Cómo calcular la utilización de los recursos ?

Objetivos.

Pueden ser una pesadilla para los gestores de proyectos.

Pero no tienen por qué serlo, siempre que se controlen y optimicen las métricas de rendimiento clave.

La utilización de recursos es uno de estos KPI, quizá el más importante.

Y es hora de mostrarle a esa métrica algo de amor.

En este post, profundizaremos en los diferentes enfoques para calcular la utilización de sus empleados y, lo que es más importante, cómo hacerlo de forma eficiente (según nosotros, fanáticos de la planificación).

Pero antes, asegurémonos de que el concepto de utilización de recursos en la gestión de proyectos está claro para todos.

Definición de utilización de recursos

¿Alguna vez ha pensado que su equipo y sus talentos no están siendo «utilizados» en todo su potencial, pero le resulta imposible averiguar por qué?

Ahí es donde entra en juego la utilización de los recursos.

La utilización de recursos es una métrica que permite a los directivos medir la eficacia de sus recursos (personas), con el fin de optimizar su utilización.

En pocas palabras, está ahí para ayudar a los directivos a sacar lo mejor de su equipo.

La utilización de los recursos ofrece a los responsables una visión global e individual de la ocupación de los miembros de su equipo y permite identificar los recursos con exceso o escasez de trabajo, de modo que los responsables puedan tomar rápidamente las medidas necesarias para equilibrar las cargas de trabajo.

Confíe en nosotros, you no  quieres  sobrecargados de trabajo team miembros del equipo ¡!

Por lo tanto, la utilización de sus empleados es clave para medir la eficacia de sus esfuerzos de asignación de recursos.

A modo de recordatorio, una asignación óptima de recursos a un proyecto tiene como objetivo asignar las personas disponibles adecuadas a las tareas adecuadas, con el fin de cumplir los plazos, objetivos y presupuesto del proyecto.

Ahora que hemos definido la utilización de los recursos, es hora de pasar a las cosas serias.

Cálculo de la utilización de recursos

Entonces, ¿cómo calcular la utilización de los recursos?

Ahora sí.

La fórmula general de utilización de recursos no es complicada:

Utilización = (Total de horas ocupadas / Total de horas disponibles para trabajar) * 100

Esa fórmula da el porcentaje de tiempo de trabajo disponible que su equipo está utilizando realmente para trabajar.

Bastante fácil, ¿verdad?

Pero las cosas se complican cuando intentamos ponernos de acuerdo sobre qué datos se utilizan para el cálculo.

• ¿Estamos incluyendo las horas no facturables en el total de horas ocupadas?

• ¿Basamos el cálculo en el tiempo de trabajo previsto o en el tiempo de trabajo declarado?

• ¿Qué referencia debemos utilizar para calcular el total de horas disponibles para trabajar?

• Por cierto, ¿deberíamos incluir el tiempo libre?

No hay una respuesta universal. Todo depende del resultado que quieras obtener de ese cálculo.

Repasemos sus opciones para ambos elementos de la fórmula de utilización de recursos.

Cómo determinar las horas punta

En primer lugar, por si te lo estás preguntando, he aquí una breve definición de facturable: Se refiere al tiempo dedicado a trabajar para un cliente que esperamos que nos pague ese cliente.

Por tanto, las horas no facturables se refieren al tiempo dedicado al trabajo, pero por el que no podemos cobrar a un cliente, como reuniones, facturación o trabajo en red.

Ahora que está claro, vayamos al significado de «horas punta».

«Horas ocupadas» tendrá un significado diferente dependiendo de quién calcule la métrica.

Por ejemplo, al departamento de RR.HH. podría interesarle incluir en el cálculo las horas no facturables (como el trabajo interno o la formación), para hacerse una idea del tiempo que pasan trabajando los empleados, independientemente de en qué.

Pero a un gestor de proyectos no le importan esas horas no facturables, ya que sólo se centra en el tiempo facturable dedicado a trabajar para los clientes.

Sin embargo, a la hora de decidir entre utilizar el tiempo de trabajo previsto o el tiempo de trabajo declarado, recomendamos encarecidamente calcular ambos.

He aquí por qué.

Tiempo de trabajo previsto frente a tiempo de trabajo declarado

Utilizar el tiempo de trabajo previsto en la fórmula de utilización de recursos significa que está basando sus cálculos en estimaciones en lugar de en el tiempo de trabajo real.

Este método es magnífico para obtener una previsión de la eficacia que tendrán (o deberían tener) sus recursos e identificar de antemano algunas oportunidades de mejora de la programación o necesidades de contratación.

A modo de ejemplo, puede descubrir que alguien está a punto de sobrecargarse de trabajo mientras que un compañero de equipo con habilidades similares está disponible para aligerar su horario.

Sin embargo, lo más probable es que la utilización de recursos estimada sea diferente de la real al final del proyecto.

¿Por qué?

Porque hablamos de gestión de proyectos…

Y un proyecto sin cambios es como una autopista vacía en hora punta… no existe.

Por otra parte, utilizar el tiempo de trabajo declarado para calcular la utilización de los recursos significa que los resultados se basan en las horas de trabajo reales registradas.

Aunque este método le proporciona la utilización real de los recursos, también es demasiado tarde para tomar medidas correctoras una vez obtenidos los resultados. El daño ya está hecho.

Por eso le recomendamos que utilice ambos métodos para calcular la utilización de los recursos y comparar sus resultados.

La utilización «estimada» de los recursos le da una ventaja para cumplir los objetivos del proyecto y evitar retrasos, mientras que la utilización «real» de los recursos le permite ver la eficacia real de su equipo.

Comparando ambos resultados, podrá identificar problemas de gestión de proyectos, aprender de ellos y solucionarlos para futuros proyectos.

Cómo determinar las horas disponibles

El segundo elemento de la ecuación son las horas disponibles para trabajar. De nuevo, qué incluir o no aquí dependerá de tu negocio y tus necesidades.

La norma en muchas empresas es utilizar entre 35 y 40 horas semanales y 52 semanas al año. Por tanto, entre 1820 y 2080 horas al año de disponibilidad.

Pero para mayor precisión, también puede tener en cuenta el tiempo libre (días festivos, vacaciones…).

Lo mismo si emplea recursos a tiempo parcial.

Sólo hay que tener en cuenta que cuanto más personalizado y flexible sea el cálculo de la disponibilidad, más complicado será calcularlo sin la ayuda de una herramienta específica.

¿Cómo calculamos la utilización de recursos en Teambook?

La utilización de recursos es una de las 3 métricas clave que calculamos automáticamente para usted en Teambook, para medir su rendimiento y eficiencia de facturación.

Este es el método que utilizamos para determinar las horas ocupadas y las horas disponibles:

• Las horas ocupadas se calculan únicamente a partir de las horas facturables
• No se tienen en cuenta los usuarios no facturables, como los comerciales.
• Las horas disponibles se basan en las horas laborables definidas en la configuración de su cuenta
• Los fines de semana y los proyectos de tiempo libre no se incluyen en las horas disponibles

Y con Teambook, la utilización de los recursos se calcula en tiempo real.

¿Por qué?

Como hemos dicho antes, los cambios son constantes en la gestión de proyectos. Algunos miembros del equipo enferman, otros sufren retrasos o tienen una emergencia de última hora para otro proyecto. Y no empecemos con los clientes que piden constantemente cambios que afectan a la carga de trabajo de tu equipo…

Todos esos cambios repercuten en la utilización de sus recursos. Y las actualizaciones en tiempo real te permitirán tomar medidas en tiempo real.

De este modo, podrá reducir las diferencias entre los resultados estimados y los reales de utilización de recursos y evitar malas sorpresas.

Si está buscando una manera más fácil (y mejor) de calcular la utilización de sus recursos y planificar su equipo, pruebe Teambook. Probarlo es gratis.

Hep, no tan rápido, aquí tienes un regalito…

¿Necesitas introducir la utilización de recursos en tu equipo?

No dude en utilizar nuestra presentación de Slideshare.

Cómo calcular la utilización de recursos desde Teambook