Modelli di capacità: una guida completa

Vuoi scoprire come un modello di pianificazione della capacità potrebbe aiutare la tua azienda?

Ecco tutto quello che devi sapere per iniziare a modellare la capacità.

Un modello di pianificazione della capacità offre alla tua azienda la possibilità di anticipare e rispondere con precisione alle mutevoli richieste dei clienti senza dover ricorrere a costose modifiche dell’ultimo minuto.

Si tratta di ridurre al minimo i rischi fornendo informazioni approfondite, aiutandoti a identificare potenziali colli di bottiglia e fornendoti le informazioni necessarie per prendere decisioni proattive che mantengano i progetti in linea.

Detto questo, la creazione di un modello di capacità adatto allo scopo richiede una quantità significativa di dati e analisi all’inizio, oltre a una manutenzione continua e alla governance durante il suo utilizzo.

In questa guida analizzeremo il concetto di modello di capacità, il suo valore e i passi che puoi compiere per sfruttarlo al meglio.

🚁 Ottieni una panoramica di ciascuno di essi. Teambook ti dà visibilità in tempo reale della capacità del tuo team grazie alla sua intuitiva pianificazione visiva. Visualizza istantaneamente i carichi di lavoro, identifica i consulenti disponibili e trova il giusto equilibrio tra “tempi morti” e “burnout”. Provalo gratuitamente oggi stesso.

Che cos’è un modello di pianificazione della capacità?

Un modello di pianificazione della capacità è un metodo per rappresentare il carico di lavoro in relazione alla capacità, sia che si tratti di un team, di un ruolo individuale o anche di una competenza nel tuo pool di risorse.

Ci sono tre diverse strategie che puoi adottare quando crei il tuo modello di pianificazione delle capacità:

1. Strategia di offset

Come suggerisce il nome, si tratta di un modello reattivo in cui si aumenta la capacità solo dopo aver rilevato un aumento della domanda e aver confermato che le risorse esistenti non sono sufficienti.

2. Strategia di guida

A differenza della strategia precedente, questa è proattiva. Si tratta di aumentare la capacità in previsione di un aumento della domanda (a patto che ci siano dati affidabili che lo suggeriscano).

3. Strategia di abbinamento

Infine, ma non meno importante, questa strategia ti richiederà di monitorare costantemente il carico di lavoro rispetto alla capacità, in modo da poter individuare eventuali discrepanze e correggerle in tempo reale.

Perché creare un modello di pianificazione della capacità?

In breve, un modello di capacità ti fornisce una visione realistica della tua capacità, del carico di lavoro e della domanda futura.

Chiarendo questi punti, potrai capire meglio se e come il tuo attuale pool di risorse è in grado di soddisfare la domanda senza essere sovraccaricato o sottoutilizzato.

La visibilità della capacità disponibile è utile anche per tutto ciò che riguarda il reclutamento, l’integrazione, la pianificazione dei progetti e la definizione delle priorità:

Ottimizzare l’uso delle risorse

Assicurati che i team e i budget siano assegnati in modo efficiente per evitare il sotto o il sovrautilizzo. Con Teambook puoi visualizzare il tasso di utilizzo di ciascun consulente in tempo reale grazie a dashboard intuitivi.

Anticipare le fluttuazioni della domanda

Anticipa le variazioni del carico di lavoro e adegua la capacità per soddisfare le future esigenze aziendali. In base alle tue esigenze, prendi decisioni informate sull’assunzione basata sulle competenze o sull’integrazione di subappaltatori part-time.

Riduci i costi operativi

Allinea l’offerta di lavoro con la domanda reale per ottimizzare i tuoi costi operativi. Eviterai l’eccesso di personale, minimizzerai gli straordinari e ridurrai i tempi di inattività, il tutto grazie a un’allocazione oculata del personale.

Migliorare la qualità delle consegne e l’esperienza del cliente

Migliora le tue prestazioni ottimizzando le risorse e indirizzandole verso i progetti più adatti alle loro competenze. Assicurandoti che le risorse giuste siano disponibili al momento giusto per intraprendere i progetti, migliorerai i risultati e, in ultima analisi, l’esperienza del cliente.

Sostenere la crescita strategica

Grazie alla conoscenza approfondita della disponibilità delle persone giuste, puoi prendere decisioni informate, tra cui la pianificazione delle assunzioni e della forza lavoro, per far crescere la tua azienda. Inoltre, ti aiuta a prendere decisioni informate sulle assunzioni, evitando costi eccessivi e carenze di talenti.

Cosa contiene un modello di capacità?

In poche parole, la pianificazione della capacità ti permette di vedere e pianificare in anticipo i carichi di lavoro futuri, di definire le attività/progetti man mano che arrivano e di evitare errori di pianificazione nelle fasi iniziali per mantenere i progetti in linea.

Certo, i modelli di pianificazione della capacità possono essere complessi da progettare e ancora più difficili da mantenere. Ci sono molti elementi per mantenere una capacità agile e dinamica di rispondere alle fluttuazioni della domanda.

Per creare un modello di capacità efficace, assicurati di includere tutti i seguenti elementi nel tuo modello:

Progetti e scadenze: il tipo di risultati che i tuoi team avranno e quando dovranno essere consegnati. Teambook ti permette di creare progetti con fasi distinte e scadenze chiare, fornendo una visione cronologica di tutte le tue consegne.

Persone, competenze, ruoli: le risorse disponibili e le competenze che apportano. Includi gli orari di lavoro, i turni e le politiche di congedo delle persone. Teambook integra automaticamente gli orari personali e le ferie, garantendo una pianificazione accurata.

Ore dedicate a ciascun progetto: il numero medio di ore necessarie per ciascun progetto e il numero di ore già pianificate per il personale. Questo ti aiuterà anche a valutare la capacità complessiva della tua azienda. I fogli di presenza integrati in Teambook consentono di monitorare facilmente il tempo impiegato e di analizzare la redditività.

Previsioni della domanda di lavoro: una stima del fabbisogno futuro di personale basata su trend storici, variazioni stagionali, tendenze di mercato, obiettivi aziendali futuri e proiezioni del carico di lavoro.

Tasso di produttività: misura il tempo medio impiegato dai dipendenti per completare compiti specifici, consentendoti di determinare la loro capacità ideale. Utilizza i dati di tracciamento del tempo per determinare i tuoi tassi di produttività.

Lacune nelle competenze: individua le competenze mancanti nella tua forza lavoro e le eventuali difficoltà di reclutamento o formazione. Il database delle competenze di Teambook ti permette di mappare facilmente i talenti disponibili e di identificare le lacune.

Quando sei pronto ad evolvere il tuo modello di pianificazione delle capacità, puoi includere anche gli obiettivi aziendali e i piani di scalabilità. I primi ti aiutano ad allineare la pianificazione della forza lavoro con gli obiettivi aziendali, mentre i secondi ti aiutano a prepararti per un’espansione futura, assicurandoti che la tua forza lavoro possa adattarsi ai cambiamenti della domanda.

Modelli di rafforzamento delle capacità: una lista di controllo delle migliori pratiche da seguire

Costruire un modello di pianificazione della capacità e, più in generale, creare rapporti sulla capacità non è mai facile.

Ecco cinque pratiche collaudate per aiutarti a rimanere organizzato ed efficiente:

1. Stabilisci la tua capacità effettiva di base ✅

Prima di pianificare qualsiasi cosa, devi stabilire la tua capacità di base. Questa è nota come “capacità effettiva”. Questa cifra si ottiene prendendo il totale delle ore di lavoro contrattuali del tuo team, meno le ferie e i giorni festivi. Rappresenta quindi la capacità massima di base del tuo team.

2. Analizzare la richiesta ✅

Qual è la domanda attuale della tua azienda? Prevedete un aumento, una diminuzione o una stabilità nel numero di progetti che realizzerete nei prossimi mesi?

3. Previsione dei requisiti di capacità ✅

Pianifica le potenziali esigenze di adeguamento della capacità in base ai dati raccolti nelle prime due fasi. Se la domanda aumenta ma la capacità diminuisce, è il momento di assumere più personale o di dare priorità alle risorse e ai progetti. Se la tendenza è opposta, evita di assumere nuovo personale, perché probabilmente rimarrà in stand-by.

4. Identificare la necessità di dare priorità alle risorse ✅

Se alcuni progetti sono più urgenti o importanti di altri, sviluppa una strategia per dare priorità alle risorse, soprattutto se hai dei limiti in questo campo.

5. Identificare i colli di bottiglia ✅

Cosa potrebbe andare storto, eventualmente? Quali vincoli potrebbero ostacolare i progressi futuri? Una risorsa è molto richiesta ma è già piena? Forse hai diversi progetti da realizzare contemporaneamente e dubiti della capacità del tuo team di portarli a termine?

Una pianificazione efficace delle capacità ti fornisce gli strumenti necessari per anticipare e calcolare i tuoi prossimi passi prima che tu debba effettivamente compierli.

I principali errori da evitare nel tuo modello di capacità

Evita di usare Excel per creare modelli di pianificazione della capacità, soprattutto se hai un team numeroso o in crescita.

Creare il tuo modello di pianificazione delle capacità in Excel è un’attività rischiosa, perché puoi facilmente perderti in tutti i dati o essere sorpreso da alcune cifre che possono sfuggire.

Più cose inserisci nei tuoi fogli di calcolo, maggiore è il rischio di errori o di estrapolazioni basate su informazioni errate. Senza contare che, quando si calcola la capacità, un singolo errore può portare a false aspettative.

In uno studio sull’uso di Excel, un rappresentante dell’Università delle Hawaii ha scoperto che l’88% dei fogli di calcolo conteneva errori. Alcuni erano meccanici, logici o dovuti a omissioni.

Oltre a essere potenzialmente soggetti a errori, i fogli di calcolo non forniscono informazioni accurate sulle competenze e sulle capacità disponibili. Inoltre, è impossibile tenere traccia e contabilizzare le ferie dei dipendenti.

Inoltre, le funzioni di collaborazione in team sono limitate: solo una persona alla volta può apportare modifiche.

La soluzione? Utilizzare un software di pianificazione delle risorse ad alte prestazioni come Teambook.

Esempio: come Teambook sta trasformando la pianificazione della capacità?

A differenza dei fogli di calcolo statici, Teambook offre una pianificazione dinamica e collaborativa che si adatta alle esigenze della tua organizzazione:

✅ Pianificazione visiva intuitiva: vedi subito chi sta lavorando su cosa e quando grazie alla nostra interfaccia drag & drop. Non dovrai più perdere tempo a decifrare complesse tabelle di Excel.

✅ Sincronizzazione automatica dei calendari: le ferie e le disponibilità dei tuoi consulenti vengono sincronizzate automaticamente, eliminando gli errori di pianificazione legati alle assenze non prese in considerazione.

✅ Collaborazione in tempo reale: più utenti possono modificare il calendario contemporaneamente e ogni modifica è immediatamente visibile a tutto il team.

✅ Integrazione delle competenze: l’uso di tag personalizzati per illustrare le competenze significa che le persone giuste possono essere filtrate automaticamente e assegnate ai progetti giusti, tenendo conto delle loro competenze e disponibilità.

✅ Notifiche intelligenti: Le tue risorse ricevono notifiche automatiche sui loro orari e i codici colore permettono ai pianificatori di visualizzare i casi di sovraccarico, i conflitti di orario o le risorse sottoutilizzate.

✅ Reportistica automatizzata: genera report sulla capacità con un semplice clic, con KPI precisi sull’utilizzo delle risorse e sulla redditività dei progetti.

Come dice uno dei nostri utenti: “Teambook ha trasformato il nostro approccio alla pianificazione. Quello che prima richiedeva ore di lavoro in Excel ora viene fatto in pochi minuti e finalmente abbiamo una visione chiara della nostra capacità reale”.

Per riassumere

La creazione di un modello di capacità aiuta l’azienda ad anticipare e rispondere meglio alle naturali fluttuazioni della domanda che nessuna azienda può evitare.

Non esiste un unico modo per creare un modello di capacità: ci sono innumerevoli modelli di business diversi e innumerevoli modi diversi per ogni azienda di sopravvivere durante l’anno.

Un modello di capacità è semplicemente uno strumento che può essere personalizzato per ogni situazione, a patto che sia in grado di valutare accuratamente la situazione attuale di un’azienda e di stimare le sue esigenze future sulla base delle informazioni fornite.

Per la maggior parte delle aziende, piuttosto che intraprendere da sole la creazione di complessi modelli Excel, è opportuno farsi supportare per la pianificazione delle capacità da uno strumento specializzato come Teambook, che ottimizza il processo garantendo precisione e collaborazione.

Teambook può supportarti in questo processo con :

• Un’interfaccia intuitiva che non richiede alcuna formazione tecnica
• Funzioni di pianificazione avanzata adattate alle esigenze delle aziende moderne
• Assistenza clienti multilingue per aiutarti nella tua trasformazione digitale
• Prezzi equi per progetto (non per utente) che si adattano alla tua crescita

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