto podría indicar que están consiguiendo llevar a cabo sus tareas sin verse desbordados por el trabajo. Sin embargo, cuando esta tasa se eleva al 90%, es posible que su empresa necesite contratar a trabajadores autónomos para evitar sobrecargar al equipo existente y garantizar el mantenimiento del servicio sin repercutir en sus clientes.

¿Qué significa esto en términos de búsqueda de contratistas externos o de nuevas contrataciones más permanentes? El principio de adecuación significa que no contratará nuevos talentos si no siente la necesidad de hacerlo.

✅ También favorece el crecimiento de su organización. Si la carga de trabajo es considerable, puedes aceptarla con la tranquilidad de que tu equipo dispone de los recursos necesarios para llevarla a cabo.

✅ Organice sus proyectos con antelación creando anteproyectos en Teambook. Puede esbozar un proyecto con fases claras, etapas predefinidas y recursos asignados, y ver lo que se necesita y está disponible en el momento deseado, lo que le permitirá tomar decisiones acertadas.

¿Por qué es crucial planificar su capacidad?

Planificar la capacidad de su equipo es esencial si quiere terminar los proyectos a tiempo, evitando al mismo tiempo defraudar las expectativas de sus clientes y sobrecargar de trabajo a los miembros de su equipo.

1. Para una preparación temprana

Organizar su capacidad de forma proactiva le da la oportunidad de planificar con antelación los cambios en la carga de trabajo de su equipo. En cualquier momento, puede ajustar los recursos para tener en cuenta las fluctuaciones del volumen y la demanda prevista.

2. Una forma eficaz de evitar el agotamiento

Según un estudio realizado por Gallup en 2021, entre los trabajadores encuestados, el 41% admite trabajar hasta 44 horas semanales, y a veces incluso mucho más.

No es infrecuente que las personas abrumadas por la sobrecarga de trabajo se resignen a trabajar más horas para poder hacer frente a la montaña de tareas que tienen por delante. La consecuencia directa: un aumento exponencial del estrés cotidiano. Si planificas adecuadamente los recursos de tu equipo, puedes asegurarte de que cada uno tiene responsabilidades acordes con su carga de trabajo. Esto garantiza que todos dispongan del tiempo necesario para recuperarse y relajarse una vez terminado su trabajo.

3. Facilita el establecimiento de calendarios basados en la realidad

Piense que dos tercios de las empresas incumplen regularmente sus plazos. ¡Ah, el suspense de los plazos incumplidos! A menudo, ¿el origen de estos retrasos? Sencillamente, calendarios poco realistas elaborados en las primeras fases de un proyecto. Este tipo de situación se produce cuando la capacidad de entrega queda relegada a un segundo plano y los plazos se fijan arbitrariamente, movidos por la persistente esperanza de que los miembros del equipo hagan el trabajo a tiempo.

La planificación basada en la capacidad real proporciona una auténtica base para elaborar calendarios profesionales, aumentando así la probabilidad de que los proyectos se terminen a tiempo.

4. Optimizar las decisiones de contratación

En el dinámico mundo de los negocios, y para las agencias en particular, el reto consiste a menudo en disponer de los recursos adecuados para garantizar que el trabajo se realiza con la mayor calidad posible, cumpliendo los plazos y reduciendo al mínimo los niveles de estrés.

Imagine, por ejemplo, que su agencia ya tiene la agenda llena para los próximos seis meses. Gracias a la planificación de recursos, puede determinar fácilmente si dispone de suficientes manos disponibles con las competencias adecuadas para gestionar los proyectos con éxito.

Armado con esta visión clara en una fase temprana, dispondrá del tiempo crucial para contratar personal adicional o recurrir a autónomos para cubrir cualquier carencia de competencias.

La complejidad de la planificación de capacidades

La planificación de la capacidad consiste en prever con precisión la disponibilidad de su equipo en un momento determinado, poniendo de relieve las necesidades de la empresa y tomando decisiones perspicaces sobre la asignación óptima de recursos. Sin embargo, este proceso puede resultar confuso y complejo, sobre todo cuando se utilizan hojas de cálculo o herramientas no estándar.

Falta de visibilidad sobre los posibles recursos futuros

Un reto recurrente para los directores de proyecto es la incertidumbre que rodea al potencial futuro de su equipo.

Cuando se desconocen elementos como las vacaciones previstas o los proyectos en curso para el trimestre siguiente, hacer previsiones es una tarea difícil. Esta oscuridad suele ser el resultado de una organización descentralizada y un plan desarticulado, en el que los datos relativos a las competencias están dispersos entre varias fuentes.

El reto de la gestión de la capacidad mediante hojas de cálculo

¿Piensa gestionar su capacidad mediante hojas de cálculo Excel? Olvídelo. El principal obstáculo puede compararse a intentar empujar un enorme bloque de piedra hasta la cima de una montaña. Basta decir que es una tarea engorrosa, tediosa e ineficaz. Las hojas de cálculo digitales, por su propia estructura, no son adecuadas para hacer frente a la inestabilidad inherente a la gestión de proyectos. Con sus calendarios y plazos en constante cambio, el lento y a menudo erróneo proceso de actualización manual es un obstáculo para la fiabilidad de la información.

Además, estas famosas hojas de cálculo tienden a convertirse en islas aisladas, separadas del resto de herramientas esenciales para una buena organización y gestión de proyectos. Por lo general, no están vinculadas a los calendarios ni a los programas de gestión de recursos. La desconexión de estas diferentes herramientas pone en peligro la integración necesaria para mantener el rumbo. La ausencia de información actualizada sobre la capacidad de los recursos o las necesidades específicas del proyecto, combinada con la falta de integración, dificulta la toma de decisiones informadas o la asignación eficaz de recursos.

Falseamiento de la productividad

La noción de productividad suele malinterpretarse. Tanto si se trabaja en una empresa con una jornada semanal típica de 40 horas como si no, es natural proyectar esta medida en términos de horas de trabajo disponibles para cada miembro del equipo. Sin embargo, en la práctica, las personas no dedican todo ese tiempo a realizar las tareas previstas.

Es fundamental tener en cuenta los distintos factores que pueden suponer una carga para el tiempo de trabajo de cada uno, como las vacaciones personales, las citas y reuniones, las obligaciones administrativas y cualquier actividad interna de la empresa. Estas obligaciones pueden mermar considerablemente el tiempo de trabajo que cada empleado puede dedicar al proyecto. Además, los imprevistos, como las ausencias por enfermedad o las urgencias personales, pueden mermar el tiempo disponible.

Si los gestores de recursos no tienen en cuenta estos factores, sus cálculos de productividad serán inevitablemente erróneos. Esto conduce a una planificación sesgada y a expectativas poco realistas.

La volatilidad de los proyectos y los entornos de trabajo

Muchos sectores de actividad se caracterizan por una demanda imprevisible. Imagínese, por ejemplo, al frente de una agencia, sometida a los vaivenes de una demanda fluctuante. Los periodos de vacío, en los que escasean los contratos, se alternan con periodos de efervescencia en los que su equipo se ve desbordado por el peso de las peticiones de los clientes, hasta el punto de tener que rechazar nuevas colaboraciones porque no puede absorberlas.

¿Y qué decir de los proyectos atípicos que nadie ha experimentado antes? Estos delicados retos exigen a menudo la contratación precipitada de nuevas competencias para responder a las especificidades inesperadas del proyecto en cuestión. En estos casos, la ausencia de garantías, de puntos de referencia tangibles en términos de demanda prevista, hace que la planificación y la gestión de las capacidades sean muy peligrosas.

 

Establecimiento de un calendario de gestión de la capacidad en 5 pasos

Para orquestar tus habilidades de equipo con confianza, consulta los siguientes pasos:

• Consideración de los proyectos actuales y futuros;
• Estimación de las capacidades actuales y prospectivas de los recursos disponibles ;
• Análisis del desfase entre la demanda existente y los recursos disponibles;
• Consideración del mejor enfoque para colmar esta laguna;
• Consideración de las limitaciones individuales de sus empleados.

1. Revisar las iniciativas actuales y anticipar las futuras

¿Qué carga de trabajo tiene su equipo en este momento? ¿A qué retos se enfrentan en la próxima semana, mes o incluso año? Conocer el flujo de trabajo actual y futuro es crucial para hacerse una idea precisa de los compromisos actuales de su equipo y de las obligaciones que recaerán sobre ellos en un futuro próximo. No descuide esta evaluación.

¿Cómo reunir estos datos esenciales? Puede realizar sus investigaciones a dos niveles. En primer lugar, tome la vía directa preguntando a los miembros de su equipo sobre sus actividades actuales y sus acciones inminentes. En segundo lugar, profundice en su software de gestión de proyectos para discernir las misiones en curso y su cronología. En las grandes organizaciones, donde ponerse en contacto con todos los miembros del equipo puede ser un quebradero de cabeza, pregunte a los directores y jefes de departamento para recabar información sobre las misiones en curso.

Una vez que haya trazado una imagen clara de las responsabilidades actuales y futuras, el siguiente paso es identificar la información sobre posibles proyectos o tareas que podrían interferir con el horario de trabajo de su equipo en el futuro.

En un entorno de agencia o empresa de servicios, pida información sobre contratos pendientes al departamento de ventas o a los gestores de cuentas. Si tu entorno profesional es una empresa orientada al producto, pide información al equipo de producto sobre los lanzamientos previstos.

Además, no olvide tener en cuenta las tareas que se han dejado para más adelante, ya que podrían resurgir como responsabilidades futuras. También hay que tener en cuenta las tareas previstas como parte de proyectos en curso que deban llevarse a cabo en una fecha posterior; también merecen ser incluidas en su planificación de capacidades.

En última instancia, considere la trayectoria de crecimiento y expansión de su empresa. Identifique si existen estrategias para ampliar la captación de clientes, desarrollar nuevas funciones o entrar en un nuevo segmento de mercado. Estos ambiciosos proyectos podrían aumentar la demanda de tiempo de su equipo en un futuro próximo.

2. Evaluar la capacidad actual y futura de los recursos disponibles

Esta es una etapa crucial: hágase la misión de evaluar no sólo la capacidad de su equipo para estar presente, sino también el tipo de tareas que son capaces de llevar a cabo.

Analizando factores limitantes como el tiempo y las competencias, puede optimizar la distribución del trabajo en función de las capacidades de su equipo. Es esencial evitar situaciones delicadas en las que miembros de tu equipo puedan estar presentes pero carezcan de las habilidades necesarias para llevar a cabo la tarea asignada, o viceversa.

Es fructífero estudiar tu reserva de recursos para identificar inequívocamente las funciones, habilidades y áreas de especialización de tu equipo. Por ejemplo, si utilizas Teambook, puedes clasificar a los miembros del equipo por etiquetas, como departamento o funciones asignadas.

El siguiente paso sería examinar el calendario del proyecto para evaluar el tiempo asignado a cada miembro del equipo para realizar las tareas. ¿Cuántas horas se dedican a los proyectos? ¿Cuál es el grado de compromiso de cada uno? ¿Hay alguien sobrecargado? ¿Hay personas esperando a que se les asigne trabajo? ¿Quién tiene previsto tomarse vacaciones pronto?

La planificación visual de Teambook le ofrece una visión completa de esta información, proporcionándole una visión general de la disponibilidad de su equipo. También puede seleccionar duraciones específicas para ver la capacidad actual y futura.

Al analizar el tiempo de que dispone su equipo, conviene tener en cuenta tanto el trabajo de proyecto como el que no lo es.

Las tareas cotidianas, como las reuniones, las pausas para comer, los intercambios de correo electrónico y Slack, y las tareas administrativas, pueden consumir mucho tiempo.

También conviene tener en cuenta factores como la ampliación del alcance, los retrasos en los proyectos, la dinámica de equipo y la presión de los plazos, ya que pueden influir en la duración de los proyectos en curso y reducir la disponibilidad de su equipo.

Este proceso de evaluación debe ser un proceso conjunto con el equipo. Si gestiona un equipo pequeño o mediano, puede pedirle su opinión mediante entrevistas individuales o conversaciones asíncronas sobre su disponibilidad. En el caso de equipos más grandes, sería más prudente consultar a los jefes de departamento y a los directivos para obtener una visión global de la capacidad del equipo.

4. Desarrollar una estrategia eficaz para cerrar la brecha

Inevitablemente, es probable que su análisis ponga de manifiesto una discrepancia significativa entre los recursos disponibles y las necesidades de su organización.

Ante una sobrecarga de trabajo que ahoga a su personal, adoptar estrategias de priorización, como ponderar los proyectos de gran impacto y asignar los recursos con criterio, puede ser una necesidad crucial.

Por ejemplo, una situación en la que un nuevo proyecto está en el horizonte pero su equipo ya está desbordado de tareas. En un contexto así, aquí tienes cómo establecer la preeminencia del proyecto planteándote una serie de preguntas:

• ¿Es urgente esta tarea?
• ¿Se dispone de un presupuesto importante para ello?
• ¿Se trata de un cliente con el que queremos restablecer una relación deteriorada?
• ¿Tiene que ver con una nueva oportunidad de trabajar con un cliente que perseguimos desde hace tiempo?
• ¿Cuál es la importancia relativa de este trabajo?
• ¿Se pueden ajustar los plazos de entrega?

Si el proyecto va a continuar, pasa a la siguiente fase definiendo a los miembros del equipo más adecuados para los requisitos del trabajo, al tiempo que negocias los plazos de los proyectos en curso.

Imagínese que se encuentra en una situación en la que su equipo se enfrenta a restricciones de recursos y las exigencias a las que se ve sometido superan su capacidad. Una de las alternativas a considerar en este tipo de situaciones es trabajar con autónomos para reducir la carga de trabajo y cumplir los plazos.

Por otro lado, si su equipo está infrautilizado, existe la opción de asignarle más responsabilidades para garantizar que su tiempo y productividad se aprovechan al máximo.

5. Tenga en cuenta las expectativas de sus empleados

El factor humano es esencial a la hora de planificar su capacidad. Es importante recordar que los trabajadores no son sólo un número, sino individuos con expectativas y aspiraciones distintas. Hay que evaluar factores como los métodos de trabajo individuales, las preferencias de comunicación, las diferencias horarias, los compromisos privados, como la familia, y las perspectivas de carrera y desarrollo.

¿Qué justifica la necesidad de herramientas especializadas para la planificación de la capacidad dentro de los equipos?

La previsión de la capacidad puede ser compleja, ya que implica evaluar la capacidad de los equipos, prever la demanda y tomar decisiones para ajustar la oferta a la demanda. Cuando se depende de una multitud de cuadros de mando, las cosas pueden volverse confusas rápidamente, ya que resulta más complicado comprender quién es responsable de qué y quién está disponible para nuevos proyectos. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de recursos.

Teambook le ofrece una visión gráfica de la capacidad, lo que le permite ver rápidamente la disponibilidad de los miembros del equipo, las situaciones de sobrecarga y los índices de utilización. Esto le permite visualizar fácilmente la capacidad de su equipo para un periodo específico, haciendo que la previsión sea más eficaz.

Teambook también le ofrece una visión actualizada de la disponibilidad de los recursos de su equipo, integrando en el calendario las reuniones programadas, las tareas planificadas, las pausas y las horas de trabajo personalizadas, para que pueda evaluar con precisión su capacidad real.

Con Teambook , puede integrar los días festivos y personalizarlos para adaptarlos a sus políticas de vacaciones. Esto facilita a su equipo la solicitud de tiempo libre teniendo en cuenta su trabajo planificado y el equilibrio de las vacaciones. Teambook le permite gestionar las validaciones de vacaciones directamente desde la interfaz de planificación.

La función de informes de Teambook ofrece una visión global de las horas disponibles de su equipo (capacidad) en comparación con las horas previstas (tareas asignadas), lo que le permite tomar decisiones de asignación de recursos basadas en datos precisos.

Si está listo para optimizar la planificación de la capacidad de su equipo, pruebe Teambook: ¡es gratis!