11 técnicas para gestionar eficazmente a sus interlocutores

Una buena gestión de las partes interesadas es esencial para el éxito de un proyecto.

Si te tomas el tiempo necesario para implicar y estructurar adecuadamente a tu grupo de partes interesadas, todas ellas se pondrán de acuerdo sobre sus respectivas funciones, influencia y deberes, y sobre cómo encajan en el panorama general.

En este artículo se describen las tácticas que los gestores de proyectos pueden utilizar para aplicar una sólida estrategia de gestión de las partes interesadas e incluir a las partes interesadas internas y externas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

¿Qué es la gestión de las partes interesadas?

El proceso de identificar, evaluar, interactuar y supervisar a las partes interesadas para llevar un proyecto a buen puerto se conoce como gestión de las partes interesadas. Se trata de encontrar la manera de superar sus expectativas y comprender sus intereses.

• Determinar:Descubra quién participará en el proyecto como parte interesada.
• Examine: Analice la función de cada parte interesada. Qué acciones emprenderán como parte del proyecto? ¿Cuál es su motivo para participar en el proyecto y qué esperan obtener de él?
• Participe: Reúnase con las partes interesadas, ofrezca una visión general de su estrategia de proyecto y explique cómo se mantendrá en contacto con ellas a lo largo del proyecto. Haz todo lo posible por generar confianza y darles la seguridad de que estarás a su lado a lo largo de todo el viaje: ¡lo necesitarás más adelante!
• Control:< Comuníquese con las partes interesadas a lo largo del proyecto, informe de los avances y tome nota de los peligros u obstáculos antes de que se conviertan en problemas graves. La transparencia y la claridad son esenciales.

¿Por qué es esencial la gestión de las partes interesadas?

Hay que establecer planes de gestión de las partes interesadas para garantizar que los proyectos se lleven a cabo con éxito, ya que :

• Asegurarse de que todas las personas que trabajan en el proyecto son conscientes de sus respectivas funciones y obligaciones.
• Establecer las expectativas de comunicación con los demás miembros del equipo del proyecto y lo que cabe esperar en cada fase. Esto ayuda a evitar problemas o desacuerdos antes de que surjan y mantiene a todo el mundo en el buen camino.
• marcará la pauta de la futura comunicación sobre el proyecto en su conjunto.
• permitir que las partes interesadas internas se expresen y asuman responsabilidades. Para lograr el mejor resultado posible, esto podría animar a los miembros del equipo a trabajar juntos.

Toda estrategia elaborada por los directores de proyecto debe ser minuciosa y permitir a las partes interesadas internas expresarse y asumir responsabilidades. Para lograr el mejor resultado posible, esto podría animar a los miembros del equipo a trabajar juntos.

11 técnicas de gestión de las partes interesadas

1. Identificar a las partes implicadas

El primer paso en el proceso de gestión de las partes interesadas consiste en identificarlas, sus responsabilidades y los intereses del proyecto. Esto permite a todas las partes interesadas participar en el proceso de toma de decisiones del proyecto. Lo único que se controla es lo que se conoce. Esta es la fase inicial del desarrollo de un mapa práctico de las partes interesadas que guiará su gestión a lo largo del proyecto.

2. Llevar a cabo una investigación en profundidad de las partes interesadas

Comprender las distintas categorías de partes interesadas, sus intereses y cómo les afectará la conclusión del proyecto es crucial para la gestión de proyectos. Pueden utilizar esta información para elaborar planes que satisfagan a las partes interesadas.

Para evaluar cómo trabajar e interactuar con tus partes interesadas de la forma más eficaz, necesitas comprender qué motiva a cada una de ellas. Supongamos que tu análisis de las partes interesadas revela que tienes una persona lenta que valora a las personas. En este caso, tienes que centrarte en actualizaciones positivas y centradas en las personas, junto con los datos del proyecto, para satisfacer sus demandas y dar la impresión de que el proyecto se está enfocando desde su punto de vista.

En general, basta con preguntar si alguien está más orientado a las tareas o a las personas.

Además, fíjate en sus preguntas y en su forma de comunicarse. Hablar de plazos y esfuerzos adicionales indica que probablemente están orientados a las tareas. Es más probable que se centren en las personas si hablan de mantener un ritmo de trabajo sostenible y de garantizar que los individuos dispongan de los recursos que necesitan para prosperar.

3. Asegúrese de que se incluye a las partes interesadas

La participación de las partes interesadas es esencial para el éxito de un proyecto, al igual que su análisis. Se pueden cultivar las relaciones y aumentar la confianza implicando a las partes interesadas en los procesos de toma de decisiones y manteniéndolas informadas de la evolución de la situación.

Influir en la toma de decisiones permite a directivos y partes interesadas comprender mejor el proyecto cuando lo presentan a sus colegas. Por eso, implicar a las partes interesadas en la toma de decisiones importantes de forma planificada es una excelente manera de conseguir que se sumen al proyecto.

4. Defina claramente sus objetivos y metas

Para definir las expectativas desde el principio y garantizar que todo el mundo es consciente de lo que hay que hacer para tener éxito, hay que crear objetivos claros en cada fase del ciclo de vida de un proyecto. Las partes interesadas deben tener claro lo que se espera de ellas, lo que no, y lo que ocurre a continuación.

5. Establecer una relación sólida con las partes interesadas

Establecer vínculos es necesario para una gestión eficaz de las partes interesadas. Garantiza que todos conozcan las expectativas de los demás y estén de acuerdo con los objetivos del proyecto. Cuando las cosas no vayan según lo previsto, tus relaciones con los interesados te serán de gran ayuda. Desarrollar la confianza: es esencial. Cuando ocurre algo grave, necesitas que la gente confíe en ti.

6. Utilizar una comunicación eficaz

El éxito de un proyecto depende de que se mantenga informadas a todas las partes interesadas. Esto significa que todos pueden estar informados de cualquier cambio o novedad en cuanto se produzca.

Una opción sería utilizar una herramienta de planificación de capacidades o crear un área compartida donde todos los miembros del equipo del proyecto puedan acceder a información actualizada de alto nivel. La gente quiere saber dónde encontrar la información que necesita, por lo que proporcionar información actualizada de este tipo puede ser crucial para el éxito de un proyecto.

Además, puede crear foros de debate o canales específicos en los que las partes interesadas puedan comunicarse entre sí para intercambiar ideas y dar respuestas sin tener que pasar siempre por el director del proyecto. Estos canales deben tener una política explícita sobre su uso, y debe nombrarse un moderador que supervise los debates si es necesario.

7. Consultar a menudo

Su recurso más valioso es el personal, así que aprovéchelo al máximo. La dirección del proyecto debe consultar periódicamente a todas las partes interesadas clave. Antes de recomendar nada al equipo, considera la posibilidad de hablar con una parte interesada que tenga conocimientos en un área determinada de tu proyecto.

Para mantener a los interesados informados de los avances del proyecto y responder a cualquier pregunta o problema, también puedes organizar actualizaciones o reuniones frecuentes. Estas reuniones organizadas fomentan la cooperación y permiten a todos expresar sus ideas, hacer críticas y, si es necesario, proponer soluciones.

8. Incluir a las partes interesadas en la toma de decisiones

Siempre que sea posible, las partes interesadas deben participar en el proceso de toma de decisiones para que sientan que controlan cómo se desarrollan las iniciativas de principio a fin.

Como resultado, los equipos pueden establecer mejores relaciones con las partes interesadas y tomar decisiones mejor informadas y más orientadas a los objetivos. Para ayudar a todos a organizarse, informarse y sincronizarse para poder tomar decisiones rápidamente, propongo un enfoque que presenta el escenario, el contexto, la decisión, las necesidades y las opciones.

9. Designar a una persona responsable de la gestión de las partes interesadas del proyecto.

En proyectos de mayor envergadura, resulta útil asignar la responsabilidad de la interacción con las partes interesadas a un coordinador de proyecto o a personal de apoyo. En combinación con un gestor de proyectos experimentado que pueda facilitar estas actividades, se trata de una excelente oportunidad para que un miembro más joven del equipo del proyecto desarrolle unas aptitudes excepcionales para la gestión de proyectos y de las partes interesadas.

10. Responder inmediatamente a los problemas

Es importante resolver rápidamente cualquier problema relacionado con un trabajo o un proceso de toma de decisiones para mantener unas relaciones laborales positivas con todas las partes implicadas.

Echa un vistazo a lo que ocurre descolgando el teléfono, haciendo una videollamada o tomando un café. Para llegar al meollo de la cuestión, haz preguntas. Escucha con atención y piensa qué puedes hacer para ayudar a que todo el mundo se ponga a tono.

11. Ajustar si es necesario

Los jefes de proyecto saben que a menudo tienen que pivotar.

Las situaciones suelen ser complejas e inesperadas; por ejemplo, si estabas configurando un sistema y contrataste a un nuevo director o jefe de producto, ¡puede que decidan que necesitan muchas más funcionalidades! O puede que una persona clave se marche o sea despedida… Todo cambia.

Es esencial que el director del proyecto mantenga informados a todos los interesados de los avances a medida que el proyecto progresa. Incluso los requisitos de las partes interesadas pueden cambiar a medida que avanza el proyecto, por lo que tendrá que modificar y repetir las acciones y procedimientos que haya utilizado para desarrollar su estrategia de gestión de las partes interesadas en el pasado.

No olvide nunca comunicarse

Los gestores de proyectos más eficaces establecen sus equipos y procedimientos teniendo en cuenta las necesidades de las partes interesadas. Esto solo puede hacerse creando canales de comunicación abiertos entre todas las partes implicadas.

La táctica más crucial para gestionar a las partes interesadas es una comunicación eficaz, que garantice una participación y confianza duraderas.

No hay nada como utilizar una herramienta de gestión de recursos para gestionar mejor tus equipos y partes interesadas. ¡Pruebe Teambook gratis y díganos qué le parece!