Come creare un modello efficace di allocazione delle risorse umane (con esempi e istruzioni)

Cos’è un modello per il personale? Perché ne hai bisogno? E come si crea un modello di staff efficace? Scoprilo nella nostra guida per principianti.

Un modello di selezione del personale è un quadro di riferimento che garantisce alla tua organizzazione di avere le persone giuste per soddisfare le sue esigenze aziendali.

Descrive i ruoli, le competenze e le percentuali di personale necessarie per gestire l’attività principale, nonché le azioni da intraprendere in caso di fluttuazioni della domanda.

Consideralo come l’elenco degli ingredienti di una ricetta. Fornisce indicazioni chiare sul tipo e sul numero di persone necessarie, permettendoti di garantire un’allocazione ottimale delle risorse umane della tua organizzazione.

Ecco cosa devi sapere per integrare la modellazione del personale nella tua pianificazione strategica della forza lavoro.

Che cos’è un modello di staffing?

Un modello di gestione del personale risponde alla domanda “Come faremo a gestire il personale dell’azienda per raggiungere i nostri obiettivi strategici e operativi in modo efficace?

Come parte di un più ampio processo di pianificazione della forza lavoro, l’obiettivo finale di un modello di staffing è quello di garantire che l’azienda abbia le persone giuste, al momento giusto e al costo giusto.

La creazione di un modello di gestione del personale implica l’esame dei dati storici e l’anticipazione delle esigenze future per comprendere la probabile domanda di personale. Questo approccio strategico consente alle organizzazioni di massimizzare l’efficacia dell’allocazione delle risorse umane.

Da qui, si progetta una struttura ottimale del personale per garantire prestazioni elevate e valore aggiunto per l’azienda. Ad esempio:

• In un’attività prevedibile e con una domanda costante, il tuo modello di selezione del personale potrebbe prevedere l’assegnazione di un numero definito di dipendenti a tempo indeterminato a posti fissi.
• Ma in un settore più instabile, con fluttuazioni stagionali della domanda, il tuo modello di reclutamento potrebbe essere diverso. Potresti utilizzare freelance o lavoratori temporanei nei periodi di picco.
• In un’organizzazione basata su progetti, il modello di selezione del personale potrebbe prevedere il reclutamento di esperti specializzati progetto per progetto, in modo da allocare le risorse necessarie in modo efficiente.

Scoprirai che il numero e il profilo dei candidati non sono gli unici fattori importanti: anche l’aspetto del budget è fondamentale. I diversi modelli di staffing utilizzano diversi processi di reclutamento per assumere personale al miglior costo per l’azienda.

E non si tratta solo di stipendio. I modelli di assunzione tengono conto anche dei costi “nascosti” dei nuovi assunti, come i contributi pensionistici, le attrezzature e i costi di gestione.

Qual è la differenza tra un modello di staffing e un piano di staffing?

Un modello e un piano del personale sono entrambi elementi chiave della pianificazione strategica della forza lavoro, ma non sono la stessa cosa.

Un modello di staffing utilizza una serie di tecniche di previsione delle risorse per determinare i livelli ottimali di staffing, i requisiti di competenza e le preferenze di reclutamento per l’azienda: il numero di posizioni richieste da ogni reparto e il metodo di reclutamento migliore. Fornisce una visione olistica dei requisiti di personale dell’organizzazione per il successo.

Un piano del personale è molto più dettagliato. Basato sul modello di staffing, dettaglia le attività specifiche necessarie per il personale dell’azienda: piani di assunzione, descrizioni delle mansioni, formazione, pianificazione degli orari e delle rotazioni, pianificazione della successione, ecc. Un piano del personale descrive gli aspetti pratici dell’implementazione del modello del personale attraverso attività specifiche di reclutamento, formazione e impiego.

L’importanza di un’allocazione efficiente delle risorse nelle aziende

Un’efficace gestione del personale è essenziale affinché le aziende possano raggiungere i loro obiettivi e rimanere competitive. Garantisce che ci sia un numero sufficiente di dipendenti qualificati per gestire carichi di lavoro fluttuanti, fornire prodotti e servizi di qualità e offrire un servizio eccellente ai clienti.

Una gestione strategica del personale aiuta anche a controllare i costi, a ridurre al minimo il turnover del personale e a favorire un ambiente di lavoro positivo.

Vantaggi della creazione di un modello di staffing

I vantaggi della creazione di un modello del personale sono gli stessi della pianificazione della forza lavoro in generale: il vantaggio principale è che non ci sono brutte sorprese.

Hai preso in considerazione tutti gli aspetti delle tue operazioni e il tuo staff è preparato per ciò che ti aspetta.

Tuttavia, ci sono altri vantaggi che contribuiscono al successo della tua azienda. Ecco alcuni esempi di come un modello di staffing efficace può migliorare la tua organizzazione:

Allineare il personale alla strategia – Un modello di gestione del personale implica la previsione del fabbisogno di forza lavoro, in modo da garantire la presenza delle persone, delle competenze e delle conoscenze giuste per la direzione che si vuole intraprendere.

Ottimizzare l’allocazione delle risorse: sarai in grado di adeguare meglio l’offerta di lavoro alla domanda, riducendo il sottoutilizzo e i costi associati all’eccesso di personale.

Gestire i costi del personale – Il giusto modello di staffing massimizza l’uso delle risorse e riduce gli sprechi, risparmiando sui costi associati al processo di assunzione.

Migliorare le prestazioni – Avere le persone giuste nelle mansioni giuste ti aiuta a raggiungere gli obiettivi aziendali e a soddisfare i tuoi clienti.

Trattenere i dipendenti – Prendendo in considerazione il carico di lavoro, lo sviluppo delle competenze, la progressione, la flessibilità del lavoro, ecc.

Adattarsi ai cambiamenti – Un modello di staffing efficace anticipa i cambiamenti e ti offre la flessibilità necessaria per adattarti alle condizioni del mercato in base alle tue esigenze.

Crescere più velocemente – Alcuni modelli di staffing ti aiutano ad accedere alle competenze specialistiche e alle risorse aggiuntive di cui hai bisogno per crescere o far progredire la tua attività.

Chi è coinvolto nella creazione di un modello di staffing?

Un modello di staffing efficace si avvale del contributo dei vari attori dell’azienda. È sia top-down, basato su una strategia definita dall’alta direzione, sia bottom-up, che tiene conto delle esigenze dei manager e dei dipendenti sul campo.

Il reparto Risorse Umane è generalmente responsabile e guida il processo. Inoltre, si consulta ampiamente con l’azienda per garantire una chiara comprensione dei requisiti e per incoraggiare il coinvolgimento.

Gli stakeholder del modello di staffing

Gestione esecutiva – Il team di gestione esecutiva definisce gli obiettivi organizzativi che il modello di staffing è destinato a supportare. Supervisiona, promuove e guida il progetto. Il loro coinvolgimento garantisce che il modello di gestione del personale sia in grado di far progredire l’azienda.

Dipartimento Risorse Umane – I professionisti delle Risorse Umane sviluppano e implementano il modello di selezione del personale. Coordinano il processo e svolgono compiti tecnici come l’analisi della forza lavoro e la definizione dei ruoli. In questo modo, il piano è guidato da professionisti esperti con le competenze necessarie.

Responsabili di reparto – I responsabili di reparto forniscono una panoramica delle esigenze dei loro team. Aiutano le Risorse Umane a comprendere le realtà operative, le funzioni, le tendenze della domanda e le competenze e le posizioni chiave richieste. Questo metodo efficace garantisce che il piano del personale fornisca ai team le persone e le competenze di cui hanno bisogno per avere successo.

Team finanziario – I professionisti del settore finanziario assicurano che il modello di assunzione del personale sia allineato con gli obiettivi finanziari generali dell’organizzazione e forniscono informazioni sul budget e sui costi per guidare il piano. Questo assicura che le decisioni sul personale siano ottimizzate in base alla realtà finanziaria dell’organizzazione.

Dipendenti – Ogni membro del personale contribuisce alla modellazione del personale fornendo informazioni sull’esperienza dei dipendenti, come il carico di lavoro e l’equilibrio tra lavoro e vita privata, il sentimento del personale, le esigenze di competenze e così via. Questo aiuta a creare un piano che supporta gli obiettivi di fidelizzazione e soddisfazione del personale.

Come per la maggior parte delle attività aziendali, la consultazione e la collaborazione producono i migliori risultati. Tenere conto di un’ampia gamma di consigli professionali, dal consiglio di amministrazione al team di produzione, garantisce che il tuo modello di gestione della forza lavoro sia allineato alle esigenze attuali e alle ambizioni future.

Sette esempi di modelli di staffing comuni

I dettagli precisi del tuo modello di staffing dipenderanno dalla natura della tua attività, dalle tue ambizioni e dai vincoli che devi affrontare. Tuttavia, esistono diversi tipi di modelli di staffing. Ecco una breve panoramica.

(Tieni presente che è improbabile che tu scelga subito uno di questi approcci e lo utilizzi esclusivamente. La maggior parte dei piani del personale è un ibrido di questi approcci, che riflette la complessità e le ambizioni dell’azienda in quel momento).

1. Modello di personale fisso

Con questo approccio, il numero di dipendenti è costante durante tutto l’anno. Ci possono essere perdite o guadagni dovuti al naturale turnover. Tuttavia, non ci sono cambiamenti importanti per riflettere le fluttuazioni del carico di lavoro, come le variazioni stagionali della domanda.

Vantaggi – È prevedibile, quindi ideale per le aziende con una domanda costante.

Svantaggi – Rischi di sovra o sottoutilizzare le risorse se il carico di lavoro è fluttuante.

2. Modello di personale variabile

In questo modello di selezione del personale, le dimensioni della tua forza lavoro variano in base alla domanda. Quando la domanda è più alta, assumi di più. Ciò può essere dovuto alle note fluttuazioni stagionali o a una ripresa del mercato.

Vantaggi – Ti permette di adattare la tua forza lavoro al lavoro disponibile, evitando sottoutilizzazioni e sprechi.

Svantaggi – L’utilizzo di lavoratori temporanei aggiuntivi a breve termine può comportare un aumento dei costi.

3. Modello ibrido di staffing

Come puoi immaginare, questo modello combina elementi di personale fisso e variabile. Hai un team di base per coprire il carico di lavoro standard, ma anche un team di appaltatori su cui puoi contare nei momenti di picco. Questo offre un equilibrio tra stabilità e agilità.

Vantaggi: consente la scalabilità nei momenti di picco senza la necessità di personale a tempo pieno, il che aiuta a gestire i costi.

Svantaggi – Richiede una gestione attenta e può portare a una mancanza di coesione all’interno dei team.

4. Modello di staff snello

Un modello di staffing snello mira a massimizzare l’efficienza della forza lavoro e a ridurre al minimo la sovraccapacità. Si lavora con un numero minimo di dipendenti, ma si massimizza la loro flessibilità e il tasso di utilizzo attraverso la formazione incrociata e la gestione attiva delle risorse, consentendo al personale di assumere più ruoli e di spostarli tra di loro a seconda delle necessità.

Vantaggi – Un modo efficiente ed economico per coprire le attività principali della tua azienda.

Svantaggi – Richiede un’attenta pianificazione della forza lavoro e l’allocazione delle risorse per garantire carichi di lavoro adeguati.

5. Modello di personale in outsourcing o esterno

In questo modello di staffing, si mantiene una forza lavoro interna di base, ma la si integra con competenze specialistiche di fornitori esterni. Ad esempio, un’organizzazione può esternalizzare alcuni compiti specialistici a fornitori di servizi in grado di gestire il lavoro in modo efficiente.

Vantaggi – Accesso a competenze specialistiche e flessibilità per rispondere a una domanda in continua evoluzione.

Svantaggi – L’approvvigionamento, l’integrazione e il mantenimento dei fornitori esterni aggiungono un livello di complessità.

6. Modello di staff basato su progetti

Questo approccio prevede l’assunzione di dipendenti o di fornitori di servizi esterni in base ai singoli progetti. Permette alle aziende di rispondere con precisione alla domanda di lavoro, ma comporta dei rischi legati alla pianificazione e alla stima. I project manager svolgono un ruolo fondamentale nella gestione di questo approccio.

Vantaggi – Hai a disposizione esattamente il numero di dipendenti necessario per svolgere il lavoro, riducendo gli sprechi.

Svantaggi – Richiede una forte capacità di pianificazione del progetto, di previsione delle risorse e di gestione per mantenere l’allineamento tra progetto e dipendenti.

7. Aumento del personale o modello di personale contingente

Il modello di staffing consiste nell’integrare la forza lavoro permanente con assunzioni temporanee per un incarico specifico. Questo avviene spesso tramite agenzie (che si occupano di ricerca di personale, amministrazione, ecc.) o freelance.

Vantaggi – Puoi aumentare o ridurre rapidamente la tua forza lavoro in base alla domanda.

Svantaggi – Il personale temporaneo può impiegare del tempo per integrarsi e diventare operativo.

Come creare un modello di staffing strategico in 8 semplici passi

Di seguito sono riportati i passi essenziali da seguire per creare un modello di staffing per la tua azienda.

Sono necessarie diverse tecniche qualitative e quantitative e il tuo team di risorse umane deve possedere le capacità analitiche e l’esperienza necessarie.

1. Coinvolgere gli stakeholder e definire le esigenze dell’azienda

Contatta i tuoi principali stakeholder per iniziare a raccogliere informazioni sul tuo modello di staffing e per avviare il processo di acquisizione del loro consenso.

In collaborazione con il team dirigenziale, cerca di comprendere chiaramente gli obiettivi a breve e a lungo termine della tua organizzazione, in particolare i cambiamenti previsti per l’anno successivo, come fusioni e acquisizioni o obiettivi di crescita.

Parla con i responsabili dei reparti per capire le esigenze operative quotidiane, comprese le eventuali carenze di personale o di competenze. Pensa agli indicatori di pianificazione della forza lavoro che devi monitorare e analizzare.

2. Guardare indietro e analizzare i dati storici

Esaminare i dati storici relativi ai livelli di personale, al carico di lavoro, ai cicli aziendali/stagionali e alle prestazioni per identificare modelli e tendenze.

Quest’analisi ti aiuterà a capire il fabbisogno di personale durante i periodi di punta e quelli non di punta, nonché le aree di inefficienza o di eccesso di personale. Questo approccio pratico ti aiuterà a migliorare l’efficienza dei tuoi processi.

3. Anticipare i carichi di lavoro futuri

Utilizzando le lezioni apprese nelle fasi 1 e 2, inizia a prevedere il futuro fabbisogno di personale. Le tecniche possibili includono l’analisi delle serie temporali, l’analisi statistica di regressione, l’analisi delle tendenze e la pianificazione dei rapporti fissi. Il tuo reparto Risorse Umane deve padroneggiare questi principi di base.

Tieni conto di fattori come i cambiamenti previsti nella domanda dei clienti, i nuovi progetti o iniziative e le tendenze del mercato. Questo metodo consente alle organizzazioni di prendere decisioni strategiche basate su dati affidabili.

4. Definire i rapporti di allocazione delle risorse

Determina le percentuali di personale ideali per ogni reparto o funzione, in base alle previsioni di carico di lavoro e agli obiettivi di performance. Questa fase ti permetterà di allocare le risorse disponibili in modo efficace. Ad esempio, potresti aver bisogno di un certo numero di :

• Rappresentanti del servizio clienti per rispondere alle richieste dei clienti
• Addetti alla produzione per unità produttiva nell’industria manifatturiera
• Manager di progetto per team di progetto
• Specialisti tecnici per diversi progetti simultanei

5. Sviluppare diversi scenari

Sulla base delle previsioni del carico di lavoro e dei rapporti di forza lavoro, sviluppa diversi scenari per determinare i livelli ottimali di personale e il mix di competenze.

Considera diversi scenari per le varie condizioni aziendali, come le fluttuazioni del carico di lavoro, l’integrazione di nuovi progetti e le modalità di gestione del personale.

Ciò può includere la formazione trasversale dei dipendenti per renderli più flessibili, l’assunzione di personale temporaneo o il ricorso agli straordinari. Questo approccio permette di snellire i processi e di concentrare gli sforzi sulle priorità strategiche.

6. Valuta la tua attuale forza lavoro

Valutare la forza lavoro attuale rispetto al nuovo modello e stabilire se il numero, il tipo di ruoli e il mix di competenze sono adatti a soddisfare le esigenze future. Identifica le lacune o gli esuberi nella tua forza lavoro.

Se ci sono delle lacune, dovrai adottare una strategia per colmarle. Ad esempio, assumendo nuovo personale, sviluppando quello esistente, riqualificando le persone in posizioni ridondanti (sottoutilizzate), contattando i vecchi candidati quando si presentano posti vacanti, ecc.

Questa valutazione aiuta a ottimizzare l’uso delle risorse e a garantire una distribuzione efficace dei talenti all’interno dell’organizzazione.

7. Pensa al rischio e alla ritenzione

Il tuo modello di selezione del personale non può presupporre che le posizioni siano facili da occupare o che il personale chiave venga sempre mantenuto.

Tieni conto dei rischi che potrebbero avere un impatto sul personale, come ad esempio l’avvicendamento del personale, le fluttuazioni economiche o i cambiamenti nelle normative del settore. Sviluppa piani di emergenza per mitigare questi rischi e garantire la continuità aziendale.

Dovresti anche pensare a rendere il tuo posto di lavoro attraente per i tuoi dipendenti, per incoraggiarli a rimanere. La fidelizzazione del personale è meno costosa e meno dispendiosa del turnover e del reclutamento. Concentrati sulla fidelizzazione dei dipendenti per controllare i costi e garantire il successo del progetto.

8. Implementare, monitorare e regolare

Implementa il nuovo modello di staffing, monitorane le prestazioni e apporta le modifiche necessarie.

Ricorda i dati storici che hai consultato in precedenza. Esamina le statistiche dopo l’implementazione del nuovo modello di staffing. Ha avuto un impatto positivo?

Esamina regolarmente i livelli di personale, le previsioni di carico di lavoro e gli indicatori di performance per assicurarti che il tuo piano del personale rimanga allineato agli obiettivi aziendali. Questo monitoraggio continuo aiuta a massimizzare l’efficienza e a garantire un’allocazione ottimale delle risorse.

Come la tecnologia può aiutarti a creare un modello di staffing migliore

La tecnologia è estremamente preziosa per la creazione di un modello di gestione del personale: dall’analisi dei dati e dalle previsioni assistite dall’intelligenza artificiale alla pianificazione degli scenari e delle risorse. Ecco tre strumenti di pianificazione della forza lavoro da prendere in considerazione quando si tratta di pianificare il modello del personale e di gestire le risorse in generale.

Dati e strumenti di analisi

Gli strumenti di analisi ti permettono di analizzare grandi volumi di dati e di ottenere informazioni utili. Per la pianificazione della forza lavoro, questi strumenti possono essere utili per :

• Analizzare i dati storici per identificare modelli, tendenze e stagionalità.
• Utilizzare l’intelligenza artificiale e la modellazione predittiva per prevedere la domanda futura in base alla pipeline di progetti, alla domanda dei clienti e alle tendenze del mercato.
• Visualizzare i dati sul personale tramite dashboard e report, facilitando la comunicazione con gli stakeholder e assicurandosi il necessario consenso.

Le aziende possono utilizzare algoritmi sofisticati per ottimizzare le decisioni di allocazione delle risorse e migliorare l’efficienza complessiva dell’organizzazione.

Software di gestione delle risorse

Il software di gestione delle risorse centralizza i dati sulla forza lavoro e aiuta i manager a identificare e allocare facilmente le risorse all’interno dell’azienda. Per la pianificazione della forza lavoro, questo software può :

• Fornire dati storici sulle prestazioni del personale, dei team e dei progetti (ad esempio, competenze, capacità e utilizzo delle risorse) per valutare se la forza lavoro attuale ha le persone giuste al posto giusto.
• Fornisce una rapida visualizzazione della capacità, basata sulla tua pipeline di progetti, per aiutarti a prevedere la futura domanda di risorse.
• Supporta la pianificazione e l’analisi degli scenari, per un processo decisionale basato sui dati e l’agilità in risposta a circostanze mutevoli.
• Consente ai manager di pianificare le risorse e di vedere l’impatto sulla capacità e sull’utilizzo in tempo reale.

Software HR

Il software HR svolge molte funzioni all’interno di un’azienda. Può essere utilizzato per creare un modello efficace di gestione del personale:

• Traccia gli indicatori di performance dei dipendenti e fornisce informazioni sulla produttività individuale e collettiva. Questo ti permette di valutare l’efficacia del tuo attuale approccio al personale.
• Fornisci informazioni sul numero, le competenze, le qualifiche, ecc. del tuo personale, essenziali per valutare la tua forza lavoro attuale.
• Supporta i processi a valle se e quando hai bisogno di assumere e integrare nuovi dipendenti.

L’utilizzo di uno di questi strumenti può rendere il tuo modello di forza lavoro più accurato ed efficiente, fornendo dati per l’analisi e il processo decisionale.

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