Sobreasignación de recursos: la guía completa

¿Qué es la sobreasignación de recursos y cómo puede evitarse?

Muchos gestores de proyectos cometen el error de sobreasignar sus recursos. A continuación te explicamos por qué puede ser un gran problema y qué puedes hacer para evitarlo.

La sobreasignación de recursos es una práctica peligrosa que se da en muchas organizaciones hoy en día. Cuando la gente oye la frase «sobreasignación de recursos», puede pensar que se trata simplemente de no tener suficiente de algo. Pero la sobreasignación va mucho más allá: también afecta a la comunicación, la colaboración y la responsabilidad general de los equipos.

Pero ¿hasta dónde llega realmente la sobreasignación, y cómo puedes saber si tu organización la sufre? Y, sobre todo, ¿cómo gestionar la sobreasignación de recursos?

Empecemos por el principio.

Definir la sobreasignación de recursos

Definir el exceso de adjudicación es bastante sencillo.

La sobreasignación es un error de asignación de recursos que se produce cuando una organización no dispone de recursos suficientes para completar todas las tareas críticas asignadas en un plazo determinado. Este error también puede denominarse sobreasignación o sobreprogramación. La definición de sobreasignación es, esencialmente, «demasiado trabajo asignado» y la infraasignación es lo contrario: «carga de trabajo insuficiente» para los recursos disponibles.

Cuando se produce un exceso de asignación, suele haber demasiado poco personal y demasiado trabajo, lo que conlleva muchos riesgos para los recursos y obliga a muchos empleados a hacer horas extraordinarias o trabajar los fines de semana para cumplir los plazos. La sobreasignación puede provocar decepción en el lugar de trabajo, bajo rendimiento e incluso excesos presupuestarios. Más sobre esto más adelante.

Ahora bien, ¿cómo pueden saber los jefes de proyecto si alguien está sobreasignado? Sencillo: basta con mirar su calendario. Si están sobrecargados y no pueden hacerlo todo en un tiempo razonable, entonces sabes que ha llegado el momento de reasignar algunas tareas o crear más disponibilidad contratando a una nueva persona de tu equipo para que te ayude.

Apresurarse en la planificación de recursos suele llevar a una asignación excesiva.

El impacto de la sobreasignación

El impacto del exceso de adjudicación puede sentirse en toda la organización.

En primer lugar, los empleados que están demasiado ocupados tienen menos probabilidades de estar contentos o motivados. Por tanto, una asignación excesiva también puede provocaragotamiento y rotación, ya que los empleados se marchan en busca de mejores oportunidades.

En segundo lugar, los equipos sobrecargados pueden incumplir plazos y objetivos, reduciendo los ingresos.

En tercer lugar, las organizaciones con una cultura de horarios prolongados suelen acabar gastando más en personal, ya que tienen que contratar a más personas de las necesarias para satisfacer la demanda. De hecho, resulta que trabajando muchas horas no se consigue necesariamente hacer más; al contrario, en realidad puede conducir a una menor productividad y a un aumento de los niveles de estrés.

En cuarto lugar, existe el riesgo de reducir la calidad y aumentar los errorescuando los proyectos no se asignan adecuadamente. Esto puede tener efectos a más largo plazo en la reputación y la rentabilidad de una organización; las empresas que no consigan ofrecer productos o servicios de alta calidad tendrán dificultades para seguir siendo competitivas en el mercado actual.

Demasiadas asignaciones de recursos conducen a un elevado estado de ansiedad para todos los implicados en el proyecto. Pueden sentir que su jornada laboral no termina hasta medianoche; el recurso se siente inicialmente entusiasmado por trabajar en un proyecto tan estupendo con gente estupenda… hasta que se da cuenta de que se le ha asignado a otra iniciativa de alta prioridad que ha surgido inesperadamente. Esto provoca un aumento del riesgo y de los errores en el equipo, ya que no pueden centrarse en una cosa a la vez, y una comunicación deficiente puede hacer que se pierdan oportunidades en toda la organización. En algunos casos, los equipos pueden incluso empezar a pensar en marcharse cuando se enfrentan a demasiado trabajo y muchas horas.

Cómo gestionar la sobreasignación de recursos

Entonces, ¿cómo gestionar la sobreasignación de recursos en la gestión de proyectos? Veámoslo más de cerca.

Más prevenir que curar

La mejor forma de resolver los problemas de sobreasignación es prevenirlos. Esto es lo que puedes hacer para detectar los problemas antes de que te alcancen.

Crea un calendario visual de recursos

Para fomentar la transparencia, crea un calendario de recursos. Los calendarios de recursos son representaciones visuales de los horarios de tus empleados, la disponibilidad de recursos y las ausencias previstas. Es una forma excelente de que los gestores vean qué recursos están disponibles en un momento dado y qué probabilidad hay de que cada recurso se utilice en un proyecto concreto.

Con Teambook, obtienes un tablero de planificación que ofrece una visión clara de las actividades de tu organización: quién trabaja en qué proyecto y cuándo, quién está disponible y quién está de baja. Puedes hacer zoom desde una vista diaria hasta una vista de varios meses y localizar la información en un instante gracias a las inteligentes indicaciones visuales.

Tener en cuenta el tiempo no facturable

Cuando decidas cuántas personas necesitas para tus proyectos, recuerda que la mayoría del personal no es 100% facturable todo el tiempo (ni debería serlo). Necesitan tiempo para planificar reuniones, tomar descansos, preparar informes y presentaciones, cubrir bajas por enfermedad… todos somos humanos. Así que incluir este tipo de tareas no facturables en tus previsiones te ayudará a evitar la sobreasignación de sus talentos.

Admitámoslo: todos pasamos parte del día haciendo cosas distintas de trabajar en proyectos empresariales, ya sea respondiendo correos electrónicos de nuestra familia o ocupándonos de tareas administrativas como actualizar los informes de gastos u organizar nuestro calendario para la reunión de la semana que viene con el jefe.

Tener en cuenta este pequeño margen de maniobra como un imperativo te facilitará predecir cómo se utilizarán los recursos de forma realista y te hará más flexible cuando necesites nivelar los recursos.

Previsión precisa

Una previsión precisa es crucial para evitar la sobreasignación de recursos. Si no tienes una idea clara de cuánto trabajo hay que hacer y cuánto tiempo llevará completarlo, no puedes empezar a asignar tus recursos de forma óptima. Necesitas estimaciones precisas de cuántos recursos necesitarás para cada proyecto o tarea, así como una estimación de cuándo necesitarás esos recursos a lo largo del tiempo.

De hecho, predecir las necesidades y capacidades futuras de recursos es una de las claves del éxito de la gestión de recursos.

Si no sabes cuántos recursos vas a necesitar o tener disponibles en el futuro, es difícil averiguar dónde puede haber problemas de sobreasignación: sólo puedes hacer suposiciones basadas en el rendimiento pasado, lo que puede no funcionar bien si tu empresa está creciendo o experimentando otros cambios.

Elaborar un plan de personal

En pocas palabras, un plan de dotación de personal es un documento que describe los expertos o recursos específicos que necesita tu iniciativa y cuántos de ellos pueden hacer que tu proyecto funcione.

Este plan debe ser capaz de responder a preguntas como: ¿Cuántos recursos o empleados adicionales necesitarás? ¿Qué competencias necesitarán? ¿Y cuándo necesitarán esas habilidades? Una vez más, la mejor forma de combatir la sobreasignación de recursos es evitar que se produzca en primer lugar, y tener un plan de dotación de personal puede ayudar enormemente.

Tienes que crear planes de personal desde el principio para que estén listos cuando empiecen los proyectos. A menudo es útil crear un equipo antes de empezar a trabajar en nuevas iniciativas. Al fin y al cabo, los planes de dotación de personal te ayudan a predecir qué miembros del equipo están disponibles para cada próximo proyecto, planificando de antemano las vacaciones y otros compromisos de los empleados.

Automatizar la planificación de recursos

Cuando quieras mejorar la eficacia y evitar al mismo tiempo el agotamiento o las pérdidas, puedes poner en marcha algún tipo de automatización avanzada de la planificación de recursos. Utilizar un software de gestión de recursos te ayudará a automatizar los procesos y a eliminar el error humano de la ecuación. También te permitirá aumentar o disminuir fácilmente los recursos según haya más o menos demanda de ellos en tus distintos proyectos.

Teambook te permite asignar uno o más recursos con un simple clic o arrastrando y soltando, y luego especificar el proyecto adecuado, cuyo presupuesto de tiempo residual puedes controlar en tiempo real. El programa te permite ver quién está trabajando en qué y cuándo, lo que ayuda a evitar sobrecargas y conflictos de recursos. Los gestores pueden ajustar las asignaciones con sólo unos clics para garantizar un equilibrio óptimo de la carga de trabajo.

Por muy tentador que sea pensar lo contrario, la gestión de recursos es compleja: muchos factores afectan a nuestra disponibilidad en un momento dado; hay muchas tareas que deben completarse antes de que nuestro tiempo pueda utilizarse plenamente; la necesidad de distintos tipos y niveles de experiencia a veces se solapará; etc.

Esta complejidad hace difícil predecir cuánto esfuerzo podríamos dedicar de forma realista a cada tarea, o incluso cuánto tiempo tardaríamos en completar cada una. En muchos casos, no podemos estimar adecuadamente nuestros propios esfuerzos de antemano, e incluso entonces, es probable que subestimemos el tiempo que llevan ciertas tareas (especialmente si requieren un cierto nivel de creatividad) simplemente mirándolas desde fuera.

El resultado es una situación en la que las personas trabajan con expectativas poco realistas de lo que pueden conseguir en el tiempo asignado.

La importancia de la gestión de la capacidad con Teambook

Asignar recursos y gestionar proyectos sabiamente significa ser realista sobre lo que puedes y no puedes hacer o predecir. Por eso contar con una herramienta de automatización puede suponer una gran diferencia.

El módulo de gestión de la capacidad de Teambook es especialmente valioso para las organizaciones en crecimiento. Te permite visualizar y simular la capacidad disponible de tus recursos y/o la capacidad necesaria para completar tus proyectos en un plazo de 6 meses a 2 años. Cualquier discrepancia se puede ver y conciliar, mes a mes.

Se pueden utilizar códigos de colores para visualizar situaciones de falta o exceso de capacidad, de modo que puedas tomar decisiones sobre futuras contrataciones. Independientemente de la capacidad del equipo, puedes introducir la capacidad necesaria para los proyectos actuales y futuros.

Conclusión

La asignación excesiva de recursos es una trampa peligrosa que puede comprometer la salud de tu organización, la satisfacción de tus equipos y la calidad de tus resultados. Aplicando prácticas preventivas -calendarios de recursos, previsiones precisas, planes de dotación de personal realistas y herramientas de automatización como Teambook- puedes crear un entorno de trabajo más sano y productivo.

Teambook te ofrece todas las herramientas que necesitas para ver, planificar y optimizar la asignación de tus recursos en unos pocos clics. Con su interfaz intuitiva, sus funciones de planificación dinámica y su módulo de gestión de la capacidad a medio plazo, dispones de una solución completa para evitar la sobreasignación y maximizar el rendimiento de tus equipos.

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