Warum sollte man die Verfügbarkeit von Projektressourcen ernst nehmen?

Die Expansion eines Unternehmens für professionelle Dienstleistungen kann durch die verfügbaren Ressourcen eingeschränkt werden und umgekehrt. Nutzen Sie unseren umfassenden Leitfaden, um die Verfügbarkeit von Ressourcen zu verfolgen und sie zu optimieren, wo immer dies möglich ist.

Es ist ein Wagnis, neue Projekte in Angriff zu nehmen, ohne zu wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen werden. Einzelne Personen sind nie vollständig verfügbar, alles hängt davon ab, was andere Unternehmenseinheiten verlangen. Auch wenn vielen Managern dies bewusst ist, haben sie oft keine genauen Kenntnisse über die Arbeitszeiten und Buchungen ihrer Mitarbeiter, weshalb das Ressourcenmanagement für viele Führungskräfte seit vielen Jahren ein wichtiges Anliegen ist.

Die Realität sieht jedoch so aus, dass Sie nicht nur die notwendigen Ressourcen erwerben müssen, bevor Sie ein neues Projekt beginnen, sondern auch nicht wollen, dass sie ungenutzt bleiben, was zu zusätzlichen Ausgaben führen würde. Eine effizientere Organisation, die weder Talente noch Geld verschwendet, lässt sich durch die Entscheidung erreichen, sich der verfügbaren Ressourcen bewusst zu sein.

Wenn es sich als schwierig erwiesen hat, die Verfügbarkeit der Ressourcen zu verfolgen, lesen Sie weiter. Es ist tatsächlich einfacher, als Sie denken!

Wie hoch ist die Verfügbarkeit von Ressourcen?

Ein Ressourcenkalender wird häufig verwendet, um die Verfügbarkeit von Ressourcen abzubilden. Hier ist eine Illustration von Teambook, die anhand unserer Testdaten erstellt wurde :

Es ist zwar hilfreich, die Verfügbarkeit von Ressourcen im Auge zu behalten, aber warum ist dies überhaupt notwendig?

Laut McKinsey bezieht sich die Verfügbarkeit von Ressourcen darauf, wie die Ressourcen den vorrangigen Geschäftsinitiativen zugewiesen werden. Unternehmen können Lücken in den für jedes Projekt benötigten Ressourcen finden und einen Plan entwickeln, um diese Lücken zu schließen, indem sie die für jedes Projekt zum richtigen Zeitpunkt verfügbaren Ressourcen abbilden.

Die Vorteile der Kontrolle der Erreichbarkeit von Ressourcen

Infolge der Epidemie haben Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen anbieten, erkannt, dass ihre Kunden die Grundlage ihres Geschäfts sind. Ihre wertvollste Ressource ist ihre Arbeitskraft, die so verteilt werden muss, dass sie dem Unternehmen zugute kommt. Unternehmen können ihre Ressourcen optimieren und unerwartete Wendungen nehmen, indem sie die Verfügbarkeit von Ressourcen nutzen. Ganz zu schweigen von der Klarheit, die der Projektplanungsprozess durch die Verfügbarkeit von Ressourcen gewinnt.

Wir haben viele Probleme entdeckt, die durch die Verfolgung der Ressourcenverfügbarkeit vermieden werden können, während wir gleichzeitig ihre Vorteile bewerten. Dazu gehören die folgenden Probleme

• überlastete Ressourcen. Es ist leicht, Mitarbeiter zu überbuchen, wenn man nicht weiß, wann sie verfügbar sein werden. Sie sind möglicherweise nicht produktiv, auch wenn sie zu einer bestimmten Zeit Zeit frei sind, wenn sie gerade eine wichtige Aufgabe erledigt haben.
• Ressourcen, die nicht voll ausgeschöpft werden. Jede Ressource hat ihre Kosten und Geld wird verschwendet, wenn es nicht produktiv genutzt wird. Mithilfe der Ressourcenverfügbarkeitsplanung können Sie Ressourcen so zuweisen, dass ihre Nutzung maximiert wird.
• Konflikte um Ressourcen. Andere Abteilungen im Unternehmen, rivalisierende Projekte oder externe Organisationen können Ihnen Ressourcen streitig machen.

Die Überwachung von Ressourcen im Allgemeinen ermöglicht es, den Ressourcenbedarf vorherzusagen und Mitarbeiter auszuwählen, die nicht nur die Verpflichtungen des Projekts erfüllen, sondern auch Einnahmen für die Organisation generieren.

Wie kann ich den Teambook-Projekt-Ressourcenplaner nutzen, um die Verfügbarkeit von Ressourcen zu optimieren?

1. Erstellen Sie eine Kartografie Ihrer Ressourcen

Ressourcenkalender und -karten sind häufig verwendete Werkzeuge, um die Verfügbarkeit von Ressourcen zu überwachen. Sie können diese visuellen Grafiken, die einen Kalender für die Reservierung und Verfügbarkeit von Ressourcen enthalten, in Ihrem gesamten Unternehmen verwenden. So können Sie zuverlässige Projektpläne erstellen und alle Nutzer wissen lassen, wann Ressourcen verfügbar sind und genutzt werden.

Die von Teambook bereitgestellten Tabellen zur Ressourcenverfügbarkeit sind sofort einsatzbereit; Sie müssen nur die Ressourcenplannung software und Projekte hinzufügen, die mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen. Die Umsetzung von Unternehmensprioritäten ist effektiver, wenn die Aktualisierung der Tabellen nicht stundenlange menschliche Arbeit erfordert.

Ein gut durchdachter Ressourcenkalender stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen rechtzeitig zur Verfügung stehen, und kann in bestimmten Situationen auch dazu beitragen, Probleme mit der Verfügbarkeit zu verhindern. Ihre Aktivitäten werden weniger zufällig sein, wenn Ihnen alle auf dem Bildschirm angezeigten Ressourcen zur Verfügung stehen.

2. Rollen und Fähigkeiten  der Teammitglieder zuweisen

Erinnern Sie sich an die Rolle jedes Einzelnen im Unternehmen. Gemäß seinem Vertrag hat jedes Teammitglied eine Hauptrolle, die mit seiner Berufsbezeichnung zusammenhängt; je nach seinen Fähigkeiten und den Anforderungen des Projekts kann er/sie jedoch auch viele andere Verantwortlichkeiten übernehmen.

Alle diese Informationen müssen in Ihrem Planungstool für jede Ihrer Projektressourcen eingegeben werden können, wodurch die Kapazitätsprojektionen für jede dieser Ressourcen (und/oder Kombinationen) angezeigt werden können.

3. Orte, Fähigkeiten und vieles mehr anmerken

In einem gut gestalteten Planungswerkzeug, wie z. B. Teambook, können Sie Ihre Ressourcen und Projekte mithilfe von Tags folgendermaßen abbilden:

• Kompetenzen: Angenommen, Sie brauchen jemanden, der Experte in einem bestimmten Bereich ist, z. B. im Programmieren. Wenn jemand z. B. in Javascript, PHP und InDesign bewandert ist, können Sie ihn nach seinen Fähigkeiten kennzeichnen und ihm schnell Aufgaben zuweisen.
• Ort: Wenn Sie mit Kunden im Ausland zusammenarbeiten oder ein internationales Team haben, können Sie mithilfe der Markierungsfunktion Personen und Projekte in einem bestimmten Gebiet finden. Beispiele für spezifische Orte sind Büro 1, Remote Work (ein bestimmtes Arbeitsarrangement) und Auckland (eine bestimmte Stadt oder Region).
• Seniorität : Um zwischen den Fähigkeiten und der Erfahrung von Personen zu unterscheiden, können Sie Tags wie „Senior“, „Junior“, „Associate“ oder „Trainee“ verwenden, um eine Person mit einem bestimmten Erfahrungsniveau einem Projekt zuzuweisen.
• Projektgröße: Sie können Projekte nach ihrer Größe beschriften, um zu sehen, wie sich unterschiedliche Projektgrößen auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auswirken. Diese Funktion ist sehr nützlich für die Erstellung von Berichten.

4. Erstellen Sie eine Projektpipeline und weisen Sie den Aufgaben Ressourcen zu.

Wenn neue Projekte eingehen, können Sie mithilfe des Tools „Nach Verfügbarkeit sortieren“ schnell feststellen, wer in der Firma „am besten verfügbar“ ist.

Auf einer höheren Detailebene zeigt Ihnen die neue Verfügbarkeitstabelle von Teambook, wie viele Stunden, unter Berücksichtigung Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung, jede Rolle oder jedes Projektteam an einem bestimmten Tag verfügbar ist.

Die neue Verfügbarkeitstabelle, die mit der Kapazitäts- und Auslastungsübersicht von Teambook übereinstimmt, ermöglicht es Ihnen, bis zu einem bestimmten Team oder einer bestimmten Funktion zu graben und die Verfügbarkeit im gesamten Unternehmen zu visualisieren.

Abschließende Bemerkungen

Das Projektmanagement wird mithilfe der vier oben genannten Prozesse viel einfacher, die Ihnen auch dabei helfen, die Verfügbarkeit von Menschen, Arbeitsplätzen und deren Talenten an verschiedenen Orten zu verstehen.

Im Projektmanagement hat das Wissen um die Verfügbarkeit von Ressourcen viele offensichtliche Vorteile. Es ist auch von entscheidender Bedeutung, die potenziellen Auswirkungen auf die allgemeinen Unternehmensziele zu verstehen.

Nutzen Sie die kostenlose Testversion von Teambook jetzt und beginnen Sie damit, die Verfügbarkeit von Ressourcen ernst zu nehmen.