Ridurre lo stress sul posto di lavoro con la programmazione delle risorse

Una breve parola sullo stress

Sia chiaro, lo stress non è necessariamente una cosa negativa. Esistono stress buoni e cattivi.

Il controllo è la chiave.

In realtà, un po’ di stress fa bene. Lo stress è considerato buono quando vi dà una carica di energia, vi aiuta a concentrarvi sui vostri obiettivi e vi rende più efficienti.

Tuttavia, una quantità eccessiva a lungo termine non può che essere dannosa. Diventa stress negativo.

In condizioni di stress ripetitivo e costante, iniziamo a perdere il controllo. E quando ci sentiamo affogare sotto il lavoro e la pressione fino al punto di non vedere una via d’uscita, è allora che la luce rossa dovrebbe iniziare a lampeggiare.

Perché il burnout è vicino.

Purtroppo, questa è una situazione fin troppo comune nell’ambiente di lavoro di oggi. E le industrie dei servizi sono particolarmente colpite.

Una cattiva gestione dei progetti, fonte di molti burnout

Innanzitutto, diamo una rapida occhiata alle cause del burnout. Un passo necessario prima di parlare di soluzioni.

Ambiente altamente competitivo, domanda crescente, pressione dei clienti, team ridotto… Queste sono le condizioni (incontrollabili) in cui la maggior parte dei project manager e dei loro team si trovano a lavorare.

Sebbene queste possibili fonti di stress siano fuori controllo per le organizzazioni, il modo in cui le affrontano è sotto il loro controllo.

Tuttavia, una gestione errata di queste condizioni può portare molto stress.

E per “gestione sbagliata” intendiamo:

• Mancanza di una comunicazione efficiente
• Mancanza di supporto da parte dei dirigenti
• Pressione temporale irragionevole
• Carico di lavoro eccessivo
• Trattamento iniquo, mancanza di ricompensa e di fiducia
• Mancanza di chiarezza del ruolo (aspettative di lavoro poco chiare)
• Compiti poco impegnativi (non corrispondenti alle competenze)

Se si attivano alcuni di questi fattori scatenanti, l’organizzazione diventa un vulcano di stress negativo in procinto di eruttare. Fortunatamente, queste cause di burnout dei dipendenti possono essere facilmente evitate con una buona gestione dei progetti e delle risorse.

Perché? It’sNon è la prima volta che   diciamo e non sarà l’ultima. loe non sarà l’ultima: le risorse (le persone) sono l’asset più importante di un’organizzazione. Quando non funzionano bene, non funziona nemmeno l’organizzazione.

Il burnout si sviluppa nell’ombra 

Ci sono molti modi per ridurre lo stress e prevenire il burnout dei dipendenti, e in questo articolo questo articoloNeil Patel ha stilato un incredibile elenco di 30 consigli per ridurre lo stress sul posto di lavoro.

E’ fantastico, ma…

Un’altra cosa è riuscire a identificare i primi sintomi e controllare le cause. Soprattutto quando un’organizzazione inizia a destreggiarsi tra un numero considerevole di progetti e di persone. E non dimentichiamo che il cambiamento è una costante nella gestione dei progetti.

Per esempio, supponiamo che siate un bravo manager, che fa del suo meglio per prendersi cura del suo team. Ma se non avete un facile accesso ai dati sulla disponibilità e sull’utilizzo del vostro team. Come potete assicurarvi di non ritrovarvi con persone sovraccariche di lavoro se non potete vedere facilmente la loro esatta disponibilità?

Dobbiamo affrontare il problema alla radice, senza lasciare spazio a questi sintomi.

Come?

La programmazione delle risorse ha più di un asso nella manica.

Prendiamo in considerazione alcuni dei consigli di Neil Patel. La maggior parte di essi è in realtà legata alla gestione delle risorse e può essere attuata attraverso la programmazione delle risorse.

• “Seguire la passione
• “Non disperdere troppo la tua squadra”.
• “Siate realistici nell’assegnare i compiti”
• “Mantenere un orario di lavoro ragionevole”
• “Essere flessibili”
• …

Come la programmazione delle risorse può ridurre drasticamente lo stress sul posto di lavoro

Sapete già tutto sulla programmazione delle risorse? Saltate il riquadro seguente.

All’interno di un’organizzazione, la programmazione delle risorse è la richiesta, la selezione e l’assegnazione delle risorse necessarie (interne ed esterne) a un progetto. Si tratta di un processo in tre fasi che si svolge da un livello strategico a lungo termine a un livello più esecutivo.

L’obiettivo di questo processo è quello di avere una visione chiara delle competenze, dell’utilizzo e della disponibilità del vostro team per poterlo assegnare ai progetti senza dare adito a congetture. In altre parole, mira a massimizzare l’uso delle risorse.

Per saperne di più sulla programmazione delle risorse e sulla sua importanza per un’organizzazione

Che cosa può fare la programmazione dei team per aiutare un’organizzazione a identificare i sintomi dello stress?

Gli strumenti di pianificazione delle risorse come Teambook offrono molte funzioni che possono aumentare notevolmente l’efficienza di un’organizzazione e di conseguenza ridurre lo stress sul posto di lavoro.

I principali sono:

• Utilizzando un pianificatore di team visivo, è possibile vedere facilmente chi sta lavorando su cosa, chi è disponibile e chi è fuori servizio. In questo modo si possono individuare immediatamente i potenziali miglioramenti dell’allocazione e le risorse sotto-occupate/sovra-occupate.
• Confrontando i dati sull’utilizzo del vostro team con il budget previsto (tempo e denaro) di un progetto, potete assicurarvi di essere in tempo con il progetto. E se così non fosse, potrete prendere le misure necessarie per ridurre il ritardo. Basta con il lavoro affrettato e stressato dell’ultimo minuto per rispettare una scadenza.
• I dati sull’utilizzo del team rispetto al budget previsto sono utili anche per capire se un membro del team è in difficoltà con un compito. In questo modo, il responsabile può fornire un supporto spontaneo per aiutare quel membro.
• Mappando le competenze e i ruoli delle vostre risorse, potete facilmente trovare qualcuno disponibile, con le competenze richieste, per un nuovo progetto. In questo modo, non vi ritroverete a prenotare una persona con competenze insufficienti o eccessive per un compito quando sarebbe più efficiente e più felice in un altro compito.
• La mappatura delle competenze e dei ruoli è anche un modo conveniente per assicurarsi che i membri del team comprendano il loro ruolo e le aspettative di lavoro. Su Teambook, ogni membro ha persino accesso a una homepage personale che riporta tutte le informazioni di cui ha bisogno per svolgere i propri compiti.
• Una comunicazione di qualità è fondamentale nella gestione dei progetti. Teambook, ad esempio, invia un programma settimanale via e-mail a ogni membro del team, oltre a un riepilogo giornaliero dei cambiamenti avvenuti durante la giornata.
• Anche i clienti impazienti che chiedono aggiornamenti e scadenze più brevi sono una grande fonte di stress. Condividendo con il cliente la pianificazione del progetto fin dall’inizio, è possibile tenerlo informato ed evitare inutili pressioni.

In questo modo, grazie a un efficiente processo di pianificazione delle risorse, è possibile identificare facilmente i sintomi del burnout ed evitarli prendendo le giuste decisioni a monte. 

Avete bisogno di ulteriori prove di come la programmazione delle risorse aiuti a ridurre lo stress sul posto di lavoro e a prevenire il burnout dei dipendenti?

Provate Teambook gratuitamente e verificate voi stessi.