Stimare la durata di un progetto: una guida per principianti

I project manager stimano la durata di un progetto per avere un’idea di quanto tempo hanno a disposizione per completarlo. Scopri come con la nostra guida per principianti.

Stimare la durata di un progetto è come redigere un piano di vita, una durata totale del progetto con, soprattutto, una data di fine. Sai dove vuoi arrivare, sai che probabilmente sorgeranno dei problemi, ma devi comunque stabilire un calendario per raggiungere i tuoi obiettivi.

Se c’è una cosa che devi sapere sulla stima della durata di un progetto è questa: ci sono molte insidie da evitare, note come il percorso critico del progetto.

Ma con la giusta preparazione, puoi renderla un’esperienza facile.

Che cos’è la durata nella gestione dei progetti?

La durata di un progetto è il tempo totale necessario per completarlo, con una data di inizio e una di fine. Si misura in giorni lavorativi, ore, settimane o mesi. Viene indicata nel programma di consegna del progetto, sia che si tratti di cinque giorni che di cinque anni. In genere dipende dalla disponibilità delle risorse.

La differenza tra sforzo, durata e tempo trascorso nella gestione dei progetti

In parole povere, l’impegno si concentra sulle unità di lavoro (ore) necessarie per completare un’attività o un progetto, mentre la durata si concentra sul tempo necessario per completarlo. La durata è generalmente superiore alle ore di lavoro stimate, perché il tuo team non lavora senza interruzioni.

Il tempo trascorso è più legato all’avanzamento del progetto: misura il tempo trascorso tra il momento in cui si assegna un progetto a qualcuno e il suo completamento.

A lungo termine, indica anche l’efficienza del tuo lavoro: riuscirai a rispettare le scadenze promesse?

Come viene calcolata la durata del progetto?

Stima dall’alto verso il basso

Il PMBOK (Project Management Body of Knowledge) spiega la stima top-down, nota anche come stima analogica, come “una tecnica per stimare la durata o il costo di un’attività o di un progetto utilizzando i dati storici di un’attività o di un progetto simile”.

In altre parole, devi esaminare i tuoi dati storici e confrontare il nuovo progetto con qualcosa di simile che è già stato realizzato, ipotizzando che il nuovo progetto richiederà all’incirca la stessa quantità di tempo e risorse per essere completato.

Stima dal basso verso l’alto

Con la stima dal basso verso l’alto, si passa da una visione dettagliata a una panoramica, dall’attività al progetto. La regola è semplice: se non puoi stimare un progetto in modo accurato, suddividilo in unità che puoi stimare correttamente, come ad esempio le milestone o addirittura le singole attività.

Stima parametrica

La stima parametrica consiste essenzialmente nel portare la stima analogica a un livello superiore. Inoltre, l’analisi dei dati storici non fa che aumentare la precisione numerica, introducendo una sorta di “relazione statistica”.

In altre parole, devi trovare un progetto comparabile nei tuoi dati storici, quindi personalizzare i calcoli in base ai parametri numerici del tuo nuovo progetto.

Stima a tre punti

Il PMBOK spiega la stima a tre punti come “una tecnica utilizzata per stimare i costi o la durata applicando una media o una media ponderata di stime ottimistiche, pessimistiche e ad alta probabilità quando c’è incertezza nelle stime delle singole attività”.

Qui puoi ridurre i rischi prendendo in considerazione diversi scenari che il tuo progetto potrebbe seguire.

Le migliori pratiche di durata del progetto per un project manager

Immagina di dover creare un sito web e di aver stimato che ti ci vorranno circa 40 ore di lavoro (impegno). Tuttavia, il sito non sarà pronto in 40 ore per una serie di motivi: potresti avere altri progetti in corso, non puoi dedicare tutto il tuo tempo alla creazione del sito, devi prenderti qualche giorno di riposo durante il progetto, ecc.

Di conseguenza, l’impegno sarà di 40 ore, ma la durata sarà maggiore. Ad esempio, se decidi di dedicare 5 ore al giorno al progetto, impiegherai 8 giorni per completarlo (la tua durata), ma se il tuo collega viene ad aiutarti e ti solleva da metà del carico di lavoro, il progetto ti richiederà solo 4 giorni.

Ma sia che tu lavori da solo o con un gruppo di supporto, ecco alcune cose che puoi fare per migliorare l’efficienza.

Crea un calendario delle risorse per pianificare

Quando un progetto coinvolge più persone, dovresti creare un calendario delle risorse per ottenere maggiore trasparenza e visibilità.

Qui puoi vedere quando le tue risorse sono libere, piene o sovraccariche e di quanto. Questo è il modo migliore per gestire le tue risorse e seguire il principio “meno è meglio”.

Con la pianificazione delle risorse di Teambook, devi semplicemente cliccare, trascinare e rilasciare il carico di lavoro quando vuoi assegnarlo a una persona specifica. Puoi estendere, ridurre, trasferire e distribuire il lavoro tra le tue risorse per soddisfare le esigenze di tutti.

Includere il tempo libero

Con la pianificazione delle risorse, è bene tenere conto non solo della disponibilità, ma anche delle assenze. Ferie, giorni di ferie, assenze per malattia, ecc. possono ritardare la consegna del progetto se non se ne tiene conto al momento della stima della sua durata. Considerando le ferie fin dall’inizio del programma, puoi evitare spiacevoli sorprese e inutili seccature.

Aggiungi una riserva per imprevisti

Nessun progetto è perfetto. Ci saranno rischi, ritardi, costi aggiuntivi, sforamenti di budget e così via.

Con una riserva di emergenza, puoi essere preparato a qualsiasi evenienza e continuare a realizzare il tuo progetto come previsto (anche se non è il più ottimistico).

Non sottovalutare

Abbiamo una tendenza naturale a essere troppo ottimisti. Nella gestione dei progetti, questo può portare al fallimento.

Hai mai cambiato casa? Non dura mai quanto ti aspetti: c’è sempre un problema che causa ritardi e ti ritrovi a dormire su un materasso per quindici giorni.

In un certo senso, i progetti possono essere simili. Ecco perché pianificare il margine di manovra, la deriva degli obiettivi, le richieste ad hoc e così via, può aiutarti a stimare la durata di un progetto in modo realistico.

Inizia una prova gratuita di Teambook per scoprire come ottimizzare e semplificare la pianificazione e la stima dei progetti in pochi clic!