Gestión de la capacidad mediante el método ágil

¿Está preparado para la planificación ágil de la capacidad?

Imagine a un malabarista con un puñado de pelotas en el aire. Esta es la esencia de la planificación ágil de capacidades. Aquí, tu equipo ágil es el malabarista, las pelotas son las distintas tareas del sprint, y el objetivo es mantener este baile equilibrado bien gestionado y sin problemas. Puede que lo conozcas por otro nombre, quizás planificación de sprints basada en el compromiso o en las capacidades. No hay por qué desconcertarse, en agile todo gira en torno a la coherencia.

Pero no se trata solo de sujetar el contador y saber cuántas bolas hay en el aire. Para los equipos ágiles, se trata menos de cuánto pueden hacer y más de cuánto deberían hacer. Es una medida de su capacidad para cumplir los compromisos, respetar los plazos y mantener la coherencia en una atmósfera de caos creativo.

Se trata más bien de maximizar el compromiso de los recursos. Nos referimos a cómo mantener a tu equipo ágil totalmente centrado, haciéndolo extremadamente productivo. Porque, al fin y al cabo, eso es lo que realmente importa: crear esas características de producto que conviertan a tus clientes en clientes entusiasmados.

Entender los entresijos del desarrollo ágil de software: un enfoque ilustrado

Deje de optar por procesos secuenciales congelados, como un desfile en cascada, que dan la sensación de que entregar un producto es una espera interminable. Cambie de vía y dirija sus pensamientos hacia Agile. Está armado con métodos cuidadosamente definidos y procesos cronometrados que te permiten experimentar con un producto o característica viable a la velocidad del rayo. Y por si fuera poco, tienes que contar con eliminar fallos, arreglar conchas, en un movimiento perpetuo de mejoras y renovación de ciclos.

¿Qué hay de ese maravilloso caos conocido como proceso Scrum? Es un verdadero manojo de energía, representado por un equipo dispuesto a ir directo al grano, trabajando para producir una carga de trabajo específicamente definida (o Product Backlog) dentro de un plazo preciso. Todo ello se desarrolla bajo el muy expresivo nombre de Sprint.

¿Y qué ocurre cuando el sprint llega a la línea de meta? Si el equipo ha cumplido rigurosamente su misión, entonces se presenta un producto totalmente nuevo, una característica brillante o una funcionalidad innovadora, lista para ser probada o lanzada.

Los equipos ágiles dan a su organización la capacidad de mantener el ritmo. Y, por si fuera poco, se mantienen un paso por delante en un campo que cambia constantemente ante una competencia rigurosa.

Estrategia con Agile y planificación de recursos: un seductor baile tecnológico….

Seguro que no se le escapa el movimiento Agile y su promesa de adaptarse a los rápidos cambios que se están produciendo en el mundo empresarial. De hecho, es la clave que impulsa a las empresas hacia adelante, aumentando su capacidad para hacer más con menos. En concreto, un mayor valor añadido con menos recursos se traduce en una mayor productividad y un ciclo de vida de desarrollo de software (SDLC) impulsado. Y como apoteosis, la satisfacción del cliente salta como un canguro lleno de energía.

Puede que te lo hayas perdido, pero un reciente estudio de Digital.ai analizaba los resultados de una encuesta realizada a 1.382 especialistas en software de todo el mundo. Qué aprendieron de su deslumbrante compromiso con el método Agile? Aquí están los diez principales:

• A la cabeza de la lista, con un 64%, está la capacidad de adaptarse a prioridades en constante cambio.
• Ex-aequo al 64%, una asombrosa aceleración en la entrega de software.
• Pisándoles los talones, con un 47%, se produjo un aumento meteórico de la productividad de los equipos.
• Con una puntuación del 42%, esto representa una notable mejora de la calidad del software.
• Y por último, con un 41%, una mejora de la previsibilidad de las entregas, para anticiparse como un visionario.

Como especialistas en planificación de la capacidad, sólo podemos exclamar: «¡Vaya, eso se hace eco de nuestras prácticas!». ¿Por qué? Sencillamente porque estos resultados reflejan las expectativas de una planificación de recursos bien pensada.

Para los menos familiarizados, ¿qué significa planificación de recursos? He aquí una guía para empezar. En pocas palabras, se trata de organizar los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa.

Un buen plan de capacidad es algo así como un algoritmo que se va perfeccionando con el tiempo. El concepto es sencillo: aprovechas tus experiencias integrándolas en tus orientaciones futuras y progresas continuamente, al tiempo que pronosticas con precisión tus entregas y haces frente a los cambios de prioridades. Un buen equilibrio. Hay que tener en cuenta que una gestión cuidadosa de los recursos permite movilizar a los equipos con buen criterio, aprovecharlos de forma óptima y mantener su productividad sin llegar a coquetear con el exceso de trabajo. Esa es la clave para una calidad óptima del trabajo, que se traduce en equipos felices.

¿Ve la relación? La planificación ágil y la planificación de la capacidad son dos caras de la misma moneda. Al mezclar estos dos enfoques, obtenemos una poderosa herramienta de transformación, un cóctel cargado de energía: planificación ágil de recursos..

Velocidad de equipo frente a capacidad de equipo: ¿qué marca la diferencia?

Centrarse en la velocidad de un equipo ágil…

En el vasto mundo de la agilidad, la velocidad de un equipo se refiere a la cantidad de trabajo que es capaz de entregar en un periodo de tiempo determinado. ¿Tienes la cartera de pedidos a reventar? Que no cunda el pánico. La velocidad te ayuda a calcular la cantidad de trabajo que el equipo podrá realizar en un sprint de dos semanas. Es útil, ¿verdad? Pero ten en cuenta que la interpretación de la velocidad puede variar mucho de un equipo a otro. Así que no se trata de comparar equipos. La utilizamos estrictamente para evaluar el progreso de nuestro equipo.

¿Y qué hay de la capacidad de un equipo ágil?

La capacidad de un equipo ágil, por otro lado, nos dice cuánto trabajo de calidad puede producir un equipo durante un sprint. Y no es simplemente una multiplicación básica de los miembros del equipo por las horas trabajadas al día, y por el número de días del sprint, ¡oh no! Entonces tendrías una tasa de ejecución del 100% – ¿quién quiere dejar que se agote a ese ritmo? Así pues, la capacidad es esa famosa cantidad de trabajo que los miembros del equipo pueden realísticamente completar sin llegar al límite de sus fuerzas. Volveremos sobre esto dentro de unos momentos.

Y soplan vientos de cambio…

La velocidad y la capacidad no son concretas, pueden cambiar de un sprint a otro. La capacidad puede depender de varios factores, como las vacaciones anuales, las vacaciones, otras prioridades que entren en juego, etc. En cuanto a la velocidad, puede variar si el equipo aborda un trabajo más o menos conocido o si trabaja sobre historias de usuario especialmente específicas. Por eso, planificar un sprint en función de la capacidad puede ser todo un reto.

¿Te has preguntado alguna vez dónde encaja la planificación de la capacidad Agile en el proceso Sprint?

La planificación ágil de la capacidad hace su gran entrada durante el proceso del sprint, no una, sino dos veces. Primero se hace notar durante la fase de planificación del sprint y luego entra en acción durante la retrospectiva del sprint. Esto es lo que hay que saber:

Lo llaman «planificación de sprints».

La carrera de la Planificación Ágil de Capacidades comienza, por tanto, en la Reunión de Planificación del Sprint. Esta es la reunión en la que el equipo se sienta junto y determina qué elementos de su backlog encantarán en el Sprint actual. Además, empiezan a desarrollar un plan alcanzable. Para ello

• Análisis de los elementos de la cartera de pedidos (o debería decir «candidatos») en los que trabajar.
• Esto implica revisar los niveles de prioridad y estimar el tiempo necesario para cada uno de ellos.
• Previsión de la capacidad del equipo para este Sprint en particular (¿podemos hacer tantos malabares o no?)
• Pónganse de acuerdo sobre lo que pueden ofrecer con confianza.

Revisión y retrospectiva: ¡la prueba de fuego!

Durante el sprint, nuestro equipo Scrum suele reunirse en reuniones diarias para debatir los progresos, encontrar soluciones y apoyarse mutuamente. Y cuando termina el sprint, el equipo celebra una revisión o «retrospectiva» para reflexionar… y comprobar hasta dónde hemos llegado. Durante la retrospectiva introspectiva, el Scrum Master se divierte diseccionando :

• ¿Han entregado en la cartera de pedidos todo lo que creían que podían entregar?
• ¿Hasta qué punto eran exactas (o inexactas) sus suposiciones?
• Si su «velocidad» ha cambiado de marcha, ¿por qué?

Todo este conocimiento es crucial para la próxima sesión de planificación del Sprint. Todas las manos a la obra para garantizar que el próximo Sprint se planifica de forma inteligente, con una carga de trabajo equilibrada y una lista de compromisos razonable.

La concepción estratégica de la capacidad en los equipos Agile

La organización eficaz de los recursos humanos, piedra angular del éxito de cualquier empresa, es sin duda un ejercicio delicado, especialmente en el contexto de un enfoque ágil. He aquí un enfoque paso a paso para optimizar la planificación:

1. Estime el calendario del sprint. Ten en cuenta que en el mundo Agile, un sprint típico dura entre dos y cuatro semanas. Sin embargo, ten cuidado de no confundir estos plazos con una simple conversión en días. El truco aquí es contar sólo los días laborables reales, es decir, excluyendo fines de semana, días festivos y otras interrupciones temporales.
2. Agregar el total de horas por día. Para ello tendrá que analizar detenidamente la composición de su equipo y la configuración de su horario. Pongamos un ejemplo: tiene tres empleados con jornada completa y otros dos que trabajan a tiempo parcial. Supongamos que su jornada típica dura siete horas. En otras palabras, tiene 21 horas de trabajo para los que trabajan a tiempo completo (3 empleados x 7 horas al día) y 7 horas para los que trabajan a tiempo parcial (2 empleados x 3,5 horas al día). Es decir, un total de 28 horas al día.
3. Incorpora elementos disruptivos que puedan afectar a la disponibilidad. Es crucial tener en cuenta factores que puedan obligar a tus colaboradores a ausentarse durante el sprint, como la gestión simultánea de otro proyecto. Es teniendo en cuenta este tipo de variables como podrás calcular con precisión la capacidad de tu equipo.
4. Fijar una tasa de explotación razonable. Admitámoslo, hay una realidad en la vida de oficina: nadie es capaz de dar todo su potencial el 100% del tiempo. Es más, la cantidad de tiempo que un empleado puede dedicar realmente a su sprint dista mucho de ser absoluta, debido a interrupciones inevitables como correos electrónicos, reuniones o incluso pausas para ir al baño. Por tanto, un índice óptimo de utilización de los recursos se situaría en torno al 80%. Sin embargo, para los miembros menos experimentados en las tareas de este sprint, esta cifra podría reducirse al 60 o 70%, dado el tiempo extra que pueden necesitar.

Gestionar un equipo ágil no consiste sólo en imponer un ritmo rápido y flexible, sino también en dedicar tiempo a organizar nuestros activos humanos de la mejor manera posible. Así es como conseguimos resultados satisfactorios.

¿Por qué utilizar una planificación ágil de la capacidad?

Descifrar el futuro: prepararse para cualquier contratiempo

Imagine por un momento una nave espacial que navega por la inmensidad del universo gracias a datos precisos: así es su proyecto cuando está impulsado por la metodología Agile. Al estudiar detenidamente su rendimiento pasado, esta metodología explora el lejano horizonte de su futuro, lo que le permite optimizar constantemente sus acciones y tejer una red de previsibilidad para sus entregas. ¿Y qué puede ser más tranquilizador que aventurarse en el camino del futuro con una brújula fiable y precisa?

Armado con este inestimable feedback, hecho de brillantes éxitos y lecciones aprendidas, no sólo podrá afinar su rendimiento futuro -una simple formalidad en el siguiente sprint-, sino también establecer previsiones fiables para sus proyectos. Nada menos que una declaración de autonomía para tu equipo, que ya no tendrá que sumergirse de cabeza en un mar de incertidumbre. Al evitar la trampa de las expectativas poco realistas y las tareas chapuceras, podrá garantizar la calidad impecable de sus productos y evitar verse sorprendido por un exceso de calendario o de presupuesto.

Fomentar un equipo feliz y comprometido

La otra gran ventaja de la planificación ágil de la capacidad es su juiciosa gestión de la carga de trabajo del equipo. Este método logra un auténtico equilibrio entre maximizar la productividad y minimizar el riesgo de agotamiento. En pocas palabras, permite a su equipo dar lo mejor de sí mismo sin verse abrumado por una avalancha de tareas. El resultado es una cálida atmósfera de seguridad psicológica, en la que todos se sienten respetados y protegidos. La consecuencia lógica: una moral alta y un compromiso a largo plazo con su equipo.

Marque el ritmo y las prioridades con confianza

¿Quién de nosotros no se ha sentido alguna vez abrumado por un trabajo no planificado que surge de repente de la nada? Según el informe State of Agile Marketing de Agile Sherpa, nada menos que el 42% de los encuestados admite haber tenido dificultades para gestionar estos imprevistos. Con la planificación ágil de la capacidad, adopte una postura decididamente proactiva en lugar de reactiva. Basándose en pruebas, puede establecer expectativas claras sobre lo que su equipo es capaz de lograr. A continuación, su tiempo se invierte y evalúa cuidadosamente, a menudo día a día, lo que le da una ventaja decisiva sobre el trabajo no planificado.

Mejor aún, al presentar a la dirección estos problemas de capacidad respaldados por datos tangibles, se crea una auténtica cultura de realismo y respeto por el tiempo de todos. No sólo se pueden priorizar perfectamente las tareas ad hoc que a veces surgen, sino que también se pueden mejorar los resultados de los proyectos, tanto si el trabajo estaba previsto inicialmente como si no.

El as de la planificación en modo ágil: Teambook, software de gestión de recursos de proyectos

Con Teambook, la preparación de sprints basada en la capacidad es fácil, sin esfuerzo y, sobre todo, muy precisa gracias al software de planificación específico.

Perfecto en su función, el software Teambook es una auténtica navaja suiza de la planificación ágil de recursos. Tanto si su equipo tiene 10 o 100 empleados, como si su organización gestiona 10 o 100 proyectos, Teambook le ayudará.

¿Y la guinda del pastel? Puedes empezar gratis, durante 14 días, con funcionalidad ilimitada. Y la planificación con Teambook es gratuita para un máximo de 10 proyectos. ¿Listo para empezar?