¿Cómo priorizar eficazmente sus proyectos en 6 pasos clave?

Como gestor de proyectos, te enfrentas constantemente a múltiples peticiones y proyectos, cada uno de los cuales parece ser una prioridad absoluta.

¿Cómo sabes por dónde empezar? ¿Debes concentrarte en los proyectos rápidos o abordar primero los más importantes?

La respuesta es ninguna de las dos cosas. Se necesita un enfoque más estratégico para priorizar tus proyectos con eficacia y optimizar el uso de tus recursos.

En este artículo, exploraremos un método de 6 pasos para priorizar tus proyectos de forma objetiva y en línea con los objetivos de tu empresa.

1. Evaluar el valor empresarial de cada proyecto

El primer paso crucial es evaluar cómo contribuye cada proyecto a los objetivos estratégicos de la empresa. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Generará este proyecto ingresos significativos?
• ¿Mejorará nuestra imagen de marca o nuestra reputación?
• ¿Aumentará la satisfacción del cliente?

Por ejemplo, es probable que el lanzamiento de un nuevo producto tenga un gran valor empresarial, ya que generará ingresos directamente. Pero un proyecto para optimizar los procesos internos también puede tener un gran valor si reduce los costes y mejora la eficacia a largo plazo.

Y no olvides los proyectos que refuerzan relaciones comerciales importantes. Por ejemplo, una agencia puede dar prioridad a un proyecto para un cliente prestigioso, aunque sea a un precio reducido, por las oportunidades futuras que podría aportar.

Para aclarar los objetivos de la empresa, organiza una sesión de intercambio de ideas con la dirección, planteando preguntas como las siguientes:

• ¿Cuál es nuestra misión como organización?
• ¿Qué imagen queremos proyectar?
• ¿Qué hitos debemos alcanzar en los próximos 5 años para considerarnos exitosos?

Una vez definidos estos objetivos, filtra tus proyectos para quedarte sólo con los que estén alineados con ellos.

2. Evalúa la urgencia de cada proyecto

No todos los proyectos son iguales en términos de urgencia, aunque todos parezcan prioritarios a primera vista. Utiliza la matriz de Eisenhower para clasificar tus proyectos según su importancia y urgencia:

• Importantes y urgentes: proyectos críticos con un impacto inmediato en la empresa (por ejemplo, resolver una avería importante del sitio web).
• Importantes, pero no urgentes: proyectos estratégicos a largo plazo (por ejemplo, desarrollo de nuevas funcionalidades).
• Urgentes pero no importantes: tareas que requieren atención inmediata sin añadir mucho valor (por ejemplo, la mayoría de las reuniones).
• Ni urgentes ni importantes: las tareas pueden posponerse o delegarse.

Para cada proyecto, pregúntate

• ¿Contribuye este proyecto directamente a nuestros objetivos empresariales? Si es así, es importante.
• ¿Habrá consecuencias negativas si no lo hacemos pronto? Si es así, es urgente.

Prioriza los proyectos en el cuadrante «importante y urgente».

3. Identificar las dependencias entre proyectos

Haz un mapa de los vínculos y dependencias entre tus distintos proyectos. ¿Es necesario completar algunas tareas antes de que puedan comenzar otras? ¿Hay proyectos que deban ejecutarse en paralelo?

Para cada proyecto :

• Enumera todas las tareas y subtareas
• Identifica las funciones responsables y las partes interesadas que deben ser consultadas.
• Anota los requisitos previos y las aprobaciones necesarias para cada tarea.

Por ejemplo, si quieres mejorar el proceso de incorporación de nuevos empleados, puede que primero tengas que crear contenidos de formación. Este proyecto de creación de contenidos se convierte entonces en un requisito previo de bloqueo para el proyecto de incorporación.

Da prioridad a los proyectos con menos dependencias, mientras planificas con antelación los que tienen dependencias importantes.

4. Estima el alcance, el calendario y los costes

Para cada proyecto, estima con precisión :

• Alcance: enumera todas las tareas necesarias, incluso las obvias. Para una campaña de marketing, por ejemplo, no olvides incluir el análisis de los resultados posteriores a la campaña.
• El calendario: básate en proyectos anteriores similares y consulta a distintos miembros del equipo para obtener estimaciones realistas.
• Costes: ten en cuenta el coste de las herramientas, las tarifas horarias de las personas implicadas y la duración estimada del proyecto.

Utiliza un enfoque de «coste por proceso» desglosando cada fase del proyecto:

1. ¿Cuánto dura esta etapa (en horas)?
2. ¿Cuántas veces tenemos que repetir este paso?
3. ¿Cuál es la tarifa horaria de la persona que realiza este trabajo?

Multiplica estos tres factores para obtener el coste de cada etapa, y luego súmalos para obtener una estimación global del proyecto.

Una herramienta de gestión de recursos como Teambook puede facilitar enormemente este proceso al permitirte visualizar la capacidad de tu equipo y estimar la duración de los proyectos con mayor precisión.

5. Compara el presupuesto disponible con los costes estimados

Asegúrate de que el presupuesto asignado a cada proyecto cubre los costes estimados. Si no es así, existe el riesgo de que el proyecto se paralice por falta de financiación.

Dar prioridad a los proyectos cuya financiación esté totalmente aprobada y asegurada.

No olvides que los proyectos suelen superar su presupuesto inicial. Utiliza una herramienta como Teambook para hacer un seguimiento de las horas trabajadas en tiempo real. Esto te permitirá detectar rápidamente cualquier rebasamiento y ajustar tu planificación en consecuencia.

6. Evalúa la capacidad de tu equipo

¿Tiene tu equipo las aptitudes y la disponibilidad necesarias para completar con éxito cada proyecto en el tiempo previsto?

Utiliza una herramienta de gestión de recursos como Teambook para ver :

• Las habilidades de cada miembro del equipo
• Su disponibilidad (incluidos los permisos previstos)
• Su carga de trabajo actual

Por ejemplo, con Teambook puedes ver fácilmente que Alice, tu diseñadora sénior, ya tiene asignados dos proyectos prioritarios para las próximas 3 semanas. Por tanto, sería arriesgado asignarle un nuevo proyecto urgente mientras tanto.

Prioriza los proyectos que mejor se adapten a las habilidades y capacidad actual de tu equipo.

Priorizar proyectos: un proceso continuo

Para seguir siendo eficaz en la priorización de tus proyectos :

Establecer un proceso normalizado de solicitud de proyectos.

Crea un formulario único en el que deban presentarse todas las solicitudes de proyectos. Incluye preguntas sobre :

• • Descripción del proyecto
  • Sus beneficios para la empresa
  • El plazo deseado
  • Las partes implicadas

Rastrea los datos correctos

Utiliza una herramienta como Teambook para centralizar toda la información sobre tus proyectos y recursos. Esto te permitirá :

• Controla el tiempo que dedicas realmente a cada tarea.
• Compara las estimaciones con la realidad sobre el terreno.
• Identifica los cuellos de botella en tus procesos.

Reevalúa tus prioridades regularmente

Las condiciones empresariales cambian rápidamente. Planifica revisiones periódicas (mensuales o trimestrales) para reevaluar tus prioridades según :

• La evolución de los objetivos de la empresa
• Cambios en la disponibilidad de recursos
• Nuevas oportunidades o amenazas de mercado

Siguiendo estos 6 pasos y utilizando una herramienta de gestión de recursos adecuada como Teambook, podrás priorizar tus proyectos de forma eficaz, optimizar el uso de tus recursos y alcanzar los objetivos de tu empresa más rápidamente.

Recuerda que priorizar proyectos es tanto un arte como una ciencia. Utiliza estos métodos como guía, pero no dudes en confiar en tu experiencia e intuición para tomar las mejores decisiones para tu equipo y tu empresa.

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