Planificación de capacidades y gestión de recursos: ¿la clave para organizaciones eficientes?

Empecemos este artículo con una adivinanza:

¿Cuál es el activo más valioso de una empresa?

• Personas

¿Qué se olvida a menudo en la gestión de proyectos?

• Personas

Hay un punto en el que la mayoría de las organizaciones están de acuerdo: Las personas, los recursos, son el activo más valioso de una empresa. Atraen a los clientes, aportan ideas para desarrollar el negocio, hacen el trabajo y, obviamente, son los que hacen fluir el dinero.

Sin embargo, estos recursos son limitados y demasiadas organizaciones fracasan a la hora de abordar la cuestión de maximizar su uso.

La causa principal está relacionada con la evolución de la situación económica actual y la forma en que estas organizaciones la afrontan.

Este artículo explica cómo maximizar el uso de los recursos es un reto que a menudo se convierte en un problema y cómo una planificación eficaz de la capacidad, unida a la gestión de los recursos, son parte de la solución.

Comprender el reto de la mayoría de las organizaciones  

Antes de adentrarnos en la gestión de recursos y la planificación de capacidades, repasemos un concepto básico que está en la base de los problemas de recursos de toda empresa.

Es el mejor amigo y el peor enemigo de una organización al mismo tiempo:

Puede que lo haya adivinado: Demanda

Más concretamente, la demanda excesiva. Cuando se descontrola y la organización no consigue gestionarla con su limitada cantidad de recursos y tiempo.

La demanda puede adoptar muchas formas, por ejemplo

• iniciativas estratégicas grandes o pequeñas
• trabajo de apoyo
• reuniones
• …

En resumen, la demanda representa todo el trabajo que requiere recursos (las personas).

Las organizaciones evolucionan en una economía altamente competitiva, en la que la demanda y la presión para reducir costes no dejan de aumentar.

Y para seguir siendo competitivas, la reacción de muchas organizaciones es recortar en recursos y acoger toda la demanda con los brazos abiertos. La mayoría de las veces sin estar seguras de disponer de los recursos necesarios para asumir nuevos proyectos.

Rápidamente, la demanda se vuelve incontrolable, los proyectos se acumulan, los recursos se ven desbordados, aparecen los retrasos y los clientes descontentos empiezan a alzar la voz.

Ése es el reto.

Entonces, si la demanda aumenta y los recursos disminuyen, ¿cómo afrontar ese problema?

Su mejor opción: controlar el tamaño de esa demanda.

Y ahí es donde entran en juego la planificación de capacidades y la gestión de recursos.

Diferencia entre planificación de capacidades y gestión de recursos

Estos dos conceptos parecen ser un área nebulosa para muchas personas.

¿Cuál es la diferencia?

¿No son iguales?

Pues no, no son lo mismo.

Y si una organización quiere aprovechar al máximo sus recursos, es fundamental entender en qué se diferencian estos dos conceptos y dónde se encuentran.

La gestión de recursos y la planificación de capacidades son dos cosas distintas de las que se ocupan dos componentes diferentes, a dos niveles distintos dentro de la organización.

Planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad se realiza a un nivel estratégico a más largo plazo, por quienes seleccionan el trabajo.

Su función es asegurarse de que la organización dispone de los recursos necesarios para un proyecto, en un momento determinado. Esto significa tener en cuenta la disponibilidad de recursos a la hora de decidir en qué demanda (de una cartera de demanda) invertir y cuándo.

Para ello, los responsables de la planificación de la capacidad van a tener en cuenta elementos como las horas de trabajo, las cualificaciones, la competencia y el rendimiento medio del trabajo.

Sigue siendo una etapa bastante impersonal en la que la capacidad se evalúa en función de la función y el tipo requeridos, más que por el nombre exacto de un recurso.

Si se hace correctamente, los gestores no deberían llevarse malas sorpresas de falta de competencias y funciones cuando empiece el proyecto.

Gestión de recursos

La gestión de los recursos se realiza a nivel ejecutivo, por los encargados de maximizar el uso de esos recursos.

Es la selección y asignación de recursos (internos y externos) a actividades planificadas y no planificadas, así como el mantenimiento de los datos de los recursos (competencias, función, coste, fechas, tarifa horaria,…).

La asignación de recursos suele seguir 3 etapas para asegurarse de que finalmente se asignan al proyecto los recursos necesarios y nombrados:

Fase 1:

La primera fase tiene lugar a largo plazo, cuando los jefes de proyecto solicitan recursos por funciones o competencias para un proyecto futuro. A diferencia de la planificación de capacidades, en este caso el proceso va un paso más allá, ya que los recursos se solicitan oficialmente en lugar de sólo evaluarse. Esta es la etapa de los requisitos.

Fase 2:

Cuando se acerca la fecha del proyecto, los jefes de departamento pueden saber con más exactitud si una persona concreta (que coincida con la cualificación y la función solicitadas anteriormente) estará disponible para este proyecto y, de este modo, pueden nombrar un recurso probable. Esto se denomina reserva blanda.

Etapa 3:

Unas semanas antes de que comience el proyecto, cuando la disponibilidad del recurso en cuestión es segura, el director del proyecto puede confirmar finalmente la reserva de dicho recurso. Este último paso es la reserva en firme, o la asignación. 

La importancia de estas dos tareas para una organización

Las definiciones de planificación de capacidades y gestión de recursos se explican por sí solas.

Una gestión eficaz de estas dos tareas y una buena comunicación transversal entre directivos permitirán a la organización controlar el tamaño del tiburón de la demanda y limitar su impacto (sobre los recursos y los clientes).

Lo que, en última instancia, debería conducir a:

• Cartera de demanda equilibrada
• Mayor productividad
• Mejor aprovechamiento de los recursos (no hay exceso de trabajo, las competencias se ajustan al trabajo).
• Mayor valor añadido
• Plantilla satisfecha (gracias a una mejor utilización de los recursos)
• Clientes satisfechos (gracias a una mejor relación calidad-precio y al respeto de los plazos)

He aquí un cuadro recapitulativo:

Bienvenido al mundo de la planificación de capacidades y la gestión de recursos

Considere este artículo como una introducción a estos dos conceptos. Le ofrece el contexto necesario para comprender en qué fallan muchas organizaciones cuando se enfrentan a la demanda y a unos recursos limitados.

Y también le da una pista sobre cómo evitar caer en la misma trampa: mediante un enfoque acertado de planificación de la capacidad y gestión de recursos.

Pero todo esto es teoría, lo que significa que describe una situación ideal.

Como de costumbre, la realidad es bien distinta.

No es raro que las empresas pasen totalmente por alto la planificación de la capacidad y programen proyectos sin estar seguras de disponer de los recursos necesarios. A menudo, esto se debe a la falta de datos y visibilidad sobre la disponibilidad de recursos.

Los directores de departamento también tienden a subestimar u olvidar la cantidad de recursos de tiempo necesarios para llevar a cabo actividades «secundarias» que no se evalúan durante la planificación de la capacidad, como las tareas administrativas o las reuniones de personal.

Cuando se suman, estas actividades pueden empezar fácilmente a comerse el tiempo calculado para proyectos más grandes.

También es importante comprender que la planificación de la capacidad y la gestión de los recursos deben ir de la mano. Los jefes de proyecto y de departamento deben comunicarse si quieren evitar el caos (plazos incumplidos, trabajadores sobrecargados, clientes descontentos…) dentro de la organización.

Es un punto que muchas empresas siguen sin comprender o aplicar.

Y no olvidemos que los gestores trabajan con una cantidad limitada de recursos compartidos. Lo que significa que estos gestores pueden competir entre sí a la hora de decidir qué proyecto tiene prioridad para utilizar los recursos compartidos.

Como ve, en la planificación de capacidades y la gestión de recursos hay muchas partes móviles, incertidumbres y «y si…». Los conceptos son sencillos, pero su ejecución con éxito es otro reto para las organizaciones.

Afortunadamente, existen muchos consejos, mejores prácticas y herramientas para guiar el camino.

Pero ese es un tema para otro artículo.

Sin embargo, podemos darte un buen punto de partida. Si sigues llevando la cuenta de los recursos y proyectos en hojas de cálculo, es hora de dejarlas atrás.

Herramientas como Teambook sin duda le harán la vida más fácil cuando se trata de la programación de recursos.