Una semplice guida alla pianificazione delle risorse

Imparate a progettare un piano delle risorse utilizzando strategie e strumenti pratici, in modo che il vostro team sappia esattamente quale compito svolgere e quando.

Il processo di pianificazione delle risorse aiuta a rispondere a due delle domande più importanti che un responsabile di progetto o di risorse possa porsi: 

• Come possiamo consegnare questo progetto nei tempi e nei costi previsti?
• Come posso garantire il completamento del progetto senza sovraccaricare il mio team?

In questa guida introduttiva scoprirete cos’è la pianificazione delle risorse, perché è importante, cosa cercare in un pianificatore di risorse e da dove iniziare a creare il vostro piano di risorse. 

Abbiamo realizzato e aggiornato questa guida sulla base di numerose discussioni con i nostri clienti di Teambook, che lavorano come gestori di risorse, coordinatori di progetti e responsabili operativi in aziende di tutte le dimensioni, da 10 dipendenti a oltre 100. Sulla base dei risultati ottenuti, abbiamo incluso una sintesi di come redigere il vostro piano delle risorse.

Che cos’è la pianificazione delle risorse?

La pianificazione delle risorse è il processo di determinazione delle risorse necessarie per completare i progetti, e quindi di allocazione e pianificazione del lavoro in base alle capacità del team. 

Pianificare le risorse comporta:  

• Capire chi deve lavorare su quale progetto e quando  
• Determinare chi è disponibile a svolgere il lavoro  
• Decidere il miglior utilizzo del tempo del team  
• Trovare compromessi tra priorità contrastanti

Ad esempio, uno dei nostri clienti, un’agenzia di marketing, organizza riunioni settimanali di pianificazione delle risorse, alle quali partecipano tutti i project manager. Durante queste riunioni, la schermata di pianificazione di Teambook è lo strumento centrale, che consente di visualizzare le disponibilità di tutti, filtrate in base a competenze specifiche, e di prendere decisioni sul personale. Teambook viene quindi aggiornato in tempo reale e le informazioni vengono trasmesse a tutti i membri del team, tramite sincronizzazione automatica delle agende o anche tramite notifica via e-mail.

Perché è importante la pianificazione delle risorse?

La pianificazione delle risorse fornisce una base affidabile per l’avvio dei progetti e migliora le probabilità di consegnarli nei tempi e nel budget..

Creare un piano di risorse completo prima dell’inizio di un progetto vi aiuta a: 

• Aumenta la tua efficienza, perché sai quali risorse ti servono e come sono assegnate alle attività del progetto. 
• Migliorate le percentuali di successo dei progetti abbinando i giusti set di competenze alle giuste mansioni. 
• Tracciate le variazioni di capacità e disponibilità in modo da essere pronti a rispondere a esigenze di risorse impreviste. 
• Monitorare i progressi in modo che i progetti rispettino il budget e il lavoro sia in linea con i tempi. È possibile vedere su cosa deve lavorare ogni persona e per quanto tempo. 
• Pianificate e prevedete la disponibilità delle risorse per i progetti futuri, consentendo al vostro team di organizzarsi meglio a lungo termine. 
• Migliorare la soddisfazione sul lavoro e la fidelizzazione del team: meno burnout o membri del team sopraffatti. 

Cosa succede quando si trascura di pianificare le risorse?

Lasciare da parte la pianificazione delle risorse spesso porta ad assunzioni non necessarie e a un sottoutilizzo delle risorse esistenti. Ricordiamo ancora un ex reclutatore di un colosso digitale che ci disse che lei e molti dei suoi collaboratori non erano occupati nonostante fossero in azienda da diversi mesi. Passarono alcuni mesi e poi arrivarono una serie di licenziamenti su larga scala e la sospensione delle assunzioni!

D’altra parte, una pianificazione rigorosa delle risorse assicura che le assunzioni avvengano solo quando sono necessarie. Quando i compiti sono assegnati e svolti correttamente, non solo offrono al team opportunità di sviluppo professionale, ma fanno anche risparmiare l’azienda. In breve, l’efficacia delle sue azioni viene decuplicata, con un’influenza positiva sui profitti.

Definire le attività del progetto e le risorse disponibili

Descrivete i compiti del progetto. Alcuni compiti sono più prioritari di altri? Alcuni dovrebbero essere concentrati all’inizio o alla fine del progetto?

In parallelo, fate il punto sulle vostre risorse attuali. Chi è disponibile a svolgere il lavoro? Quelle ressource est en double emploi ? 

Per esempio, se si utilizza Teambook, probabilmente si comincerà a guardare la propria agenda per i prossimi mesi per determinare la disponibilità: 

Allocazione del lavoro in base a disponibilità, competenze e interessi 

Assegnare i compiti ai membri del team che possono svolgere il lavoro utilizzando il vostro strumento di gestione delle risorse.  Quando assegnate i compiti, tenete conto delle competenze e degli interessi dei membri del team.
Le assegnazioni nello strumento di gestione delle risorse devono essere l’unica fonte di verità, in modo che tutti sappiano cosa devono fare e quando.  

Puoi saperne di più in questo articolo sull’allocazione delle risorse. 

Tenere conto delle richieste future di risorse

Un passo importante (ma difficile) è pianificare il lavoro da svolgere e assicurarsi di avere le persone giuste per farlo. Dovete prevedere i compiti inattesi che potrebbero sorgere in futuro e allocare tempo o risorse supplementari per assicurarvi di avere le persone giuste per svolgerli.

Ottenere un feedback dalle parti interessate sulle assegnazioni proposte

Anche se un membro del team è assegnato esclusivamente al vostro progetto, dovete tenervi in contatto con altri project manager o manager funzionali per tenere d’occhio le richieste della risorsa.

Teambook, ad esempio, offre l’uso di diversi “team” che consentono di vedere il carico dei membri, anche se sono impegnati in un altro team, al fine di evitare conflitti di programmazione e overbooking.  

Se necessario, modificate il vostro piano di risorse

Sarà necessario aggiornare regolarmente il piano delle risorse (si consiglia almeno una volta alla settimana) man mano che il progetto procede a causa di modifiche impreviste, approvazioni lente, aggiustamenti imprevisti dell’ambito, ecc.  

Avete bisogno di strumenti di pianificazione delle risorse?

Sì. Anche se Excel è fantastico, non può fare tutto. Soprattutto se le informazioni devono essere condivise in tempo reale e i programmi si spostano molto!

E manche per i piccoli team di meno di 10 persone, i fogli di calcolo non sono gli strumenti più facili o accurati da usare (e spesso ci vuole qualcuno che sia un professionista di Excel per domarli).  

Con il software di pianificazione delle risorse, è possibile tenere traccia di tutti questi elementi e di altri ancora per avere una panoramica della capacità ogni volta che se ne ha bisogno.  

5 caratteristiche chiave da ricercare in uno strumento di pianificazione delle risorse .

Se state pensando di utilizzare uno strumento di pianificazione delle risorse, ci sono alcuni must-have e alcuni nice-to-have da considerare.  

1. Caratteristiche dell’organizzazione multiprogetto

Dovreste essere in grado di pianificare diversi progetti in un unico strumento e avere una visione centrale di come le allocazioni appaiono nel complesso. Idealmente, lo strumento dovrebbe offrire la possibilità di codificare i progetti per colore, in modo da distinguerli più facilmente l’uno dall’altro.

2. Aggiornamenti in tempo reale

Gli aggiornamenti devono essere effettuati in tempo reale, in modo che i membri del team siano informati del nuovo piano di risorse non appena cambia qualcosa (ad esempio un membro del team che si dà malato) e le scadenze vengono modificate.

Ad esempio, le notifiche via e-mail o chat saranno inviate ai membri del team quando si modificano le assegnazioni in Teambook. Ancora meglio, la sincronizzazione del calendario di Teambook vi permetterà di avere sempre informazioni aggiornate nel posto giusto!

3. Panoramica degli orari di lavoro del team e della disponibilità delle risorse

4. Previsione e monitoraggio del budget

Lo strumento di pianificazione delle risorse che scegliete deve aiutarvi a tenere traccia delle prestazioni di un progetto e delle ore fatturabili delle sue risorse. Se si supera questo numero, lo strumento deve indicare chiaramente che si è superato il budget di tempo nel rapporto sul budget del progetto, in modo da poter intraprendere rapidamente un’azione correttiva.

5. Strumenti di reporting del progetto per un processo decisionale più intelligente

Un’altra caratteristica fondamentale è il cruscotto di reporting che fornisce un’analisi accurata degli elementi vitali del progetto, come i budget, i tassi di utilizzo e le ore programmate.

Pianificazione ottimizzata delle risorse con Teambook: una guida pratica

Vi abbiamo suggerito (anzi, fortemente suggerito 😉 ) di utilizzare Teambook per la vostra pianificazione delle risorse e a questo punto vi starete chiedendo come funziona.  

Scopriamolo insieme:

Creare un archivio di dati per il personale (risorse)

Create un archivio centralizzato dei vostri dipendenti, in modo da ottenere informazioni sulle loro competenze, ruoli, capacità e sedi in un colpo d’occhio. Questo inventario vi aiuterà a tracciare le risorse, organizzare la pianificazione, individuare le carenze di personale e determinare rapidamente la persona migliore con cui lavorare.   

Implementare i sistemi di gestione delle capacità

Per esempio, la settimana lavorativa di 40 ore. Queste ore raramente sono dedicate esclusivamente al lavoro. Ci sono riunioni, mansioni amministrative, compiti ad hoc e, naturalmente, anche ferie e altre assenze per malattia.  

Ci sono vari sistemi che potete mettere in atto per gestire la capacità del vostro team.  

• Creare politiche di congedo. Stabilite in anticipo le condizioni specifiche in cui è possibile usufruire dei congedi. Potrebbe trattarsi di permessi retribuiti per un numero limitato di giorni, o di permessi annuali obbligatori da prendere ogni anno, o di permessi per malattia quando il membro del team si ammala.
• Importate automaticamente i giorni festivi nel vostro strumento di pianificazione delle risorse. In Teambook abbiamo più clienti con dipendenti sparsi in diversi paesi/continenti. È frequente che i membri del team abbiano un giorno festivo diverso nel corso di un progetto. Per evitare di perdere le scadenze, pianifichiamo in base ai giorni festivi e non assegniamo compiti nei giorni di riposo. I giorni festivi di ciascun membro del team sono definiti in Teambook, in modo che i manager sappiano quando saranno in ritardo.
• Gestire le richieste di ferie. Assicuratevi che le richieste di ferie vengano esaminate prima di essere approvate. Questo processo dovrebbe coinvolgere il manager del membro del team, che ha una buona idea del carico di lavoro della persona e può approvare o rifiutare la richiesta.
• Incoraggiate il vostro team a sincronizzare il calendario con lo strumento di pianificazione delle risorse. Le riunioni spesso occupano gran parte del tempo del team senza che i project manager se ne accorgano. Tenete sotto controllo le riunioni imminenti e ricorrenti per avere un’idea realistica della capacità del vostro team.  

Pianificare le risorse necessarie e la loro disponibilità

Determinate le persone di cui avete bisogno per il vostro progetto in base ai requisiti del progetto stesso. Quali funzioni sono richieste? Quali competenze sono richieste? Questo è un buon momento per consultare il vostro archivio di risorse.

Quindi stabilite se queste persone sono disponibili a lavorare sul vostro progetto. Sono già assegnate a un altro progetto? Sono disponibili durante il progetto?

Abbinare le risorse ai compiti

La ricerca dimostra che la soddisfazione sul lavoro aumenta quando i ruoli lavorativi degli individui corrispondono strettamente ai compiti assegnati. L’abbinamento delle risorse alle mansioni è una fase importante del piano delle risorse, in quanto influenza le prestazioni e l’impegno del team.  

Per esempio, Daniela F, di Aspediens, è attenta ad assegnare ai suoi collaboratori compiti che completano le loro competenze e li aiutano a svilupparsi:

“Ognuno di noi ha un insieme di competenze di base che possono variare da eccezionali ad adeguate. Ci sono anche aspetti del lavoro di ognuno che amano, si divertono o odiano. Cerco di basarmi su questi aspetti e di conoscere le preferenze e le priorità di ciascun membro del team.” 

 L’autrice tiene anche traccia dei suoi interessi utilizzando le “etichette” (o “tag”) in Teambook:  

“Uso anche dei tag per alcune persone, per segnalare particolari competenze o interessi. Spesso mi sorprende il numero di persone che hanno competenze che nessun altro conosce. Una volta ho lavorato con un project manager che nel suo precedente lavoro era un food stylist: inutile dire che era un fatto positivo da conoscere e che mi è tornato utile quando il gioco si è fatto duro”.

Esaminare i dati disponibili per tutta la durata del progetto

Leggete i dati dei progetti precedenti per capire come è stato impiegato il tempo in quei progetti. Questo approccio retrospettivo è particolarmente utile quando si pianificano le risorse per progetti con compiti simili. Vi mostrerà se i vostri piani precedenti erano accurati o lontani dalla realtà. Sarete anche in grado di individuare le aree di miglioramento.  

Se state già monitorando il tempo del vostro team su Teambook, potete trovare informazioni utili nei rapporti sui progetti e sulle persone.  

Esaminare regolarmente i rapporti di progetto

I migliori piani possono non andare a buon fine, e va bene così. È per questo che è necessario esaminare i rapporti di progetto per verificare lo stato di salute del progetto. È fuori budget o sotto budget? Dovete ricorrere a un appaltatore per aiutarvi con alcuni compiti? Alcune risorse sono sottoutilizzate?

Per gli utenti di Teambook, i rapporti sul progetto e sulle persone saranno molto utili per vedere lo stato di salute del progetto. Il cruscotto visualizza informazioni sul progetto come le ore pianificate, le ore registrate, il budget stimato e i costi effettivi.

Pianificazione delle risorse semplificata

Vi consigliamo di provare un software di risorse per il vostro carico di lavoro multi progetto come Teambook. Abbiamo diverse funzioni progettate per aiutarvi a pianificare meglio: 

• Utilizzare i tag per aggiungere competenze, voti e reparti a ogni risorsa.  
• Misura la larghezza di banda del tuo team con indicatori di ore di lavoro e straordinari 
• Trascinare un’assegnazione per spostarla a un’altra persona.  
• Stimare i tempi stimati e confrontarli a posteriori con i tempi effettivamente impiegati   
• Utilizzate uno strumento di pianificazione a medio termine per gestire la capacità dei vostri team ed elaborare un piano di assunzioni basato sui progetti futuri.

Con uno strumento come Teambook, pianificare il tempo del vostro team e programmare le risorse può farvi risparmiare diverse migliaia di euro al mese! 

Ma il vero vantaggio è che tutti i membri del team sono sulla stessa lunghezza d’onda. Sapranno a quali progetti stanno lavorando, quando dovranno essere completati e come si presenta l’intera pipeline di progetti.