¿Cuál es la diferencia entre dotación de personal y planificación?

Tanto la dotación de personal como la planificación se refieren a asignar trabajo a las personas; sin embargo, son dos procesos distintos, cada uno centrado en aspectos diferentes de tu empresa. Son igualmente importantes y se complementan, y ambos afectan en gran medida al flujo de trabajo y al rendimiento del equipo.

Así que aclaremos la diferencia entre estos dos procesos y exploremos cómo puedes optimizarlos para el éxito de tu empresa.

¿Qué es la dotación de personal?

La dotación de personal es el proceso de asignar personal a los puestos. Aquí la atención se centra en «quién» hace qué. Para que la dotación de personal sea eficaz, es importante asignar el personal adecuado a las tareas adecuadas.

En otras palabras, los puestos de una organización deben cubrirse con personal cualificado, es decir, personas con las aptitudes, capacidades y experiencia necesarias.

Elementos clave de la dotación de personal

El proceso de dotación de personal implica varios elementos clave:

1. Identificar el objetivo empresarial: Los objetivos empresariales determinan qué puestos necesitarás crear y cubrir, y qué habilidades requerirán esos puestos. Por ejemplo, si quieres mejorar la satisfacción del cliente, tendrás que contratar a un representante de atención al cliente (o crear todo un departamento nuevo).
2. Identificar el tipo de puesto: Un puesto puede ser de dos tipos: indefinido o temporal. La dirección puede contratar a un empleado por tiempo indefinido o temporal, en función de las necesidades de la empresa.
3. Crear una descripción precisa del puesto: Una descripción del puesto ayuda a definir las expectativas de un empleado, aclarando las obligaciones y responsabilidades y enumerando las habilidades y cualificaciones requeridas.
4. Reclutamiento: Es el proceso de encontrar a los candidatos adecuados y animarles a solicitar trabajo en tu empresa.
5. Formación: La formación y la iniciación son necesarias para los nuevos empleados, pero también son útiles para los que ya trabajan en la empresa, pues les ofrecen oportunidades de desarrollo profesional.
6. Traslado y promoción: El traslado se refiere al movimiento de un empleado de un puesto a otro sin aumento de salario, estatus o responsabilidades. La promoción, en cambio, implica un cambio de salario y de estatus.
7. Previsión de las necesidades de personal: puede hacerse analizando datos anteriores, como los patrones de ventas. La previsión te ayudará a garantizar que nunca te falte personal.

¿Qué es la planificación?

La planificación de personal es el proceso de asignar tareas y responsabilidades a cada miembro del equipo. Se centra en cuándo trabaja la gente y no en quién trabaja. Los calendarios se elaboran en función de los recursos disponibles: tiempo y personal.

Un proceso de planificación eficaz equilibra la carga de trabajo de los empleados, eliminando la posibilidad de una asignación insuficiente o excesiva, que conduce inevitablemente a una pérdida de productividad de los empleados y a una elevada rotación, y garantiza un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y la satisfacción en el trabajo.

Elementos clave de la planificación

Elaborar un programa implica los siguientes pasos:

1. Identificar el alcance del proyecto: Esto implica determinar los objetivos, entregables, costes y plazos del proyecto.
2. Desglosarun proyecto en entregables o fases. Esto hace que las operaciones empresariales sean más manejables, visualizando todos los pasos que hay que dar.
3. Identificación de las actividades y su duración: Son las acciones reales que hay que llevar a cabo, ya sea por un grupo de personas o por un individuo. Podríamos decir que esta fase supone una nueva deconstrucción de la EDT, garantizando las conexiones lógicas entre los elementos.
4. Determinar los recursos: En esta fase, analizas cuántas personas necesitas para completar las tareas. Puede que desees crear una estructura de asignación de recursos.
5. Asignación de recursos: Aquí defines la cantidad de trabajo de cada colaborador. Es importante que nunca des por sentado que un recurso está disponible el 100% del tiempo: aunque no es una regla absoluta, los colaboradores individuales suelen dedicar el 85% de su tiempo al trabajo productivo que hace avanzar el proyecto, mientras que el resto lo dedican a reuniones y tareas administrativas. En el caso de los directivos, es probable que esta proporción sea aún mayor.
6. Actualizar un calendario: El alcance del trabajo puede cambiar, y los recursos pueden dejar de estar disponibles de repente, debido a factores como una enfermedad o problemas familiares inesperados. Un calendario debe ser flexible y reflejar cualquier cambio.

¿Cuáles son las principales diferencias entre dotación de personal y planificación?

Como puedes ver en la sección anterior, la dotación de personal y la planificación no son el mismo proceso: mientras que la dotación de personal se refiere más a quién hace el trabajo, la planificación se refiere a cuándo tiene lugar el trabajo.

Para aclarar la diferencia, comparémoslos a través de los siguientes aspectos:

Crear un equipo frente a organizar actividades en equipo

La principal diferencia entre ambos procesos radica en su objetivo. El objetivo de la dotación de personal es tener el número adecuado de personas cualificadas en tu equipo, disponibles en todo momento. El objetivo de la planificación de recursos es garantizar la participación de las personas adecuadas en el momento adecuado.

Contexto amplio vs. estrecho

La dotación de personal tiene que ver con tu negocio en general. En función de diversos factores, como la situación económica, las tendencias del mercado y las preferencias de los clientes, tus necesidades de personal variarán con el tiempo.

La planificación, en cambio, tiene lugar en un contexto más estrecho e inmediato. Para planificar, no necesitas analizar el sector: trabajas con una situación concreta, asignando las personas adecuadas a las tareas adecuadas que deben completarse en un plazo determinado.

Enfoque a largo plazo frente a enfoque a corto plazo

La contratación de personal es un proceso a largo plazo. El objetivo de la dotación de personal es proporcionar a una organización empleados cualificados que trabajen en ella durante un determinado periodo de tiempo (si no es un puesto temporal lo que necesita una empresa, claro). Además, la dotación de personal lleva tiempo: se tarda en reclutar, contratar e integrar a las nuevas personas.

Planificar no lleva tanto tiempo: cuando creas un calendario, te centras en proyectos, días, semanas o meses. Tu atención no se centra en el negocio tal como es, sino en el proyecto en el que estás trabajando en ese momento.

¿Cómo pueden apoyarse mutuamente el personal y la planificación?

Tanto la dotación de personal como la planificación afectan a los recursos humanos, y ambos procesos van de la mano.

Para que una organización funcione correctamente, es necesario contar con personas formadas que sean capaces de realizar las tareas encomendadas (dotación de personal); sin embargo, no basta con tenerlas, también hay que asegurarse de que estén disponibles cuando las necesites (planificación).

Muy a menudo, los proyectos fracasan no porque no haya personas cualificadas en una empresa, sino porque las personas cualificadas no se han planificado adecuadamente. Para llenar un vacío, siempre podrías contratar a un nuevo empleado o proporcionarle formación (y esto sería una solución de personal), pero esto sería costoso y no tendría mucho sentido puesto que ya tienes a una persona cualificada en el equipo.

Lo que necesitas es una solución de planificación: planificar antes de que empiece el proyecto y decidir quién trabaja y cuándo.

Al mismo tiempo, la planificación por sí sola no puede resolver todos los problemas. Si no tienes las habilidades adecuadas para llevar a cabo una tarea, la calidad se resentirá, o la tarea no se realizará en absoluto.

En resumen, la plantilla y la planificación se complementan. Una buena estrategia de personal, combinada con la planificación de recursos, puede ayudar a reducir los costes laborales y mejorar el entorno de trabajo.

Cómo mejorar la dotación de personal :

1. Practica la contratación estratégica: Alinea tu plantilla con tu estrategia empresarial. Con Teambook, puedes visualizar tus necesidades de competencias a largo plazo y planificar tu contratación en consecuencia.
2. Comprende tus niveles ideales de personal: Determina el número de personas que necesitas para lograr un rendimiento óptimo. Teambook te permite analizar el uso de tus recursos e identificar las necesidades de personal.
3. Construye una reserva de talento diversa: Cuantas más personas con habilidades y capacidades diversas tengas para elegir, mejor. Contratando a empleados con distintos antecedentes, te preparas para posibles situaciones en las que haya que cubrir lagunas inesperadas.
4. Formación cruzada: Aunque todos somos naturalmente mejores en unas cosas que en otras, siempre se nos puede formar para hacer algo nuevo. Esto supone una oportunidad de desarrollo profesional para un empleado y ayuda a los directivos a enfrentarse a situaciones en las que necesitan crear un nuevo puesto o sustituir a alguien, temporal o permanentemente.

Cómo mejorar la planificación :

1. Conoce a tu equipo: Para planificar con eficacia, necesitas saber realmente quién puede hacer qué. En primer lugar, lo lógico es asignar a las personas las tareas que pueden hacer.
   De este modo, trabajarán de forma productiva y sentirán el significado que hay detrás de su trabajo, lo que es crucial para la motivación, la satisfacción y el bienestar de los empleados.
2. Utiliza software de planificación: Varias herramientas de planificación de empleados te darán mayor visibilidad y te permitirán sistematizar todos los recursos que tienes.
   Por ejemplo, con Teambook puedes planificar y hacer un seguimiento de tus proyectos, crear un pool de recursos, personalizar la disponibilidad de cada empleado por días y horas de trabajo, e incluso catalogar habilidades. Esto ayuda a equilibrar la carga de trabajo de los empleados, garantizando que las tareas se asignan de forma justa sin sobrecargar a determinados empleados e ignorar a otros.
3. Prepárate para emergencias: Tener un plan B te ayudará a garantizar que se cumplen los plazos pase lo que pase. Puedes crear un grupo de miembros del equipo de guardia que puedan cubrir a sus compañeros. O, como hemos dicho, no asignes a los empleados a trabajar a pleno rendimiento, para que aún tengan tiempo de hacer un poco de trabajo extra.
4. Revisa la planificación con regularidad: actualízala siempre que se produzcan cambios, para que la planificación refleje el estado actual. Teambook ofrece funciones de planificación en tiempo real que te permiten ajustar la asignación de recursos al instante.

Ejemplos de uso con Teambook

Ejemplo de dotación de personal con Teambook :

Una agencia de marketing digital utiliza Teambook para identificar que necesita reforzar su equipo de desarrollo web en los próximos seis meses.

Gracias a los paneles de competencias de Teambook, puede visualizar las carencias de competencias y planificar la contratación de un desarrollador React senior y un diseñador UX junior.

Ejemplo de planificación con Teambook :

La misma agencia utilizó Teambook para planificar sus equipos para tres proyectos simultáneos de clientes. El calendario visual les permite ver de un vistazo que el desarrollador senior está sobreasignado la semana que viene, y reajustarse desplazando ciertas tareas o implicando al desarrollador junior en tareas adaptadas a su nivel.

Conclusión

La dotación de personal y la planificación son una parte inherente a la planificación de proyectos, y cuanto más pienses en ello, mejor será el resultado final. Al fin y al cabo, son las personas las que determinan cómo se utilizarán los demás recursos. Así que asegúrate de elegir a las personas adecuadas, y de que trabajen en el momento adecuado.

Con Teambook, dispones de una plataforma integrada que te permite gestionar eficazmente tanto tus necesidades de personal como tus retos de planificación, garantizando que tus proyectos se entreguen a tiempo con los recursos adecuados.

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