La guía completa para aumentar la eficiencia operativa en 2024

La eficiencia operativa aumenta los márgenes de beneficio y reduce los costes. Pero no se trata sólo de dinero. Descubra cómo puede aumentar la productividad, la rentabilidad, la agilidad, la sostenibilidad y los niveles de satisfacción de su empresa de servicios optimizando su eficiencia operativa.

En el cambiante campo de los servicios profesionales, la capacidad de ofrecer resultados sobresalientes es tan importante para el éxito como tener un alto nivel de conocimientos.

La eficiencia operativa es el factor clave que separa a las empresas de éxito de las que quedan rezagadas tras la feroz competencia. Mejorar la eficiencia operativa es esencial para cualquier empresa de servicios profesionales, incluidos bufetes de abogados, consultorías, empresas de contabilidad y agencias de marketing.

En esta guía definiremos la eficiencia operativa, hablaremos de sus objetivos y propondremos sugerencias para mejorarla sin reducir necesariamente los gastos.

¿Qué es la eficacia operativa?

La eficiencia operativa consiste en aprovechar al máximo los recursos disponibles -incluidas las personas, el tiempo, el dinero, las existencias y los equipos- para producir bienes o servicios de forma rentable.

Una organización que funciona eficazmente es más ágil, más adaptable y más rentable.

Aunque pueda parecerlo, eficacia operativa y productividad no son lo mismo.

La productividad es la cantidad de trabajo realizado. La eficiencia es la calidad del trabajo realizado. Es posible que su empresa sea productiva sin ser eficiente.

Puede tener dos empresas igual de productivas. Sin embargo, es probable que una de ellas funcione mejor si lo hace de forma más eficiente. También es más probable que cumpla los objetivos de calidad y satisfacción del cliente, lo que puede conducir a un mayor éxito y sostenibilidad.

Para aclarar cualquier confusión, veamos un ejemplo de eficacia operativa antes de pasar a las ventajas.

Ejemplo de eficacia operativa

Una empresa de TI desarrolla aplicaciones para clientes. El jefe de proyecto calcula que el proyecto durará cuatro semanas, pero debido a los retrasos y a la doble contratación de desarrolladores, en realidad tarda ocho semanas y requiere la contratación de contratistas más caros.

• Los retrasos en los proyectos provocan un aumento de los gastos y un retraso en la realización de los ingresos.
• La planificación financiera se ve comprometida por las diferencias entre los costes previstos y los reales.
• En los proyectos contingentes, las diferencias entre el calendario previsto y el real tienen repercusiones.
• Mientras algunos empleados trabajan en exceso, otros están infrautilizados.
• La empresa tiene que pagar costosos recursos adicionales cuando recurre a contratistas.
• Es poco probable que los consumidores estén satisfechos con el retraso.

La razón de ser de la eficacia operativa

Reducir el tiempo que los empleados dedican a tareas repetitivas o procedimientos ineficaces es el objetivo de adoptar una mentalidad de eficiencia operativa. Esta estrategia puede aumentar significativamente la competitividad y rentabilidad de una empresa al centrarse en el trabajo de valor añadido, haciéndola más adaptable y exitosa en el mercado.

Aunque hay mucho que explorar, éste es sólo un ejemplo que demuestra que el compromiso de los empleados no está al nivel que los empresarios desearían. Además, las tareas cotidianas adicionales que no aportan ningún valor añadido a la empresa distraen su atención.

Aunque los empleados se benefician del tiempo de inactividad, usted desea reducir la cantidad de trabajo innecesario y sin valor añadido que ocupa el tiempo de todos para aumentar la eficacia operativa.

En general, se divide en dos tipos:

• Actividades necesarias pero que no aportan valor añadido: se trata de responsabilidades administrativas y otras tareas necesarias pero que no aportan valor añadido.
• Actividades completamente innecesarias: algunas de las tareas de la primera categoría pueden automatizarse, pero hay que encontrar y eliminar las que son completamente innecesarias.

Las ventajas de la eficacia operativa

Más allá del ahorro económico, la eficiencia operativa tiene muchas otras ventajas. Es más, la eficiencia operativa puede aumentar el compromiso y la lealtad de los empleados, impulsar la satisfacción de los clientes y hacer que su empresa sea más ágil.

Reducción del gasto 💸

Al hacer un mejor uso de los recursos, la eficiencia operativa reduce los gastos. El personal es su mayor gasto, por ejemplo, si dirige una empresa de servicios profesionales. Puedes hacer más por el mismo dinero si racionalizas su flujo de trabajo y su carga de trabajo para que puedan hacer más en el mismo tiempo y por el mismo dinero.

Aumento de los ingresos y la rentabilidad 💰

Puede entregar los mismos artículos a un coste reducido, lo que se traduce en mayores beneficios al reducir los residuos en sus procesos. También puede aumentar su producción manteniendo el mismo coste, lo que mejorará sus ingresos. Podría utilizar las horas extra para producir un nuevo proyecto B, por ejemplo, si puede ahorrar 100 horas en el actual proyecto A.

Reducción de los plazos de entrega y comercialización📄.

Trabajar de forma más inteligente significa trabajar más rápido, que es lo que entendemos por eficiencia operativa. Esto significa que puede terminar proyectos más rápido o sacar nuevos productos al mercado antes. Las ventajas son numerosas: por ejemplo, puede sorprender a sus clientes con la rapidez de su servicio o adelantarse a sus competidores con un nuevo producto.

Superioridad y satisfacción del cliente⭐.

La calidad de un producto o servicio puede mejorarse mediante la eficiencia operativa. Tomemos como ejemplo la automatización. El trabajo manual y monótono puede ser una pérdida de tiempo y creatividad para su personal. Las tareas se completan siempre (normalmente con mayor calidad y menos errores humanos) si se automatizan estos procesos. Además, sus empleados tienen más tiempo para tareas más interesantes. En lugar de utilizar hojas de cálculo e introducir datos, puede plantearse desarrollar una estrategia o un producto. Esto puede mejorar la calidad del producto sin aumentar los gastos de su empresa.

Mayor agilidad empresarial 🤸

Puede aprovechar nuevas oportunidades y ser más ágil cuando trabaja con eficacia. Ampliando el escenario anterior, supongamos que su empresa tiene la oportunidad de presentar un presupuesto para un nuevo proyecto. Sin embargo, no tiene tiempo de determinar la capacidad y disponibilidad de recursos para proyectos posteriores porque sus gestores de proyectos están muy ocupados con las tareas manuales que implica la gestión de sus proyectos actuales. Así que está perdiendo la oportunidad.

Implicación y lealtad de los empleados 📈

Los procedimientos ineficaces consumen mucho tiempo y son tediosos, lo que puede hacer que sus empleados se sientan sobrecargados de trabajo, desmotivados e infravalorados. Mejorar la eficiencia operativa permite a su equipo dedicar más tiempo a proyectos que les interesan, suponen un reto y les enriquecen. Como resultado, es más probable que den lo mejor de sí mismos y menos probable que busquen otras oportunidades laborales. ¿Cree que no prestan atención? Piénselo otra vez. Según Microsoft, casi el 40% de los empleados tiene previsto abandonar su actual lugar de trabajo en los próximos 12 meses.

Tomar la iniciativa en lugar de reaccionar 🤓.

Unas operaciones realmente eficientes ahorran tiempo y esfuerzo, fomentan una mayor transparencia dentro del equipo y mejoran el flujo de datos. Esto significa que sus directivos pueden tomar mejores decisiones porque disponen de más tiempo y acceso a la información. Tienen tiempo para ser proactivos y estratégicos en lugar de sentirse sobrecargados y continuamente atrasados. Como resultado, todos los aspectos de su empresa mejorarán.

¿Cómo se determina la eficiencia operativa?

Existen numerosas medidas cuantitativas y cualitativas para medir la eficiencia operativa. En sentido estricto, la eficiencia operativa se expresa en forma de un ratio conocido como ratio de eficiencia operativa.

El coste de prestación de sus servicios o bienes, más los gastos de explotación, se suman al ratio de eficiencia operativa, que se divide por sus ventas netas. El resultado es una cifra que representa el porcentaje de sus ventas netas que es absorbido por los gastos, y que puede expresarse como un número.

Sin embargo, existen otros métodos para evaluar la eficiencia operativa además de este ratio. Para hacerse una idea más completa de su éxito, las empresas utilizarán distintos indicadores. Por ejemplo, en el caso de una empresa que presta servicios, también deberá tener en cuenta los indicadores clave de rendimiento relativos a..:

• Utilización de los recursos
• Horas facturables y no facturables
• Rotación.

Obviamente, las estadísticas y los datos sólo ofrecen una parte del panorama. También hay que tener en cuenta los indicadores cualitativos de la eficacia operativa.

¿Parecen eficaces los procedimientos? ¿El personal está impaciente e irritado? ¿Corren el riesgo de agotarse trabajando muchas horas para cumplir los plazos? ¿Están satisfechos los clientes con su oferta? ¿O tienen quejas sobre los resultados, los procedimientos y los plazos?

Formas de aumentar la eficacia de las operaciones

En una empresa de servicios, sus empleados son a la vez su mayor activo y su mayor gasto, ya que realizan el trabajo que produce resultados. Por eso, mejorar la gestión de sus recursos humanos tendrá un gran impacto en la eficiencia de su empresa.

He aquí 10 estrategias para mejorar y coordinar sus datos, tecnología, personal y procesos con el fin de aumentar la eficacia operativa y reducir costes, al tiempo que hace más felices a sus compañeros y clientes.

1. Aproveche al máximo sus recursos

El proceso de asignar y gestionar los recursos de la forma más eficiente posible se conoce como optimización de recursos. Al reducir los costes directos de mano de obra, el lean pretende maximizar la productividad. Utilizar enfoques ajustados también puede ayudarle a responder más eficazmente a las necesidades de los clientes y mejorar el rendimiento.

La rentabilidad abarca una amplia gama de métodos.

Asignar a las personas adecuadas los proyectos adecuados en el momento oportuno

De este modo se asegura de contar con las competencias necesarias para completar un trabajo satisfactoriamente y a tiempo. Sin embargo, como sólo recurre a las personas precisas (con el grado exacto de antigüedad y experiencia) que necesita, evita gastar demasiado dinero en personal. Es más, se asegura de que trabajen al máximo de su capacidad, en lugar de dejarlos al margen de tareas importantes.

Evitar la infrautilización

No aprovechar al máximo los recursos para maximizar el rendimiento de la inversión se conoce como infrautilización. Utilizar a un ingeniero de software senior, por ejemplo, cuando un empleado más junior podría haber hecho el trabajo igual de bien. En este caso, podría estar ganando 100 dólares por hora en lugar de los 50 necesarios para la tarea. o hacer que los empleados dediquen su tiempo a tareas administrativas de poco valor en lugar de a tareas facturables que beneficien a la empresa.

Prevenir el uso excesivo

La sobreutilización es lo contrario de la infrautilización. Es un signo de sobreutilización del personal. El resultado puede ser una serie de problemas para su proyecto, su flujo de trabajo y sus beneficios económicos.

En primer lugar, el uso excesivo provoca agotamiento, lo que a su vez genera problemas de asistencia, rendimiento y salud. En 2019, la Organización Mundial de la Salud incluyó el burnout en la Clasificación Internacional de Enfermedades como «fenómeno ocupacional». Además de ser el principal motivo de dimisión de los empleados, el burnout también provoca una costosa rotación de personal.

En segundo lugar, una persona muy solicitada puede bloquear el avance de un proyecto. Esto significa que su disponibilidad puede retrasar el calendario de proyectos enteros u obligar a utilizar un recurso inadecuado para la tarea en cuestión, afectando a los costes y/o las entregas.

Como puede ver, optimizar los recursos ayuda a aumentar los márgenes, el rendimiento de los proyectos, el control del presupuesto y la calidad, la satisfacción del personal, etc. Para maximizar sus recursos, debe comprender estos mecanismos:

• Las personas y competencias que tiene a su disposición
• Cuánto le cuesta a la empresa su uso
• Su nivel de uso actual
• Cuando estén disponibles
• Sustitución adecuada de personalidades privilegiadas.

2. Revisión del proceso

El marco del TPP, que es el triángulo de oro formado por las personas, los procesos y la tecnología, es el medio por el que se consigue la transformación empresarial. El trabajo lo hacen las personas, los procesos lo hacen repetible y la tecnología lo hace más eficiente. Por eso es esencial que sus procedimientos sean funcionales y adecuados a su finalidad.

El primer paso es revisar sus procedimientos actuales y comprender cada paso. ¿Qué papel desempeña cada acción en la consecución del objetivo principal? ¿Es la forma más eficaz de alcanzar este objetivo? ¿Está configurado para lograr este objetivo de forma eficaz?

Reajuste y rediseño de procesos

Una auditoría de procesos puede descubrir ineficiencias sistemáticas en sus procesos. También puede mostrar que los procedimientos que antes eran adecuados ya no satisfacen las necesidades cambiantes de su empresa.

Este procedimiento, que solía ser eficaz, presenta ahora riesgos en términos de eficacia operativa. Además de requerir un tiempo innecesario, impide a los directivos acceder fácilmente a la información que necesitan para tomar decisiones acertadas. La automatización sería beneficiosa para este proceso (véase la sección siguiente).

Además, debe confirmar que sus objetivos estratégicos actuales están en consonancia con sus procedimientos. Si los procedimientos se establecieron, por ejemplo, cuando intentaba ahorrar dinero, puede que ya no sean apropiados ahora que intenta crecer.

Una vez modificados y optimizados los procedimientos, redacte procedimientos normalizados de trabajo (PNT) para su personal. Los PNT son directrices documentadas que proporcionan instrucciones paso a paso para tareas rutinarias, de modo que cualquier persona pueda llevarlas a cabo siempre de forma coherente y eficaz.

3. Automatizar los procedimientos

Los procedimientos manuales ineficaces son un gran obstáculo para la eficiencia operativa. Estas tareas laboriosas y lentas no tienen cabida en la era moderna de las tecnologías automatizadas.

Según Ajay Agrawal, profesor de iniciativa empresarial en la Universidad de Toronto, la automatización y la digitalización serán las principales prioridades de las empresas ambiciosas este año. «Las empresas tradicionales seguirán invirtiendo en digitalización», afirma en una entrevista con McKinsey como parte de su panel Tendencias Tecnológicas 2022. Las empresas con tecnología punta gastarán dinero en automatización.

Los procedimientos manuales roban tiempo y moral a los empleados al obligarles a realizar tareas laboriosas que en realidad no requieren intervención humana. Como resultado, está desperdiciando las habilidades y el tiempo de los miembros de su equipo al hacerles trabajar en tareas que el software podría completar en segundos, horas o días.

Tomemos el ejemplo de la asignación de recursos. Todos sus recursos se dedican a las iniciativas que les conciernen. En el momento adecuado, las personas adecuadas están en el lugar adecuado. La vida es armoniosa. Más adelante, sin embargo, el alcance o el calendario del proyecto pueden cambiar, obligándole a reasignar recursos.

Si el responsable de su programa tuviera que realizar este procedimiento a mano, podría llevarle varias horas. Con un software de asignación de recursos, sólo tardaría unos minutos. Esto significa que su gestor de programas puede volver a las tareas en las que su creatividad y aportación humana añaden valor a la empresa, como la gestión de las partes interesadas, la innovación y la planificación estratégica, y usted puede hacer cambios con confianza y rapidez.

La automatización de procesos aumenta la eficacia operativa:

• Reduzca el tiempo que sus empleados dedican a tareas innecesarias y aumente la capacidad sin incrementar los costes.
• Reducir el tiempo necesario para completar tareas específicas, como la toma de decisiones, los flujos de trabajo y el tiempo de comercialización.
• Liberar fondos para proyectos que realmente los necesitan, como mejorar las normas y obtener mejores resultados para los clientes.

4. Reforzar la cooperación entre equipos

A medida que tu empresa crece, cada vez resulta más difícil comunicarse y compartir información. Tal vez empezaste con un pequeño equipo que se comunicaba a través de Slack o a gritos por toda la oficina para proporcionar información sobre finanzas, operaciones o contratación. Pero a medida que creces, cada una de estas operaciones empresariales cuenta ahora con sus propios equipos, cada uno con sus propios procedimientos y sistemas.

Su empresa depende de que estos equipos trabajen juntos, intercambien información rápidamente y cooperen por el bien común. Pero no siempre es así. En muchos casos, esto puede comprometer la eficacia operativa.

Confiar en los datos o sugerencias de otros grupos puede provocar retrasos y atascos.

Para mejorar la cooperación entre equipos y, en consecuencia, la eficacia operativa, considere las siguientes estrategias:

• Establecer una cultura de colaboración en la que las personas se esfuercen por alcanzar los objetivos de la organización en lugar de sus propios intereses.
• Examine las estructuras del equipo para ver si siguen cumpliendo el objetivo deseado o si están produciendo conflictos.

En lugar de tener varios silos, haz que todos trabajen en el mismo sistema.

5. Mejorar la accesibilidad de los datos

Los datos aislados son un obstáculo importante para la eficiencia operativa, ya que la toma de decisiones oportuna y bien informada depende del acceso a datos fiables. Al estandarizar y centralizar los datos en una única fuente de verdad, todos los departamentos trabajarán con los mismos datos, lo que dará a los directivos una visibilidad de 360 grados del rendimiento de toda la empresa.

Tomemos el ejemplo de la utilización de recursos. Para evitar la sobreutilización o infrautilización de los recursos, los gestores de las empresas basadas en proyectos deben ser capaces de medir y controlar el uso de estos recursos. Para que puedan tomar las mejores decisiones para las personas y los proyectos, toda la información sobre proyectos y recursos debe almacenarse, actualizarse y mostrarse de forma centralizada en tiempo real.

Otro ejemplo es el seguimiento de los presupuestos previstos frente a los reales. Los gestores pueden identificar las prácticas eficaces y comunicarlas a los equipos de bajo rendimiento si tienen acceso a datos sobre las diferencias entre las previsiones de los proyectos de todos los equipos. Además, al mejorar los procedimientos de planificación, los datos pueden ayudar a que las estimaciones futuras sean más precisas.

Para aumentar la disponibilidad de los datos hay que tener en cuenta los siguientes elementos:

• Los datos cruciales que debe rastrear y medir para aumentar la eficacia operativa
• centralizar y normalizar los sistemas de datos para acabar con los silos de datos
• Utilice programas informáticos que agilicen el tratamiento y la visualización de datos para obtener información de forma rápida y sencilla.

Una mejor disponibilidad de los datos ayuda mucho más que a la toma de decisiones. Según un estudio de McKinsey, la mejora de la arquitectura, la gobernanza y la gestión de datos puede eliminar el despilfarro y el trabajo manual, lo que se traduce en una reducción del 5-15% del gasto anual en datos. Así que tiene sentido ahorrar ese tiempo y dinero.

6. Hacer de la gestión del tiempo una prioridad

El tiempo es literalmente dinero en las empresas de servicios, por lo que controlar su uso es crucial. Los estudios demuestran que los empleados dedican solo el 27 % de su jornada laboral diaria a tareas directamente relacionadas con su talento, mientras que dedican 2,8 horas a tareas productivas.

El control del tiempo es un método para controlar y mejorar la gestión del tiempo y garantizar que sus recursos se utilizan de forma eficiente. No significa que sus empleados tengan que trabajar horas facturables o ser productivos al 100%. Eso no es práctico. Simplemente significa asignar a los empleados tareas en las que su experiencia y capacidades beneficiarán más a su empresa.

Imagina que estás al frente de una empresa de diseño gráfico. Descubres que tu diseñador jefe pasa tres horas al día respondiendo correos electrónicos de clientes sobre el proceso de aprobación e intercambiando pruebas en PDF. Deberías introducir un software de automatización de la aprobación o asignar esta tarea a un administrador para aumentar tu eficacia operativa. De este modo, su diseñador podrá volver a utilizar las habilidades por las que pagó cuando lo contrató.

7. Describa los controles del proyecto

Incluso con gestores de proyectos experimentados, nunca nada sale según lo previsto. Supervisar y evaluar el progreso de un proyecto es esencial para hacer los ajustes necesarios. Para controlar los costes y los resultados para el cliente, el control del proyecto ayuda a gestionar los riesgos asociados a imprevistos, como la ausencia de un miembro del equipo por enfermedad o su traslado a otro proyecto.

Los controles del proyecto incluyen, entre otros, los siguientes:

• Descripción del alcance del proyecto
• Estructura de la división del trabajo
• Planes de gestión de riesgos
• Procedimientos de gestión de cambios

Los controles de proyectos pueden aumentar significativamente la eficacia operativa al evitar que los proyectos se desvíen de su curso y le cuesten más dinero y tiempo, proporcionando un marco para medir, controlar y corregir el rendimiento del proyecto.

8. Planificar con antelación

Está claro que hay que planificar con antelación para aumentar la eficiencia operativa a largo plazo. Tienes que pensar cómo vas a conseguir tus objetivos dentro de tres, cinco y diez años.

Hay algunas cosas que puedes hacer ahora para aumentar tu productividad más adelante.

Planificación de capacidades

El objetivo de la planificación de la capacidad es asegurarse de que dispone de los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos de forma eficaz, mirando hacia el futuro.

Por ejemplo, ¿tiene el número y el tipo de personal adecuados -por ejemplo, promotores senior- para llevar a cabo los tipos de proyectos que pretende emprender? ¿Dispone de espacio y equipamiento para ampliar su empresa si tiene intención de hacerlo? Al menos a corto plazo, corre el riesgo de encontrarse con obstáculos y cuellos de botella que provocarán pérdidas de eficacia si no dispone de la capacidad necesaria cuando la necesita.

Desarrollo de competencias

El objetivo del desarrollo de capacidades es hacer que su empresa sea más capaz de alcanzar sus objetivos a largo plazo. Se trata de identificar a dónde quiere llegar su empresa, evaluar su capacidad actual para conseguirlo y colmar las lagunas que le impedirán lograrlo. Las competencias van desde la buena gestión de reuniones hasta la capacidad de liderazgo. Con el tiempo, el desarrollo de habilidades puede aumentar considerablemente la eficacia operativa.

Innovación y automatización

La eficiencia operativa aumenta al automatizar las operaciones manuales que consumen mucho tiempo, lo que libera recursos. Esto es evidente. Sin embargo, poner en práctica la tecnología es un proceso continuo. La tecnología se desarrolla en respuesta a nuevos problemas y tiene la capacidad de dejar obsoletos al instante procedimientos y soluciones enteros. Hay que estar siempre a la búsqueda de soluciones innovadoras para que la empresa aproveche al máximo la tecnología.

9. Establecer objetivos para responsabilizar a los miembros del personal

Como ya hemos establecido, sus empleados son tanto su mayor activo como su mayor gasto en una organización basada en los servicios. Por tanto, mejorar su productividad aumentará la productividad operativa total.

Es esencial fijar objetivos y dar libertad al personal para alcanzarlos. Los indicadores clave de rendimiento y los objetivos son necesarios para que los empleados puedan :

• ayudarles a convertir las iniciativas estratégicas en plazos alcanzables.
• Reconocer la relación entre su trabajo y la dirección general de la empresa.
• Reconocer y honrar sus logros y contribuciones.

Sugerimos a los directivos lo siguiente:

• Desglosar los objetivos generales en subobjetivos más manejables.
• Realizar seguimientos individuales frecuentes para evaluar los progresos y superar los obstáculos.
• Hay que dotar a los empleados de los recursos necesarios y preguntarles qué necesitan para cumplir sus KPI.
• Fomentar un ambiente de transparencia e innovación.

10. Probar nuevos enfoques de trabajo

Es el momento perfecto para probar cosas nuevas, si es que alguna vez las hubo. Cada vez son más las empresas que experimentan con nuevas estrategias para implicar a equipos remotos e híbridos, así como con nuevos modelos de trabajo.

El software de gestión de recursos es una de las herramientas que las empresas de servicios y proyectos pueden utilizar para aumentar su eficacia operativa. Permite a las empresas asignar recursos, planificar proyectos y supervisarlos de la forma más práctica posible.

Pruebe ahora la demo o regístrese para obtener una prueba gratuita.