Definire efficacemente l’ambito di un progetto: 7 passi chiave per il successo

L’ambito di un progetto è il miglior alleato del project manager. È il punto di riferimento per tutto il ciclo di vita del progetto e garantisce che il progetto rimanga in carreggiata fino al raggiungimento degli obiettivi.

Tuttavia, a volte può subentrare l’autocompiacimento. Si può essere tentati di dire: “Non ho bisogno di definire l’ambito, ho già gestito migliaia di progetti simili!

In qualità di project manager, definire e pianificare i progetti è la nostra attività principale. Tutto inizia con la creazione di una solida portata del progetto. Non importa quante volte tu abbia gestito progetti simili, non puoi permetterti di ignorare le basi.

Quindi torniamo a parlarne insieme.

Qual è l’ambito di un progetto?

L’ambito di un progetto definisce tutto il lavoro e gli elementi da prendere in considerazione per ottenere un risultato specifico.

Non va confuso con l’ambito del prodotto, che descrive le funzionalità e le caratteristiche del prodotto o servizio finale. L’ambito del progetto, invece, descrive nel dettaglio tutto ciò che è necessario per realizzare il prodotto o il servizio secondo le specifiche previste.

Ad esempio, l’ambito del progetto per la creazione di una nuova funzione comprende le specifiche della funzione stessa, nonché le attività di sviluppo, i test, la documentazione, ecc.

L’importanza cruciale del perimetro del progetto

Definire chiaramente l’ambito di un progetto presenta una serie di vantaggi:

• Comprensione condivisa di obiettivi e risultati
• Migliore gestione delle aspettative degli stakeholder
• Quadro di riferimento per tutto il progetto
• Base per il monitoraggio dei progressi
• Prevenire le sbandate e i cambi di gamma incontrollati

Un perimetro ben definito è la tua migliore protezione in caso di controversie. È il documento che chiarisce con precisione cosa è e cosa non è incluso nel progetto.

I rischi di un ambito non ben definito

Non prestare sufficiente attenzione alla definizione del perimetro può avere gravi conseguenze:

• Superare i budget e le scadenze
• Confusione sui risultati attesi
• Conflitti con clienti o stakeholder
• Demotivazione del team
• Fallimento del progetto in casi estremi

L’esempio dell’auto elettrica di Dyson illustra bene questi rischi. Annunciato nel 2017, il progetto è stato abbandonato due anni dopo, dopo aver speso 600 milioni di dollari. Le cause principali: costi sottostimati ed eccessivo perfezionismo, sintomi di una portata mal definita.

7 passi per definire l’ambito di un progetto

1. Identificare gli obiettivi del progetto

Il primo passo è comprendere e formalizzare gli obiettivi del progetto. Questo comporta

• Identificare tutte le parti interessate
• Capire le loro esigenze e aspettative
• Determina come il progetto soddisferà queste esigenze
• Formulare obiettivi chiari e misurabili

L’ideale è applicare il metodo SMART ai tuoi obiettivi:

• Specifico
• Misurabile
• Raggiungibile
• adattato alla realtà
• Definito temporalmente

Ad esempio, un obiettivo SMART potrebbe essere: “Aumentare l’utilizzo delle risorse del 20% nei prossimi 6 mesi attraverso l’ottimizzazione della pianificazione”.

2. Creare un piano di gestione delle risorse

Una volta definiti gli obiettivi, devi pensare a come allocare le risorse. Il segreto è assegnare le persone giuste con le competenze giuste ai progetti giusti, evitando il sovraccarico.

Per farlo, crea un piano dettagliato di gestione delle risorse. È qui che diventa indispensabile uno strumento come Teambook, che ti permette di visualizzare facilmente il carico di lavoro di ogni membro del team e di ottimizzare l’assegnazione in base alle competenze e alla disponibilità.

3. Identificare i vincoli del progetto

Elenca tutti i fattori che potrebbero avere un impatto sul progetto:

• Costi
• Scadenze
• Qualità
• I rischi
• Risorse
• Vincoli tecnici o normativi

Ad esempio, con Teambook puoi identificare immediatamente un vincolo legato alla disponibilità limitata di un esperto chiave in un determinato periodo… e porvi rimedio assegnando altre risorse con le competenze e la disponibilità necessarie.

4. Scrivi la dichiarazione del perimetro

Questo è il momento di raccogliere tutte le informazioni in un documento strutturato. La dichiarazione di scopo deve rispondere alle seguenti domande:

• Qual è il progetto e perché viene realizzato?
• Quali sono i risultati attesi?
• Come si misura il successo del progetto?
• Chi compone il team del progetto?
• Qual è il piano delle risorse?
• Quali sono il budget e le scadenze?
• Quali vincoli sono stati identificati?
• Chi sono i principali stakeholder?

5. Allineare le parti interessate

Condividi la dichiarazione dell’obiettivo con i principali stakeholder per la convalida. Questa è l’occasione per verificare che gli obiettivi siano quelli giusti e per coinvolgere tutti.

Non esitare a rivedere il perimetro se necessario. Un cambio di direzione è frequente quando tutti hanno una visione d’insieme.

Uno strumento come Teambook permette di sincronizzare immediatamente i calendari di ogni risorsa, sia interna che esterna. Questo è un fattore chiave per allineare le parti!

6. Pianificare un processo di gestione del cambiamento

Per i progetti complessi, metti in atto un processo formale di gestione delle modifiche. Questo garantirà che le richieste di modifica dell’ambito del progetto vengano gestite in modo strutturato, senza bloccare i progressi.

7. Comunicare lo scopo al team

Una volta finalizzato, condividi ampiamente l’ambito del progetto. Assicurati che sia facilmente accessibile a tutti i membri del team.

Per i progetti di grandi dimensioni, pianifica revisioni periodiche dell’ambito. In questo modo sarà possibile individuare rapidamente eventuali deviazioni e apportare le necessarie modifiche.

Come già detto, la sincronizzazione offerta da Teambook permette ai project manager di garantire una comunicazione fluida e in tempo reale. Teambook offre anche notifiche via e-mail.

L’ambito si evolverà, ed è normale.

Sebbene l’ambito sia il tuo riferimento, non è definitivo. Nel corso di un progetto sono spesso necessarie delle modifiche. L’importante è prevederli e gestirli in modo controllato.

Definendo fin dall’inizio un ambito solido e gestendolo attivamente, metti tutte le possibilità di successo del tuo progetto dalla tua parte.

Con uno strumento come Teambook, puoi facilmente adattare la pianificazione delle risorse in base alle modifiche dell’ambito, mantenendo una chiara visibilità dell’impatto di tali modifiche.

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