Pianificazione del carico di lavoro: una guida completa

La pianificazione del carico di lavoro (o “gestione del carico di lavoro”) è un mezzo essenziale per raggiungere gli obiettivi del progetto senza causare l’esaurimento del team.

Hai completato con successo questa fase? Aspettati un aumento dell’impegno e della produttività del team. Ti sei buttato a capofitto in un progetto senza un piano solido? Finire il lavoro in tempo e rispettando il budget è appena diventato più difficile.

Vediamo quindi come pianificare il carico di lavoro per creare orari equilibrati per tutti i membri del tuo team (incluso te stesso).

Che cos’è la pianificazione del carico di lavoro?

La pianificazione del carico di lavoro è il processo strategico di definizione delle priorità e di distribuzione del lavoro per ottimizzare la produttività del tuo team. La prima fase prevede la suddivisione di grandi progetti in compiti più piccoli e gestibili. Poi si assegnano questi compiti al team, tenendo conto delle competenze, delle capacità, dei tempi morti, delle attività amministrative e degli straordinari.

Man mano che il progetto si evolve, la pianificazione del carico di lavoro si concentra maggiormente sul monitoraggio dei progressi e sulla modifica attiva dell’assegnazione dei compiti, se necessario. Questo garantisce il successo del progetto e previene il rischio di burnout.

Tre vantaggi chiave della pianificazione del carico di lavoro

Dal miglioramento della produttività in modo sostenibile alla gestione dello stress sul lavoro e alla fornitura di informazioni migliori, ecco i principali vantaggi della pianificazione e della definizione delle priorità del carico di lavoro del tuo team.

1. Migliorare la salute mentale al lavoro

Il 59% dei lavoratori statunitensi ha sperimentato “livelli di burnout almeno moderati” tra il 2021 e il 2022. E un sorprendente 81% cita il “supporto del datore di lavoro per la salute mentale” come una “considerazione importante” nella ricerca del prossimo lavoro.

Il problema? Se vuoi sostituire il burnout con un morale alto e trattenere i migliori talenti, devi soddisfare la crescente domanda di supporto alla salute mentale sul posto di lavoro.

Gli studi dimostrano che i carichi di lavoro eccessivi sono una delle cause principali del burnout.

Pianificare i carichi di lavoro in anticipo – piuttosto che comprare poggiapiedi per la sala relax – potrebbe essere la salsa segreta di cui hai bisogno per creare un equilibrio tra lavoro e vita privata.

Punti chiave da ricordare: Una gestione efficace del carico di lavoro può aiutare te e il tuo team a soddisfare le richieste del progetto senza ritardi dell’ultimo minuto o carichi di lavoro eccessivi associati al burn-out. Il risultato? Un ambiente di lavoro sano che attira e trattiene i migliori talenti.

2. Migliorare la produttività in modo sostenibile

Il disimpegno dei dipendenti può essere un freno alla produttività e costoso in più di un senso. Ad esempio, i membri di un team disimpegnati possono costare a un’azienda fino al 18% del loro stipendio annuale. Al contrario, i team altamente impegnati sono più produttivi del 14% rispetto alle loro controparti disimpegnate.

Diversi fattori contribuiscono al disimpegno dei team. Tra i fattori principali ci sono il burnout e i carichi di lavoro eccessivi causati da una cattiva gestione e pianificazione delle risorse.

Punti chiave da ricordare: gestisci il carico di lavoro per responsabilizzare il tuo team, non per esaurirlo. Un flusso di lavoro ben pianificato e facile da seguire, che tenga conto dei tempi morti e dei potenziali errori e che si basi sui punti di forza del tuo team, non è solo un modo sostenibile per migliorare la produttività: è la soluzione giusta.

3. Ottenere informazioni chiave sul progetto

In fin dei conti, vuoi portare a termine i progetti in tempo, rispettando il budget e con il minimo stress – dopotutto fai parte del team. Ma vuoi anche raggiungere questi obiettivi senza causare risentimento o stress inutile all’interno del tuo team.

Pianificando strategicamente i carichi di lavoro, puoi programmare momenti di debriefing di gruppo e individuali. Approfitta di questo momento per ottenere informazioni chiave sul progetto che non avresti potuto scoprire altrimenti. Ad esempio, se un membro del team si sente sovraccarico, il che lo espone a costosi errori. In questo modo potrai ridistribuire il carico di lavoro come necessario ed evitare il burnout.

Punti chiave da ricordare: Un piano di lavoro ti permetterà di comprendere meglio il progetto e il carico di lavoro del tuo team dall’inizio alla fine. Includere dei punti di controllo nel tuo piano può anche aiutarti a individuare eventuali errori umani prima che si verifichino costosi ritardi. Non dimenticare di concederti abbastanza tempo per fornire (e ricevere) un feedback costruttivo che porti a soluzioni proattive.

Come si pianifica il carico di lavoro di un team in 7 passi?

Ti abbiamo spiegato cos’è la pianificazione del carico di lavoro e i suoi vantaggi. Ora è il momento di illustrarti passo dopo passo il processo di pianificazione del carico di lavoro.

Nota: puoi implementare questo processo di pianificazione del carico di lavoro così com’è, oppure adattarlo alle esigenze del progetto o del team.

1. Pianifica e dai priorità al tuo carico di lavoro: inizia con una visione d’insieme

Prima di entrare nei dettagli del tuo piano di lavoro, inizia a fare una panoramica e a fare chiarezza. Fai un elenco di tutto ciò che il tuo team dovrà fare per completare il progetto e suddividi ogni fase in compiti chiari.

La tua lista dovrebbe riflettere :

• Obiettivi del progetto
• Restrizioni di budget
• Passi importanti
• Disponibilità di risorse
• Tempo amministrativo
• E per i punti bonus, gli obiettivi di sviluppo della squadra

Devi anche considerare il livello di difficoltà dei compiti. Un compito richiede un esperto? Hai abbastanza persone all’interno dell’azienda per gestire tutte le fasi o avrai bisogno di risorse esterne come i freelance?

Una visione d’insieme del progetto ti permette di avere un quadro più realistico delle attività da svolgere e delle risorse di cui avrai bisogno per assegnare i compiti in modo equo e con la massima efficienza.

2. Pianificazione della capacità di lavoro: revisione della disponibilità e del carico di lavoro del team.

Una volta definita la portata del progetto, è il momento di pianificare il carico di lavoro e la capacità. In questa fase, devi valutare le capacità attuali di ciascun membro del team di progetto. Questo ti aiuterà a distribuire il carico di lavoro e le responsabilità in modo equo e a garantire che per ogni compito siano disponibili le persone più competenti.

Un consiglio: parla con il tuo team già nella fase di pianificazione delle capacità. Chiedi loro quali sono le attività che rientrano nel loro programma giornaliero o settimanale. Con Teambook puoi facilmente consultare il profilo di disponibilità di ogni membro del tuo team. Lavorano 6 o 8 ore al giorno? In quale fuso orario vivono? Utilizza queste informazioni per calcolare il tempo totale che ogni persona può dedicare al progetto.

Esempio di Teambook: grazie alla vista di pianificazione di Teambook, puoi vedere immediatamente la disponibilità di ogni risorsa. I codici colore ti permettono di identificare rapidamente le situazioni di sotto o sovra-capacità, facilitando una distribuzione equilibrata del carico di lavoro.

Per stilare una tabella delle ore di lavoro “produttive”, considera i seguenti elementi:

• Vacanze, pranzi, giorni di malattia
• Tempo amministrativo richiesto
• È ora di lavorare in modo meno concentrato
• Pianifica i compiti che richiederanno più tempo del previsto

3. Assegnare compiti strategici: usa la regola dell’80/20

Ora hai un’idea realistica di quanto tempo il tuo team può dedicare al progetto. Ma quanto di questo tempo – tenendo presente che il cervello umano è programmato per lavorare in modo concentrato per circa 4-5 ore al giorno – dovrebbe essere dedicato al lavoro “concentrato” o “produttivo”?

Suggeriamo di utilizzare la regola dell’80/20 per determinare una linea di base approssimativa all’inizio del progetto e raccomandiamo di rivedere i tassi di utilizzo man mano che il progetto si sviluppa (per saperne di più in seguito).

La regola dell’80/20 significa che un membro del team non dovrebbe mai dedicare più dell’80% del suo tempo a un compito specifico. Il restante 20% è destinato alle attività amministrative (telefonate, riunioni), ai tempi morti o alla risoluzione di problemi urgenti.

Una parola sulle competenze

È anche importante abbinare i compiti alle persone con le competenze più adeguate. L’abbinamento dei talenti individuali alle posizioni disponibili migliora la chiarezza e le prestazioni e crea un ambiente di squadra più soddisfacente, in quanto tutti sono più coinvolti nel loro ruolo.

Esempio di Teambook: la funzionalità di filtraggio basata sulle competenze (tag) di Teambook ti permette di identificare rapidamente le risorse con le competenze richieste per ogni attività. Semplicemente trascinando e rilasciando, puoi poi assegnare queste risorse ai progetti appropriati.

Siamo anche certi che preferiresti evitare la storia dell’orrore di “affidare al tuo sviluppatore front-end il compito di creare una strategia di social networking”. Lo sai tu, lo sappiamo noi: le competenze sbagliate per questo lavoro portano al disastro, non al successo.

Determinare l’importanza del compito

Una volta deciso quanto lavoro assegnare e a chi, concentrati sulla delega dei compiti a più alta priorità. Un processo o un quadro standardizzato ti aiuterà a eliminare l’incertezza.

Ti consigliamo la matrice di priorità di Eisenhower, che ti chiede di classificare ogni nuovo compito in ordine di urgenza e importanza. Questa matrice ti aiuterà a identificare rapidamente le priorità, soprattutto quando tutti i compiti della tua lista rischiano di sovraccaricare il tuo team.

Suggerimento: la gestione del tempo, la durata dell’attività e i requisiti delle risorse ti aiuteranno a determinare se un’attività rientra nei quadranti “Fare”, “Pianificare”, “Delegare” o “Eliminare”. Usa questo schema per creare carichi di lavoro gestibili che aumentino la produttività del team e migliorino la salute mentale sul lavoro.

4. Definire le aspettative di carico di lavoro del team: identificare ciò che è “abbastanza buono”.

Quando assegni i compiti, devi definire parametri e aspettative chiare. Ciò significa stabilire scadenze ragionevoli in base al carico di lavoro e identificare i successi e i fallimenti di ogni compito. Sii realista. Il tuo team è composto da esseri umani, non da robot.

Per evitare il burnout, le scadenze devono tenere conto dei potenziali errori, degli imprevisti e del livello di prestazione richiesto. Quando definisci le tue aspettative di rendimento in relazione ai compiti, stabilisci quali sono “abbastanza buoni” e quali richiedono un livello di rendimento superiore.

Non dimenticare che un livello di prestazione più elevato richiede più tempo, quindi tieni conto della scadenza.

5. Crea un piano di lavoro flessibile: rivedilo, rivalutalo e modificalo se necessario.

Man mano che la pianificazione del progetto procede, dovrai valutare cosa funziona e cosa no. In questo modo ottimizzerai la distribuzione del carico di lavoro per favorire la salute mentale del team, il tasso di successo e i risultati.

Non esitare a sollecitare attivamente il feedback del tuo team nel corso del progetto. Questo ti fornirà informazioni preziose sulla situazione. Utilizza queste informazioni per determinare se i membri del team sono attualmente in eccesso o in difetto di capacità.

Esempio di Teambook: grazie alle dashboard in tempo reale di Teambook, puoi monitorare istantaneamente i tassi di utilizzo del tuo team. Gli indicatori visivi ti avvisano non appena una risorsa si avvicina alla sua capacità massima.

Cerca di mantenere un tasso di utilizzo del team intorno all’80% per mantenere tutti impegnati, mentalmente sani, creativi e con prestazioni ottimali. Un tasso superiore all’85% può portare a errori, ritardi costosi e burnout, riducendo la produttività.

In definitiva, il tuo piano di lavoro dovrebbe evolversi con il progetto. Quindi, se noti che un membro del team è sovraccarico di lavoro, puoi distoglierlo da un’attività già programmata e liberare il suo programma in modo che possa concentrarsi su un lavoro di maggiore priorità.

6. Diversi approcci alla pianificazione del carico di lavoro: scegli quello più adatto a te

Ogni team e ogni progetto è diverso e il tuo approccio alla pianificazione del carico di lavoro deve rispecchiarlo. Le metodologie di gestione dei progetti ti aiuteranno a soddisfare le esigenze del team e del progetto fornendo :

• Una struttura: per mostrarti come pianificare e organizzare il tuo carico di lavoro.
• La possibilità di tracciare attività specifiche nei tuoi flussi di lavoro
• Uno “stato d’animo” da adottare nella pianificazione dei flussi di lavoro

Agile e Kanban sono due metodologie molto diffuse.

Metodologia Agile

Le scadenze rigide di un progetto vanno bene in linea di principio, ma in genere non sono realistiche nella pratica. In realtà, le scadenze e i requisiti del progetto variano in base alla disponibilità delle risorse e ad altre circostanze impreviste.

Un flusso di lavoro agile riconosce che, man mano che le esigenze del progetto si evolvono, lo fa anche la tua strategia. Con l’agilità, l’accento è posto sulla flessibilità e sulla pianificazione di fasi di sviluppo incrementali. Questo approccio consente di cambiare e di reagire ai problemi dell’ultimo minuto.

Infusione agile: adotta una mentalità agile quando definisci le tue aspettative di carico di lavoro. Punta al prodotto minimo realizzabile (il cui valore aumenta nel tempo) piuttosto che aspettarti un risultato immediato “perfetto”. Il “perfezionismo” può renderti un leader esigente che spinge il tuo team al burnout e riduce la produttività, piuttosto che un leader rispettato che incoraggia l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Metodologia Kanban

La gestione Kanban è un sistema di pianificazione visiva che mira a ridurre gli sprechi, a migliorare continuamente i processi e a far progredire i progetti. Kanban utilizza grafici e carte per visualizzare il programma del progetto e l’avanzamento di ogni attività. È un potente strumento di gestione delle attività che fornisce un percorso chiaro per la delega e il monitoraggio dei compiti.

Ecco come funziona:

1. Dividi la lavagna Kanban in tre colonne: “Da fare”, “In corso” e “Finito”.
2. Cerca di limitare il numero di compiti nella colonna centrale “In corso” e concentrati sui compiti in corso nella colonna “Completati”.

Integrazione del Kanban: pensa all’approccio Kanban quando assegni i compiti per ridurre il rischio di multitasking (che mina l’efficienza). Seguire una struttura Kanban può anche aiutarti a identificare tempestivamente i colli di bottiglia, dandoti la flessibilità di riallocare il carico di lavoro prima che i problemi incidano sulla produttività del progetto o sul benessere mentale del tuo team.

7. Automatizza la pianificazione del carico di lavoro: semplifica la tua vita con un software di pianificazione!

La gestione dei progetti e delle risorse diventa molto più semplice con uno strumento di gestione del carico di lavoro a portata di mano. Questi strumenti centralizzano l’ambito del progetto, la pianificazione della capacità del carico di lavoro, i tassi di utilizzo individuale e di squadra, la disponibilità del programma, l’assegnazione dei compiti e le competenze specifiche.

Esempio di Teambook: con Teambook, tutte queste informazioni sono riunite in un’ unica interfaccia intuitiva. Le risorse possono essere assegnate semplicemente trascinandole, mentre le opzioni di ricorrenza consentono di inserire più prenotazioni contemporaneamente.

Avere queste informazioni prontamente disponibili e raggruppate in un unico cruscotto rende più facile monitorare la capacità e l’utilizzo dei dipendenti in tempo reale, controllare lo stato delle attività e visualizzare il calendario del progetto.

Cosa devi cercare negli strumenti di pianificazione del carico di lavoro?

Un software per la pianificazione personalizzato ti aiuterà a distribuire il carico di lavoro in modo più uniforme (migliorando la produttività) e a evitare il sovraccarico di lavoro (proteggendo la salute mentale del tuo team). Ma quali sono le caratteristiche specifiche che devi cercare in questi strumenti?

Calcoli automatizzati per l’utilizzo delle risorse e la capacità individuale

L’accesso ai dati sulle capacità individuali e sull’utilizzo delle risorse organizzative ti permette di prendere decisioni informate sulla pianificazione del carico di lavoro. Tuttavia, questi indicatori possono essere difficili da raccogliere o da comprendere se le informazioni sono disperse in diversi punti di riferimento.

Invece di avere fogli di calcolo e Google docs ovunque e cercare di calcolare questi numeri manualmente, trova uno strumento di gestione del carico di lavoro che li calcoli per te.

Esempio di Teambook: Teambook calcola automaticamente la capacità e i tassi di utilizzo delle tue risorse. Le informazioni codificate a colori individuano immediatamente le situazioni di sotto o sovraccapacità, rendendo più facile prendere decisioni rapide per ottimizzare la distribuzione dei carichi di lavoro.

Oltre al calcolo automatico, considera anche il modo in cui vengono presentate le informazioni. Quando gli indicatori sono visualizzati attraverso un cruscotto, è più facile avere una visione immediata dei segnali di allarme (come un tasso di utilizzo del team del 90% o un individuo sovraccarico al massimo).

Integrazione del calendario

La possibilità di sincronizzare il software di gestione delle risorse con i calendari personali velocizza la pianificazione del carico di lavoro. Anche in caso di telelavoro o di fusi orari diversi, gli orari, le posizioni e le capacità del tuo team saranno visibili nello stesso posto.

Esempio di Teambook: i membri del tuo team possono sincronizzare il loro programma Teambook con il loro calendario preferito e consultarlo in mobilità, sempre aggiornato. Questa sincronizzazione bidirezionale evita i conflitti di pianificazione e mantiene una perfetta coerenza tra gli strumenti.

Un calendario integrato riduce anche il rischio di fare doppie prenotazioni, di assegnare troppo o troppo poco lavoro e di correre a cercare risorse all’ultimo minuto. Avere tutto in un unico calendario principale è molto più semplice che lavorare su più calendari, fogli di calcolo e applicazioni Google (potenzialmente pieni di informazioni non aggiornate).

Un diario delle competenze

Uno strumento di gestione delle risorse con un registro delle competenze rappresenta un notevole risparmio di tempo. Un registro delle competenze ti permette di rilevare le competenze dei tuoi dipendenti fin dall’inizio del progetto. Puoi anche chiedere al tuo team di inserire le proprie capacità (o competenze) all’inizio del processo di pianificazione del carico di lavoro, in modo da avere un quadro più chiaro della situazione fin dall’inizio del progetto.

Esempio di Teambook: con Teambook puoi filtrare le tue risorse in base alle competenze durante la pianificazione. Questa funzione ti permette di individuare rapidamente le persone più qualificate per ogni compito, ottimizzando l’allocazione delle risorse in base alle competenze disponibili.

Potrai quindi individuare le persone più competenti per i compiti e i sottocompiti, in base alla loro esperienza e alle loro specializzazioni. Se il tuo software incorpora anche il calcolo della capacità e dell’utilizzo, oltre all’integrazione del calendario, puoi assegnare i compiti in base alla competenza e alla disponibilità filtrando su questi due aspetti.

Incorporare la retribuzione delle ferie nei piani di progetto

La pianificazione del carico di lavoro può essere complessa. Ci sono molti elementi in gioco e avere un quadro preciso della disponibilità del tuo team può essere complesso. Uno strumento di pianificazione del carico di lavoro in grado di integrare le ferie nei piani di progetto rende più facile tenere traccia delle ferie del tuo team e di altre interruzioni del servizio.

Esempio di Teambook: Teambook semplifica la gestione delle ferie con opzioni di filtraggio personalizzate. Puoi facilmente aggiungere ferie per più risorse contemporaneamente, ad esempio per pianificare una festività nazionale o le vacanze del team.

La possibilità di prendere in considerazione e pianificare le ferie individuali è un ottimo punto di partenza. Ma pianificare le ferie di più membri del team contemporaneamente utilizzando un filtro personalizzato è una vera rivoluzione, soprattutto se hai un team internazionale.

Caso d’uso: supponiamo che tu debba prenotare un giorno festivo (come il Ringraziamento) per tutti i tuoi dipendenti americani. L’ideale è applicare un filtro per prenotare diversi giorni di ferie contemporaneamente. Ma potresti anche aver bisogno di escludere i dipendenti europei da questa festività; un sistema di filtri personalizzati ti permette di fare entrambe le cose contemporaneamente.

Gestione dell’overbooking

Se una risorsa è già in overbooking, puoi usare gli straordinari per segnalare il tempo aggiuntivo, mantenendo una chiara visibilità del carico di lavoro effettivo.

Un consiglio: con una chiara visibilità, puoi evitare il micromanagement (ad esempio, fare troppe domande al team sui suoi orari), che spesso porta a una cattiva salute mentale e a un morale basso.

Alcuni punti da considerare quando pianifichi il tuo carico di lavoro

Una panoramica realistica

Pianifica fin dall’inizio le ferie (o i periodi di lavoro), i giorni festivi, le assenze per malattia, le incombenze amministrative, il tempo per la creatività e il margine di manovra in caso di errore umano o di circostanze impreviste nel calendario del progetto.

Un consiglio: non dimenticare di prendere in considerazione le competenze (e quindi le risorse) necessarie per il successo del progetto.

Fai attenzione alla doppia prenotazione delle risorse e alla sovra o sotto-assegnazione del lavoro. Una cattiva pianificazione può costringerti a trovare risorse all’ultimo minuto e creare aspettative di carico di lavoro irrealistiche per il tuo team.

Un consiglio: ricordati di creare un calendario principale che contenga gli orari di ogni membro del team. Non dimenticare di chiedere al tuo team di tenere aggiornate le proprie agende per tutta la durata del progetto.

Equilibrio tra lavoro e vita privata

Evita il burnout, migliora l’equilibrio tra lavoro e vita privata e gestisci lo stress sul lavoro distribuendo equamente il lavoro e le responsabilità nel tuo team.

Un consiglio: un tasso di utilizzo delle risorse del team superiore all’80% è un fattore scatenante per valutare e modificare i piani di lavoro, se necessario. Se un membro del team supera il 90% di produttività, questo potrebbe indicare un carico di lavoro irragionevole. Se qualcuno con le stesse competenze ha ancora capacità, è il momento di ridistribuire compiti e responsabilità!

Tenere conto dei team remoti

Pianificare, programmare e promuovere l’equilibrio tra lavoro e vita privata (e tutto il resto) può diventare più difficile in un ambiente di lavoro remoto.

Se c’è una cosa che può cambiare le carte in tavola nella gestione di un progetto di un team remoto, è mostrare la tua fiducia nelle capacità lavorative del tuo team nonostante la ridotta visibilità e trasparenza dei dipendenti.

Consiglio: anche quando lavori da remoto, fidati del tuo team, ma rendi più facile la collaborazione con gli strumenti giusti.