Guida pratica alla pianificazione della capacità (+ consigli degli esperti sulla procedura)

Scoprite in questa guida come la pianificazione della capacità può aiutarvi a mantenere i progetti in linea con i tempi e a ottimizzare il tempo del vostro team.

Anticipare i requisiti per far coincidere le risorse disponibili con quelle necessarie per il successo del progetto si chiama pianificazione della capacità. Serve come scudo per rispettare i tempi e il budget stabiliti per il progetto.

Immaginate di dover affrontare il briefing di un cliente prestigioso per progettare una nuova applicazione. Sotto la pressione di una scadenza impegnativa, state valutando l’accessibilità del vostro team prima di buttarvi a capofitto nel progetto.

Ci si rende subito conto che decifrare l’attuale capacità operativa del team è quasi impensabile. Diversi membri lavorano contemporaneamente su progetti diversi ed è difficile capire chi è in grado di assumersi un compito in più. Si è quindi costretti ad affidarsi a previsioni incerte, sperando che tutto faccia il suo corso.

“Per molti team, la previsione rappresenta un metodo diffuso di pianificazione della capacità. Secondo lo State of Resource Management Report 2022, il 75% degli intervistati ammette la necessità di sviluppare migliori processi di pianificazione della capacità. Se volete consegnare i vostri progetti in tempo, mantenere un carico di lavoro equilibrato e gestire team soddisfatti, la pianificazione della capacità non deve mai essere lasciata al caso.

In questo articolo imparerete a progettare piani di capacità basati sui dati e a trovare le persone giuste per assumere compiti e iniziative ad alto impatto.

Che cos’è la pianificazione della capacità?

La pianificazione della capacità comprende i processi e i metodi utilizzati per valutare la disponibilità dei team, prevedere la domanda di risorse e prendere decisioni valide per bilanciare l’offerta e la domanda di risorse.

L’obiettivo è quello di evitare un uso diseguale delle risorse e di garantire che i progetti pertinenti abbiano la priorità e un team adeguato.

I project leader e i responsabili delle risorse che hanno acquisito una buona padronanza della pianificazione delle capacità hanno una conoscenza approfondita del potenziale reale del loro team. Capiscono che la pianificazione delle capacità è un processo collaborativo e coinvolgono i membri del team nel processo. Ciò consente loro di stabilire le priorità dei progetti in modo efficace e di assegnare le persone giuste a compiti e iniziative ad alto impatto.

Quali sono i diversi tipi di pianificazione della capacità?

La pianificazione della capacità può essere a lungo, medio o breve termine. Di norma, le organizzazioni utilizzano una combinazione di questi tre tipi.

• Pianificazione a lungo termine: si basa sulle prospettive di crescita e di espansione della vostra organizzazione. Ad esempio, la vostra organizzazione ha l’ambizione di aumentare la base di clienti da 50 a 500 entro uno o due anni. Pertanto, potrebbe essere necessario ampliare la forza lavoro e reclutare nuove competenze.
• Pianificazione a medio termine: si concentra sui progetti imminenti e sulle iniziative in corso. Ad esempio, potreste avere due nuovi progetti da avviare nel prossimo trimestre e un arretrato di tre progetti. Dovrete pianificare come allocare le risorse tra i diversi progetti.
• Pianificazione a breve termine: si tratta della pianificazione quotidiana necessaria per il corretto svolgimento dei progetti.

Qual è la differenza fondamentale tra gestione della capacità e gestione delle risorse?

La gestione della capacità è un processo a lungo termine che si concentra sul bilanciamento delle risorse e dei requisiti di un’azienda. Comprende la manipolazione strategica delle risorse per raggiungere gli obiettivi aziendali. La gestione delle risorse, invece, è un processo molto più specifico e tattico. Si concentra sulla distribuzione e sull’organizzazione ottimale delle risorse per i singoli progetti, assicurando che vengano realizzati nelle migliori condizioni possibili.

Lead, Lag e Match: le tre principali tattiche di pianificazione della capacità produttiva

Le istituzioni utilizzano le seguenti tattiche per ottimizzare la capacità delle loro risorse:  ;

1. Tattiche proattive di sviluppo delle capacità

La strategia di aumento, nota anche come Lead, si basa su un miglioramento preventivo della capacità in previsione di un aumento della domanda. Questo tipo di politica vi spingerà a incrementare la vostra pipeline di progetti a rotta di collo.

Questa tattica proattiva implica una certa audacia. Implica che gestirete un volume di progetti superiore a quello attuale (o passato), spingendovi a reclutare altro personale per far fronte a un carico di lavoro crescente.

Immaginate, ad esempio, di assumere un grosso contingente di camerieri per il vostro ristorante durante la frenesia delle feste;

Il vantaggio principale di questo approccio sta nella capacità di fornire un team sempre all’erta, pronto a reagire alle esigenze di lavoro che si presentano.

⛔️ Il punto nero in questo quadro idilliaco? Se questi ipotetici progetti non si realizzeranno mai, la vostra struttura si troverà vincolata da pesanti investimenti in risorse superflue che non trovano alcuna utilità.

2. La tattica dello scarto

La tattica dello spostamento è un approccio più conservativo. La capacità viene aumentata solo quando la domanda supera l’offerta disponibile. Ad esempio, un’azienda che assume personale aggiuntivo solo quando il team esistente è già sovraccarico sta adottando una strategia di spostamento.

Questa compensazione offre un metodo relativamente sicuro di pianificazione della capacità, riducendo il rischio di impegnare risorse non necessarie.

⛔️ Tuttavia, questa tattica può anche significare una maggiore pressione sul personale, un alto tasso di burn-out e ritardi nella consegna dei progetti.

3. Tattica della corrispondenza

La tattica dell’abbinamento tiene conto della capacità attuale del team, anticipando al contempo le esigenze future. Fa il punto sulle vostre capacità e sull’uso delle vostre risorse, offrendo al contempo l’opportunità di aumentare il vostro potenziale quando le risorse sono limitate.

Immaginate, ad esempio, che il vostro team operi all’80% del suo tasso di utilizzo ottimale. Questo potrebbe indicare che il team riesce a svolgere i propri compiti senza essere sommerso dal lavoro. Tuttavia, quando questo tasso sale al 90%, la vostra azienda potrebbe aver bisogno di assumere dei freelance per evitare di sovraccaricare il team esistente e garantire il mantenimento del servizio senza impattare sui vostri clienti.

Cosa significa in termini di ricerca di collaboratori esterni o di nuove assunzioni a tempo indeterminato? Il principio dell’idoneità significa che non assumerete nuovi talenti se non ne sentite la necessità.

Inoltre, promuove la crescita della vostra organizzazione. Se il carico di lavoro è notevole, potete accettarlo con la certezza che il vostro team ha le risorse necessarie per svolgerlo.

Organizzate i vostri progetti in anticipo creando progetti preliminari in Teambook. È possibile delineare un progetto con fasi chiare, stadi predefiniti e risorse assegnate e vedere ciò che è necessario e disponibile nel momento desiderato, consentendo di prendere decisioni oculate.

Perché è fondamentale pianificare la propria capacità?

La pianificazione della capacità del team è essenziale per portare a termine i progetti nei tempi previsti, evitando di deludere le aspettative dei clienti e di sovraccaricare i membri del team.

1. Per una preparazione precoce

Organizzare la capacità in modo proattivo vi dà l’opportunità di pianificare in anticipo le variazioni del carico di lavoro del vostro team. In qualsiasi momento, potete adattare le risorse per tenere conto delle fluttuazioni del volume e della domanda prevista.

2. Un modo efficace per evitare il burn-out

Secondo uno studio condotto da Gallup nel 2021, tra i lavoratori intervistati, il 41% ammette di lavorare fino a 44 ore a settimana, e talvolta anche molto di più.

Non è raro che le persone sopraffatte dal sovraccarico di lavoro si rassegnino a lavorare più ore per far fronte alla montagna di compiti che hanno davanti. La conseguenza diretta è un aumento esponenziale dello stress quotidiano. Pianificando adeguatamente le risorse del vostro team, potete fare in modo che ognuno abbia responsabilità commisurate al proprio carico di lavoro. In questo modo si garantisce a tutti il tempo necessario per recuperare e rilassarsi una volta terminato il lavoro.

3. Facilita l’impostazione di programmi basati sulla realtà.

Pensate che due terzi delle aziende non rispettano regolarmente le scadenze. Ah, la suspense delle scadenze mancate! Spesso la causa di questi sforamenti? Semplicemente i programmi irrealistici elaborati nelle prime fasi di un progetto. Questo tipo di situazione si verifica quando la capacità di consegna viene messa in secondo piano e le scadenze vengono fissate in modo arbitrario, spinti dall’assillante speranza che i membri del team portino a termine il lavoro in tempo.

Una pianificazione basata sulla capacità effettiva fornisce una base reale per la costruzione di programmi professionali, aumentando così la probabilità che i progetti vengano completati in tempo.

4. Ottimizzare le decisioni di assunzione

Nel dinamico mondo degli affari, e per le agenzie in particolare, la sfida consiste spesso nell’avere a disposizione le risorse giuste per garantire che il lavoro venga svolto con i più alti standard possibili, rispettando le scadenze e riducendo al minimo i livelli di stress.

Immaginate, ad esempio, che la vostra agenzia abbia già un’agenda piena per i prossimi sei mesi. Grazie alla pianificazione delle risorse, potete facilmente stabilire se avete a disposizione un numero sufficiente di persone con le giuste competenze per gestire con successo i progetti.

Con questa visione chiara in una fase iniziale, avrete il tempo cruciale per assumere altro personale o ricorrere a freelance per colmare eventuali lacune di competenze.

Le complessità della pianificazione della capacità

La pianificazione della capacità consiste nel prevedere con precisione la disponibilità del vostro team in un determinato momento, evidenziando i requisiti aziendali e prendendo decisioni oculate sull’allocazione ottimale delle risorse. Tuttavia, questo processo può essere confuso e complesso, soprattutto quando si utilizzano fogli di calcolo o strumenti non standard.

Mancanza di visibilità sulle potenziali risorse future

Una sfida ricorrente per i project manager è l’incertezza sul potenziale futuro del loro team.

Quando elementi come le ferie programmate o i progetti in corso per il trimestre successivo rimangono sconosciuti, fare previsioni è un compito difficile. Questa oscurità è generalmente il risultato di un’organizzazione decentralizzata e di un piano disarticolato, in cui i dati relativi alle competenze sono dispersi tra varie fonti.

La sfida della gestione delle capacità con i fogli di calcolo

Avete intenzione di gestire la vostra capacità utilizzando fogli di calcolo Excel? Scordatevelo! L’ostacolo principale può essere paragonato al tentativo di spingere un enorme blocco di pietra in cima a una montagna. È sufficiente dire che si tratta di un compito ingombrante, noioso e inefficiente. I fogli di calcolo digitali, per la loro stessa struttura, non sono adatti a gestire l’instabilità insita nella gestione dei progetti. Con i loro orari e scadenze in continuo cambiamento, il processo di aggiornamento manuale, lento e spesso errato, è un ostacolo all’affidabilità delle informazioni.

Inoltre, questi famosi fogli di calcolo tendono a diventare isole isolate, staccate dagli altri strumenti essenziali per una buona organizzazione e gestione del progetto. In genere non sono collegati ai calendari o ai software di gestione delle risorse. La disconnessione di questi diversi strumenti mette a rischio l’integrazione necessaria per mantenere la rotta. L’assenza di informazioni aggiornate sulla capacità delle risorse o sui requisiti specifici del progetto, unita alla mancanza di integrazione, rende difficile prendere decisioni informate o allocare le risorse in modo efficace.

Rappresentazioni errate della produttività

Il concetto di produttività è spesso frainteso. Sia che si lavori in un’azienda con una tipica settimana di 40 ore o meno, è naturale proiettare questa misura in termini di ore di lavoro disponibili per ciascun membro del team. In pratica, però, gli individui non dedicano tutto questo tempo allo svolgimento dei compiti previsti.

È fondamentale tenere conto dei vari fattori che possono mettere a dura prova il tempo di lavoro di ciascuno, tra cui le ferie personali, gli appuntamenti e le riunioni, gli obblighi amministrativi e le attività interne all’azienda. Tali obblighi possono erodere in modo significativo il tempo di lavoro che ciascun dipendente può dedicare al progetto. Inoltre, eventi imprevisti, come assenze per malattia o emergenze personali, possono intaccare il tempo a disposizione.

Se i gestori delle risorse trascurano questi fattori, i loro calcoli di produttività diventano inevitabilmente errati. Questo porta a una pianificazione distorta e ad aspettative non realistiche.

La volatilità dei progetti e degli ambienti di lavoro

Molti settori di attività sono caratterizzati da una domanda imprevedibile. Immaginate, ad esempio, di essere a capo di un’agenzia, soggetta ai capricci della domanda fluttuante. Periodi di vuoto, in cui i contratti scarseggiano, si alternano a periodi di effervescenza in cui il vostro team è sopraffatto dal peso delle richieste dei clienti, al punto da dover rifiutare nuove collaborazioni perché non riuscite ad assorbirle.

E che dire di progetti atipici che nessuno ha mai sperimentato prima? Queste sfide delicate richiedono spesso il reclutamento affrettato di nuove competenze per rispondere alle specificità inaspettate del progetto in questione. In questi casi, l’assenza di garanzie, di punti di riferimento tangibili in termini di domanda prevista, rende la pianificazione e la gestione delle capacità molto pericolose.

 

Impostazione di un piano di gestione della capacità in 5 passi

Per orchestrare con sicurezza le vostre capacità di squadra, fate riferimento ai seguenti passaggi:

• Considerazione dei progetti attuali e futuri;
• Stima delle capacità attuali e prospettiche delle risorse disponibili ;
• Analisi del divario tra la domanda esistente e le risorse disponibili;
• Considerare l’approccio migliore per colmare questo divario;
• Considerare i vincoli individuali dei vostri dipendenti.

1. Esaminare le iniziative in corso e prevedere quelle future

Che tipo di carico di lavoro sta gestendo il vostro team in questo momento? Quali sfide dovranno affrontare nella prossima settimana, mese o addirittura anno? Riconoscere il flusso di lavoro attuale e futuro è fondamentale per avere un quadro preciso degli impegni attuali del vostro team e degli obblighi che ricadranno su di loro nel prossimo futuro. Non trascurate questa valutazione.

Come si raccolgono questi dati essenziali? Potete condurre le vostre indagini a due livelli. In primo luogo, prendete la strada diretta chiedendo ai membri del vostro team quali sono le loro attività attuali e le loro azioni imminenti. In secondo luogo, potete esplorare il vostro software di gestione dei progetti per individuare le missioni in corso e la loro cronologia. Nelle organizzazioni di grandi dimensioni, dove contattare ogni membro del team può essere un grattacapo, fate un’incursione tra i manager e i capi reparto per raccogliere informazioni sulle missioni in corso.

Dopo aver tracciato un quadro chiaro delle responsabilità attuali e future, il passo successivo consiste nell’individuare informazioni su eventuali progetti o incarichi che potrebbero interferire con il programma di lavoro del team in futuro.

In un ambiente di agenzia o di società di servizi, chiedete al reparto vendite o agli account manager informazioni sui contratti in corso. Se il vostro ambiente professionale è un’azienda orientata al prodotto, chiedete al team di prodotto informazioni sui lanci previsti.

Inoltre, non dimenticate di prendere in considerazione i compiti che sono stati rimandati a un secondo momento, perché potrebbero riemergere come responsabilità future. Dovete anche tenere conto di eventuali compiti pianificati nell’ambito di progetti in corso che dovranno essere realizzati in un secondo momento; anche questi meritano di essere inclusi nella vostra pianificazione delle capacità.

In definitiva, considerate la traiettoria di crescita e di espansione della vostra azienda. Individuate se esistono strategie per ampliare l’acquisizione di clienti, sviluppare nuove funzionalità o entrare in un nuovo segmento di mercato. Questi progetti ambiziosi potrebbero aumentare le richieste di tempo del vostro team nel prossimo futuro.

2. Valutare la capacità attuale e futura delle risorse disponibili

Questa è una fase cruciale: la vostra missione è quella di valutare non solo la capacità del vostro team di essere presente, ma anche il tipo di compiti che è in grado di svolgere.

Analizzando i fattori limitanti, come il tempo e le competenze, è possibile ottimizzare la distribuzione del lavoro in base alle capacità del team. È essenziale evitare situazioni complicate in cui i membri del team sono presenti ma non hanno le competenze necessarie per svolgere il compito assegnato, o viceversa.

È utile studiare il vostro pool di risorse per identificare in modo inequivocabile i ruoli, le capacità e le aree di competenza del vostro team. Ad esempio, se si utilizza Teambook, è possibile ordinare i membri del team per tag, come il reparto o i ruoli assegnati.

Il passo successivo sarebbe quello di esaminare il programma del progetto per valutare il tempo assegnato a ciascun membro del team per completare i compiti. Quante ore vengono dedicate ai progetti? Quanto sono impegnati tutti? Qualcuno è sovraccarico? Ci sono persone che aspettano che il lavoro venga loro assegnato? Chi ha intenzione di prendersi una pausa a breve?

La pianificazione visiva di Teambook offre una visione completa di queste informazioni, fornendo una panoramica della disponibilità del team. È anche possibile selezionare durate specifiche per vedere la capacità attuale e futura.

Quando si analizza il tempo a disposizione del team, è bene prendere in considerazione sia il lavoro di progetto che quello non di progetto.

Attività quotidiane come riunioni, pause pranzo, scambi di e-mail e Slack e attività amministrative possono richiedere molto tempo.

Vale anche la pena di prendere in considerazione fattori come lo scope creep, i ritardi del progetto, le dinamiche del team e la pressione sulle scadenze, in quanto possono influenzare la durata dei progetti in corso e ridurre la disponibilità del team.

Questo processo di valutazione dovrebbe essere un processo congiunto con il team. Se gestite un team di piccole o medie dimensioni, potete chiedere un feedback attraverso colloqui individuali o discussioni asincrone sulla loro disponibilità. Per i team più grandi, sarebbe più saggio consultare i capi reparto e i manager per ottenere una visione complessiva della capacità del team.

4. Sviluppare una strategia efficace per colmare il divario

È inevitabile che l’analisi evidenzi una discrepanza significativa tra le risorse disponibili e le esigenze dell’organizzazione.

Di fronte a un sovraccarico di lavoro che affossa il personale, l’adozione di strategie di prioritizzazione come la ponderazione dei progetti ad alto impatto e l’allocazione oculata delle risorse può essere una necessità cruciale.

Ad esempio, una situazione in cui un nuovo progetto è all’orizzonte, ma il vostro team è già sommerso di compiti. In un simile contesto, ecco come stabilire la preminenza del progetto ponendosi una serie di domande:

• Quanto è urgente questo compito?
• C’è un budget consistente a disposizione per questo?
• Il progetto riguarda un cliente con cui vogliamo assolutamente ristabilire un rapporto danneggiato?
• Si tratta di una nuova opportunità di lavorare con un cliente che cerchiamo da tempo?
• Qual è l’importanza relativa di questo lavoro?
• I tempi di consegna possono essere modificati?

Se il progetto deve continuare, si passa alla fase successiva definendo i membri del team più adatti ai requisiti del lavoro e negoziando le scadenze per i progetti in corso.

Immaginate di trovarvi in una situazione in cui il vostro team deve far fronte a limitazioni di risorse e le richieste che gli vengono poste vanno oltre le sue capacità. Una delle alternative da prendere in considerazione in questo tipo di situazione è la collaborazione con i freelance per ridurre il carico di lavoro e rispettare le scadenze.

D’altra parte, se il team è sottoutilizzato, è possibile assegnare maggiori responsabilità per garantire che il suo tempo e la sua produttività siano utilizzati al meglio.

5. Tenere conto delle aspettative dei dipendenti

Il fattore umano è essenziale quando si pianifica la capacità produttiva. È importante ricordare che la vostra forza lavoro non è solo un numero di persone, ma piuttosto individui con aspettative e aspirazioni diverse. È necessario valutare fattori quali i metodi di lavoro individuali, le preferenze di comunicazione, le differenze di orario, gli impegni privati come la famiglia e le prospettive di carriera e sviluppo.

Cosa giustifica la necessità di strumenti specializzati per la pianificazione della capacità all’interno dei team?

La previsione della capacità può essere complessa, in quanto comporta la valutazione della capacità del team, la previsione della domanda e la presa di decisioni per far coincidere domanda e offerta. Quando ci si affida a una moltitudine di dashboard, la situazione può diventare rapidamente confusa, poiché diventa più complicato capire chi è responsabile di cosa e chi è disponibile per nuovi progetti. È qui che entra in gioco il software di gestione delle risorse.

Teambook offre una visione grafica della capacità, consentendo di visualizzare rapidamente la disponibilità dei membri del team, le situazioni di sovraccarico e i tassi di utilizzo. In questo modo è possibile visualizzare facilmente la capacità del team per un periodo specifico, rendendo più efficaci le previsioni.

Teambook vi offre anche una visione aggiornata della disponibilità delle risorse del vostro team, integrando nel calendario le riunioni programmate, le attività pianificate, le pause e gli orari di lavoro personalizzati, in modo da poter valutare con precisione la loro reale capacità.

Con Teambook potete integrare i giorni festivi e personalizzarli in base alle vostre politiche sulle ferie. In questo modo è più facile per il vostro team richiedere le ferie, tenendo conto dell’equilibrio tra lavoro pianificato e ferie. Teambook consente di gestire le convalide delle ferie direttamente dall’interfaccia di pianificazione.

La funzione di reporting di Teambook fornisce una visione globale delle ore disponibili del team (capacità) rispetto alle ore pianificate (attività assegnate), consentendo di prendere decisioni sull’allocazione delle risorse basate su dati accurati.

Se siete pronti a ottimizzare la pianificazione delle capacità del vostro team, provate Teambook: è gratis!