Perché avete bisogno di un programma di progetto per rispettare le scadenze?

Organizzare un progetto non è mai un compito facile. In effetti, come project manager, si ha spesso l’impressione di essere presi da una frenesia che richiede di essere in più posti contemporaneamente. I dettagli da tenere a mente sono semplici: scadenze, interdipendenze, rapporti con le parti interessate, progressi rispetto alle tappe fondamentali, ecc.

È quindi comprensibile sentirsi sopraffatti dalla situazione. Ma se esistesse uno strumento in grado di aiutarvi a mantenere l’ordine in questo caos? Uno strumento che potrebbe evitare che il vostro progetto vada fuori strada? Si chiama calendario di progetto ed è una parte indispensabile del kit di strumenti di ogni project manager.

Comprendendo cos’è un programma di progetto e come utilizzarlo, sarete in grado di tenere sotto controllo tutte le parti in movimento del vostro progetto e di assicurarvi che tutto si svolga senza intoppi.

Che cos’è la schedulazione di un progetto?

La schedulazione di un progetto può essere considerata come una panoramica delle informazioni chiave del progetto. Consolida le attività, le milestone e i deliverable del progetto che si riferiscono alla struttura di ripartizione del lavoro tra i vari componenti del progetto.

Tuttavia, va sottolineato che questa pianificazione è fondamentalmente diversa dalla pianificazione del progetto e dalla pianificazione delle risorse del progetto.

• Il piano di progetto registra un elenco di attività, insieme alle relative date di inizio e fine, queste ultime necessarie per portare a compimento il progetto. Questo tipo di documento è utilizzato principalmente dai project manager che lavorano in ambienti in cui la complessità è relativamente bassa.
• La pianificazione delle risorse di progetto, invece, assegna le persone a compiti specifici del progetto, in base alla loro disponibilità e capacità di svolgerli. Un software per il monitoraggio dei progetticome como Teambook, che si concentra sulla pianificazione delle risorse, può aiutarvi a individuare eventuali sovra o sotto-assegnazioni del personale, in modo da ottimizzare la pianificazione delle risorse e le previsioni degli impegni.

Modello illustrativo della schedulazione di un progetto Teambook

Utilizzo di un calendario di progetto

I project manager utilizzano i programmi di progetto come mezzo di comunicazione per fornire aggiornamenti su progetti complessi. Ciò riguarda principalmente gli stakeholder senior o coloro che non hanno bisogno di una comprensione dettagliata dell’esecuzione del progetto.

Questa panoramica generale aiuta questi stakeholder a comprendere lo sviluppo delle attività del progetto, le date cruciali e i risultati attesi, nonché la distribuzione dei compiti tra i team.

Prendiamo il caso del lancio di un prodotto. Il project manager potrebbe redigere una tabella di marcia del progetto per riferire sui progressi del lavoro di squadra, che comprende i reparti di progettazione, prodotto, ingegneria e marketing. Tuttavia, questi team potrebbero avere piani di progetto separati, che verrebbero integrati nella visione d’insieme.

Un membro del team di progettazione potrebbe essere perfettamente a conoscenza del calendario del progetto, ma non ha bisogno di seguire il time-to-market con la stessa precisione del calendario di progettazione. Può invece consultare il calendario del progetto per conoscere il piano d’azione di alto livello del team di marketing per promuovere il prodotto.

Come per la maggior parte dei documenti di gestione del progetto utilizzati per la realizzazione dei progetti, le pianificazioni del progetto sono soggette a modifiche. I project manager dovrebbero sviluppare un programma iniziale per guidare il calendario del progetto, ma essere pronti a rivederlo man mano che il progetto procede.

Come si redige un programma di progetto efficace?

Ecco alcuni principi di base per creare un programma di progetto ad alte prestazioni:

• Disegnare il programma con un livello di dettaglio appropriato. Assicurarsi di seguire con precisione l’avanzamento dei compiti. Si tratta di attività essenziali per il completamento del progetto. Per esempio, dovete sapere quando il team di progettazione finalizzerà i mock-up per consegnarli al team di ingegnerizzazione.
  Non è necessariamente utile vedere le fasi di lavoro svolte per completare i mock-up se non ci sono impatti interfunzionali.
• <È meglio progettare il calendario del progetto in modo che si aggiorni automaticamente quando vengono apportate modifiche ai singoli calendari che compongono la versione complessiva. Teambook si aggiorna in tempo reale e notifica le modifiche al vostro team tramite una timeline di attività integrata, Slack (integrazione diretta) ed e-mail.
  In questo modo, non dovrete apportare modifiche in più punti, risparmiando tempo e limitando il rischio di introdurre errori tramite aggiornamenti manuali. Ad esempio, se avete bisogno di accelerare la pianificazione, potete spostare le attività all’interno del vostro software di pianificazione delle risorse, e anche tutte le attività, le milestone e le fasi dipendenti possono essere spostate automaticamente.

Elementi essenziali da includere in una pianificazione generale del progetto

Quando si redige un programma generale del progetto, è fondamentale includere alcuni componenti fondamentali per garantire che sia completo e operativo. Ecco gli elementi che devono essere inclusi:

1. Un calendario delle tappe critiche e dei relativi risultati. Questo assicura che il progetto sia in corso e che tutte le scadenze siano rispettate.
2. necessarie per completare il lavoro del progetto, compresa la durata prevista delle attività. Questo fornisce una panoramica di tutte le attività necessarie per completare il progetto e aiuta i project manager a individuare eventuali colli di bottiglia o aree in cui potrebbero essere necessarie risorse aggiuntive.
3. Interdipendenze interfunzionali che possono avere un impatto sulla consegna del progetto. Questo aiuta a identificare i compiti che devono essere completati prima che gli altri possano iniziare, assicurando che tutte le attività siano completate nel giusto ordine.
4. Informazioni su quali team sono responsabili dell’esecuzione di quali compiti. Questo aiuta a determinare l’allocazione delle risorse e a garantire che ognuno sia consapevole delle proprie responsabilità.

Tre consigli per utilizzare efficacemente un calendario di progetto

Una volta redatto un programma di progetto, è fondamentale sapere come mantenerlo e aggiornarlo. Ecco tre consigli per utilizzare efficacemente una pianificazione globale del progetto:

#1. Stabilire una sincronizzazione costante per gli aggiornamenti del calendario

Impostare una sincronizzazione regolare per aggiornare la pianificazione. A seconda della durata del progetto, si dovrebbero considerare aggiornamenti settimanali o mensili. Pubblicatela in un luogo centrale e distribuitela a tutti gli attori chiave, aggiungendo una sintesi del progetto o un rapporto sullo stato di avanzamento. L’idea principale è quella di creare l’abitudine di rinnovare costantemente la pianificazione, facendo in modo che tutti si abituino a consultarla.

Anche se i vostri stakeholder non lo studiano nel dettaglio, stabilire una sincronizzazione regolare favorisce la fiducia, perché possono essere certi che state gestendo il progetto in modo corretto.

#2. Sfruttare al massimo la sincronizzazione automatica

Come indicato durante la creazione della pianificazione principale, cercate azioni automatizzate per ridurre lo sforzo necessario per aggiornare la pianificazione ogni settimana. Si tratta di un metodo rapido ed efficiente, che garantisce un aggiornamento costante e impeccabile della pianificazione.

#3. Designare un referente (e un sostituto) per ogni pianificazione del progetto che sia collegato alla pianificazione generale del progetto.

In questo modo, se non si riesce ad aggiornare la pianificazione di un progetto o se sorgono dubbi sulle attività, si ha un contatto privilegiato a cui porre le proprie domande e garantire che la pianificazione complessiva rimanga efficiente.

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