Gestione delle competenze: la nostra guida per iniziare

Oggi la gestione delle competenze è essenziale per il successo di qualsiasi azienda di servizi. Ma cos’è la gestione delle competenze e come si può mappare il talento dei propri dipendenti in modo pratico?

La pandemia globale di Covid-19 ha stravolto il panorama aziendale. Secondo McKinsey, il 50% dei dirigenti d’azienda sta attualmente affrontando problemi legati a una carenza di competenze imprevista. È ora essenziale migliorare la gestione delle competenze per identificare le opportunità di riqualificazione e miglioramento delle competenze e mantenere la redditività dell’azienda.

Ma da dove iniziare? La nostra guida completa risponde a questa e a molte altre domande.

Che cos’è la gestione delle competenze?

Il processo di classificazione dei talenti della forza lavoro e il loro allineamento con i requisiti attuali e futuri dell’azienda è noto come gestione delle competenze. È essenziale per la pianificazione delle capacità e la gestione delle risorse.

Perché la gestione delle competenze è fondamentale?

La gestione delle competenze è essenziale sia dal punto di vista operativo che strategico, in quanto favorisce prestazioni elevate oggi e in futuro.

La gestione strategica delle competenze è orientata al futuro. Se il vostro approccio alla gestione delle competenze ha successo, la vostra azienda avrà il giusto profilo di talenti per la sua traiettoria futura. Saprete quali abilità e competenze sono richieste per il ruolo attuale e quali non sono più necessarie. Pianificando in anticipo, sarete in grado di acquisire e assumere il personale necessario per raggiungere i vostri obiettivi strategici a lungo termine.

Perché la gestione delle competenze è fondamentale nel mondo moderno?

La gestione delle competenze è ancora più cruciale quando le organizzazioni si trovano ad affrontare difficoltà:

• Rallentamento dell’economia globale e pressione sui margini aziendali
• Modifiche senza precedenti alle procedure di lavoro.
• Difficoltà a trovare e trattenere talenti eccezionali
• Dalle perturbazioni e dai progressi della tecnologia digitale, in particolare dell’IA e dell’automazione.

È possibile superare molti di questi ostacoli pianificando in anticipo e monitorando il proprio profilo di competenze organizzative. Ad esempio, con :

• Liquidazione dei dipendenti attraverso la progressione di carriera e la formazione
• Aggiornamento del personale per la forza lavoro di domani
• Aumentare il ritorno sull’investimento delle vostre risorse

Analizziamo i vantaggi della gestione dei talenti nel contesto della gestione delle risorse umane.

I vantaggi della gestione delle competenze

I vantaggi della gestione delle competenze sono molteplici. Eccone alcuni:

1. Colmare il gap di competenze

L’enorme impatto finanziario dell’inadeguatezza delle competenze è già stato menzionato in precedenza. La disparità tra le competenze di un individuo e quelle richieste per un lavoro è nota come “gap di competenze” su base individuale. Si tratta del divario tra il numero totale di competenze di cui dispone l’azienda e le competenze di cui ha bisogno.

Per avere una possibilità di colmare il gap di competenze nella vostra azienda, dovete identificarlo. Potete valutare le competenze di cui disponete e quelle di cui avete bisogno utilizzando un approccio di gestione delle competenze, e quindi sviluppare una strategia per colmare il gap di competenze.

Un modo per colmare il gap di competenze è quello di istituire programmi di formazione interni, assumere nuovi dipendenti che abbiano i talenti di cui non disponete o ricorrere a collaboratori indipendenti per colmare le lacune temporanee.

La riqualificazione della forza lavoro attuale per colmare le carenze di competenze è una priorità assoluta, secondo il 64% dei professionisti della ricerca e dello sviluppo (LinkedIn).

2. Adattamento al cambiamento

Forrester prevede che l’automazione e l’intelligenza artificiale cambieranno o influenzeranno l’80% di tutte le professioni entro il 2030. L’innovazione e la digitalizzazione hanno fatto sì che il mondo cambiasse più velocemente che mai. La preparazione del vostro team a questo ambiente in continua evoluzione può essere valutata con precisione attraverso la gestione delle competenze, che vi aiuta anche a identificare le nuove competenze di cui il vostro team avrà bisogno e il tempo necessario per acquisirle prima di utilizzarle nella vostra azienda.

Poiché il mondo cambia così velocemente, la gestione delle competenze è uno sforzo continuo. Dovete valutare costantemente le competenze dei vostri dipendenti e adattarle agli ultimi progressi del vostro settore. Questo vi darà un notevole vantaggio competitivo e vi renderà più agili e reattivi.

3. Soddisfare i requisiti di formazione

L’approccio alla gestione delle competenze include tra i suoi obiettivi l’identificazione dei bisogni formativi. La formazione del personale è una delle migliori spese che possiate fare. I dipendenti diventano membri sempre più preziosi del vostro team, acquisendo esperienza e competenza che possono utilizzare immediatamente nella loro carriera. Inoltre, il cliente beneficia di un maggiore impegno, creatività e produttività.

La formazione interna è spesso più conveniente dell’assunzione di nuovo personale più esperto. Inoltre, il personale qualificato non ha la stessa curva di apprendimento dei nuovi assunti, perché conosce già il funzionamento della vostra azienda. D’altra parte, se avete bisogno di assumere personale per colmare una carenza di competenze, avere la reputazione di offrire eccellenti programmi di formazione può aiutarvi ad attrarre i migliori talenti.

4. Ottimizzare l’uso delle risorse

Con la gestione delle competenze, il project manager può assegnare la persona giusta al lavoro giusto al momento giusto. Questa è un’ottima notizia per il risultato del progetto, perché chi ha le competenze giuste porterà a termine il lavoro in modo efficiente. Non dovrà preoccuparsi di una curva di apprendimento, quindi porterà a termine il progetto rapidamente. In questo modo i progetti rimangono in linea e puntuali.

Ma è anche una buona notizia per la soddisfazione dei dipendenti. Potete dimostrare di apprezzare le competenze e le qualità di una persona assegnandole compiti che fanno leva sulle sue capacità. Inoltre, date loro l’opportunità di brillare e di utilizzare le loro conoscenze specifiche per dare un contributo significativo.

Sembra logico spingere talvolta le persone ad apprendere nuove competenze. Anche questa è una componente della gestione delle competenze. Ad esempio, è possibile identificare le persone che utilizzano Java a un livello intermedio e assegnare loro un compito che le spinga a un livello di competenza superiore.

Un software di gestione delle risorse di progetto come Teambook vi aiuterà a ottimizzare l’uso delle vostre risorse e quindi delle vostre competenze. A vantaggio dei vostri team e delle vostre prestazioni finanziarie.

5. Riduzione dell’abbandono dei dipendenti

L’importanza dello sviluppo delle competenze per i dipendenti potrebbe sorprendervi: secondo un sondaggio Degreed condotto tra i dipendenti, il 46% ritiene che entro il 2024 le loro attuali competenze saranno obsolete. Tuttavia, solo il 34% dei dipendenti intervistati dal MIT/Deloitte ha dichiarato di essere incoraggiato dalle opportunità di sviluppo delle competenze offerte dalla propria azienda.

Questa insoddisfazione e, diciamolo pure, l’ansia per il futuro, possono minare il morale del personale e spingerlo a cercare opportunità migliori.

Al contrario, la formazione delle competenze del personale di supporto può contribuire a trattenere i dipendenti e a ridurre l’abbandono. Dimostra ai vostri dipendenti che li apprezzate, che rispettate il loro contributo e che credete che abbiano un futuro brillante con la vostra azienda.

I dipendenti che hanno l’opportunità di crescere professionalmente si sentono più soddisfatti del loro ruolo e si impegnano maggiormente nella vostra azienda. I dipendenti sono più propensi a rimanere in azienda più a lungo se sentono di progredire nel loro ruolo, riducendo così il turnover complessivo del personale.

6. Sapere chi assumere e quando

La pianificazione strategica delle capacità e delle risorse si basa su procedure di gestione delle competenze. Queste richiamano l’attenzione sulle competenze che sono costantemente richieste e su quelle che lo sono sempre meno. Per garantire il successo futuro, ciò consente ai dirigenti di prendere decisioni basate sui dati relativi ai posti di lavoro e ai talenti che devono essere occupati.

A livello personale, è più facile sostituire qualcuno se si conoscono esattamente le sue competenze. Che un dipendente sia in malattia, in congedo parentale o in partenza, la gestione delle competenze vi aiuterà a trovare nuovi talenti. In questo modo è possibile mantenere la continuità dell’organizzazione e rispettare le scadenze. Questo è particolarmente importante se state cercando una posizione altamente tecnica o che richiede conoscenze specialistiche.

Il modulo di gestione delle capacità offerto da  Teambook offre una visione a medio termine (da 6 mesi a 2 anni), consentendo di vedere a colpo d’occhio i carichi di lavoro e i requisiti in termini di personale. Queste informazioni concrete possono essere utilizzate come base per una strategia di reclutamento mirata, basata sulle competenze necessarie per realizzare i progetti futuri.

Le difficoltà della gestione delle competenze

Ora conoscete i vantaggi, ma che dire delle difficoltà? Se la gestione delle competenze fosse semplice da capire o se fosse una procedura standard in ogni azienda, non avremmo avuto bisogno di scrivere questo manuale. Quindi qual è il problema?

Dimensione della squadra

La gestione delle competenze non è troppo difficile in un piccolo team. È abbastanza semplice tenere traccia delle numerose competenze del personale quando si ha un team di piccole dimensioni. Si può prendere nota di chi sa cosa. Si può anche utilizzare un metodo di tracciamento semplice, come la gestione di un foglio di calcolo.

Lavoro remoto, flessibile e ibrido

La combinazione di lavoro a distanza e lavoro ibrido è ancora più complessa. I colleghi che vedevate e con cui lavoravate quotidianamente potrebbero non incontrarsi più. Questo non solo rende più difficile identificare le loro competenze, ma significa anche che potrebbero non essere le prime persone a cui si pensa quando si assegnano le risorse.

L’uso di un software di gestione delle competenze può rivelarsi molto vantaggioso in questa situazione. Fornisce un’unica posizione centrale per tenere traccia di tutte le risorse e dei loro livelli di competenza. Ciò significa che è possibile cercare e filtrare facilmente i talenti dei dipendenti per trovare il candidato ideale per qualsiasi ruolo, anche se la vostra azienda impiega migliaia di persone in tutto il mondo.

Gli strumenti di gestione delle competenze offrono una serie di vantaggi

I software di gestione delle risorse come Teambook spesso includono funzioni integrate di gestione delle competenze. Ciò significa che sarete in grado di visualizzare le competenze dei dipendenti insieme ad altri dati importanti come la disponibilità, la produttività e il costo per l’azienda.

Grazie a questa conoscenza, è possibile assegnare i compiti in modo più intelligente ed evitare spiacevoli sorprese. Ad esempio, la vostra prima scelta andrà presto in pensione, non avrà abbastanza lavoro o non sarà compatibile con il vostro budget.

Inoltre, è possibile trascinare le risorse direttamente dal piano di progetto nel software di gestione delle risorse, che assegnerà loro immediatamente i compiti. I software non si limitano a gestire le competenze operative. Possono essere utilizzati anche per gestire i talenti strategici.

La pianificazione di scenario è supportata anche da alcuni sistemi di gestione delle risorse. È il momento di simulare diversi scenari (ad esempio, combinazioni di possibili progetti o personale diverso che vi lavora) per capire gli effetti su tempi, finanze, redditività e altri fattori.

È qualcosa che il vostro foglio di calcolo può fare? Non ne sono sicuro.

Come si fa a mettere in atto una procedura di gestione dei talenti che funzioni?

Il processo di gestione delle competenze prevede l’utilizzo di strumenti e procedure per identificare, valutare, migliorare e gestire le competenze dei membri del team mentre lavorano ai progetti. In questo modo si ottiene una strategia per ogni talento di cui un membro del team potrebbe avere bisogno in un determinato momento.

Il reclutamento, la selezione e lo sviluppo rientrano nel complesso e integrato processo di gestione dei talenti, che è una componente essenziale della funzione HR. È necessario sapere come gestire correttamente i talenti dei propri dipendenti se si vuole ottenere il massimo da loro.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarvi a migliorare il vostro processo di gestione dei talenti:

Il reclutamento, il mantenimento, la formazione, lo sviluppo, la pianificazione delle capacità, l’allocazione delle risorse e altre attività fanno parte del processo di gestione delle competenze. Pertanto, coinvolge i membri di diversi team. Sebbene sia generalmente controllata dalle Risorse Umane, incorpora i punti di vista dei project manager e dei responsabili di reparto e influenza le scelte fatte ai livelli più alti dell’azienda.

Ecco come impostare una procedura efficace di gestione dei talenti nella vostra azienda:

1. Identificare le competenze necessarie

Dovete innanzitutto identificare i talenti di cui avete bisogno e valutare se li avete per garantire la sostenibilità e il successo futuro. Per aiutare le risorse umane a determinare il set di competenze ottimali per la futura forza lavoro, è indispensabile che i dirigenti comunichino la loro visione del futuro e il programma di lavoro previsto.

La pianificazione di progetti futuri per comprendere la loro influenza sulla capacità, sulla domanda di competenze e su altri fattori può essere facilitata dall’uso della pianificazione di scenario.

Armati di queste informazioni, possono quindi valutare in che misura il profilo dei talenti dell’azienda corrisponde alle sue esigenze future e iniziare a formulare un piano per colmare il divario.

2. Valutare la disponibilità di talenti

Dovete sapere quali competenze possiede attualmente il vostro personale per confrontare la domanda e l’offerta di competenze. È il momento di creare un registro centrale dei talenti del personale, se non ne avete già uno. Create un profilo che elenchi le competenze, l’esperienza, la formazione e altri dettagli di ciascun dipendente.

Inoltre, se disponibili, analizzate i dati relativi alla capacità e all’utilizzo del personale. Potrebbe essere necessario assumere immediatamente altro personale se si scopre che alcune persone, posizioni o competenze sono ancora molto richieste.

3. Sviluppare un piano per colmare il divario

Sapendo quali sono i talenti più richiesti, il personale delle risorse umane può iniziare a pianificare il futuro. Come si colmerà il gap?

• riqualificare il personale esistente?
• assumendo nuovo personale?
• utilizzando subappaltatori?

Dovranno considerare aspetti quali l’arco di tempo in cui le competenze saranno richieste, il costo di ciascuna scelta e i vantaggi aggiuntivi che l’azienda potrebbe ottenere (come la fidelizzazione dei dipendenti).

4. Mettetevi alla prova e migliorate le vostre capacità

Secondo un’analisi costi-benefici del WEF, è nell’interesse delle aziende statunitensi migliorare le competenze di almeno il 25% dei lavoratori che perdono il posto.

Gli studi dimostrano che investire nello sviluppo del personale e nei programmi di formazione è una strategia più rapida ed economica rispetto alla ricerca di talenti dall’esterno. Migliorare le competenze non sempre comporta la stessa spesa dell’assunzione e dell’integrazione di nuovi dipendenti, come dimostra Gallup. Secondo TechTarget, il costo medio dell’assunzione di un nuovo dipendente negli Stati Uniti è di 4.425 dollari, che include i costi di pubblicità e di assunzione.

Secondo un’indagine di Citrix, il 62% dei direttori delle risorse umane ritiene che per essere competitivi in un mercato del lavoro globale, i dipendenti dovrebbero riqualificarsi o aggiornare le proprie competenze almeno una volta all’anno.

La disponibilità del vostro personale a riqualificarsi è un’ottima notizia. Il 77% dei dipendenti intervistati da PwC Global si dice disposto a riqualificarsi completamente o ad acquisire nuove competenze.

5. Assumete le competenze che non avete

È il momento di assumere altro personale se non si riesce a migliorare le competenze di quello esistente e se si presenta la necessità.

Entro il 2023, una delle tendenze del mondo del lavoro sarà il crescente utilizzo di assunzioni basate sulle competenze piuttosto che la tradizionale progressione di carriera a tappe. Questa tendenza riflette il cambiamento radicale dei posti di lavoro avvenuto negli ultimi dieci anni. L’esperienza acquisita nelle posizioni precedenti potrebbe non preparare i candidati ai ruoli futuri. La presenza di un titolo di lavoro specifico sul CV non è importante quanto la dimostrazione del proprio talento ai potenziali datori di lavoro.

I lavoratori della conoscenza devono affrontare una concorrenza particolarmente agguerrita nel mercato globale dei talenti. Sono liberi di scegliere i benefit migliori e di lavorare da qualsiasi luogo. Per attrarre e trattenere i migliori dipendenti, le aziende devono pensare all’intero pacchetto, non solo allo stipendio. La nostra esperienza ha dimostrato che l’autonomia e la flessibilità dell’orario di lavoro sono un buon punto di partenza.

6. Utilizzare il giusto software di gestione dei talenti

I vantaggi degli strumenti di gestione dei talenti sono già stati menzionati. Sebbene esistano pacchetti software specializzati nella gestione delle competenze, non sono necessariamente molto completi. Un software di gestione delle risorse che incorpori le funzioni di gestione delle competenze darà risultati migliori.

Grazie a un pool di risorse centralizzato, le persone che si trovano in luoghi diversi, o addirittura in fusi orari diversi, possono visualizzare il profilo dei talenti del vostro team e selezionare i candidati migliori per determinati compiti.

È possibile identificare rapidamente le soluzioni migliori vedendo come le diverse allocazioni delle risorse influiscono sui budget e sulle scadenze dei progetti quando è possibile riservare il tempo delle persone ai progetti.

Grazie ai grafici e alle statistiche di utilizzo è facile capire quali posizioni o competenze sono sempre molto richieste. Questo favorisce le iniziative relative alle assunzioni, alla formazione e alla pianificazione delle capacità. Inoltre, vi permette di elaborare programmi realistici e di gestire i carichi di lavoro, consentendo ai vostri progetti e al vostro personale di procedere senza intoppi!

Non dovrete passare da un programma all’altro per massimizzare le vostre risorse su ogni progetto e soddisfare i vostri clienti quando i vostri strumenti di gestione delle competenze, pianificazione delle risorse e gestione dei progetti sono tutti in un unico posto.

Il vostro personale delle risorse umane sarà altrettanto soddisfatto. Creare un pool di talenti in grado di soddisfare le esigenze in continua evoluzione della vostra azienda è una delle principali sfide che gli esperti di risorse umane e di gestione dei talenti devono affrontare.

È possibile assumere e riqualificare i lavoratori in modo più strategico allineando la pipeline dei progetti al profilo delle competenze, combinando la gestione delle competenze con quella delle risorse e dei progetti. Ciò consente alla vostra azienda di

• Colmare le carenze di competenze il prima possibile per evitare di ritardare i progetti e di scontentare i clienti.
• Assumere il più possibile a basso costo, ad esempio assumendo dipendenti di primo livello e formandoli internamente.
• Scegliere se assumere o meno collaboratori indipendenti, i cui stipendi possono essere inferiori a quelli del personale fisso.