Comprender los modelos de gestión de recursos: guía para principiantes
La implantación de un sistema eficaz de gestión de recursos es crucial para optimizar la productividad y el rendimiento de los despachos profesionales. Pero, ¿qué modelo elegir entre las distintas opciones disponibles?
Esta guía te ayudará a hacer la elección correcta para tu empresa.
¿Qué es un modelo de gestión de recursos?
Un modelo de gestión de recursos define la forma en que una empresa estructura, organiza y gestiona sus recursos, incluidos los equipos de proyecto. El objetivo es optimizar el uso de los recursos para :
- Mejorar los índices de utilización
- Asignación eficaz de los recursos
- Desarrollo de habilidades de trabajo en equipo
El modelo adecuado aumenta la rentabilidad, estimula el crecimiento y refuerza la competitividad. Además, un enfoque centrado en el empleado fomenta la retención del talento y reduce el riesgo de agotamiento.
Veamos los tres modelos de gestión de recursos más importantes.
El modelo centralizado
En este modelo, una autoridad central toma todas las decisiones relacionadas con los recursos: planificación, asignación, presupuesto, etc. Esta autoridad puede ser un equipo especializado, como una oficina de gestión de recursos (OGR) en una gran organización, o un alto directivo en una PYME.
Centralizar significa mucho más que concentrar el poder de decisión. También requiere la aplicación de buenos procesos, incluidos :
- Procedimientos sólidos de gestión de datos
- Consolidación de la información sobre recursos en una única plataforma
Esto ofrece :
- Una única fuente de información fiable para tomar decisiones informadas
- Un eje central para una mayor transparencia y opciones de optimización
Caso práctico Una agencia de comunicación con 50 empleados introduce una herramienta centralizada de gestión de recursos. El director de operaciones puede ahora visualizar la carga de trabajo de los distintos equipos en tiempo real, reconocer los cuellos de botella y reasignar los recursos de forma óptima entre los distintos proyectos de los clientes.
Ventajas:
- Una mejor visión general de la disponibilidad de recursos y experiencia
- Asignación más eficaz
- Planificación simplificada de la capacidad
- Decisiones sólidas gracias a datos consolidados
- Mayor compromiso de los empleados que se utilizan de forma óptima
- Aumentar la tasa de éxito de los proyectos
Desventajas:
- Centrarse en el proceso de toma de decisiones, que puede dar la impresión de falta de cooperación.
- Riesgo de parálisis si el sistema central desarrolla problemas.
El modelo descentralizado
A diferencia del modelo centralizado, la gestión descentralizada significa que cada equipo gestiona sus propios recursos y toma sus propias decisiones.
Esta responsabilidad distribuida fomenta la toma de decisiones cooperativa y democrática. Sin embargo, la falta de un sistema normalizado puede dar lugar a un uso inadecuado de los recursos, una planificación insuficiente de la capacidad y un compromiso desigual de los empleados.
Un ejemplo concreto En una empresa de servicios informáticos, cada jefe de proyecto gestiona de forma independiente la asignación de desarrolladores a sus proyectos. Esto permite un alto grado de capacidad de respuesta, pero puede dar lugar a una utilización desigual de los equipos y limitar las oportunidades de compartir unos conocimientos escasos.
Ventajas:
- Asignación y uso eficaz de los recursos a nivel de equipo
- Reducción de las fuentes individuales de error
Desventajas:
- Falta de datos integrados sobre proyectos y recursos
- Dificultades en la asignación y colaboración entre equipos
- Falta de prácticas normalizadas
El modelo híbrido
El modelo híbrido combina elementos del enfoque centralizado y descentralizado. Algunas decisiones estratégicas se toman de forma centralizada, mientras que las actividades cotidianas se delegan en los departamentos.
Por ejemplo, la resolución de conflictos puede gestionarse de forma centralizada, mientras que las comprobaciones de competencia y la asignación de proyectos pueden llevarlas a cabo departamentos individuales.
Un ejemplo típico: Una empresa de consultoría estratégica opta por un modelo híbrido. El consejo establece la dirección estratégica y las normas para la asignación de recursos, pero cada empresa conserva la autonomía para gestionar a sus consultores en el día a día y asignarles tareas.
Ventajas:
- Flexibilidad en la asignación de recursos
- Mejor adaptación a las necesidades locales, ideal para organizaciones internacionales
Desventajas :
- Tiempos de instalación más largos
- Riesgo de incoherencia y duplicación del trabajo
¿Qué modelo debes elegir para tu empresa?
El modelo más adecuado para ti depende de tu situación concreta. Hazte las siguientes preguntas:
-
¿Qué tamaño y madurez tiene tu empresa?
Una pequeña empresa en crecimiento puede beneficiarse de la flexibilidad de un enfoque descentralizado, mientras que una gran empresa con un modelo centralizado o híbrido necesita más estructura. -
¿Cuáles son tus objetivos empresariales?
Si tu objetivo es liderar el mercado, un modelo centralizado de gestión de recursos puede ayudarte a conseguirlo. -
¿Cómo gestionas actualmente tus recursos? Analiza tus retos actuales para determinar el modelo más adecuado para resolverlos. Por ejemplo, los bajos índices de utilización en todos los ámbitos indican que es necesaria la centralización para una mayor transparencia.
- ¿Cómo es tu cultura de empresa?
Una cultura muy jerarquizada se adapta mejor a un modelo centralizado, mientras que una organización más horizontal puede beneficiarse de un enfoque descentralizado o híbrido.
Sea cual sea el modelo que elijas, te recomendamos encarecidamente que centralices los datos de los recursos en una única plataforma. Esto te permitirá
- Una mejor visión general de la disponibilidad de recursos y experiencia
- Datos consolidados para tomar decisiones acertadas
- Asignación, presupuestación y planificación sencillas
Próximos pasos para implantar tu modelo de gestión de recursos
- Evalúa tu situación actual y tus objetivos.
- Elige el modelo más adecuado: centralizado, descentralizado o híbrido.
- Elige una herramienta de gestión centralizada de recursos, como Teambook.
- Forma a los equipos en los nuevos procesos.
- Mide los resultados y ajústalos si es necesario.
Si sigues estos pasos, podrás crear un sistema eficaz de gestión de recursos que aumentará la productividad y el rendimiento de tu organización.
Puedes encontrar más información en nuestros otros artículos sobre gestión de recursos:
- ¿Cómo puedes optimizar el uso de tus recursos?
- Buenas prácticas para la planificación de la capacidad
- Gestiona eficazmente las competencias de tus equipos
¿Te ha ayudado esta guía a comprender mejor los distintos modelos de gestión de recursos?
No dudes en probar Teambook, que puede utilizarse de forma centralizada y como herramienta híbrida gracias a su concepto basado en equipos.
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