Hoy en día, la gestión de competencias es esencial para el éxito de cualquier empresa de servicios. Pero, ¿qué es la gestión de competencias y cómo puede mapear el talento de sus empleados de forma práctica?
La pandemia mundial de Covid-19 ha puesto patas arriba el panorama empresarial. Según McKinsey, el 50% de los líderes empresariales se enfrentan actualmente a problemas relacionados con un déficit imprevisto de competencias. Ahora es esencial mejorar la gestión de las competencias para identificar oportunidades de reciclaje y mejora de las competencias y mantener la viabilidad de la empresa.
¿Por dónde empezar? Nuestra completa guía responde a esta y otras muchas preguntas.
¿Qué es la gestión de competencias?
El proceso de clasificar los talentos de su plantilla y alinearlos con los requisitos actuales y futuros de su empresa se conoce como gestión de competencias. Es esencial para la planificación de capacidades y la gestión de recursos.
¿Por qué es crucial la gestión de las competencias?
La gestión de las competencias es esencial tanto desde un punto de vista operativo como estratégico, ya que fomenta un alto rendimiento ahora y en el futuro.
La gestión estratégica de competencias está orientada al futuro. Si su enfoque de gestión de competencias tiene éxito, su empresa tendrá el perfil de talento adecuado para su trayectoria futura. Sabrá qué habilidades y competencias son necesarias para el puesto actual y cuáles ya no lo son. Al planificar con antelación, podrá adquirir y contratar al personal que necesita para alcanzar sus objetivos estratégicos a largo plazo.
¿Por qué es crucial la gestión de competencias en el mundo moderno?
La gestión de las competencias es aún más crucial cuando las organizaciones se enfrentan a dificultades :
- Recesión económica mundial y presión sobre los márgenes de las empresas
- Cambios sin precedentes en los procedimientos de trabajo.
- Dificultades para encontrar y retener talentos excepcionales
- De perturbaciones y avances en tecnología digital, en particular IA y automatización.
Puedes superar muchos de estos obstáculos planificando con antelación y controlando tu perfil de habilidades organizativas. Por ejemplo, :
- Lealizar a los empleados mediante la progresión profesional y la formación.
- Actualización del personal para la mano de obra del mañana
- Aumentar el rendimiento de la inversión de sus recursos
Veamos las ventajas de la gestión del talento en el contexto de la gestión de recursos humanos.
Ventajas de la gestión de competencias
La gestión de competencias tiene muchas ventajas. He aquí algunas de ellas:
1. Cubrir el déficit de cualificaciones
Ya se ha mencionado el enorme impacto financiero de la falta de adecuación de las cualificaciones. La disparidad entre el conjunto de competencias de un individuo y lo que se requiere para un puesto de trabajo se conoce como «desfase de competencias» a nivel individual. Se trata de la diferencia entre el número total de competencias que tiene su empresa y las que necesita.
Para tener la oportunidad de cerrar la brecha de competencias en su empresa, debe identificarla. Puede evaluar las competencias que tiene y las que necesita utilizando un enfoque de gestión de competencias y, a continuación, desarrollar una estrategia para cerrar la brecha de competencias.
Una forma de suplir las carencias de cualificación es crear programas de formación internos, contratar a nuevos empleados que posean los talentos que usted no tiene, o recurrir a contratistas independientes para suplir las carencias temporales.
La reconversión de la mano de obra actual para cubrir la escasez de competencias es una prioridad absoluta, según el 64% de los profesionales de la investigación y el desarrollo (LinkedIn).
2. Adaptación al cambio
Forrester predice que la automatización y la inteligencia artificial cambiarán o influirán en el 80% de todas las ocupaciones de aquí a 2030. La innovación y la digitalización han hecho que el mundo cambie más rápido que nunca. La preparación de su equipo para este entorno cambiante puede evaluarse con precisión mediante la gestión de competencias, que también le ayuda a identificar qué nuevas competencias necesitará su equipo y cuánto tardarán en adquirirlas antes de utilizarlas en su empresa.
Como el mundo cambia tan deprisa, la gestión de las competencias es un esfuerzo continuo. Tiene que evaluar constantemente las competencias de sus empleados y adaptarlas a los últimos avances de su sector. Esto le dará una importante ventaja competitiva y le hará más ágil y receptivo.
3. Cumplimiento de los requisitos de formación
El enfoque de gestión de competencias incluye la identificación de las necesidades de formación como uno de sus objetivos. La formación del personal es uno de los mejores gastos que puede hacer. Se convierten en miembros cada vez más valiosos de su equipo, adquiriendo experiencia y conocimientos que pueden utilizar inmediatamente en sus carreras. Además, usted se beneficia de un mayor compromiso, creatividad y productividad.
La formación interna suele ser más asequible que la contratación de personal nuevo con más experiencia. Además, no hay curva de aprendizaje para el personal cualificado, como ocurre con los nuevos empleados, puesto que ya están familiarizados con el funcionamiento de su empresa. Por otra parte, si necesita contratar personal para cubrir una carencia de competencias, tener la reputación de ofrecer excelentes programas de formación puede ayudarle a atraer a los mejores talentos.
4. Optimizar el uso de los recursos
Con la gestión de competencias, el gestor de proyectos puede asignar a la persona adecuada el trabajo adecuado en el momento oportuno. Eso es una gran noticia para el balance final del proyecto, porque alguien con las habilidades adecuadas hará el trabajo de manera eficiente. No tendrán que preocuparse por la curva de aprendizaje, por lo que terminarán el proyecto rápidamente. De este modo, los proyectos se mantienen dentro de los plazos previstos.
Pero también es una buena noticia para la satisfacción de los empleados. Puede demostrar que valora las habilidades y cualidades de una persona asignándole tareas que requieran sus capacidades. Además, le das la oportunidad de brillar y utilizar sus conocimientos particulares para hacer una contribución significativa.
A veces parece lógico empujar a la gente a aprender nuevas habilidades. Este es también un componente de la gestión de competencias. Por ejemplo, puede identificar a las personas que utilizan Java a un nivel intermedio y asignarles una tarea que les empuje a alcanzar un nivel de destreza superior.
Un software de gestión de recursos de proyectos como Teambook le ayudará a optimizar el uso de sus recursos y, por tanto, de sus competencias. En beneficio de sus equipos y de sus resultados financieros.
5. Reducción del desgaste de los empleados
La importancia del desarrollo de competencias para los empleados puede sorprenderle: según una encuesta Degreed realizada a empleados, el 46 % cree que en 2024 sus competencias actuales estarán obsoletas. Sin embargo, solo el 34% de los empleados encuestados por MIT/Deloitte afirmaron sentirse alentados por las oportunidades de desarrollo de competencias que ofrece su empresa.
Esta insatisfacción y, admitámoslo, la ansiedad ante el futuro, pueden minar la moral del personal y llevarle a buscar mejores oportunidades.
A la inversa, la formación de las capacidades del personal de apoyo puede ayudar a retener a los empleados y reducir el desgaste. Demuestra a sus trabajadores que les valora, respeta sus contribuciones y cree que tienen un futuro brillante en su empresa.
Los empleados que tienen la oportunidad de desarrollarse profesionalmente se sienten más realizados en su puesto y están más comprometidos con su empresa. Es más probable que los empleados permanezcan más tiempo en su empresa si sienten que progresan en su puesto, lo que reduce la rotación general de personal.
6. Saber a quién contratar y cuándo
La planificación estratégica de capacidades y recursos se basa en procedimientos de gestión de competencias. Éstos llaman la atención sobre las competencias que se demandan constantemente y las que cada vez se demandan menos. Para garantizar el éxito en el futuro, esto permite a los altos directivos tomar decisiones basadas en datos sobre los puestos y el talento que hay que cubrir.
A nivel personal, es más fácil sustituir a alguien si sabes exactamente cuáles son sus habilidades. Tanto si un empleado está de baja por enfermedad, por permiso parental o se marcha, la gestión de competencias le ayudará a encontrar nuevos talentos. Así podrá mantener la continuidad de la organización y cumplir los plazos. Esto es especialmente importante si busca un puesto muy técnico o que requiera conocimientos especializados.
El módulo de gestión de la capacidad ofrecido por Teambook le ofrece una visión a medio plazo (de 6 meses a 2 años), permitiéndole ver de un vistazo las cargas de trabajo y las necesidades en términos de personal. Esta información factual puede servir de base para una estrategia de contratación específica basada en las competencias necesarias para llevar a cabo futuros proyectos.
Las dificultades de la gestión de competencias
Ahora ya conoce las ventajas, pero ¿y las dificultades? Si la gestión de competencias fuera sencilla de entender, o si fuera un procedimiento estándar en todas las empresas, no habríamos necesitado escribir este manual. Entonces, ¿cuál es el problema?
Tamaño del equipo
La gestión de competencias no es demasiado difícil en un equipo pequeño. Es bastante sencillo hacer un seguimiento de las muchas habilidades que posee tu personal cuando tienes un equipo pequeño. Puedes tomar nota mentalmente de quién sabe qué. También puedes utilizar un método de seguimiento sencillo, como la gestión de una hoja de cálculo.
Trabajo a distancia, flexible e híbrido
La combinación de trabajo a distancia y trabajo híbrido es aún más compleja. Es posible que los compañeros a los que solía ver y con los que trabajaba a diario ya ni siquiera se vean. Esto no solo hace más difícil identificar sus competencias, sino que también significa que puede que no sean las primeras personas en las que pienses a la hora de asignar recursos.
El uso de un software de gestión de competencias puede resultar muy ventajoso en esta situación. Proporciona una ubicación única y central para el seguimiento de todos sus recursos y sus niveles de experiencia. Esto significa que puede buscar y filtrar fácilmente el talento de los empleados para descubrir al candidato ideal para cualquier puesto, incluso si su empresa emplea a miles de personas en todo el mundo.
Las herramientas de gestión de competencias ofrecen una serie de ventajas
Los programas de gestión de recursos como Teambook suelen incluir funciones integradas de gestión de competencias. Esto significa que podrá ver las habilidades de los empleados junto con otros datos importantes como la disponibilidad, la productividad y el coste para la empresa.
Con este conocimiento, podrá asignar las tareas de forma más inteligente y evitar sobresaltos desagradables. Por ejemplo, que tu primera opción se jubile pronto, no tenga suficiente trabajo o no se ajuste a tu presupuesto.
Además, puede arrastrar recursos directamente desde su plan de proyecto al software de gestión de recursos, que les asignará inmediatamente tareas. Los programas informáticos no se limitan a gestionar competencias operativas. También pueden utilizarse para gestionar el talento estratégico.
La planificación de escenarios también se apoya en algunos sistemas de gestión de recursos. Es el momento de simular distintos escenarios (por ejemplo, combinaciones de posibles proyectos o distinto personal trabajando en ellos) para comprender los efectos en los plazos, las finanzas, la rentabilidad y otros factores.
¿Es algo que pueda hacer tu hoja de cálculo? No estoy seguro.
¿Cómo implantar un procedimiento de gestión del talento que funcione?
El proceso de gestión de competencias consiste en utilizar herramientas y procedimientos para identificar, evaluar, mejorar y gestionar las competencias de los miembros del equipo a medida que trabajan en los proyectos. Así se dispone de una estrategia para cada talento que un miembro del equipo pueda necesitar en un momento dado.
La contratación, la selección y el desarrollo forman parte del complejo e integrado proceso de gestión del talento, que es un componente esencial de la función de RRHH. Debe saber cómo gestionar adecuadamente el talento de sus empleados si quiere sacarles el máximo partido.
He aquí algunos consejos que le ayudarán a mejorar su proceso de gestión del talento:
La contratación, la retención, la formación, el desarrollo, la planificación de capacidades, la asignación de recursos y otras actividades forman parte del proceso de gestión de competencias. Por tanto, implica a miembros de diferentes equipos. Aunque suele estar bajo el control de RR.HH., incorpora los puntos de vista de los directores de proyecto y jefes de departamento, e influye en las decisiones que se toman en los niveles más altos de la empresa.
A continuación le explicamos cómo establecer un procedimiento eficaz de gestión del talento en su empresa:
1. Identifique las competencias que necesita
Primero debe identificar el talento que necesita para evaluar si lo tiene para garantizar la sostenibilidad y el éxito futuro. Para ayudar a RRHH a determinar el conjunto óptimo de competencias de la futura plantilla, es imprescindible que los altos directivos comuniquen su visión de futuro y el programa de trabajo previsto.
La planificación de futuros proyectos para comprender su influencia en la capacidad, la demanda de cualificaciones y otros factores puede facilitarse mediante el uso de la planificación de escenarios.
Armados con esta información, pueden evaluar hasta qué punto el perfil de talento de la empresa se ajusta a sus necesidades futuras y empezar a formular un plan para colmar la brecha.
2. Evaluar la disponibilidad de talento
Necesita saber qué competencias tiene actualmente su personal para comparar la oferta y la demanda de competencias. Es hora de crear un registro central de talentos del personal, si aún no lo tiene. Crea un perfil en el que figuren las competencias, la experiencia, la formación y otros datos de cada empleado.
Consulte también los datos sobre capacidad y utilización, si dispone de ellos. Es posible que necesite contratar personal adicional de inmediato si descubre que determinadas personas, puestos o conjuntos de competencias siguen teniendo una gran demanda.
3. Desarrollar un plan para salvar las distancias
Al saber qué talentos son los más demandados, su personal de RRHH puede empezar a planificar con antelación. Cómo cubrirán las carencias?
- ¿Reformar al personal existente?
- ¿Contratando nuevo personal?
- ¿utilizando subcontratistas?
Tendrán que considerar cuestiones como el plazo en el que se necesitarán las competencias, el coste de cada opción y los beneficios adicionales que podría obtener la empresa (como la retención de empleados).
4. Ponte a prueba y mejora tus habilidades
A las empresas estadounidenses les interesa mejorar las cualificaciones de al menos el 25% de los trabajadores que pierden su empleo, según un análisis coste-beneficio del FEM.
Los estudios demuestran que invertir en programas de desarrollo y formación del personal es una estrategia más rápida y barata que buscar talentos fuera. Mejorar las competencias no siempre conlleva el mismo gasto que contratar e integrar a nuevos empleados, como demuestra Gallup. Según TechTarget, el coste medio de contratar a un nuevo empleado en EE.UU. es de 4.425 dólares, lo que incluye los gastos de publicidad y contratación.
Según una encuesta de Citrix, el 62% de los directores de RRHH cree que, para ser competitivos en un mercado laboral global, los empleados deben reciclarse o actualizar sus conocimientos al menos una vez al año.
La disposición de su personal a reciclarse es una gran noticia. El 77% de los empleados encuestados por PwC Global afirman estar dispuestos a reciclarse por completo o adquirir nuevas competencias.
5. Contrate a los expertos que no tiene
Es el momento de contratar personal adicional si no puede mejorar las competencias de su personal actual y si surge la necesidad.
De aquí a 2023, una de las tendencias en el lugar de trabajo será el uso cada vez mayor de la contratación basada en competencias en lugar de la tradicional progresión profesional por etapas. Esta tendencia refleja el cambio radical que se ha producido en los puestos de trabajo en los últimos diez años. La experiencia adquirida en puestos anteriores puede no preparar a los candidatos para sus futuras funciones. Tener un cargo específico en un CV no es tan importante como demostrar sus talentos a los posibles empleadores.
Los trabajadores del conocimiento se enfrentan a una competencia especialmente feroz en el mercado mundial del talento. Tienen libertad para elegir las mejores prestaciones y trabajar desde cualquier lugar. Para atraer y retener a los mejores empleados, las empresas deben pensar en el paquete completo, no sólo en el salario. Nuestra experiencia demuestra que la autonomía y la flexibilidad horaria son un buen punto de partida.
6. Utilizar el software de gestión del talento adecuado
Ya se han mencionado las ventajas de las herramientas de gestión del talento. Aunque existen paquetes de software especializados en la gestión de competencias, no son necesariamente muy completos. Un software de gestión de recursos que incorpore funciones de gestión de competencias ofrecerá mejores resultados.
Gracias a una bolsa de recursos centralizada, personas situadas en diferentes lugares, o incluso en diferentes zonas horarias, pueden ver el perfil de talento de su equipo y seleccionar a los mejores candidatos para determinadas tareas.
Puede identificar rápidamente sus mejores soluciones viendo cómo afectan las distintas asignaciones de recursos a los presupuestos y calendarios de los proyectos cuando puede reservar el tiempo de las personas para los proyectos.
Gracias a los gráficos y estadísticas de uso es fácil ver qué puestos o competencias tienen una demanda elevada constante. Esto fomenta las iniciativas relacionadas con la contratación, la formación y la planificación de capacidades. También le permite elaborar calendarios realistas y gestionar las cargas de trabajo, ¡lo que permite que sus proyectos y su personal avancen sin problemas!
No tendrá que pasar de un programa a otro para maximizar sus recursos en cada proyecto y satisfacer a sus clientes cuando sus herramientas de gestión de competencias, planificación de recursos y gestión de proyectos estén todas en un mismo lugar.
Su personal de recursos humanos estará igualmente satisfecho. Crear una reserva de talentos capaz de satisfacer las demandas siempre cambiantes de su empresa es uno de los principales retos a los que se enfrentan los expertos en recursos humanos y gestión del talento.
Puede contratar y reciclar trabajadores de forma más estratégica alineando su cartera de proyectos con su perfil de competencias, combinando la gestión de competencias con la gestión de recursos y proyectos. Esto permite a su empresa
- Cubra las carencias de personal cualificado lo antes posible para evitar retrasos en los proyectos e insatisfacción de los clientes.
- Contratar lo más barato posible, por ejemplo, contratando empleados principiantes y formándolos en la empresa.
- Elegir si contratar o no a contratistas independientes, cuyos salarios pueden ser inferiores a los del personal fijo.
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