10 pasos para una estrategia eficaz de gestión de recursos

En un entorno empresarial en constante cambio, una estrategia sólida de gestión de recursos se ha convertido en algo esencial para las empresas que quieren seguir siendo competitivas.

Una estrategia de este tipo no sólo atrae y retiene a los mejores talentos, sino que también optimiza la utilización de las competencias dentro de la empresa.

Cada día, Teambook ayuda a las organizaciones a implantar procesos eficaces de gestión de recursos. Basándonos en esta experiencia, te ofrecemos una guía de 10 pasos para desarrollar una estrategia que te ayude a sacar lo mejor de tus equipos.

Alinea tu estrategia con los objetivos de la empresa

El primer paso, y quizá el más importante, es asegurarte de que tu estrategia de gestión de recursos está perfectamente alineada con los objetivos generales de tu organización.

Daniela F., Directora de Gestión de Recursos de Aspediens, subraya la importancia de este paso:

«El éxito de la gestión de recursos no sólo tiene que ver con los recursos, sino también con el posicionamiento y el fortalecimiento de la organización para hacer realidad la visión de la dirección. Lo primero que deben preguntarse los gestores de recursos es: ¿cuál es la iniciativa más importante desde el punto de vista de la dirección en este momento? ¿Es la retención del talento, la productividad, la fidelidad de los clientes?».

Para llegar:

• Organiza reuniones con la dirección para comprender las prioridades estratégicas.
• Define los indicadores clave de rendimiento (KPI) que quieres utilizar para medir el éxito.
• Considera cómo la gestión de los recursos puede contribuir directamente a estos objetivos.

Por ejemplo, si tu organización quiere expandirse a nuevos mercados, tu estrategia debe centrarse en reclutar y formar perfiles con habilidades específicas para esos mercados.

Anticipar las futuras necesidades de recursos

Una estrategia eficaz debe tener visión de futuro. No se trata sólo de satisfacer las necesidades actuales, sino también de anticipar las capacidades que se demandarán en los meses y años venideros.

Para ello:

• Analizar las tendencias del mercado y de la industria.
• Discuten regularmente sus proyectos a medio y largo plazo con los responsables de los departamentos.
• Utiliza herramientas de previsión y modelización para estimar las necesidades futuras de recursos.

En Teambook hemos descubierto que las organizaciones que mejor pueden prever sus necesidades de recursos suelen ser las que tienen una visión clara de su cartera de proyectos. Nuestro módulo de gestión de la capacidad permite planificar las necesidades de recursos basándose en proyectos previstos para varios meses o incluso años.

Comprueba tus recursos actuales

Antes de poder satisfacer tus necesidades futuras, debes tener una idea clara de tus recursos actuales. Esto significa

• Crear un inventario completo de las competencias disponibles en la empresa
• Evaluar el nivel de competencia de cada habilidad
• Identifica las lagunas entre las habilidades que posees y las que necesitas para alcanzar tus objetivos.

Simon F., Jefe de Gestión de Recursos de :Ratio, explica el enfoque:

«Cada uno de nuestros recursos tiene competencias muy específicas y no todos son adecuados para todos los proyectos. El hecho de que alguien esté disponible no significa que sea la persona adecuada para ese proyecto».

Una herramienta como Teambook puede facilitar mucho este proceso, centralizando toda la información sobre las competencias y la disponibilidad de tus empleados.

Desarrollar una estrategia de contratación específica

Una vez que hayas identificado tus necesidades, es hora de desarrollar una estrategia de contratación adecuada. Ésta debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Los canales de contratación más importantes según los perfiles buscados
• Métodos de evaluación de los candidatos (pruebas técnicas, simulaciones, etc.)
• Tipos de contrato preferidos (indefinido, de duración determinada, autónomo, etc.)

No olvides que la contratación no es sólo contratación. No te olvides de :

• Organizar un proceso de iniciación eficaz para los nuevos empleados.
• Desarrolla tu marca de empleador para atraer a los mejores talentos
• Crea una reserva de candidatos potenciales para tus necesidades futuras

Centrarse en la retención del talento

En un mercado laboral difícil, retener a tus mejores empleados es tan importante como atraer a otros nuevos. Por eso:

• Ofrecer oportunidades de desarrollo y promoción dentro de la empresa.
• Aplicar una política de remuneración y prestaciones competitiva.
• Promover un entorno de trabajo positivo y satisfactorio.

Daniela F. subraya la importancia de la comunicación en este proceso:

«A veces se trata de mantener una conversación con esa persona y decirle: ‘Lo he oído. Sé que ésta es el área en la que quieres trabajar’. Y con eso en mente, me aseguraré de buscar esa oportunidad para ti. Ahora mismo no está disponible, pero esto es lo que hay’, explicando el contexto más amplio de lo que ocurre desde una perspectiva empresarial».

Invertir en el desarrollo de competencias

La formación continua de tus empleados es esencial para mantener tu competitividad. Tu estrategia debe incluir lo siguiente:

• Un plan de formación adaptado a las necesidades futuras de la empresa.
• Oportunidades internas de tutoría y entrenamiento
• Promover el aprendizaje independiente y el intercambio de conocimientos

En Teambook hemos comprobado que las empresas que invierten regularmente en la formación de sus empleados suelen tener una mayor retención de éstos y una mejor adaptabilidad a los cambios del mercado.

Planificación de la sucesión en puestos clave

Una buena estrategia de gestión de recursos también debe prever las salidas, ya sean previstas (jubilaciones) o imprevistas. Para ello, debemos :

• Identifica los puestos críticos para la empresa.
• Identifica a los empleados con alto potencial que pueden ocupar estos puestos.
• Crea planes de sucesión y transferencia de conocimientos.

Optimiza el uso de tus recursos

Una gestión eficaz de los recursos no consiste sólo en contratar y retener. También consiste en aprovechar al máximo los talentos que tienes. Esto significa

• Poner a las personas adecuadas en los proyectos adecuados en el momento adecuado
• Equilibra la carga de trabajo para evitar un uso excesivo o insuficiente.
• Fomenta la colaboración en equipo para maximizar tus capacidades.

Daniela F., explica su enfoque:

«Nuestra estrategia consiste en abordar la mayoría de los pedidos desde la perspectiva de un pool global. Este pool global es más rígido en algunas áreas y más flexible en otras.

Una herramienta como Teambook facilita mucho esta optimización al proporcionar una visión general de la disponibilidad y las competencias de tus recursos.

Mide y analiza tu rendimiento

Para garantizar la eficacia de tu estrategia, es esencial que establezcas indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes. Estos pueden incluir

• Tasa de retención de empleados
• Tiempo medio para cubrir una posición
• Tasa de utilización de los recursos
• Satisfacción de los empleados

Simon F., destaca la importancia de ciertas figuras clave:

«Otras métricas son realmente importantes. Una de ellas es la rotura de recursos: tenemos que asegurarnos de que cubrimos los puestos y las horas que hemos vendido. La precisión de las previsiones también desempeña un papel importante en nuestro éxito.»

Utiliza las herramientas tecnológicas adecuadas

Por último, equiparte con las herramientas adecuadas es esencial para aplicar eficazmente tu estrategia. Un software de gestión de recursos como Teambook puede ayudarte con esto:

• Centraliza toda la información sobre los recursos
• Una visualización sencilla de la disponibilidad y las competencias de tus equipos
• Optimizar la asignación de recursos a los proyectos
• Crea informes detallados para controlar tus KPI

Daniela F. subraya lo importante que es disponer de las herramientas adecuadas:

«Si quieres que la gestión de recursos sea realmente estratégica, tus gestores no pueden pasarse todo el tiempo introduciendo datos y realizando simples tareas administrativas, mientras que una herramienta podría hacerlo».

Conclusión

Desarrollar una estrategia eficaz de gestión de recursos es un proceso complejo pero esencial para cualquier organización que quiera optimizar su talento y alcanzar sus objetivos. Si sigues estos 10 pasos y te apoyas en herramientas adecuadas como Teambook, podrás aplicar un enfoque estructurado y potente a la gestión de tus recursos.

No olvides que tu estrategia debe ser un documento vivo que se revise periódicamente y se adapte a la evolución de tu organización y del mercado. Con un enfoque proactivo y las herramientas adecuadas, podrás afrontar los retos de la gestión de recursos en un entorno empresarial en constante cambio.