Der Erfolg eines Projekts hängt eng damit zusammen, wie der Projektleiter mit den verschiedenen Ressourcenbeschränkungen umgeht. Die am weitesten verbreiteten Ressourcenbeschränkungen umfassen die Grenzen und Risiken, die mit der Verfügbarkeit von Ressourcen und den Kosten, dem Umfang und der Zeit des Projekts verbunden sind.
Eine Änderung eines dieser Faktoren führt zu einer Kettenreaktion, die schließlich die Gesamtqualität des Projekts beeinträchtigt.
Sie sind gezwungen, eine Frist zu verlängern, weil Ihr Hauptentwickler abgesprungen ist? Das wird die Kosten in die Höhe treiben.
Möchte Ihr Kunde zusätzliche Aufgaben hinzufügen? Dadurch ändert sich der Umfang, was wiederum die Kosten und den Zeitplan verändert. Und Sie werden gezwungen sein, die Arbeitsbelastung neu zu organisieren oder bereits ausgelastete Teammitglieder in Überstunden zu versetzen.
Die Millionen-Dollar-Frage lautet nicht, ob es zu Ressourcenbeschränkungen kommen wird – das wird es -, sondern wie man effektiv mit diesen Beschränkungen umgeht, wenn sie eintreten. Hier sind unsere fünf Tipps.
1. Durchführung von Gesprächen mit den Interessengruppen für eine vertiefte Struktur der Arbeitsteilung
Das Herzstück der Projektorganisation ist die Arbeitsaufteilungsstruktur. Dieses Schlüsselmedium verweist detailliert auf alle Leistungen, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts erforderlich sind. Auf dieser Grundlage werden die Ressourcen den in der Arbeitsaufteilungsstruktur aufgelisteten Aktivitäten zugewiesen. Wenn bestimmte Schritte vergessen werden, fehlen zwangsläufig Teammitglieder, die sie ausführen können. Dies zwingt zu einer Umverteilung von Ressourcen im Verlauf des Projekts, die oft komplex ist.
Der erste Schritt zu einer effektiven Arbeitsaufteilungsstruktur besteht darin, während des Kick-off-Gesprächs so viele Informationen wie möglich von den Projektbeteiligten einzuholen. Je mehr Informationen Sie über die Ziele des Kunden haben, desto leichter wird es Ihnen fallen, genau zu ermitteln, welche Aufgaben und Mitarbeiter benötigt werden, um diese Ziele zu erreichen.
Bringen Sie auf jeden Fall eine Liste mit Fragen zu diesem Treffen mit und schicken Sie E-Mails, um diese zu ergänzen, falls Ihnen im Nachhinein noch Fragen einfallen. Das wird allen Beteiligten später viel Ärger ersparen.
Eine genaue und umfassende Arbeitsaufteilungsstruktur ermöglicht es, jeden Schritt zu identifizieren, der für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich ist.
Darüber hinaus erleichtert eine detaillierte Arbeitszerlegungsstruktur den Umgang mit Ressourcenbeschränkungen erheblich. Sie identifiziert klar die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben und welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können.
Nehmen wir ein Beispiel aus dem Bereich der Projektleitung im Bauwesen. Eine rigorose Struktur der Arbeitszerlegung erleichtert dem Projektleiter die vorausschauende Arbeit deutlich.
Wenn z. B. eine einzige Baumaschine an mehreren Standorten eingesetzt werden soll, kann der Manager einen möglichen Engpass im Voraus vorhersehen und bei Bedarf die Anmietung zusätzlicher Geräte planen. Ohne diese Voraussicht würde die plötzliche Entdeckung eines solchen Problems mitten im Projekt zu Verzögerungen im Zeitplan führen und könnte ziemlich hohe Zusatzkosten verursachen.
2. Erstellen Sie realistische Zeitpläne auf der Grundlage von Daten aus vorherigen Projekten
Unrealistische Zeitpläne binden alle Ihre Ressourcen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken: Wenn Sie erkennen, dass Ihr Team den genehmigten Zeitplan nicht einhalten kann (vor allem, wenn die Fertigstellung des Projekts bereits weit fortgeschritten ist), haben Sie zwei Möglichkeiten.
Sie können sich dazu entschließen, weitere Personen einzustellen, um das Tempo zu beschleunigen, aber das bedeutet, dass Sie deren Bemühungen von ihren aktuellen Aufgaben ablenken und die Fristen für diese Projekte ändern müssen. Andernfalls können Sie sich an Ihren Kunden wenden und eine zusätzliche Frist aushandeln, wobei das Risiko besteht, dass Ihre Beziehung und Ihr Einkommen negativ beeinflusst werden, wenn sie im Gegenzug einen Rabatt verlangen.
Entgehen Sie diesem Trubel, indem Sie die Fristen ähnlicher Projekte in der Vergangenheit gleich zu Beginn des Projektplanungsprozesses untersuchen und diese zur Festlegung erreichbarer Meilensteine nutzen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass zwei frühere Projekte mit einem Kunden im digitalen Bereich zwischen 5 und 7 fakturierbare Tage für die Fertigstellung benötigten, wäre es unrealistisch zu planen, dass das nächste in nur 4 Tagen abgeschlossen wird.
Überprüfen Sie die Dauer vergangener Projekte, um rationalere Zeitpläne zu erstellen.
Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass diese Projektindikatoren Ihnen helfen, eine strategische Pufferzeit in Ihre Planung einzufügen, die Ihnen einen gewissen Spielraum in Bezug auf Ihre Fristen bietet, falls Hindernisse auftauchen. Im Falle des nächsten digitalen Projekts könnte dies bedeuten, die abrechenbare Zeit auf 7,5 oder 8 Tage zu erhöhen, je nach dem neuen Umfang des Projekts.
3. Beseitigen Sie Überallokation, indem Sie die Ressourcennutzung überwachen.
Die berufliche Erschöpfung des Teams kann zu einer Verschärfung der Beschränkungen des Projektmanagements führen. Es kommt zu unvorhergesehenen Abwesenheiten, die Produktivität und die Qualität der geleisteten Arbeit werden beeinträchtigt. Darüber hinaus kann sich die Überbesetzung im Laufe des Projekts rächen, wenn ein Mitarbeiter plötzlich ausfällt. Dann ist es dringend notwendig, einen Ersatz zu finden.
Es ist von grundlegender Bedeutung, dass Sie Ihre Mitarbeiter und deren Zeit respektieren. Die Vermeidung einer Überlastung der Mitglieder des Projektteams ist eine entscheidende Strategie zur Bewältigung von Ressourcenengpässen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kapazitätsplanung überprüfen, um Überbelegungen nicht ungenutzt verstreichen zu lassen.
Überstunden können zwar von Zeit zu Zeit notwendig sein, sollten aber nicht zur Alltäglichkeit werden. Berücksichtigen Sie Abwesenheiten und behalten Sie die Auslastungsquoten genau im Auge. Sie sollten nicht mehr als 80 % betragen, da in diesem Fall die Arbeitsbelastung angepasst werden muss. Wenn Sie darüber hinausgehen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit eines kostspieligen Burnouts oder sogar der Fluktuation von Mitarbeitern. Entdecken Sie einen weiteren Artikel zu diesem Thema.
Prognoseberichte helfen Ihnen dabei, strategischere Entscheidungen zu treffen, um den reibungslosen Ablauf von Projekten aufrechtzuerhalten.
Vergessen Sie schließlich nicht, mit Ihrem Team zu sprechen und ihnen Ihre Dankbarkeit für die von ihnen geleistete Arbeit auszudrücken. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihnen zur Seite stehen, wenn sie sich überfordert fühlen.
4. Implementieren Sie Prognoseberichte während des Lebenszyklus Ihrer Projekte.
Die Verwaltung von Ressourcenbeschränkungen ist intrinsisch mit einer vorausschauenden Planung verbunden. Eines der effektivsten Instrumente hierfür sind wöchentliche Prognoseberichte.
Es ist zwar unmöglich, alle möglichen Probleme vorherzusehen, aber wenn Sie Projektdaten nutzen, um potenzielle Risiken zu antizipieren, können Sie vielen Hindernissen zuvorkommen.
Zur Veranschaulichung: Wenn Sie einen Prognosebericht für den nächsten Monat erstellen und dieser eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Stunden ausweist, die nicht verfügbar oder nicht abrechenbar sind, deutet dies auf ein Problem der Unterauslastung hin, das sofort behoben werden muss.
Prognoseberichte helfen Ihnen, strategischere Entscheidungen zu treffen, um Projekte auf Kurs zu halten.
Wenn Sie über Daten verfügen, die Warnsignale hervorheben, können Sie handeln und unvorhergesehene Ereignisse voraussehen, die Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte leicht aus dem Gleichgewicht bringen könnten.
5. Übergang von der Excel-Arbeitsmappe zu einer dedizierten Software für das Ressourcenmanagement
Obwohl es möglich ist, manuelle Tools wie Excel zur Ressourcenverwaltung zu verwenden, ist dies im Vergleich zur Verwendung eines automatisierten Tools zur Ressourcenplanung schnell mühsam und fehleranfällig, insbesondere wenn Ihr Team eine gewisse Größe erreicht hat.
Projektmanagementsoftware wie Teambook ist sehr hilfreich, um ein optimales Gleichgewicht zwischen Ihren Teams, Kosten, Umfang und Zeit zu halten.
Unsere benutzerfreundliche Plattform macht die manuelle Arbeit der Ressourcenverwaltung überflüssig und bietet Ihnen einen klaren Überblick über alles, was mit den Projekten geschieht.
- Sparen Sie Zeit bei der Planung und Berichterstellung. Eine Software, die sich dem Ressourcenmanagement widmet, spart Ihnen Zeit, indem sie Analysen wie Auslastungsgrade automatisch anpasst, wenn sich die Arbeitsbelastung ändert. Bei einem Tool wie Excel müssten Sie dies manuell tun. Dasselbe gilt für Berichte – Sie können mit wenigen Klicks anpassbare Berichte zusammenstellen, anstatt Stunden damit zu verbringen, die Daten manuell zusammenzutragen.
- Unterstützt eine genaue Kapazitätsplanung durch Funktionen zur Urlaubsverwaltung. Dank unserer Integration mit Google Calendar geht Ihnen bei der Planung von Ressourcenzuweisungen für Projekte kein Urlaubstag eines Mitarbeiters verloren. Teambook verfolgt auch verschiedene Kategorien von Urlaubszeiten, so dass Sie wissen, welche Teammitglieder dazu animiert werden, ihren wohlverdienten Urlaub zu nehmen, und Erschöpfung bei der Arbeit vermeiden.
- Sie können eine Makro- und Mikroansicht der Ressourceninformationen einnehmen. Mit synthetischen und granularen Projektdaten zur Hand können Sie schnell finden, was Sie suchen, und die Echtzeitauswirkungen von Änderungen der Arbeitsbelastung und des Zeitplans sehen.
Wenn Sie z. B. ein neues Projekt hinzufügen, können Sie sehen, wie sich dies auf die Auslastung Ihres Teams auswirkt. Wenn er deutlich unter oder über 70-80% liegt, vertiefen und untersuchen Sie die individuellen Zeitpläne des Teams, um zu sehen, wo die Arbeitsbelastung angepasst werden kann, um ein optimaleres Gleichgewicht der Arbeitsbelastung zu erreichen.
„Teambook hat unsere Sichtbarkeit deutlich verbessert, das Eigentum am Projekt und die Prognosefähigkeit gestärkt.“ Vincent Lehmann – Soleil Digital
Fazit: Die Planung von Projektressourcen erfordert eine angemessene Organisation und geeignete Instrumente.
Die Verwaltung von Ressourcenbeschränkungen gleicht einer Herkulesaufgabe. Wenn Sie jedoch in der Phase der Strategieentwicklung schnell feststellen, welche Ressourcen begrenzt sind, verschaffen Sie sich mehr Zeit für deren Bewältigung. Wenn Sie die richtige Organisation und die richtigen Werkzeuge einsetzen, vermeiden Sie auf lange Sicht zusätzliche Frustrationen bei sich selbst, Ihrem Team und Ihren Kunden.
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