La gestión eficaz de las tareas delegadas es una poderosa palanca para optimizar tu productividad y permitir que tu equipo desarrolle sus capacidades. Implica reasignar las actividades que mejor se adapten al flujo de trabajo, las prioridades y las habilidades de otros miembros del equipo.
Delegar no significa deshacerte de lo que no quieres tratar, ni renunciar al control, sino adoptar un enfoque estratégico para gestionar tu carga de trabajo.
¿Por qué delegar?
Delegar es importante por varias razones:
- Productividad optimizada: libera tu tiempo para concentrarte en tareas de alto valor añadido.
- Desarrollo de habilidades de equipo: Ofrece a los miembros de tu equipo la oportunidad de implicarse en proyectos interesantes, desarrollar nuevos puntos fuertes y mejorar sus habilidades.
- Reduce el estrés y previene el agotamiento: Reduce tu carga mental liberándote de tareas repetitivas o tediosas, y combate el exceso de trabajo.
- Mejora de la calidad: Confiar tareas específicas a expertos puede garantizar un trabajo de máxima calidad.
- Compromiso y transparencia: Comunicar el motivo de la delegación fomenta el compromiso y la transparencia.
Qué delegar (el método 6T y ejemplos concretos)
No todo puede delegarse, especialmente el trabajo estratégico o esencial que requiere tu atención. Sin embargo, muchas tareas pueden confiarse a otros:
El método 6T es especialmente eficaz para identificar las tareas que hay que delegar:
- Pequeñas tareas: Actividades sencillas y repetitivas, como clasificar correos electrónicos o gestionar tu agenda.
- Tedioso : Tareas aburridas o monótonas, como introducir datos o actualizar bases de datos.
- Consume tiempo: Tareas que consumen mucho tiempo, como planificar viajes, gestionar redes sociales o buscar información.
- Enseñable : Tareas que puedes explicar fácilmente a otra persona, como redactar informes normalizados.
- Terrible en (habilidades limitadas): Actividades en las que careces de experiencia, como contabilidad o gestión de sitios web.
- Sensibles al tiempo (urgentes): Tareas que requieren una acción rápida, como el seguimiento de clientes o la gestión de crisis.
También puedes delegar tareas recurrentes, actividades en las que un miembro del equipo haya expresado su interés por desarrollar una habilidad, o tareas que formen parte de los objetivos profesionales de tus empleados.
Cómo delegar eficazmente (10 reglas para el éxito)
Para que tu delegación sea un éxito, aquí tienes 10 consejos prácticos:
- Ten paciencia: Las primeras veces te llevará más tiempo. No te rindas hasta que tu pareja entienda cómo funcionáis.
- No delegues todo ni nada: Tú sigues teniendo el control, y determinadas tareas son de tu exclusiva responsabilidad (por ejemplo, contactar con una autoridad fiscal de otro país o definir el mensaje del cliente).
- Rodéate de las personas adecuadas: busca competencia, profesionalidad, confianza y lealtad. Delega en recursos que dominen una habilidad, aunque cuesten más, porque es más productivo y económico a largo plazo.
- Comunica y explica por qué delegas: Esto fomenta el compromiso y la transparencia dentro del equipo.
- Sé preciso: da instrucciones claras y detalladas. Las instrucciones vagas conducen a resultados aproximados. Explica el contexto, los documentos, las herramientas, la prioridad, los objetivos, las expectativas y los resultados esperados.
- Aprende a formar para delegar mejor: No te limites a «pasar la pelota». Asegúrate de que los recursos implicados disponen de la información necesaria. Utiliza el método «Mira cómo lo hago, hagámoslo juntos, ahora intenta hacerlo tú». Trata la formación como una inversión que dará sus frutos. Deja que el empleado resuelva sus propios problemas con orientación.
- Mantente en contacto con tu equipo: responde a sus peticiones y organiza seguimientos periódicos. Incluso responder a estas peticiones te ahorrará tiempo.
- No intentes gestionarlo todo, delega de verdad: Una vez iniciado el proceso, confía en tus colegas. Deja que las cosas sucedan sin perder de vista la ejecución, y no intentes suplantarles. Concéntrate en los resultados finales, no en el método exacto de ejecución.
- Comenta y da feedback: Da feedback positivo y constructivo. Ayuda a tu equipo a mejorar. Pide también su opinión para poder mejorar tu delegación.
- Da las gracias: El reconocimiento es esencial y comprometerá aún más a tu equipo. Asegúrate de reconocer el mérito cuando el trabajo esté hecho.
Herramientas recomendadas para gestionar las tareas delegadas
El software de delegación adecuado revoluciona la forma en que los equipos colaboran y se comunican, simplificando la comunicación y garantizando un flujo fluido de tareas. Al elegir el software, busca características como una interfaz de usuario intuitiva, herramientas de colaboración, seguimiento de tareas, capacidades de integración, accesibilidad móvil, informes y análisis, y un buen servicio de atención al cliente.
Aquí tienes una lista de herramientas que pueden ayudarte a gestionar eficazmente las tareas delegadas:
1. Kiwili
Kiwili es un paquete de software de gestión empresarial todo en uno, que incluye facturación, presupuestos, contabilidad, CRM, gestión de proyectos y gestión del tiempo.
Funciones clave para la delegación: Te permite asignar tareas a colaboradores, interactuar en una tarea para intercambiar ideas y seguir el progreso exacto de las tareas delegadas. Incluye funciones de gestión del tiempo y de las tareas.
Limitaciones: Diseñado para medianas empresas.
2. ClickUp
Software de gestión de proyectos todo en uno, con más de 15 formas de visualizar los flujos de trabajo.
Funciones clave de la delegación: Facilita la delegación y el seguimiento del progreso de las tareas. Te permite organizar, asignar, priorizar, gestionar y seguir tareas y subtareas individuales y globales. Proporciona paneles personalizables para evaluar la capacidad del equipo y realizar un seguimiento de las actividades. Presenta más de 100 automatizaciones preconstruidas y más de 1.000 integraciones. Posibilidad de convertir comentarios en tareas individuales.
Limitaciones: Puede ser difícil de utilizar para los principiantes.
3. Todoist
Un software de gestión de tareas y proyectos sencillo y accesible, popular entre los usuarios particulares.
Funciones clave de la delegación: Te permite delegar tareas sin problemas y hacer un seguimiento del progreso. Puedes programar recordatorios, priorizar tareas con 4 niveles de color, compartir tareas por correo electrónico y centralizar discusiones en comentarios. Recibe notificaciones en tiempo real. Acceso a más de 80 integraciones.
Limitaciones: Capacidades limitadas para gestionar proyectos y tareas complejas, falta de funciones como diagramas de Gantt o tableros Kanban.
4. ProofHub
Herramienta de gestión de tareas y operaciones centrada en la colaboración eficaz en equipo.
Funciones clave de la delegación: Facilita la delegación de tareas y el seguimiento del progreso de los miembros del equipo. Puedes definir parámetros claros, crear asignaciones de tareas y subtareas, y obtener informes de progreso en tiempo real. Ofrece cuatro vistas únicas de tareas y gestión de dependencias entre tareas.
Limitaciones: Integraciones limitadas y sólo hay disponibles paquetes de pago.
5. MeisterTask
Diseñado para equipos ágiles, con una interfaz intuitiva y tablas personalizables para el seguimiento de proyectos.
Funciones clave de la delegación: Te permite priorizar mejor las tareas y añadir miembros del equipo como observadores del proyecto para asignarles tareas directamente. Sirve como eje central de comunicación y ofrece funciones de control del tiempo.
Limitaciones: Capacidad limitada de elaboración de informes.
6. BIGContactos
Principalmente un CRM, también ofrece funciones de gestión de tareas.
Funciones clave para la delegación: Proporciona una plataforma centralizada para las tareas, informes inteligentes para controlar la eficacia del trabajo y la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados con la función de arrastrar y soltar. Facilita la asignación y el seguimiento de tareas, y automatiza la gestión de tareas y recordatorios.
Limitaciones: Algunos usuarios han informado de una funcionalidad limitada y un sistema lento.
7. Gestión de tareas HubSpot
Solución de gestión de tareas sencilla y fácil de usar.
Principales características de la delegación: Permite asignar tareas y recibir notificaciones de actualizaciones. Se integra con cientos de aplicaciones y plataformas y permite la comunicación mediante debate interno en equipo.
Limitaciones: Las plantillas y las funciones de informe podrían mejorarse.
8. Chanty
Una herramienta de colaboración para ayudar a gestionar tareas, que incluye mensajería y videoconferencia.
Funciones clave de la delegación: Convierte cualquier mensaje en una tarea, establece fechas de vencimiento y asigna tareas. Incorpora una función de Tablero Kanban para una mejor visualización.
Limitaciones: No gestiona subtareas y carece de personalización del calendario.
9. Noción
Software de gestión de tareas que se adapta a tu estilo de trabajo, permitiéndote crear un panel de gestión de tareas para tener una visión completa.
Principales características de la delegación: Permite ordenar las tareas por prioridad, plazo y categoría. Acceso a calendarios, tableros Kanban, diagramas de Gantt y listas de tareas.
Limitaciones: Curva de aprendizaje pronunciada y capacidades de personalización limitadas.
10. Proyecto ProProfs
Un buen software para gestionar, priorizar y delegar tareas.
Funciones clave de la delegación: Haz un seguimiento de las tareas, crea flujos de trabajo personalizados y asigna tareas según la capacidad. Visualiza las tareas con diagramas de Gantt. Proporciona informes impulsados por IA para obtener información sobre el progreso de las tareas y la identificación de riesgos.
Limitaciones: Algunos usuarios han experimentado dificultades con la automatización y la integración de aplicaciones puede mejorarse.
11. Cualquiera.do
Solución sencilla de gestión de tareas para particulares, familias y equipos.
Funciones clave de la delegación: Crea listas de tareas pendientes, añade recordatorios, crea y asigna tareas y subtareas. Ofrece varias vistas (Calendario, Kanban, Hoja de cálculo) y más de 6.000 integraciones. Posibilidad de activar la automatización para asignar tareas y actualizar el estado.
Limitaciones: El servicio de atención al cliente no siempre responde, y algunos usuarios han tenido problemas para conectar la aplicación a su calendario.
12. Libro de equipo
Herramienta dedicada a la gestión de recursos de proyectos, con una interfaz intuitiva y datos seguros en Europa.
Funcionalidades clave de la delegación: Ofrece tres funcionalidades clave: planificación operativa (quién trabaja en qué proyecto y cuándo, quién está disponible), gestión de la capacidad (ver y simular la capacidad disponible y necesaria), y seguimiento eficaz del tiempo (capturar, aprobar y facturar las horas realmente empleadas). Permite asignaciones rápidas mediante arrastrar y soltar y actualizaciones agrupadas. Ofrece aplicaciones móviles, notificaciones por correo electrónico y sincronización de calendarios. Se conecta e integra con herramientas como Slack, Google/Outlook Calendars y Zapier.
Ventajas: Facilita la gestión de recursos en línea y el seguimiento del rendimiento del equipo. El precio se basa en proyectos, no por usuario. ¡Desde 3 € al mes por hasta 10 proyectos!
En conclusión: ¿por qué recomendamos Teambook?
Tras explorar las distintas soluciones disponibles, Teambook destaca por ser especialmente adecuado para las empresas que quieren optimizar los recursos de sus proyectos. A diferencia de las herramientas generalistas, Teambook se ha diseñado específicamente para responder a los retos de la planificación y gestión de recursos.
Lo que hace único a Teambook es su capacidad para darte una visión clara de quién hace qué y cuándo: la esencia misma de una delegación con éxito.
Sus tres funcionalidades estrella(planificación operativa, gestión de la capacidad y control efectivo del tiempo) van mucho más allá de las 10 reglas que hemos presentado en esta guía.
La interfaz intuitiva de Teambook facilita la aplicación del método 6T: puedes identificar rápidamente las tareas a delegar, asignarlas a las personas adecuadas según sus habilidades y disponibilidad, y luego supervisar el progreso en tiempo real. Se acabaron los malabarismos con varias herramientas y las interminables reuniones de seguimiento.
Otra gran ventaja es que Teambook respeta la confidencialidad de tus datos, con un alojamiento seguro en Europa y un eficiente servicio de atención al cliente con sede en Suiza, un criterio esencial para muchas empresas.
¿Listo para transformar tu enfoque de la delegación? Teambook ofrece una prueba gratuita para que puedas probar los métodos presentados en esta guía. En unos pocos clics, puedes probar la planificación de recursos, delegar tus primeras tareas utilizando el método 6T, y ver el impacto en tu productividad y en la de tu equipo.
No esperes más para liberar tu potencial y el de tu equipo. La delegación eficaz ya no es un reto, sino una ventaja competitiva a tu alcance.
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