Conflictos de programación: 8 pasos prácticos para prevenir y resolver conflictos de programación

En la gestión moderna de proyectos, los conflictos de programación son uno de los principales retos que pueden perturbar tu jornada laboral y afectar significativamente a la productividad de tus equipos. Tanto si te enfrentas al solapamiento de dos reuniones importantes como a cambios de última hora en tu horario de trabajo, adoptar un enfoque proactivo es esencial para mantener la eficacia de tus proyectos.

Si estás a cargo de un proyecto, es probable que en algún momento te enfrentes a un conflicto de programación. Ya se trate de un desarrollador front-end que trabaja simultáneamente en dos componentes principales, o de un editor de UX con varios plazos de entrega de proyectos el mismo día, estas situaciones pueden alterar considerablemente tu flujo de trabajo.

De hecho, hace unos años, el Informe sobre la Productividad de las Agencias de Teambook reveló que la planificación de recursos era el mayor reto para el 62% de los directores de agencia, ¡y creemos que esa cifra ha aumentado desde entonces! Pero los conflictos de programación no tienen por qué perturbar tu proyecto. Una planificación rigurosa y una priorización eficaz pueden volver a encarrilar tus proyectos.

Esta guía explica las causas de los conflictos de programación, cómo evitarlos y qué hacer cuando se producen. La hemos redactado tras consultar a varias personas experimentadas, entre ellas un coach digital, un gestor de productos y un director general, todos ellos expertos en resolver conflictos de programación. 😉

¿Qué es un conflicto de programación en la gestión de proyectos?

Un conflicto de calendario se produce cuando varias tareas, citas o compromisos se solapan en el tiempo, impidiendo que se completen según el calendario original. Esta situación crea un conflicto entre distintas prioridades y puede paralizar el avance de tus proyectos.

Como resultado, es probable que los empleados estén sobrecargados de trabajo y no puedan completar sus tareas a tiempo. Los conflictos de programación pueden provocar tensiones en tu equipo, por no hablar de los retrasos en el flujo de trabajo, el incumplimiento de los plazos y (quizás incluso) el fracaso de los proyectos.

Los tipos más frecuentes de conflicto horario

Conflictos en las reuniones

Los conflictos en las reuniones son probablemente el tipo de conflicto más común. Surgen cuando tienes que organizar reuniones en franjas horarias que ya están ocupadas, o cuando una sala de reuniones está doblemente reservada. Estas situaciones crean tensión y retrasan la toma de decisiones.

Conflictos por recursos compartidos

Los conflictos de programación pueden surgir por diversas razones, desde reuniones de última hora hasta una mala comunicación y falta de visibilidad sobre la disponibilidad de tus recursos.

Por ejemplo, puedes asignar tareas al editor de UX de un proyecto que estás gestionando, sólo para descubrir que está desbordado en otro proyecto. No comprobar con otros gestores de proyectos o jefes de equipo la disponibilidad y capacidades de un recurso compartido es un desastre.

Marc Dubois, consultor senior en gestión de proyectos digitales y formador, comparte su experiencia sobre los conflictos de programación:

«En mis 15 años de experiencia, he descubierto que los conflictos de programación son la pesadilla número uno de un director de proyecto. Siempre surgen en el peor momento y pueden poner en peligro meses de trabajo.

¿El principal problema? Los equipos trabajan en silos. Cada jefe de proyecto planifica en su propio rincón, sin tener en cuenta que sus recursos ya pueden ser necesarios en otra parte. Es una receta perfecta para el desastre.

Asignar a los miembros del equipo una carga de trabajo poco realista o sobrecargar los calendarios hasta el límite de su capacidad es otra de las causas de los conflictos de programación. Sin margen de maniobra para hacer frente a posibles retrasos, tareas puntuales o cambios de última hora, las tareas se acumulan.

Así lo confirma Sophie Martin, Directora de Producto de una empresa de tecnología a escala:

“El error que veo todo el tiempo es planificar los horarios de los equipos al 100% de su capacidad. ¡Es matemáticamente imposible! En cuanto ocurre algo inesperado -y siempre ocurre- todo se viene abajo. Los empleados acaban abrumados y la calidad del trabajo se resiente”.

¿Cómo puedo evitar conflictos entre horarios de trabajo?

A veces los conflictos son inevitables: pueden surgir cuando surgen otras tareas urgentes o cuando no se utiliza eficazmente un sistema establecido de seguimiento del proyecto.

La mejor forma deevitar los conflictos de programación es impedir que se produzcan. Aquí tienes algunas medidas preventivas que puedes tomar al planificar tu proyecto para optimizar tu calendario de trabajo :

1. Planifica los proyectos con estimaciones realistas

Los problemas de planificación empiezan en la fase de planificación del proyecto. Si tus estimaciones son erróneas y nunca las ajustas a la realidad, puede que algunos miembros de tu equipo se retrasen y se encuentren en conflicto entre varias tareas simultáneas.

En su libro “Gestion de projet humaine”, Marc Dubois subraya la importancia de hablar con los empleados que realizan el trabajo para obtener estimaciones precisas:

“Puedes leer todas las descripciones de puestos de trabajo del mundo, pero eso no sustituye a una conversación real con la persona que hace el trabajo. ¿Cómo gestiona Pierre sus tareas? ¿Cuáles son sus plazos reales? Sólo hablando directamente con él puedes entender su ritmo de trabajo y evitar sorpresas desagradables”.

Puedes pensar que tu ingeniero de back-end tardará dos semanas en crear un sitio de comercio electrónico de la A a la Z, pero al final le lleva todo un mes. Sólo lo sabrás hablando con él y haciéndole preguntas.

Otra forma de mejorar la estimación del tiempo es comparar los tiempos estimados y reales de las tareas. Consulta los datos de proyectos anteriores en tu herramienta de planificación del trabajo. ¿El redactor de UX tardó más de lo previsto en escribir el contenido del proceso de integración? ¿El ingeniero de control de calidad identificó los errores y los documentó a tiempo?

Con Teambook, puedes comparar el calendario estimado con el tiempo real empleado en los proyectos.

2. Utiliza un calendario de recursos para controlar la disponibilidad y la capacidad

Considera la posibilidad de utilizar estrategias de gestión del tiempo, como un calendario de recursos, para mejorar la planificación de tus tareas y evitar futuros conflictos. Por ejemplo, Teambook te permite registrar las horas de trabajo previstas para que puedas comparar el tiempo realmente dedicado a las tareas con el tiempo previsto. Los plazos de los proyectos pueden anticiparse y planificarse con mayor precisión gracias a los datos de tiempo registrados, que muestran cuánto tiempo llevará el trabajo.

Laura Rousseau, Jefa de Operaciones de una agencia digital, lo explica:

«Desde que empezamos a utilizar un verdadero sistema de planificación centralizada, hemos reducido los conflictos de nuestras reuniones en un tercio. Antes, era una anarquía: dos reuniones en la misma franja horaria, salas de reuniones con doble reserva… Ahora todo es transparente y todo el mundo puede ver la disponibilidad en tiempo real.

Un calendario de recursos también mejora la visibilidad de los horarios de los miembros de tu equipo. Al tener una visión centralizada de los proyectos y los recursos asignados, puedes conocer de antemano la disponibilidad de los miembros del equipo y determinar su capacidad real antes de asignarles tareas.

Una vista centralizada de las personas y los proyectos facilita ver quién está trabajando en qué proyectos y cuándo. Los equipos pueden planificar más eficazmente gracias a una visión en tiempo real de las capacidades de cada uno. Si necesitas encontrar a otra persona para una tarea, puedes filtrar a las personas por capacidades y disponibilidad. La integración de vacaciones y días festivos en tu vista única del trabajo planificado y la capacidad significa que puedes anticiparte a la falta de disponibilidad y encontrar soluciones alternativas con antelación.

3. Comunicarse proactivamente con otros gestores de proyectos

A menos que un miembro del equipo esté asignado exclusivamente a tu proyecto, tienes que mantenerte en contacto con otros PM o directores funcionales para estar al tanto de las solicitudes de este recurso compartido.

Sophie Martin recomienda :

«La regla de oro es la comunicación proactiva. Organizamos reuniones semanales entre los jefes de proyecto para evitar que los recursos compartidos entren en conflicto entre varios proyectos. ¡Es mejor anticiparse que sufrir!

Podría ser tan sencillo como enviar un mensaje antes de delegar una tarea a un recurso compartido. Podrías decir: “Me gustaría asignar una tarea a Jane que llevará dos semanas. Quería saber si tienes alguna tarea que pienses asignarle o le hayas asignado durante ese tiempo”.

Los empleados también pueden desempeñar un papel clave en la prevención de este tipo de conflictos antes de que surjan, ya que saben cuándo una tarea les lleva más tiempo del previsto. Fertz recomienda mantener una comunicación abierta y garantizar la seguridad psicológica para que puedan alertarte “si necesitan más tiempo para una tarea o prevén un posible conflicto de horarios”.

Consejo profesional: comunícate con tu equipo antes de finalizar el trabajo

Crea una reserva provisional en el calendario de trabajo de Teambook. Una vez que todos estén de acuerdo, puedes actualizar la reserva con un clic, cambiándola de provisional a confirmada.

4. Añade topes al planificar los plazos

Cuando planifiques tus proyectos, asegúrate de añadir tiempos intermedios para tener en cuenta circunstancias imprevistas y evitar conflictos de programación.

Cuando planifiques, recuerda utilizar el método de la cadena crítica, una técnica de nivelación de recursos que aprovecha el margen de maniobra disponible en tu proyecto. Siempre puedes modificar el calendario en caso de que surja algún problema, sin que ello afecte al calendario general del proyecto.

Planifica eficazmente el tiempo de tu equipo con Teambook

Teambook muestra la capacidad de tu equipo de un vistazo mediante un calendario visual. Añade la disponibilidad de cada persona, las vacaciones y los eventos externos para obtener una visión general de su tiempo y capacidad.

¿Cómo se pueden resolver los conflictos de horarios existentes?

Supongamos que ocurre lo peor y tienes un conflicto de programación mientras el proyecto está en marcha 😱. ¿Qué puedes hacer al respecto? Aquí tienes algunas soluciones para resolver los conflictos con eficacia:

5. Implicar a otros en la toma de decisiones

Antes de ponerte a resolver el problema, considera la posibilidad de hablarlo con las otras partes implicadas. Incluir a los demás en la resolución del problema reduce la tensión y las reacciones negativas pueden ser menos fuertes si todos conseguís encontrar una solución.

También puedes desarrollar tu propia solución y luego ponerte en contacto con otras partes interesadas para llegar a un consenso.

6. Realizar cambios en el calendario laboral

A veces, la única solución es cambiar el horario de trabajo. Si el otro proyecto es prioritario, o si tienes un margen de maniobra considerable, considera las siguientes opciones:

• Divide las tareas: por ejemplo, al editor de UX se le asigna una tarea de tres horas al día durante dos días, en lugar de seis horas durante un día.
• Reduce el alcance: por ejemplo, tu equipo reduce ciertas tareas y sigue la ruta crítica, para que el MVP del proyecto esté listo para la fecha de lanzamiento.
• Retrasa la hora de inicio: por ejemplo, un nuevo proyecto se deja en suspenso durante una semana hasta que el desarrollador principal vuelva de vacaciones.
• Replanificación o traslado de tareas: por ejemplo, un proyecto de menor prioridad se traslada al mes siguiente para que los miembros del equipo puedan concentrarse en un proyecto más crítico.

Asegúrate siempre de comunicar cualquier cambio a todos los implicados.

7. Prepara ayuda extra

Si no tienes un hueco libre y necesitas hacer el trabajo, puede que tengas que recurrir a un par de manos extra.

Sophie Martin recomienda :

“Siempre mantenemos una red de autónomos de confianza. Cuando un conflicto de programación amenaza con hacer descarrilar un proyecto crítico, podemos recurrir rápidamente a recursos externos. Es una inversión, pero nos ha salvado más de una vez”.

Mantén una lista de autónomos con habilidades similares y ponte en contacto con ellos si los necesitas. Utilizar a un autónomo puede costarte más de lo que permite el proyecto. Si decides recurrir a un junior, prepárate para intervenir si es necesario para ayudarle a completar su tarea.

8. Modificar la duración del proyecto

Si ninguna de las soluciones anteriores funciona, plantéate cambiar la duración del proyecto. Es el último recurso, pero es mejor entregar el proyecto con retraso que dejarlo fracasar.

Ponte en contacto con las partes interesadas e infórmales de que hay que modificar el calendario del proyecto debido a conflictos de programación. Asegúrate de darles una nueva fecha de finalización (y cúmplela).

Optimiza tu productividad con las herramientas adecuadas

Los conflictos de agenda son inevitables, pero puedes reducir su frecuencia con un software de gestión de recursos como Teambook. Esta herramienta te ayuda a organizar reuniones de forma eficaz y a mantener un horario de trabajo óptimo.

Teambook te ayuda a planificar las tareas evitando la sobrecarga, a controlar las cargas de trabajo en tiempo real y a hacer cambios sobre la marcha si un miembro del equipo está sobrecargado. Comprueba la disponibilidad de los miembros del equipo, señala posibles problemas e identifica otros recursos a los que asignar trabajo.

Pasa a la acción: optimiza tu gestión de los conflictos de programación

¿Necesitas una herramienta que ayude a tu equipo a asignar recursos y evitar conflictos de programación? Únete a los miles de equipos que gestionan sus recursos en Teambook y controla fácilmente las cargas de trabajo y los calendarios de los proyectos.

Descubre Teambook ahora y transforma tu enfoque de la planificación del trabajo para garantizar una productividad óptima de tus equipos.

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