Tu guía de procesos de planificación de recursos humanos con Teambook

Tus empleados son el corazón de tu empresa. Y al igual que el impacto de un terremoto, las repercusiones de una mala planificación de los recursos humanos se dejan sentir en toda la organización: plazos incumplidos, empleados estresados y clientes descontentos.

Un proceso de planificación de los recursos humanos puede evitar estos problemas ayudando a las empresas a prever y equilibrar sus necesidades de personal con las demandas de los clientes. En resumen, necesitas cobertura suficiente para los proyectos que has planificado.

Una planificación eficaz de los recursos humanos permite a tus empleados dar lo mejor de sí mismos, al tiempo que estimula el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. La anticipación garantiza que dispongas de las personas adecuadas, en el momento adecuado, para las tareas adecuadas. Además, tus empleados controlan sus cargas de trabajo y los plazos, lo que les ayuda a sentirse relajados y motivados para dar lo mejor de sí mismos. Esto mejora la productividad y la satisfacción laboral.

¿Qué es un proceso de planificación de recursos humanos?

La planificación de los recursos humanos implica analizar tus necesidades de personal y prever cómo se cubrirán. Implica evaluar tu plantilla actual, sus competencias clave, tu presupuesto de contratación y tus planes de crecimiento, para prever con precisión las necesidades futuras en consonancia con los objetivos de tu empresa.

El principal objetivo de la gestión de los recursos humanos es garantizar que dispones del número adecuado de personas con las aptitudes adecuadas. Utilizando estratégicamente el talento de tu organización, obtendrás el mejor rendimiento de la inversión.

Por ejemplo, si tu pipeline de proyectos incluye 20 proyectos de diseño y dos de infraestructura de aplicaciones, necesitarás más horas de diseñador que de desarrollador.

Pero puede que alguien en un puesto clave esté de baja por paternidad o tenga unas vacaciones previstas durante tu proyecto. En otro caso, puede que necesites nuevas competencias para un proyecto y tengas que contratar a alguien con esas competencias, traer a un autónomo o formar a un empleado existente. Planificar con antelación permite a tu departamento de RRHH identificar las lagunas de cualificación para que puedas responder eficazmente a las necesidades de un proyecto.

Sin una planificación estratégica de los recursos humanos, las operaciones comerciales de tu empresa están en peligro: corres el riesgo de sobrepasar los presupuestos de contratación o contratar a las personas equivocadas, quemar a los miembros existentes del equipo o perder la confianza de los clientes debido a la incapacidad de adaptarte a la demanda.

Testimonio de un cliente

«Gracias al software Teambook, tenemos mayor visibilidad sobre nuestra planificación diaria. Es una herramienta estupenda y fácil de usar.

Bertrand Carcel – Director, Infologo

5 pasos para la planificación estratégica de los recursos humanos

Un enfoque paso a paso de tu proceso de planificación de RRHH es la clave para cubrir adecuadamente tus necesidades de personal y mantener en equilibrio tu triángulo de hierro (presupuesto, alcance y plazo).

Paso 1: Evalúa tus objetivos y planes organizativos

Un análisis en profundidad de los objetivos organizativos y los planes de crecimiento te ayudará a comprender la dirección de la empresa. Esto te permitirá definir iniciativas de recursos humanos que estén alineadas con los objetivos generales de la empresa y generen una mayor rentabilidad.

Lo ideal es que tu evaluación responda a estas preguntas:

• ¿Cuáles son los objetivos de la empresa para el próximo trimestre o año?
• ¿Qué habilidades y tareas específicas se necesitan para alcanzar los objetivos?
• ¿Qué funciones estarán al frente del avance de los objetivos de la empresa?
• ¿Los planes de recursos humanos tienen en cuenta el talento y la formación existentes, o requerirán algo diferente?

Paso 2: Evaluar las competencias de los empleados

Para empezar a planificar tu plantilla, obtén una visibilidad completa de tu reserva actual de talentos. A menudo, los responsables de RRHH desconocen las habilidades que poseen los empleados pero que no están utilizando en sus funciones actuales. Esto representa un desperdicio de tus conocimientos corporativos existentes y, en consecuencia, de los presupuestos que inviertes en formar y contratar a nuevos empleados.

Una tarea clave aquí es crear un inventario de habilidades para cada empleado a tiempo completo y parcial, de modo que puedas aprovechar al máximo el talento que tanto te ha costado contratar y desarrollar.

Una forma de hacerlo es preguntar a cada empleado por sus capacidades, cualificaciones y experiencia. Para las grandes empresas, esto podría implicar enviar un cuestionario a los empleados actuales y pedirles que enumeren sus habilidades y experiencia, que luego podrían aplicarse a las necesidades de la empresa.

Una herramienta de gestión de recursos como Teambook te permite gestionar fácilmente etiquetas personalizadas y elaborar rápidamente una lista actualizada de talentos clave. Luego puedes filtrar tu planificación y tus informes por competencias.

Si no dispones de una herramienta de este tipo, las evaluaciones de rendimiento o los informes de los jefes también pueden informarte sobre las habilidades y conocimientos de cada empleado. Por lo general, te indicarán las áreas en las que destacan, así como algunas de sus características, como su capacidad para gestionar el tiempo o dirigir equipos.

Como parte de tu evaluación, examina las tareas actuales de cada puesto, y la capacidad y experiencia de cada empleado para llevarlas a cabo. Por ejemplo, si tu departamento de atención al cliente es responsable de responder a las solicitudes de servicio, ¿cuántas solicitudes pueden atender de media al día?

Paso 3: Anticipa tus futuras necesidades de RRHH

Tienes que prever el impacto del crecimiento de la empresa en los requisitos de cada puesto. No quieres que tus empleados estén sobrecargados de trabajo y hagan horas extras con regularidad; esto tendría un impacto negativo en la calidad del trabajo y en la moral de los empleados.

Con la planificación de la capacidad, puedes evaluar si tus empleados tienen suficientes horas para asumir nuevas tareas. Esto te permite desarrollar planes de crecimiento realistas y tomar mejores decisiones de contratación. Las cargas de trabajo son manejables y los empleados pueden producir trabajo de calidad a tiempo.

Tus previsiones deben cubrir tanto la oferta como la demanda. Prever tus necesidades futuras te permite identificar posibles carencias de personal y determinar si necesitas aumentar tu plantilla global mediante nuevas contrataciones, optimizar el uso de tus recursos humanos actuales o desarrollar a tus empleados actuales. Si ninguna de estas opciones es viable, puede que tengas que considerar otras fuentes de competencias, como la subcontratación.

Al anticiparte a la demanda, puedes identificar las carencias actuales de la empresa. Una herramienta de gestión de recursos puede ayudarte a hacer un seguimiento de las vacaciones, las jubilaciones, las posibles bajas por enfermedad y el trabajo flexible, para que puedas evitar tener que asignar empleados a horas no disponibles.

Es importante tener esto en cuenta porque determinadas competencias están muy demandadas en las empresas y pueden ser difíciles de obtener. Por ejemplo, se sabe que determinados perfiles informáticos son muy competitivos en materia de contratación. Si te anticipas a estos criterios, podrás iniciar la búsqueda con antelación y asegurarte de que tu empresa ofrece vacantes atractivas a personas con estas aptitudes.

Paso 4: Perfecciona tus estrategias de desarrollo del talento

El desarrollo del talento es una parte esencial del proceso de planificación de los recursos humanos, porque formar al personal existente es más sencillo y menos costoso que contratar a nuevos empleados. Es más eficaz retener a los empleados que ya conocen la empresa y el producto. Por otra parte, encontrar nuevos talentos es difícil, sobre todo teniendo en cuenta la escasez de talentos a la que se enfrenta el mundo empresarial.

Desarrollar a los empleados no sólo es bueno para la empresa, sino también para la moral. Los empleados se sienten valorados cuando ven que la empresa invierte en sus carreras. La formación continua, la retroalimentación entre compañeros y la planificación de la sucesión son elementos esenciales de una estrategia de desarrollo del talento.

Para cada función crítica, ¿tienes otras personas que podrían sustituirlas? Si alguien ascendiera a un puesto directivo, ¿quién le sustituiría? ¿Deja esto alguna vacante en la parte inferior?

Los planes de desarrollo del talento son más eficaces cuando son colaborativos, están claramente definidos con hitos de crecimiento e incluyen objetivos y resultados clave (OKR). Tu plan de acción del talento debe incluir: planes de formación para los empleados actuales, descripciones de los puestos de cada función, planes de contratación para cada puesto y planes de iniciación para los nuevos empleados.

Es importante establecer hitos claros para cualquier plan. Por ejemplo, si el plan de formación de un empleado implica dominar una habilidad concreta o aprender una nueva tecnología, ¿qué se necesita para conseguirlo? ¿Qué recursos se necesitan y quién tiene que aprobarlos?

Paso 5: Revisa y evalúa tu plan de acción

Para ser eficaz, la planificación de los recursos humanos debe ser un proceso continuo que tenga en cuenta constantemente la plantilla, las cargas de trabajo y los objetivos empresariales. Es importante reevaluar y determinar si estás aprovechando al máximo tu capital humano. ¿Eres capaz de alcanzar tus objetivos empresariales, o sigue habiendo lagunas? ¿Ha surgido algún problema que requiera un ajuste del plan?

Luego puedes utilizar los resultados de la evaluación para orientar tu planificación futura e iterar el proceso.

Con un sólido proceso de planificación de recursos humanos, puedes :

Bien hecha, la planificación eficaz de los recursos humanos aporta beneficios clave a las organizaciones, ayudándolas a ser proactivas mediante un proceso normalizado. También fomenta el compromiso de los empleados, el desarrollo del talento y la rentabilidad empresarial.

1. Prepararse para el futuro planificando con antelación

Si una organización se da cuenta de que necesita un determinado recurso humano inmediatamente, se encuentra en una situación reactiva. Esto puede dar lugar a procesos de contratación precipitados y, potencialmente, a dificultades para encontrar a la persona adecuada para el puesto.

Un sistema de planificación de recursos humanos te permite ir un paso por delante. Puedes buscar candidatos de forma proactiva antes de llegar a un nivel de demanda urgente. O puedes asegurarte de que tus empleados actuales reciben formación con suficiente antelación. ¡Es una ventaja!

2. Establecer un sistema normalizado

Una de las ventajas de un plan es que te permite estandarizar tu enfoque. Al estandarizar, creas un proceso repetible: no es necesario reinventar la rueda cada vez que se necesita un nuevo recurso. También garantiza la coherencia de los resultados de la contratación, tanto en términos de calidad de las nuevas contrataciones como de rapidez del proceso.

3. Mantener el compromiso de los empleados actuales

La planificación de RRHH motiva a los empleados actuales y tiene un impacto positivo en la cultura de la empresa. Tener un plan de formación les da una visión clara de su carrera y demuestra que la empresa está dispuesta a invertir. Los planes documentados tienen sentido porque son transparentes y demuestran compromiso: nada de vagas promesas de formación o desarrollo que nunca se materializan.

Otra ventaja en términos de compromiso es que la planificación de los recursos humanos garantiza que tus empleados actuales no estén sobrecargados de trabajo, al tiempo que intentas cubrir las carencias de recursos. La gente es más feliz cuando no se siente sobrecargada de trabajo.

4. Mantener la competitividad en la batalla por el talento

Las empresas con un sólido sistema de planificación de RRHH van por delante de las que no lo tienen. Mientras otras luchan por satisfacer sus necesidades, los profesionales de RRHH con un plan en marcha pueden iniciar el proceso de contratación con antelación y saber cómo atraer a los mejores talentos.

Para determinados puestos clave, esto es esencial. La carrera por el talento es un problema bien conocido en muchas áreas de especialización. Llevar la delantera significa saber dónde encontrar ese talento y cómo integrarlo.

5. Realizar un trabajo de alta calidad y mantener contentos a los empleados

La planificación de los recursos humanos consiste en disponer del talento adecuado en el momento adecuado. Los proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto cuando se dispone de los recursos adecuados. Se ganan grandes cuentas, los procesos empresariales funcionan sin problemas y las empresas pueden crecer.

En última instancia, ¡la planificación de los recursos humanos es buena para tu cuenta de resultados!

Apóyate en la tecnología para tu proceso de planificación de recursos humanos

Aunque la planificación de los recursos humanos puede ser un proceso largo, merece la pena el esfuerzo. Las empresas que optimizan el uso de sus valiosos recursos humanos suelen disfrutar de una ventaja competitiva.

Se trata de racionalizar tus operaciones y satisfacer todas tus necesidades de competencias y talento, dondequiera que surjan. Para tus empleados, significa un trabajo satisfactorio en el que se valore su talento y su carga de trabajo sea justa.

Disponer del software adecuado de previsión y planificación de recursos humanos puede aligerar la carga de trabajo de los gestores de proyectos. Descubre cómo podemos simplificar el proceso de planificación de recursos con Teambook.