Qual è la differenza tra staff e pianificazione?

Il personale e la pianificazione si riferiscono entrambi all’assegnazione del lavoro alle persone, ma si tratta di due processi distinti, ognuno dei quali si concentra su aspetti diversi della tua attività. Sono ugualmente importanti e si completano a vicenda ed entrambi influenzano fortemente il flusso di lavoro e le prestazioni del team.

Vediamo quindi di chiarire la differenza tra questi due processi e di capire come ottimizzarli per il successo della tua azienda.

Che cos’è il personale?

Lo staff è il processo di assegnazione del personale alle posizioni. L’attenzione si concentra su “chi” fa cosa. Affinché il personale sia efficace, è importante assegnare il personale giusto ai compiti giusti.

In altre parole, le posizioni all’interno di un’organizzazione devono essere occupate da personale qualificato – persone con le competenze, le abilità e l’esperienza necessarie.

Elementi chiave del personale

Il processo di selezione del personale comporta diversi elementi chiave:

1. Identificare l’obiettivo aziendale: gli obiettivi aziendali determinano le posizioni che dovrai creare e ricoprire e le competenze che queste posizioni richiederanno. Ad esempio, se vuoi migliorare la soddisfazione dei clienti, dovrai assumere un addetto al servizio clienti (o creare un intero nuovo reparto).
2. Identificare il tipo di posizione: una posizione può essere di due tipi: permanente o temporanea. La direzione può assumere un dipendente a tempo indeterminato o a tempo determinato, a seconda delle esigenze dell’azienda.
3. Creare una descrizione precisa del lavoro: una descrizione del lavoro aiuta a definire le aspettative di un dipendente, chiarendo i compiti e le responsabilità ed elencando le competenze e le qualifiche richieste.
4. Reclutamento: si tratta del processo di ricerca dei candidati giusti e di incoraggiarli a candidarsi per lavorare con la tua azienda.
5. Formazione: la formazione e l’inserimento sono necessari per i nuovi dipendenti, ma sono utili anche per coloro che già lavorano in azienda, in quanto offrono loro opportunità di sviluppo professionale.
6. Trasferimento e promozione: il trasferimento si riferisce allo spostamento di un dipendente da un ruolo a un altro senza alcun aumento di stipendio, status o responsabilità. La promozione, invece, comporta un cambiamento di stipendio e di status.
7. Prevedere il fabbisogno di personale: questo può essere fatto analizzando i dati passati, come ad esempio l’andamento delle vendite. Le previsioni ti aiuteranno a garantire che non ci sia mai una carenza di personale.

Che cos’è la pianificazione?

La pianificazione del personale è il processo di assegnazione di compiti e responsabilità a ciascun membro del team. Si concentra su quando le persone lavorano piuttosto che su chi lavora. I programmi sono costruiti in base alle risorse disponibili: tempo e personale.

Un processo di pianificazione efficace bilancia i carichi di lavoro dei dipendenti, eliminando la possibilità di sotto- o sovra-assegnazione, che porta inevitabilmente a una perdita di produttività dei dipendenti e a un elevato turnover, e garantisce un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro e una maggiore soddisfazione lavorativa.

Elementi chiave della pianificazione

Lo sviluppo di un programma prevede le seguenti fasi:

1. Identificare l’ambito del progetto: si tratta di determinare gli obiettivi, i risultati, i costi e le scadenze del progetto.
2. Suddivisionedi un progetto in consegne o fasi. Questo rende le operazioni aziendali più gestibili, visualizzando tutti i passi da compiere.
3. Identificazione delle attività e della loro durata: si tratta delle azioni effettive che devono essere svolte, sia da un gruppo di persone che da un singolo individuo. Possiamo dire che questa fase comporta un’ulteriore decostruzione della WBS, garantendo connessioni logiche tra gli elementi.
4. Determinazione delle risorse: in questa fase si analizza il numero di persone necessarie per portare a termine i compiti. Potresti voler creare una struttura di allocazione delle risorse.
5. Assegnazione delle risorse: qui definisci la quantità di lavoro per ogni collaboratore. È importante non dare mai per scontato che una risorsa sia disponibile al 100% del tempo: anche se non si tratta di una regola assoluta, in genere i singoli collaboratori dedicano l’85% del loro tempo al lavoro produttivo che fa progredire il progetto, mentre il resto viene impiegato per riunioni e attività amministrative. Per i manager, questa percentuale è probabilmente ancora più alta.
6. Aggiornare un programma: l’ambito del lavoro può cambiare e le risorse possono improvvisamente non essere più disponibili a causa di fattori quali malattie o problemi familiari inaspettati. Un programma deve essere flessibile e riflettere qualsiasi cambiamento.

Quali sono le principali differenze tra staff e pianificazione?

Come puoi vedere dalla sezione precedente, il personale e la pianificazione non sono lo stesso processo: mentre il personale è più legato a chi svolge il lavoro, la pianificazione riguarda il momento in cui si svolge il lavoro.

Per chiarire la differenza, confrontiamoli attraverso i seguenti aspetti:

Creare un team e organizzare attività di gruppo

La differenza principale tra i due processi sta nel loro obiettivo. L’obiettivo della pianificazione del personale è quello di avere il giusto numero di persone qualificate nel tuo team, disponibili in ogni momento. L’obiettivo della pianificazione delle risorse è garantire che le persone giuste siano coinvolte al momento giusto.

Contesto ampio o ristretto

Il personale riguarda la tua attività in generale. In base a diversi fattori come la situazione economica, le tendenze del mercato e le preferenze dei clienti, le tue esigenze di personale varieranno nel tempo.

La pianificazione, invece, avviene in un contesto più ristretto e immediato. Per pianificare non è necessario analizzare il settore: si lavora su una situazione specifica, assegnando alle persone giuste i compiti che devono essere portati a termine entro un certo periodo di tempo.

Focus a lungo termine vs. focus a breve termine

La selezione del personale è un processo a lungo termine. L’obiettivo dello staffing è quello di fornire a un’organizzazione dipendenti qualificati che lavoreranno lì per un certo periodo di tempo (se non si tratta di una posizione temporanea di cui l’azienda ha bisogno, ovviamente). Inoltre, lo staffing richiede tempo: ci vuole tempo per reclutare, assumere e integrare nuove persone.

La pianificazione non richiede molto tempo: quando crei un calendario, ti concentri su progetti, giorni, settimane o mesi. Non ti concentri sull’attività in sé, ma sul progetto a cui stai lavorando.

In che modo il personale e la pianificazione possono supportarsi a vicenda?

Il personale e la pianificazione riguardano entrambi le risorse umane e i due processi vanno di pari passo.

Affinché un’organizzazione funzioni correttamente, è necessario disporre di persone preparate e in grado di svolgere i compiti previsti (personale); tuttavia, non basta averle, bisogna anche assicurarsi che siano disponibili quando se ne ha bisogno (pianificazione).

Molto spesso i progetti falliscono non perché non ci sono persone qualificate in azienda, ma perché le persone qualificate non sono state pianificate correttamente. Per colmare una lacuna, potresti sempre assumere un nuovo dipendente o fornire una formazione (e questa sarebbe una soluzione di staffing), ma sarebbe costoso e non avrebbe molto senso visto che hai già una persona qualificata nel team.

Quello che ti serve è una soluzione di pianificazione: pianificare prima dell’inizio del progetto e decidere chi lavora quando.

Allo stesso tempo, la pianificazione da sola non può risolvere tutti i problemi. Se non hai le competenze giuste per svolgere un compito, la qualità ne risentirà o il compito non verrà svolto affatto.

In breve, il personale e la pianificazione si completano a vicenda. Una buona strategia del personale, unita alla pianificazione delle risorse, può aiutare a ridurre i costi del lavoro e a migliorare l’ambiente di lavoro.

Come migliorare il personale:

1. Pratica lo staffing strategico: allinea la tua forza lavoro alla tua strategia aziendale. Con Teambook puoi visualizzare le tue esigenze di competenze a lungo termine e pianificare le assunzioni di conseguenza.
2. Capire il tuo organico ideale: determinare il numero di persone di cui hai bisogno per ottenere prestazioni ottimali. Teambook ti permette di analizzare l’utilizzo delle tue risorse e di identificare il fabbisogno di personale.
3. Costruisci un pool di talenti eterogeneo: Più persone con competenze e abilità diverse hai a disposizione, meglio è. Assumendo dipendenti con background diversi, ti prepari a situazioni potenziali in cui sarà necessario colmare lacune inaspettate.
4. Formazione trasversale: sebbene tutti noi siamo naturalmente più bravi in alcune cose rispetto ad altre, possiamo sempre essere addestrati a fare qualcosa di nuovo. Questo rappresenta un’opportunità di sviluppo professionale per un dipendente e aiuta i manager a gestire le situazioni in cui devono creare una nuova posizione o sostituire qualcuno, temporaneamente o permanentemente.

Come migliorare la pianificazione :

1. Conosci il tuo team: per pianificare in modo efficace, devi sapere chi è in grado di fare cosa. In primo luogo, è logico assegnare alle persone i compiti che sono in grado di svolgere.
   In questo modo, lavoreranno in modo produttivo e sentiranno il significato del loro lavoro, il che è fondamentale per la motivazione, la soddisfazione e il benessere dei dipendenti.
2. Usa un software di pianificazione: diversi strumenti di pianificazione dei dipendenti ti daranno maggiore visibilità e ti permetteranno di sistematizzare tutte le risorse che hai a disposizione.
   Ad esempio, con Teambook puoi pianificare e tenere traccia dei tuoi progetti, creare un pool di risorse, personalizzare la disponibilità di ciascun dipendente in base ai giorni e alle ore di lavoro e persino catalogare le competenze. Questo aiuta a bilanciare i carichi di lavoro dei dipendenti, assicurando che i compiti siano assegnati in modo equo senza sovraccaricare determinati dipendenti e ignorarne altri.
3. Preparati alle emergenze: avere un piano B ti aiuterà a garantire il rispetto delle scadenze, qualunque cosa accada. Potresti creare un pool di membri del team a chiamata che possano sostituire i loro colleghi. Oppure, come abbiamo detto, non assegnare ai dipendenti di lavorare a pieno regime, in modo che abbiano ancora il tempo di fare un po’ di lavoro extra.
4. Esamina regolarmente la pianificazione: aggiornala ogni volta che si verificano dei cambiamenti, in modo che la pianificazione rifletta lo stato attuale. Teambook offre funzioni di pianificazione in tempo reale che ti permettono di modificare istantaneamente l’allocazione delle risorse.

Esempi di utilizzo con Teambook

Esempio di gestione del personale con Teambook :

Un’agenzia di marketing digitale utilizza Teambook per individuare la necessità di rafforzare il proprio team di sviluppo web nei prossimi sei mesi.

Grazie ai cruscotti delle competenze di Teambook, può visualizzare le lacune di competenze e pianificare l’assunzione di uno sviluppatore React senior e di un UX designer junior.

Esempio di pianificazione con Teambook :

La stessa agenzia ha poi utilizzato Teambook per pianificare i suoi team per tre progetti clienti simultanei. La pianificazione visiva permette di vedere a colpo d’occhio che lo sviluppatore senior è sovraccarico di lavoro la prossima settimana e di riadattarsi spostando alcuni compiti o coinvolgendo lo sviluppatore junior in attività adatte al suo livello.

Conclusione

Il personale e la pianificazione sono parte integrante della pianificazione di un progetto e più ci pensi, migliore sarà il risultato che otterrai. Dopo tutto, sono le persone a determinare l’utilizzo delle altre risorse. Quindi assicurati di scegliere le persone giuste e che lavorino al momento giusto.

Con Teambook hai a disposizione una piattaforma integrata che ti permette di gestire efficacemente sia le esigenze di personale che le sfide di pianificazione, assicurandoti che i tuoi progetti vengano consegnati in tempo con le risorse giuste.

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