Trello ha sido durante mucho tiempo la referencia en la gestión de proyectos gracias a su sencillez y a su interfaz intuitiva, basada en el método Kanban de organización visual. Para los equipos pequeños, sobre todo los que trabajan a distancia, a menudo es difícil encontrar una herramienta de gestión de proyectos que se adapte mejor a sus necesidades que Trello, por su facilidad de uso y flexibilidad.
Sin embargo, en 2025, las necesidades de los equipos están cambiando, e incluso los equipos pequeños buscan más flexibilidad, integraciones avanzadas y funcionalidades sólidas para optimizar su productividad. Aunque la sencillez visual de Trello es una ventaja, también puede convertirse en una limitación para los proyectos más complejos, que a menudo requieren Power-Ups de pago para funcionalidades básicas como los diagramas de Gantt o la gestión de dependencias.
¿Por qué los equipos buscan alternativas a Trello?
Hay varias razones por las que un microequipo puede plantearse un cambio:
- Limitaciones del plan gratuito: Desde abril de 2024, el plan gratuito de Trello limita el número de colaboradores a 10 por espacio de trabajo. Más allá de ese número, las tablas no se pueden modificar o tienes que cambiar a un plan de pago. Esto puede volverse rápidamente restrictivo para un equipo en crecimiento o con muchos proyectos de colaboración. Además, la versión gratuita sólo da acceso a la vista Kanban, limitando el acceso a otras vistas como el calendario o la línea de tiempo.
- Falta de funciones nativas avanzadas: Trello se basa en un sencillo sistema de tablas y tarjetas, pero carece de herramientas esenciales para proyectos que requieren más seguimiento, como informes detallados, gestión avanzada de usuarios o dependencias de tareas.
- Dependencia de Power-Ups de pago: Para ampliar su funcionalidad, Trello depende en gran medida de integraciones de terceros (Power-Ups), lo que puede conllevar costes adicionales o fragmentar la experiencia.
- La colaboración es mejorable: Aunque Trello facilita el seguimiento de las tareas, sigue estando por detrás de otras herramientas que ofrecen una interacción más rica, como el chat integrado o la edición colaborativa en directo.
Afortunadamente, muchas alternativas ofrecen enfoques innovadores que conservan el atractivo visual de Trello a la vez que cumplen estos nuevos requisitos.
Las ventajas de las alternativas para equipos pequeños
Los competidores de Trello ofrecen una serie de ventajas clave para los micro-equipos:
- Más personalización: Crea flujos de trabajo personalizados.
- Múltiples vistas del proyecto: diagramas de Gantt, calendarios, mapas mentales, además de Kanban, para una visión más estratégica.
- Automatización de tareas: Reduce el esfuerzo manual automatizando las tareas repetitivas.
- Integraciones ampliadas: Ofrece integraciones nativas avanzadas con otras herramientas populares.
- Colaboración mejorada: Ve más allá con chats integrados, documentos colaborativos y menciones avanzadas, ideales para equipos remotos.
Coloridas herramientas visuales para reinventar la gestión de proyectos para tu micro-equipo
Aquí tienes algunas de las mejores alternativas a Trello, especialmente adecuadas para micro-equipos que no quieren sacrificar los aspectos visuales e intuitivos:
Mesa de aire
Lo que nos gusta: Airtable combina la sencillez de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos relacional, ofreciendo una gestión de datos flexible y visual. Su interfaz intuitiva y sus vistas personalizables (cuadrícula, calendario, galería, Kanban) facilitan la visualización y manipulación de la información. Es una solución flexible y adaptable para optimizar la productividad y la colaboración.
Ideal para : Equipos que necesitan gestionar y organizar datos de forma muy flexible y personalizada, como la gestión de contenidos o inventarios.
Precio : Gratuito con limitaciones, planes de pago a partir de 10 US$/mes por asiento
Asana
Lo que nos gusta: Asana es apreciada por su interfaz intuitiva y sus múltiples vistas (listas, tableros Kanban, calendarios), que ofrecen una flexibilidad adaptada a cada usuario. Dispone de paneles personalizables y un claro sistema de priorización de tareas. Su capacidad para gestionar proyectos complejos manteniendo una colaboración fluida la convierte en una herramienta valiosa.
Ideal para : Equipos que buscan un gestor de tareas intuitivo y con capacidad de respuesta, con herramientas de seguimiento avanzadas y numerosas integraciones.
Precio : Gratis hasta 15 usuarios, planes de pago a partir de 10,99 US$/usuario/mes.
ClickUp
Lo que nos gusta: ClickUp se posiciona como una plataforma todo en uno, altamente personalizable, con más de 15 vistas personalizables, al menos 10 de las cuales están incluidas en el Plan Forever gratuito. Su «Vista de tablero» es similar a Trello con la función de arrastrar y soltar. Es una solución flexible para diversos casos de uso, que permite agrupar las tareas por estado, prioridad o campos personalizados.
Ideal para : Equipos que buscan una solución todo en uno y una personalización avanzada, deseosos de sustituir varias herramientas dispares por una única plataforma unificada.
Precios: Robusto plan gratuito, planes de pago a partir de 7 $ al mes por miembro.
MeisterTask
Lo que nos gusta: MeisterTask es una herramienta online de gestión de tareas que combina una interfaz intuitiva con potentes funciones. Es un tablero elegante y rico en funciones, al estilo Kanban, con personalización del tablero e integración perfecta con otras herramientas. Es especialmente adecuada para la automatización de procesos.
Ideal para : Equipos ágiles y Kanban que buscan una interfaz moderna y personalizable y automatización.
Precio : Versión básica gratuita, planes de pago a partir de 8,25 euros/mes/usuario.
lunes.com
Lo que nos gusta: monday.com es famoso por su interfaz colorida e intuitiva, que ofrece flujos de trabajo personalizables y automatización. Su enfoque modular y su atractiva interfaz visual facilitan la navegación y la adopción. Destaca por su flexibilidad, capacidad de automatización y múltiples integraciones.
Ideal para : Equipos que buscan una gestión del trabajo completa, intuitiva y automatizada, con una fuerte personalización visual.
Precio : Versión gratuita disponible, planes de pago a partir de 8 $ al mes por usuario.
Notion
Lo que nos gusta: Notion es una plataforma de productividad todo en uno, que combina la toma de notas, la gestión de tareas, las bases de datos y la colaboración en tiempo real. Su interfaz flexible y altamente personalizable te permite estructurar un espacio de trabajo único. Es apreciada por su capacidad para centralizar la información y su amplia gama de plantillas.
Ideal para : Equipos que necesitan combinar la gestión de proyectos y la documentación, y que buscan una solución versátil y adaptable para centralizar su trabajo.
Precio : Versión gratuita, planes de pago a partir de 5,00 €/mes.
Quire
Lo que nos gusta: Quire es una plataforma de gestión de proyectos colaborativos con una interfaz intuitiva y una estructura de árbol única para desglosar proyectos complejos. Está especialmente indicada para pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece múltiples vistas (listas, Kanban, línea de tiempo) para adaptarse a las necesidades específicas.
Ideal para : Equipos que trabajan en proyectos polifacéticos que requieren una coordinación precisa y una gestión jerárquica de las tareas.
Precio : Versión gratuita, funciones avanzadas a partir de 7,65 US$/mes.
Zenkit
Lo que nos gusta: Zenkit es una plataforma todo en uno que combina sencillez de uso y potencia funcional, con una interfaz unificada y un enfoque modular. Ofrece múltiples vistas (Kanban, lista, calendario, diagrama de Gantt, mapa mental) y una flexibilidad excepcional para diversas metodologías de trabajo.
Ideal para : Empresas que buscan una herramienta adaptable y modular para centralizar diversos aspectos de la gestión de proyectos, garantizando al mismo tiempo una integración perfecta con las herramientas existentes.
Precio : Versión gratuita con limitaciones, planes de pago bajo petición.
Campamento base
Lo que nos gusta: Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que se centra en la sencillez y la colaboración en equipo. Su interfaz es sencilla y fácil de usar.
Ideal para : Equipos pequeños y medianos que quieren gestionar tareas, calendarios y comunicaciones sin verse abrumados por funciones complejas.
Precio : Plan personal gratuito, plan Empresa a 99 $ al mes para un número ilimitado de usuarios.
Teambook
Lo que nos gusta: Teambook destaca por su enfoque especializado de la planificación y gestión de recursos. Esta solución suiza ofrece una interfaz visual e intuitiva para la gestión de equipos, con una programación de arrastrar y soltar especialmente eficaz. Su modelo de precios por proyecto (en lugar de por usuario) la convierte en una opción muy rentable para equipos en crecimiento. La herramienta destaca en la gestión de la capacidad, la asignación de recursos y el seguimiento del tiempo, con integraciones automáticas de calendario.
Ideal para : Equipos dinámicos y agencias que gestionan varios proyectos simultáneamente y necesitan optimizar la asignación de sus recursos humanos, con especial atención a la rentabilidad.
Precio : Precio por proyecto muy atractivo, usuarios ilimitados.
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Elegir la mejor alternativa para tu micro-equipo
Nuestra recomendación: Teambook
Para los microequipos que buscan una herramienta de gestión de recursos, Teambook ofrece una serie de ventajas decisivas:
En general, elegir la mejor alternativa a Trello dependerá de las necesidades específicas de tu microequipo. Es esencial comparar precios, funciones clave y facilidad de uso. Si buscas una herramienta que mantenga la sencillez y el atractivo visual de Trello, al tiempo que ofrezca más flexibilidad, personalización, múltiples vistas y mejor colaboración, las opciones mencionadas anteriormente son excelentes puntos de partida.
No dudes en probar las versiones gratuitas o de prueba que ofrecen estas plataformas. La mejor solución es la que está perfectamente alineada con tus procesos y tu forma de trabajar, permitiéndote optimizar la colaboración y mejorar la productividad de tu equipo.