La gestione delle risorse rappresenta una sfida importante per i project manager che cercano di ottimizzare le prestazioni dei loro team. Senza il giusto software di gestione, diventa difficile far coincidere domanda e offerta e rispettare le scadenze.
Storicamente, i project manager si sono affidati ai fogli di calcolo per avere una visione d’insieme delle proprie risorse. Tuttavia, queste soluzioni diventano rapidamente un incubo da mantenere e una fonte di errori. Domande essenziali rimangono senza risposta: qual è il carico di lavoro di ognuno oggi? Chi è disponibile? Quando è necessario assumere nuove persone?
Se stai cercando queste risposte e vuoi iniziare a gestire le risorse nel modo giusto, sei nel posto giusto. Abbiamo raccolto un elenco dei migliori strumenti di gestione delle risorse, ognuno con le sue caratteristiche specifiche, per aiutarti a mantenere la calma anche quando gestisci un gran numero di risorse.
Perché un software di gestione delle risorse è essenziale?
Sapevi che la gestione delle risorse è rimasta la sfida principale per i project manager per diversi anni di seguito? Inoltre, la cattiva gestione delle risorse ha registrato il maggior incremento dal 2018 ed è ora la seconda sfida più importante. Trascurando l “importanza del bilanciamento delle risorse, le aziende hanno un” idea confusa delle risorse disponibili e finiscono in un circolo vizioso di rigidità delle risorse.
Una cattiva gestione delle risorse si traduce spesso in progetti con poco o troppo personale, il che compromette il risultato finale e può addirittura far deragliare gli accordi. Questo è il risultato dell’incapacità di allocare, pianificare e livellare correttamente le risorse, spesso causata dalla mancanza di strumenti adeguati.
I vantaggi dell’utilizzo di una soluzione di gestione delle risorse sono numerosi:
- Crea un programma realistico per gestire i progetti in modo efficace
- Prevedere la capacità e anticipare le esigenze
- Garantire il miglior uso delle risorse disponibili
- Distribuire i carichi di lavoro in modo equo
- Ottimizzare l’uso delle risorse esistenti
- Risolvere i conflitti di risorse
- Impedire che le risorse rimangano inattive
- Sapere quando assumere nuovi dipendenti
Niente migliora i processi e le prestazioni aziendali più di una strategia di gestione delle risorse ben studiata, accompagnata dal software che aiuta i team ad attuarla.
Top 10 dei software di gestione delle risorse
I seguenti strumenti sono eccezionali dal punto di vista della gestione delle risorse e del carico di lavoro e possono migliorare notevolmente l’efficienza delle operazioni di progetto in corso. Scopriamone di più.
1. Teambook – Una soluzione moderna per la gestione collaborativa delle risorse
Teambook è un software di gestione delle risorse particolarmente adatto ai team agili. Questa soluzione di gestione offre un approccio intuitivo alla pianificazione e al monitoraggio dell’allocazione delle risorse tra i team.
Lo strumento aiuta i team ad acquisire e visualizzare la capacità disponibile e a ottimizzare l “assegnazione dei compiti. Grazie ai suoi strumenti di pianificazione avanzati, Teambook facilita il coordinamento tra i diversi reparti e migliora l” efficienza delle risorse.
Le caratteristiche principali includono :
- Pianificazione visiva delle risorse con il drag-and-drop
- Cruscotti personalizzabili per monitorare le prestazioni
- Integrazione con i principali strumenti di gestione dei progetti
- Gestione delle capacità a medio termine con indicatori visivi
- Inserimento del timesheet con un solo clic (copiando i dati di pianificazione).
Questa soluzione è particolarmente adatta alle medie imprese che vogliono migliorare le proprie capacità di gestione senza eccessive complessità.
In modo unico, Teambook offre un prezzo per pacchetto di progetti, per un numero illimitato di utenti! Il prezzo imbattibile è di circa un euro per progetto!
2. Forecast – Una soluzione completa per la gestione di progetti e risorse.
Forecast è una piattaforma all-in-one che ti porta dal preventivo alla fattura con una gamma completa di funzionalità di gestione delle risorse per pianificare, allocare, programmare e monitorare le risorse. La combinazione di funzionalità di gestione del progetto con la gestione del carico di lavoro, il monitoraggio del tempo e la scheda del budget la rende un sostituto perfetto di strumenti frammentati.
Forecast è stato progettato per soddisfare le esigenze di pianificazione delle risorse sia a lungo che a breve termine. Puoi assegnare le risorse a compiti o progetti e avere una panoramica di tutte le metriche relative alle risorse di ciascun membro del team, ora e con mesi di anticipo: le assegnazioni, i carichi di lavoro, i tassi di utilizzo calcolati automaticamente e le ferie.
La funzionalità di zoom in e out ti dà la possibilità di visualizzare le risorse da una prospettiva mensile, settimanale o giornaliera. Il livello di connettività è impressionante: puoi scendere dalla mappa di calore alle singole attività per vederne i progressi.
I project manager possono identificare rapidamente chi è in overbooking, disponibile o in vacanza per pianificare i progetti futuri, mentre i dirigenti potranno beneficiare dei tassi di utilizzo a livello aziendale e delle previsioni sui requisiti delle risorse.
Leggi il nostro articolo su Forecast vs Teambook.
3. Runn – Software di pianificazione e previsione delle risorse
Runn è una moderna applicazione per la gestione delle risorse che fornisce informazioni approfondite su tutto il tuo personale e ti permette di pianificare le risorse in modo intelligente. Nonostante sia relativamente nuova sul mercato, Runn ha un design elegante e ottime opportunità per migliorare la tua strategia di gestione delle risorse.
Puoi analizzare in dettaglio le entrate, la capacità e il tasso di utilizzo di ciascun membro del team e visualizzare la percentuale di tempo assegnato e quanto è fatturabile o non fatturabile in una visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile.
Con Runn, puoi trovare rapidamente le risorse giuste filtrando il pianificatore per vedere solo le persone con un ruolo specifico, un team o con un determinato tag. Ciò che rende la pianificazione delle risorse molto più semplice è la possibilità di vedere quante ore ogni persona ha a disposizione in un determinato giorno.
I prezzi partono da 10 euro al mese per utente, con un piano gratuito illimitato per un massimo di 5 utenti.
4. Paymo – Software di pianificazione delle risorse per i team
Paymo è uno strumento di gestione dei progetti che, oltre alla gestione delle attività, al monitoraggio nativo delle ore e alla fatturazione, include anche solidi moduli di pianificazione e programmazione delle risorse. Lo strumento mette insieme la capacità del team, il carico di lavoro e la disponibilità su una timeline visiva per aiutarti ad allocare le risorse di conseguenza.
Particolarmente interessante è la funzionalità di pianificazione intelligente. Le prenotazioni provvisorie vengono definite automaticamente in base agli intervalli di date dei lavori precedenti. Non resta che specificare il numero di ore di lavoro per convertirle in una prenotazione effettiva.
La colonna delle ore rimanenti ti darà anche la necessaria visibilità della capacità del tuo team, anche a livello di progetto, in modo da sapere quante ore prenotabili sono ancora disponibili.
I prezzi partono da 9,95€ al mese per utente. Sono disponibili 14 giorni di prova gratuita.
5. 10.000 ft – Pianificazione del personale con Smartsheet
Il cuore di 10.000 ft è l’agenda del personale. Qui puoi vedere chi è in overbooking, chi è disponibile o chi è in vacanza. Recentemente acquisito da Smartsheet, 10.000 ft offre una corrispondenza intelligente delle risorse, la funzionalità drag-and-drop e la possibilità di creare report completi dal rilevamento delle ore.
Se la vista delle persone diventa improvvisamente troppo dettagliata, c’è una mappa di calore dell’allocazione delle risorse per vedere l’intera azienda. Si tratta di uno dei migliori software per la gestione delle risorse quando hai un budget piuttosto limitato.
I prezzi partono da 10 euro al mese per utente.
6. Scoro – Software di gestione aziendale
Scoro è una soluzione per la gestione delle risorse con un pianificatore di risorse con vista sul calendario. Ti aiuta a pianificare il tempo e il carico di lavoro giornaliero, indicando la capacità di ogni persona. Ogni volta che pianifichi l’assegnazione di compiti, puoi trascinare e rilasciare il compito nel tuo calendario in base al suo impatto sulle ore di lavoro.
Scoro offre anche la possibilità di filtrare per progetto, tipo di attività, scadenza e priorità. Oltre alle caratteristiche comuni, lo strumento cerca di semplificare il processo di definizione delle priorità. Ogni volta che c “è un” attività ad alta priorità, puoi attivare la modalità Domino, che darà la priorità al lavoro e rimanderà tutto il resto del programma.
I prezzi partono da 26€ al mese.
7. Mavenlink – Strumento di gestione delle risorse aziendali
Come Forecast, Mavenlink offre una suite completa di strumenti per la gestione dei progetti e delle risorse aziendali, che comprende tutte le funzionalità di pianificazione delle risorse sotto un unico tetto. Mavenlink Master Planning è stato progettato specificamente per i project manager che vogliono ottimizzare la gestione delle risorse.
La pianificazione principale ti dà la possibilità di gestire le allocazioni per tutte le risorse della tua organizzazione. Puoi visualizzare a colpo d’occhio i carichi di lavoro e la disponibilità di più progetti.
I prezzi partono da 19€ al mese.
8. Accelo – Una soluzione ServOps per la gestione dei progetti, delle risorse e delle e-mail.
Inizialmente sviluppato come strumento interno, Accelo consente agli utenti di gestire tutte le attività legate ai clienti. Lo strumento è adatto ai piccoli team e alle organizzazioni che non sono molto mature nella gestione delle risorse.
Accelo dispone di una mappa di calore delle risorse con una vista giornaliera, in modo da poter capire chi è sovra o sotto-assegnato ogni giorno della settimana. Per scoprire quali sono le cause dei colli di bottiglia delle risorse, puoi sempre andare al progetto e cercare le attività che causano attrito.
I prezzi partono da 39€ al mese.
9. Tempo Planner – Un componente aggiuntivo di gestione delle risorse per Jira
Tempo Planner è un componente aggiuntivo per la pianificazione delle risorse e il reporting della capacità che si integra con Jira. È lo strumento preferito per la pianificazione perché collega le risorse ai problemi o alle attività di Jira.
Come suggerisce il nome, il componente aggiuntivo è un vero e proprio pianificatore, quindi non è in grado di comunicare l’avanzamento dei progetti e delle attività in tempo reale come altri strumenti.
10. BigTime – Software per la gestione delle presenze e delle fatture del personale
BigTime è una soluzione basata sul cloud, nata originariamente come software per la fatturazione delle ore e la gestione finanziaria per le aziende di servizi professionali. Con l’evoluzione in una soluzione più completa, alle funzionalità finanziarie sono state aggiunte la gestione delle risorse e dei progetti.
Poiché BigTime è così orientato alla finanza, se assegni una persona a un compito, dovrai sempre aggiungere il costo interno e il tariffario.
Come scegliere il miglior software gestionale per la tua azienda?
Per selezionare la soluzione di gestione delle risorse più appropriata, è necessario valutare una serie di criteri:
Dimensioni ed esigenze del team: i piccoli team possono accontentarsi di strumenti più semplici, mentre le grandi organizzazioni necessitano di soluzioni più robuste con funzionalità di gestione avanzate.
Budget disponibile: i software gestionali hanno prezzi molto diversi. Alcuni offrono versioni gratuite limitate, mentre altri richiedono un investimento mensile per utente.
Integrazioni necessarie: verifica che la soluzione si integri con gli strumenti esistenti per evitare i silos di dati tra i team.
Funzionalità specifiche: a seconda del tuo settore, potresti aver bisogno di funzionalità specifiche come la gestione delle competenze o la pianificazione a lungo termine.
Le tendenze future del software di gestione delle risorse
L “intelligenza artificiale sta gradualmente trasformando i migliori software di gestione. Questi strumenti si stanno evolvendo per offrire suggerimenti automatici sull” allocazione e previsioni più accurate sui requisiti futuri delle risorse.
Dato che la collaborazione a distanza sta diventando sempre più importante, le soluzioni moderne incorporano funzioni specificamente progettate per i team distribuiti, consentendo di gestire le risorse in modo efficiente indipendentemente dalla posizione geografica.
Ottimizza i tuoi progetti con la giusta soluzione di gestione
Un eccellente software di gestione delle risorse ti fornisce una panoramica di chi sta facendo cosa. Il miglior software di gestione assicura che tutti lavorino al massimo delle loro possibilità senza oltrepassare i limiti di un normale orario di lavoro, fornendo indizi e indicazioni quando vengono superati certi limiti.
L “implementazione di una soluzione adeguata per la gestione delle risorse aiuta i team a migliorare significativamente le loro prestazioni, a rispettare le scadenze e a ottimizzare l” uso delle risorse umane.
Vuoi trasformare il tuo approccio alla gestione delle risorse? Inizia a valutare le tue esigenze attuali e a testare alcuni di questi strumenti utilizzando le loro versioni di prova. La chiave del successo sta nella scelta di una soluzione che si adatti perfettamente al tuo contesto organizzativo e che supporti la crescita dei tuoi progetti.
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