Estimar la duración de un proyecto: guía para principiantes

Los gestores de proyectos estiman la duración de un proyecto, ya que esto les da una idea de cuánto tiempo tienen para completarlo. Descubre cómo con nuestra guía para principiantes.

Estimar la duración de un proyecto es como elaborar un plan de vida, una duración total del proyecto con, sobre todo, una fecha de finalización. Sabes adónde quieres llegar, sabes que probablemente surgirán problemas, pero aun así necesitas establecer un calendario para alcanzar tus objetivos.

Si hay algo que debes saber sobre la estimación de la duración de un proyecto, es esto: hay muchos escollos que evitar, conocidos como la ruta crítica del proyecto.

Pero con la preparación adecuada, puedes convertirlo en una experiencia fácil.

¿Qué es la duración en la gestión de proyectos?

La duración de un proyecto es el tiempo total necesario para completarlo, con una fecha de inicio y otra de finalización. Se mide en días laborables, horas, semanas o meses. Se indica en el calendario de entrega del proyecto, tanto si dura cinco días como cinco años. Generalmente depende de la disponibilidad de tus recursos.

La diferencia entre esfuerzo, duración y tiempo transcurrido en la gestión de proyectos

En términos sencillos, el esfuerzo se centra en las unidades de trabajo (horas) necesarias para completar una tarea o proyecto, mientras que la duración se centra en el tiempo necesario para completarlo. La duración suele ser superior a las horas estimadas de esfuerzo, porque tu equipo no trabaja sin interrupción.

El tiempo transcurrido está más relacionado con el progreso del proyecto: mide el tiempo transcurrido entre el momento en que asignaste un proyecto a alguien y su finalización.

En última instancia, también indica la eficacia de tu trabajo: ¿cumplirás los plazos que prometiste?

¿Cómo se calcula la duración del proyecto?

Estimación descendente

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) explica la estimación descendente, también conocida como estimación analógica, como «una técnica para estimar la duración o el coste de una actividad o proyecto utilizando datos históricos de una actividad o proyecto similar».

En otras palabras, tienes que mirar tus datos históricos y comparar el nuevo proyecto con algo similar que ya se haya hecho, suponiendo que el nuevo proyecto tardará más o menos la misma cantidad de tiempo y recursos en completarse.

Estimación ascendente

Con la estimación ascendente, pasas de una visión detallada a una visión general, de la tarea al proyecto. La regla es sencilla: si no puedes estimar un proyecto con precisión, divídelo en unidades que puedas estimar correctamente, como hitos o incluso tareas individuales.

Estimación paramétrica

La estimación paramétrica consiste esencialmente en llevar la estimación analógica a un nivel superior. Además, el análisis de los datos históricos sólo aumenta la precisión numérica, introduciendo una especie de «relación estadística».

En otras palabras, tienes que encontrar un proyecto comparable en tus datos históricos, y luego personalizar los cálculos basándote en los parámetros numéricos de tu nuevo proyecto.

Estimación de tres puntos

El PMBOK explica la estimación en tres puntos como «una técnica utilizada para estimar el coste o la duración aplicando una media o media ponderada de estimaciones optimistas, pesimistas y de alta probabilidad cuando existe incertidumbre con las estimaciones de actividades individuales».

Aquí puedes reducir tus riesgos teniendo en cuenta varios escenarios que podría seguir tu proyecto.

Buenas prácticas en la duración de un proyecto para un director de proyecto

Imagina que tienes que crear un sitio web y has calculado que te llevará unas 40 horas de trabajo (esfuerzo). Sin embargo, el sitio no estará listo en 40 horas por varias razones: puedes tener otros proyectos entre manos, no puedes dedicar todo tu tiempo a crear el sitio web, necesitas tomarte unos días libres durante el proyecto, etc.

Como resultado, el esfuerzo será de 40 horas, pero la duración será mayor. Por ejemplo, si decides dedicar 5 horas diarias al proyecto, tardarás 8 días en completarlo (tu duración), pero si tu colega viene a ayudarte y te libera de la mitad de la carga de trabajo, el proyecto sólo te llevará 4 días.

Pero tanto si trabajas solo como si lo haces con refuerzos, aquí tienes algunas cosas que puedes hacer para mejorar la eficacia.

Crea un calendario de recursos para planificar

Cuando en un proyecto trabajan varias personas, debes crear un calendario de recursos para mayor transparencia y visibilidad.

Aquí puedes ver cuándo tus recursos están libres, llenos o sobrecargados, y en qué cantidad. Esta es la mejor forma de gestionar tus recursos y seguir el principio de «menos es más».

Con la planificación de recursos de Teambook, sólo tienes que hacer clic, arrastrar y soltar la carga de trabajo cuando quieras asignarla a una persona concreta. Puedes ampliar, reducir, transferir y distribuir el trabajo entre tus recursos para satisfacer las necesidades de todos.

Incluir tiempo libre

Con un calendario de recursos, es buena idea tener en cuenta no sólo la disponibilidad, sino también las ausencias. Las vacaciones, los días libres, las bajas por enfermedad, etc. pueden retrasar la entrega de tu proyecto si no los tienes en cuenta al estimar su duración. Si tienes en cuenta las vacaciones desde el principio del calendario, evitarás sorpresas desagradables y molestias innecesarias.

Añade una reserva para imprevistos

Ningún proyecto es perfecto. Habrá riesgos, retrasos, costes adicionales, excesos de presupuesto, etc.

Con una reserva de emergencia, puedes estar preparado para cualquier cosa que surja y seguir llevando a cabo tu proyecto según lo previsto (aunque no sea el más optimista).

No subestimes

Tenemos una tendencia natural a ser demasiado optimistas. En la gestión de proyectos, esto puede conducir al fracaso.

¿Te has mudado alguna vez? Nunca dura tanto como esperas: siempre hay algún problema que provoca retrasos y acabas durmiendo en un colchón durante quince días.

En cierto modo, los proyectos pueden ser similares. Por eso planificar el margen de maniobra, el desvío de objetivos, las peticiones ad hoc, etc., puede ayudarte a estimar la duración de un proyecto de forma realista.

Empieza una prueba gratuita de Teambook para ver cómo puedes optimizar y simplificar la planificación y estimación de tus proyectos en unos pocos clics.