El alcance de un proyecto es el mejor aliado del gestor de proyectos. Es el punto de referencia a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, que permite mantenerlo encauzado hasta alcanzar los objetivos.
Sin embargo, a veces puede aparecer la autocomplacencia. Puede ser tentador decir «no necesito definir el alcance, ¡ya he gestionado miles de proyectos similares!
Como gestores de proyectos, definir y planificar proyectos es nuestra actividad principal. Todo empieza con la creación de un alcance sólido del proyecto. No importa cuántas veces hayas dirigido proyectos similares, no puedes permitirte ignorar lo básico.
Así que volvamos a ello juntos.
¿Cuál es el alcance de un proyecto?
El alcance de un proyecto define todos los trabajos y elementos que deben tenerse en cuenta para obtener un resultado concreto.
No debe confundirse con el alcance del producto, que describe las funcionalidades y características del producto o servicio final. El alcance del proyecto, en cambio, detalla todo lo necesario para fabricar el producto o servicio de acuerdo con las especificaciones previstas.
Por ejemplo, el alcance del proyecto para la creación de una nueva función incluiría las especificaciones de la propia función, así como las tareas de desarrollo, las pruebas, la documentación, etc.
La importancia crucial del perímetro del proyecto
Definir claramente el alcance de un proyecto tiene una serie de ventajas:
- Comprensión compartida de objetivos y resultados
- Mejor gestión de las expectativas de las partes interesadas
- Marco de referencia a lo largo del proyecto
- Base para el seguimiento de los progresos
- Evitar derrapes y cambios de alcance incontrolados
Un perímetro bien definido es tu mejor protección en caso de litigio. Es el documento que aclara con precisión qué se incluye y qué no en el proyecto.
Los riesgos de un ámbito de aplicación mal definido
No prestar suficiente atención a la definición del perímetro puede tener graves consecuencias:
- Superación de presupuestos y plazos
- Confusión sobre los resultados esperados
- Conflictos con clientes o partes interesadas
- Desmotivación del equipo
- Fracaso del proyecto en casos extremos
El ejemplo del coche eléctrico de Dyson es una buena ilustración de estos riesgos. Anunciado en 2017, el proyecto se abandonó dos años después, tras desembolsar 600 millones de dólares. Las causas principales: costes subestimados y excesivo perfeccionismo, síntomas de un alcance mal definido.
7 pasos para definir el alcance de un proyecto
1. Identificar los objetivos del proyecto
El primer paso es comprender y formalizar los objetivos del proyecto. Esto implica
- Identificar a todas las partes interesadas
- Comprender sus necesidades y expectativas
- Determina cómo satisfará el proyecto estas necesidades
- Formular objetivos claros y medibles
Lo ideal es aplicar el método SMART a tus objetivos:
- Específico
- Mensurable
- Alcanzable
- adaptado a la Realidad
- Definido temporalmente
Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser: «Aumentar la utilización de recursos en un 20% en los próximos 6 meses mediante la optimización de la planificación».
2. Crear un plan de gestión de recursos
Una vez definidos los objetivos, tienes que pensar en cómo asignar los recursos. La clave está en asignar a las personas adecuadas con las aptitudes adecuadas a los proyectos adecuados, evitando al mismo tiempo la sobrecarga.
Para ello, crea un plan detallado de gestión de recursos. Aquí es donde se hace indispensable una herramienta como Teambook, que te permite visualizar fácilmente la carga de trabajo de cada miembro del equipo y optimizar la asignación en función de las competencias y la disponibilidad.
3. Identificar las limitaciones del proyecto
Enumera todos los factores que podrían influir en el proyecto:
- Costes
- Plazos
- Calidad
- Riesgos
- Recursos
- Limitaciones técnicas o reglamentarias
Por ejemplo, con Teambook, puedes identificar inmediatamente una restricción vinculada a la disponibilidad limitada de un experto clave durante un periodo determinado… y remediarlo asignando otros recursos con las competencias y la disponibilidad necesarias.
4. Escribe el enunciado del perímetro
Éste es el momento de recopilar toda la información recogida en un documento estructurado. La declaración de alcance debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué es el proyecto y por qué se lleva a cabo?
- ¿Qué resultados se esperan?
- ¿Cómo se mide el éxito del proyecto?
- ¿Quién forma el equipo del proyecto?
- ¿Cuál es el plan de recursos?
- ¿Cuál es el presupuesto y los plazos?
- ¿Qué limitaciones se han identificado?
- ¿Quiénes son los principales interesados?
5. Alinear a las partes interesadas
Comparte la declaración de alcance con las partes interesadas clave para su validación. Esta es una oportunidad para comprobar que los objetivos son los correctos y para conseguir que todo el mundo esté de acuerdo.
No dudes en revisar el perímetro si es necesario. Un cambio de dirección es habitual una vez que todos tienen la visión de conjunto.
Una herramienta como Teambook permite sincronizar inmediatamente los calendarios de cada recurso, ya sea interno o externo. ¡Es un factor clave para alinear a las partes!
6. Planificar un proceso de gestión del cambio
Para los proyectos complejos, establece un proceso formal de gestión de cambios. Esto te permitirá tratar las solicitudes de cambios en el alcance del proyecto de forma estructurada, sin bloquear ningún avance.
7. Comunica el alcance al equipo
Una vez finalizado, comparte ampliamente el alcance del proyecto. Asegúrate de que sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo.
Para los grandes proyectos, planifica revisiones periódicas del alcance. Esto permitirá detectar rápidamente cualquier desviación y realizar los ajustes necesarios.
Como ya se ha mencionado, la sincronización que ofrece Teambook permite a los gestores de proyectos garantizar que la comunicación sea fluida y en tiempo real. Teambook también ofrece notificaciones por correo electrónico.
El ámbito evolucionará, y eso es normal
Aunque el alcance es tu referencia, no está grabado en piedra. A menudo es necesario introducir cambios en el transcurso de un proyecto. Lo importante es preverlos y gestionarlos de forma controlada.
Si defines un alcance sólido desde el principio y lo gestionas activamente, estarás poniendo todas las posibilidades de tu parte para que tu proyecto sea un éxito.
Con una herramienta como Teambook, puedes ajustar fácilmente la planificación de recursos en función de los cambios en el alcance, al tiempo que mantienes una clara visibilidad del impacto de estos cambios.
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