La tua guida ai processi di pianificazione delle risorse umane con Teambook

I tuoi dipendenti sono il cuore della tua azienda. E proprio come l’impatto di un terremoto, le ripercussioni di una cattiva pianificazione delle risorse umane si fanno sentire in tutta l’organizzazione: scadenze non rispettate, dipendenti stressati e clienti insoddisfatti.

Un processo di pianificazione delle risorse umane può prevenire questi problemi aiutando le aziende ad anticipare e bilanciare le esigenze di personale con le richieste dei clienti. In breve, hai bisogno di una copertura sufficiente per i progetti che hai pianificato.

Una pianificazione efficace delle risorse umane permette ai tuoi dipendenti di dare il meglio di sé, stimolando al contempo la crescita e la redditività dell’azienda. L’anticipazione garantisce di avere le persone giuste, al momento giusto, per i compiti giusti. Inoltre, i tuoi dipendenti hanno il controllo del loro carico di lavoro e delle scadenze, il che li aiuta a sentirsi rilassati e motivati a dare il meglio. Questo migliora la produttività e la soddisfazione sul lavoro.

Che cos’è un processo di pianificazione delle risorse umane?

La pianificazione delle risorse umane consiste nell’analisi del fabbisogno di personale e nella previsione di come soddisfarlo. Si tratta di valutare la forza lavoro attuale, le sue competenze chiave, il budget per le assunzioni e i piani di crescita per prevedere con precisione le esigenze future in linea con gli obiettivi dell’azienda.

L’obiettivo principale della gestione delle risorse umane è quello di assicurarsi di avere il giusto numero di persone con le giuste competenze. Utilizzando i talenti della tua organizzazione in modo strategico, otterrai il miglior ritorno sugli investimenti.

Ad esempio, se la tua pipeline di progetti comprende 20 progetti di design e due progetti di infrastruttura applicativa, avrai bisogno di più ore da designer che da sviluppatore.

Ma qualcuno in una posizione chiave potrebbe essere in congedo parentale o in vacanza durante il progetto. In un altro scenario, potresti aver bisogno di nuove competenze per un progetto e dover assumere qualcuno con tali competenze, inserire un freelance o formare un dipendente esistente. Pianificare in anticipo permette al tuo reparto Risorse Umane di identificare le carenze di competenze in modo da poter rispondere efficacemente alle esigenze di un progetto.

Senza una pianificazione strategica delle risorse umane, le operazioni commerciali della tua azienda sono in pericolo: rischi di superare i budget di assunzione o di assumere le persone sbagliate, di bruciare i membri del team esistenti o di perdere la fiducia dei clienti a causa dell’incapacità di adattarsi alla domanda.

Testimonianza del cliente

“Grazie al software Teambook, abbiamo una maggiore visibilità sulla nostra pianificazione giornaliera. È un ottimo strumento e facile da usare.

Bertrand Carcel – Direttore, Infologo

5 passi per la pianificazione strategica delle risorse umane

Un approccio graduale al processo di pianificazione delle risorse umane è la chiave per coprire adeguatamente il fabbisogno di personale e mantenere in equilibrio il triangolo di ferro (budget, scopo e scadenza).

Passo 1: Valutare gli obiettivi e i piani organizzativi

Un’analisi approfondita degli obiettivi organizzativi e dei piani di crescita ti aiuterà a capire la direzione dell’azienda. In questo modo potrai definire iniziative per le risorse umane che siano allineate con gli obiettivi generali dell’azienda e che generino una maggiore redditività.

Idealmente, la tua valutazione risponderà a queste domande:

• Quali sono gli obiettivi dell’azienda per il prossimo trimestre o anno?
• Quali competenze e compiti specifici sono necessari per raggiungere gli obiettivi?
• Quali ruoli saranno in prima linea nel perseguire gli obiettivi dell’azienda?
• I piani per le risorse umane tengono conto dei talenti e della formazione esistenti, o richiederanno qualcosa di diverso?

Fase 2: valutare le competenze dei dipendenti

Per iniziare la pianificazione della forza lavoro, devi ottenere una visibilità completa del tuo attuale pool di talenti. Spesso i responsabili delle risorse umane non sono a conoscenza delle competenze che i dipendenti possiedono ma che non utilizzano nei loro ruoli attuali. Questo rappresenta uno spreco delle conoscenze aziendali esistenti e, di conseguenza, dei budget che investi nella formazione e nell’assunzione di nuovi dipendenti.

Un compito fondamentale è quello di creare un inventario delle competenze per ogni dipendente a tempo pieno e parziale, in modo da poter utilizzare al meglio i talenti che hai lavorato duramente per assumere e sviluppare.

Un modo per farlo è chiedere a ciascun dipendente quali sono le sue competenze, qualifiche ed esperienze. Per le grandi aziende, questo potrebbe comportare l’invio di un questionario agli attuali dipendenti, chiedendo loro di elencare le proprie competenze ed esperienze, che potrebbero poi essere applicate alle esigenze dell’azienda.

Uno strumento di gestione delle risorse come Teambook ti permette di gestire facilmente i tag personalizzati e di compilare rapidamente un elenco aggiornato dei talenti chiave. Puoi quindi filtrare la pianificazione e la reportistica in base alle competenze.

Se non disponi di uno strumento di questo tipo, anche le valutazioni delle prestazioni o i rapporti dei manager possono indicarti le capacità e le competenze di ciascun dipendente. In genere ti indicheranno le aree in cui eccellono e alcune loro caratteristiche, come la capacità di gestire il tempo o di guidare i team.

Come parte della tua valutazione, esamina le mansioni attuali di ogni lavoro e la capacità e l’esperienza di ogni dipendente nello svolgerle. Ad esempio, se il tuo servizio clienti è responsabile di rispondere alle richieste di assistenza, quante richieste sono in grado di gestire in media al giorno?

Fase 3: Anticipare le esigenze future delle risorse umane

Devi prevedere l’impatto della crescita dell’azienda sui requisiti di ciascuna posizione. Non vuoi che i tuoi dipendenti siano sovraccarichi di lavoro e facciano regolarmente straordinari; questo avrebbe un impatto negativo sulla qualità del lavoro e sul morale dei dipendenti.

Con la pianificazione delle capacità, puoi valutare se i tuoi dipendenti hanno un numero di ore sufficiente per assumere nuove mansioni. Questo ti permette di sviluppare piani di crescita realistici e di prendere decisioni migliori in materia di assunzioni. I carichi di lavoro sono gestibili e i dipendenti sono in grado di produrre lavoro di qualità nei tempi previsti.

Le tue previsioni devono riguardare sia la domanda che l’offerta. La previsione del fabbisogno futuro ti permette di identificare le potenziali carenze di personale e di stabilire se è necessario aumentare la forza lavoro complessiva attraverso nuove assunzioni, ottimizzare l’uso delle risorse umane attuali o sviluppare i dipendenti esistenti. Se nessuna di queste opzioni è praticabile, potresti dover prendere in considerazione altre fonti di competenze, come l’outsourcing.

Anticipando la domanda, puoi identificare le attuali lacune dell’azienda. Uno strumento di gestione delle risorse può aiutarti a tenere traccia di ferie, pensionamenti, potenziali assenze per malattia e lavoro flessibile, in modo da evitare di dover assegnare i dipendenti a orari non disponibili.

È importante tenerlo presente perché alcune competenze sono molto richieste dalle aziende e possono essere difficili da ottenere. Ad esempio, alcuni profili IT sono noti per essere molto competitivi quando si tratta di assunzioni. Anticipando questi criteri, puoi iniziare la ricerca in anticipo e assicurarti che la tua azienda offra posti di lavoro interessanti a persone con queste competenze.

Passo 4: affinare le strategie di sviluppo dei talenti

Lo sviluppo dei talenti è una parte essenziale del processo di pianificazione delle risorse umane, perché la formazione del personale esistente è più semplice e meno costosa dell’assunzione di nuovi dipendenti. È più efficace trattenere i dipendenti che conoscono già l’azienda e il prodotto. D’altra parte, trovare nuovi talenti è difficile, soprattutto se si considera la carenza di talenti che affligge il mondo delle imprese.

Sviluppare i dipendenti non è solo un bene per l’azienda, ma anche per il morale. I dipendenti si sentono apprezzati quando vedono che l’azienda investe nella loro carriera. La formazione continua, il feedback dei colleghi e la pianificazione della successione sono elementi essenziali di una strategia di sviluppo dei talenti.

Per ogni ruolo critico, ci sono altre persone che potrebbero sostituirle? Se qualcuno venisse promosso a una posizione dirigenziale, chi lo sostituirebbe? Rimarrebbe qualche posto vacante in basso?

I piani di sviluppo dei talenti sono più efficaci quando sono collaborativi, chiaramente definiti con tappe di crescita e includono obiettivi e risultati chiave (OKR). Il tuo piano d’azione per i talenti dovrebbe includere: piani di formazione per i dipendenti esistenti, descrizioni delle mansioni per ogni ruolo, piani di assunzione per ogni posizione e piani di inserimento per i nuovi dipendenti.

È importante stabilire delle tappe chiare per qualsiasi piano. Ad esempio, se il piano di formazione di un dipendente prevede la padronanza di una particolare abilità o l’apprendimento di una nuova tecnologia, quali sono le tappe necessarie per raggiungere questo obiettivo? Quali risorse sono necessarie e chi deve approvarle?

Fase 5: Rivedere e valutare il piano d’azione

Per essere efficace, la pianificazione delle risorse umane deve essere un processo continuo che tenga costantemente conto della forza lavoro, dei carichi di lavoro e degli obiettivi aziendali. È importante rivalutare e determinare se stai sfruttando al meglio il tuo capitale umano. Sei in grado di raggiungere i tuoi obiettivi aziendali o ci sono ancora delle lacune? Sono stati riscontrati problemi che potrebbero richiedere una modifica del piano?

Potrai quindi utilizzare i risultati della valutazione per guidare la tua pianificazione futura e iterare il processo.

Con un solido processo di pianificazione delle risorse umane, puoi :

Se fatta bene, una pianificazione efficace delle risorse umane offre vantaggi fondamentali alle organizzazioni, aiutandole a essere proattive grazie a un processo standardizzato. Inoltre, aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, lo sviluppo dei talenti e la redditività dell’azienda.

1. Prepararsi al futuro pianificando il futuro

Se un’organizzazione si rende conto di aver bisogno di una particolare risorsa umana immediatamente, si trova in una situazione reattiva. Questo può portare a processi di assunzione affrettati e potenzialmente a difficoltà nel trovare la persona giusta per il lavoro.

Un sistema di pianificazione delle risorse umane ti permette di essere sempre un passo avanti. Puoi cercare candidati in modo proattivo prima di raggiungere un livello di richiesta urgente. Oppure puoi assicurarti che i tuoi attuali dipendenti vengano formati con largo anticipo. È una risorsa!

2. Creare un sistema standardizzato

Uno dei vantaggi di un piano è che ti permette di standardizzare il tuo approccio. La standardizzazione consente di creare un processo ripetibile: non c’è bisogno di reinventare la ruota ogni volta che viene richiesta una nuova risorsa. Inoltre, garantisce la coerenza dei risultati di reclutamento, sia in termini di qualità dei nuovi assunti che di velocità del processo.

3. Mantenere l’impegno dei dipendenti attuali

La pianificazione delle risorse umane motiva i dipendenti attuali e ha un impatto positivo sulla cultura aziendale. Avere un piano di formazione dà ai dipendenti una visione chiara della loro carriera e dimostra che l’azienda è pronta a investire. I piani documentati hanno senso perché sono trasparenti e dimostrano l’impegno: non ci sono vaghe promesse di formazione o sviluppo che non si concretizzano mai.

Un altro vantaggio in termini di impegno è che la pianificazione delle risorse umane assicura che i tuoi attuali dipendenti non siano sovraccaricati, cercando allo stesso tempo di colmare i vuoti di risorse. Le persone sono più felici quando non si sentono sovraccaricate.

4. Rimanere competitivi nella battaglia per i talenti

Le aziende con un solido sistema di pianificazione delle risorse umane sono in vantaggio rispetto a quelle che non lo hanno. Mentre le altre faticano a soddisfare le loro esigenze, i professionisti delle risorse umane che dispongono di un piano possono iniziare il processo di reclutamento in anticipo e sapere come attrarre i migliori talenti.

Per alcune posizioni chiave, questo è essenziale. La corsa ai talenti è un problema ben noto in molte aree di competenza. Essere all’avanguardia significa sapere dove trovare i talenti e come integrarli.

5. Fornire un lavoro di alta qualità e rendere felici i dipendenti

La pianificazione delle risorse umane consiste nel disporre dei talenti giusti al momento giusto. I progetti vengono portati a termine nei tempi e nei budget previsti quando sono disponibili le risorse giuste. I grandi clienti vengono conquistati, i processi aziendali si svolgono senza intoppi e le aziende possono crescere.

In definitiva, la pianificazione delle risorse umane fa bene al tuo bilancio!

Affidati alla tecnologia per il tuo processo di pianificazione delle risorse umane

Sebbene la pianificazione delle risorse umane possa essere un processo che richiede molto tempo, ne vale la pena. Le aziende che ottimizzano l’uso delle loro preziose risorse umane tendono a godere di un vantaggio competitivo.

Si tratta di snellire le tue operazioni e di soddisfare tutte le tue esigenze di competenze e talenti, ovunque esse si presentino. Per i tuoi dipendenti, significa un lavoro soddisfacente in cui i loro talenti sono valorizzati e il loro carico di lavoro è equo.

Avere il giusto software di previsione e pianificazione delle risorse umane può alleggerire il carico di lavoro dei project manager. Scopri come possiamo semplificare il processo di pianificazione delle risorse con Teambook.