Ihr Team verfügt über die erforderlichen Kompetenzen, um ein neues Projekt in Angriff zu nehmen. Die schwierigere Frage ist jedoch, ob die richtigen Mitarbeiter Zeit haben, wenn die Arbeit erledigt werden muss. Ein Spezialist ist möglicherweise bereits für drei Kunden ausgebucht, während eine andere Person zwar verfügbar ist, aber nicht über die für eine bestimmte Phase erforderliche Erfahrung verfügt.
Software zur Ressourcenzuweisung hilft Teams dabei, diese Zuweisungen mit einem klareren Überblick über Verfügbarkeit, bestehende Verpflichtungen und den zu erwartenden Bedarf vorzunehmen. Wir haben sieben Tools verglichen, die das Problem auf unterschiedliche Weise angehen – von der gezielten Terminplanung bis hin zur umfassenderen Projekt- und Kapazitätsplanung.
Software zur Ressourcenzuweisung im Überblick
| Tool | Ziehen Sie es in Betracht, wenn Sie Folgendes benötigen… | Sein Hauptschwerpunkt bei der Planung | Fragen, die Sie bei einer Demo stellen sollten |
|---|---|---|---|
| Teambook | Personen mehreren Projekten zuzuweisen und die künftige Kapazität zu planen | Projektbindungen, Verfügbarkeit, Kompetenzen und mittelfristige Kapazitäten | Können wir die passenden Mitarbeiter und deren verfügbare Zeiten schnell genug für unsere Personalbesprechungen einsehen? |
| Float | Ein visueller Zeitplan zur Arbeitszuweisung und Anpassung von Terminen | Ressourcenplanung, Kapazitäten und Projektbesetzung | Unterstützt der Zeitplan das von uns benötigte Maß an Projekt- und Finanzplanung? |
| Runn | Um abzuschätzen, wie sich anstehende Projekte auf den Personalbedarf auswirken werden | Kapazitätsprognosen, vorläufige Arbeitspläne und Szenarien | Können wir unsere Vertriebspipeline darstellen und voraussichtliche Personalengpässe vergleichen? |
| Resource Guru | Zur Verwaltung von Buchungskonflikten und der täglichen Verfügbarkeit | Terminplanung, Konfliktmanagement und eine Warteliste | Wie würden wir mit einer Anfrage umgehen, wenn die von uns benötigte Person bereits ausgebucht ist? |
| Teamwork.com | Ressourcenplanung im Rahmen eines umfassenderen Kundenprojektsystems | Projektabwicklung und Ressourcenplanung | Möchten wir unsere Projektarbeit und Personalplanung auf derselben Plattform bündeln? |
| Smartsheet | Ressourcenplanung, die in etablierte Smartsheet-Workflows eingebunden ist | Projektblätter, Aufgaben und Teamkapazität | Welche Funktionen zur Ressourcenverwaltung sind in dem von uns erworbenen Paket enthalten? |
| Prognose | Ressourcenzuweisungen in Verbindung mit detaillierten Projektabläufen | Personalplanung, Projektzuweisungen und Kapazitätsplanung | Passt der übergeordnete Arbeitsablauf zu der Art und Weise, wie unsere Teams Projekte planen und umsetzen? |
Es handelt sich hierbei um unterschiedliche Arten von Produkten. Ein Team, das seinen ersten gemeinsamen Ressourcenplan erstellt, legt möglicherweise Wert auf Schnelligkeit und Übersichtlichkeit. Ein größeres Unternehmen muss möglicherweise den Bedarf modellieren, bevor ein Projekt bestätigt wird, oder Personalentscheidungen mit seinem bestehenden Projektsystem verknüpfen.
1. Teambook: zur Zuweisung von Mitarbeitern zu verschiedenen Kundenprojekten
Teambook ist auf Projektressourcen ausgerichtet: Wer ist zugewiesen, wann arbeiten die Mitarbeiter und wie viel Kapazität steht noch zur Verfügung? Teams können Termine planen, Abwesenheiten erfassen und mithilfe von Tags Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen finden. Die Ansicht zur Kapazitätsplanung hilft Führungskräften zudem dabei, über die kommende Woche hinauszublicken, wenn sie entscheiden, ob sie zukünftige Aufgaben personell besetzen können.
Dies ist eine Überlegung wert für Agenturen, Beratungsunternehmen und andere Dienstleistungsteams, die Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig betreuen. Wenn Ihre Hauptanforderung ein detailliertes Aufgabenmanagement ist, prüfen Sie, wie Sie Teambook zusätzlich zu den Projektwerkzeugen einsetzen könnten, über die Ihr Team bereits verfügt.
Erfahren Sie, wie die Ressourcenzuweisungssoftware von Teambook die Zuweisung von Projekten sowie die Verfügbarkeits- und Kapazitätsplanung handhabt.
2. Float: für einen visuellen Ressourcenplan
Float stützt die Ressourcenplanung auf einen visuellen Zeitplan. Führungskräfte können Aufgaben zuweisen, Freizeit einsehen und die Kapazitäten überprüfen, während sich die Pläne ändern. Darüber hinaus bietet die Lösung Projektplanungsfunktionen für Teams, die Personalentscheidungen am Projektkontext ausrichten möchten.
„Float“ ist eine gute Wahl, wenn Planer einen Großteil ihres Tages damit verbringen, Aufgaben zu verschieben, und die Auswirkungen auf die Teamkapazität auf einen Blick erkennbar sein müssen. Verwenden Sie während einer Demo eine reale Projektänderung, wie beispielsweise einen verspäteten Projektstart oder die Ausfälligkeit eines Spezialisten, und beobachten Sie, wie schnell das Team den Plan anpassen kann.
3. Runn: zur Nachfrageprognose, bevor der Auftrag bestätigt wird
Runn verbindet die Ressourcenplanung mit der Kapazitätsprognose. Teams können vorläufige Projekte und den künftigen Personalbedarf darstellen, bevor sie eine bestimmte Person zuweisen. Dies erweist sich als nützlich, wenn die Vertriebs- und die Ausführungsabteilung besprechen müssen, was passieren würde, wenn mehrere Projekte etwa zur gleichen Zeit anlaufen.
Ziehen Sie „Runn“ in Betracht, wenn die schwierige Frage häufig lautet: „Können wir diese Arbeit im nächsten Quartal übernehmen?“ Testen Sie das Tool sowohl mit bestätigten Projekten als auch mit wahrscheinlichen Projekten aus der Pipeline. Das Ergebnis sollte Ihnen dabei helfen, zu erkennen, welche Stellen möglicherweise knapp werden könnten, und nicht lediglich eine weitere Prognose schaffen, die Sie pflegen müssen.
4. Resource Guru: für Buchungskonflikte und Verfügbarkeit
Resource Guru konzentriert sich auf die Planung von Ressourcen und die Sichtbarmachung von Terminüberschneidungen. Der Buchungsablauf umfasst das Management von Terminüberschneidungen sowie eine Warteliste für Aufträge, die noch nicht in den Zeitplan aufgenommen werden können.
Dies kann für Teams sinnvoll sein, in denen mehrere Führungskräfte regelmäßig dieselben Mitarbeiter anfordern. Versuchen Sie in einer Demo, einen bereits ausgebuchten Spezialisten zu buchen. Prüfen Sie, wer den Terminkonflikt erkennen kann, was mit der nicht zugewiesenen Anfrage geschieht und wie die endgültige Entscheidung allen Betroffenen mitgeteilt wird.
5. Teamwork.com: zur Personalbeschaffung im Rahmen der Projektdurchführung
Teamwork.com verbindet Projektmanagement mit einer Ressourcenplanung. Teams können Zuweisungen erstellen, die Arbeitsbelastung projektübergreifend überprüfen und rollenbasierte Platzhalter verwenden, bevor sie genau festlegen, wer die Arbeit übernehmen wird.
Es lohnt sich zu prüfen, ob Ihr Team die Projektabwicklung und die Ressourcenplanung in ein und demselben System durchführen möchte. Falls Sie bereits über ein Projektmanagement-Tool verfügen, das von den Mitarbeitern regelmäßig genutzt wird, sollten Sie den Nutzen einer Umstellung dieser Aufgaben mit der Option abwägen, ein spezielles Tool für die Ressourcenplanung einzuführen.
6. Smartsheet: für Teams mit bestehenden Smartsheet-Workflows
Das Ressourcenmanagement von Smartsheet bietet einen Zeitplan für die Überprüfung der Projektbesetzung und der Teamkapazitäten. Zudem können Ressourceninformationen mit den in Smartsheet verwalteten Projekten verknüpft werden.
Dies ist eine sinnvolle Option, wenn Projektteams bereits auf Smartsheet setzen und ihre aktuellen Arbeitsabläufe erweitern möchten. Seien Sie beim Vergleich mit anderen Tools präzise: Fragen Sie, welches Produkt und welcher Tarif die von Ihnen benötigten Ressourcenansichten bieten und wer die Zuweisungen teamübergreifend verwalten wird.
7. Prognose: für die Ressourcenplanung im Rahmen umfassenderer Projektabläufe
„Forecast“ unterstützt die Personalplanung, die Projektzuordnung, Platzhalter und die Kapazitätsplanung. Teams können diese Ansichten nutzen, um Personalentscheidungen mit dem Umfang und der Verwaltung von Projekten zu verknüpfen.
Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, wenn die Ressourcenzuweisung Teil eines umfassenderen Projektablaufs ist, den Sie gemeinsam verwalten möchten. Nutzen Sie in der Demo ein reales Projekt – von der anfänglichen Personalschätzung bis hin zu einer Änderung der Arbeitsauslastung –, um zu beurteilen, ob diese Breite Ihrem Team hilft oder die routinemäßige Planung um zusätzliche Schritte erweitert.
So treffen Sie die Wahl zwischen diesen Tools
Beginnen Sie mit der Entscheidung, die Ihrem Team derzeit Schwierigkeiten bereitet:
- „Wer kann dieses Projekt nächste Woche übernehmen?“ Prüfen Sie, wie die einzelnen Tools Kompetenzen, Buchungen, Abwesenheiten und verbleibende Verfügbarkeit anzeigen.
- „Was passiert, wenn zwei Projekte dieselbe Person benötigen?“ Erzeugen Sie einen Terminkonflikt und verfolgen Sie diesen bis hin zu einer angepassten Zuweisung.
- „Können wir die Projekte in unserer Pipeline übernehmen?“ Fügen Sie vorläufige Anforderungen hinzu und prüfen Sie, ob Lücken nach Rolle oder Qualifikation erkennbar sind.
- „Werden die Mitarbeiter den Plan auf dem neuesten Stand halten?“ Bitten Sie einen Projektmanager, während der Demo eine Buchung zu ändern. Der Plan ist nur dann nützlich, wenn er bei Änderungen im Arbeitsablauf aktualisiert wird.
Bringen Sie zu jeder Vorführung dieselben Beispielprojekte und Teampläne mit. Sie werden mehr daraus lernen, wenn Sie beobachten, wie die einzelnen Tools eine schwierige Personalplanungswoche bewältigen, als wenn Sie lange Funktionslisten miteinander vergleichen.
