Conflitti di programmazione: 8 passi pratici per prevenire e risolvere i conflitti di programmazione

Nella moderna gestione dei progetti, i conflitti di programmazione sono una delle principali sfide che possono sconvolgere la tua giornata lavorativa e incidere significativamente sulla produttività dei tuoi team. Sia che tu debba affrontare la sovrapposizione di due riunioni importanti o modifiche dell “ultimo minuto al tuo programma di lavoro, adottare un approccio proattivo è essenziale per mantenere l” efficienza dei tuoi progetti.

Se sei responsabile di un progetto, è probabile che prima o poi ti trovi di fronte a un conflitto di programmazione. Che si tratti di uno sviluppatore front-end che lavora contemporaneamente su due componenti principali o di un redattore UX con diverse scadenze nello stesso giorno, queste situazioni possono interrompere notevolmente il tuo flusso di lavoro.

Infatti, qualche anno fa, il Teambook Agency Productivity Report ha rivelato che la pianificazione delle risorse era la sfida più grande per il 62% dei manager di agenzia, e pensiamo che questa cifra sia aumentata da allora! Ma i conflitti di pianificazione non devono per forza interrompere il tuo progetto. Una pianificazione rigorosa e un’efficace definizione delle priorità possono rimettere in carreggiata i tuoi progetti.

Questa guida spiega le cause dei conflitti di programmazione, come evitarli e cosa fare quando si verificano. L’abbiamo scritta dopo aver consultato diverse persone esperte, tra cui un digital coach, un product manager e un CEO, tutti esperti nel risolvere i conflitti di programmazione. 😉

Che cos’è un conflitto di programmazione nella gestione dei progetti?

Un conflitto di orario si verifica quando diversi compiti, appuntamenti o impegni si sovrappongono nel tempo, impedendo di completarli secondo il programma originale. Questa situazione crea un conflitto tra diverse priorità e può paralizzare l’avanzamento dei tuoi progetti.

Di conseguenza, è probabile che i dipendenti siano sovraccarichi di lavoro e non riescano a portare a termine i loro compiti in tempo. I conflitti di programmazione possono causare tensioni all’interno del team, oltre a ritardi nel flusso di lavoro, scadenze non rispettate e (forse) progetti falliti.

I tipi più comuni di conflitto di orario

Conflitti di riunioni

I conflitti per le riunioni sono probabilmente il tipo di conflitto più comune. Si verificano quando devi organizzare riunioni in fasce orarie già occupate o quando una sala riunioni è prenotata due volte. Queste situazioni creano tensione e ritardano il processo decisionale.

Conflitti di risorse condivise

I conflitti di programmazione possono sorgere per una serie di motivi, dalle riunioni dell’ultimo minuto alla scarsa comunicazione e alla mancanza di visibilità sulla disponibilità delle tue risorse.

Ad esempio, potresti assegnare dei compiti all’UX editor di un progetto che stai gestendo, per poi scoprire che è impegnato in un altro progetto. Non verificare con gli altri project manager o team leader la disponibilità e le capacità di una risorsa condivisa è un disastro.

Marc Dubois, consulente senior in gestione di progetti digitali e formatore, condivide la sua esperienza sui conflitti di programmazione:

“In 15 anni di esperienza ho scoperto che i conflitti di programmazione sono l’incubo numero uno dei project manager. Si presentano sempre nel momento peggiore e possono mettere a repentaglio mesi di lavoro.

Il problema principale? I team lavorano in silos. Ogni project manager pianifica nel proprio angolo senza considerare che le sue risorse potrebbero essere già richieste altrove. È una ricetta perfetta per il disastro.

Assegnare ai membri del team un carico di lavoro non realistico o sovraccaricare i piani di lavoro è un “altra causa di conflitti di pianificazione. Senza spazio di manovra per gestire eventuali ritardi, compiti unici o modifiche dell” ultimo minuto, i compiti si accumulano.

Questo è confermato da Sophie Martin, Direttore di Prodotto di una società di sviluppo tecnologico:

“L’errore che vedo sempre è quello di pianificare i programmi dei team al 100% della capacità. È matematicamente impossibile! Non appena succede qualcosa di inaspettato – e succede sempre – tutto va a rotoli. I dipendenti finiscono per essere sopraffatti e la qualità del lavoro ne risente”.

Come posso evitare di entrare in conflitto con gli orari di lavoro?

A volte i conflitti sono inevitabili: possono sorgere quando si presentano altri compiti urgenti o quando un sistema di tracciamento del progetto non viene utilizzato in modo efficace.

Il modo migliore perevitare i conflitti di programmazione è quello di prevenirli. Ecco alcune misure preventive che puoi adottare quando pianifichi il tuo progetto per ottimizzare il tuo programma di lavoro :

1. Pianifica i progetti con stime realistiche

I problemi di pianificazione iniziano nella fase di pianificazione del progetto. Se le tue stime sono sbagliate e non le adegui mai alla realtà, potresti scoprire che alcuni membri del tuo team rimangono indietro e si trovano in conflitto tra diversi compiti simultanei.

Nel suo libro “Gestion de projet humaine”, Marc Dubois sottolinea l’importanza di parlare con i dipendenti che svolgono il lavoro per ottenere stime accurate:

“Puoi leggere tutte le descrizioni di lavoro del mondo, ma non possono sostituire una vera conversazione con la persona che svolge il lavoro. Come gestisce Pierre i suoi compiti? Quali sono le sue reali scadenze? Solo parlando direttamente con lui potrai capire il suo ritmo di lavoro ed evitare spiacevoli sorprese”.

Potresti pensare che il tuo ingegnere back-end impieghi due settimane per creare un sito di e-commerce dalla A alla Z, ma alla fine gli ci vuole un mese intero. Lo scoprirai solo parlandogli e facendogli delle domande.

Un altro modo per migliorare la stima dei tempi è quello di confrontare i tempi stimati con quelli effettivi. Consulta i dati dei progetti precedenti nel tuo strumento di pianificazione del lavoro. L “UX writer ha impiegato più tempo del previsto per scrivere i contenuti del processo di integrazione? L” ingegnere QA ha identificato gli errori e li ha documentati in tempo?

Utilizzando Teambook, puoi confrontare la pianificazione stimata con il tempo effettivo dedicato ai progetti.

2. Utilizzare un calendario delle risorse per monitorare la disponibilità e la capacità

Prendi in considerazione l’utilizzo di strategie di gestione del tempo, come un calendario delle risorse, per migliorare la pianificazione delle attività ed evitare conflitti futuri. Ad esempio, Teambook ti permette di registrare le ore di lavoro pianificate, in modo da poter confrontare il tempo effettivamente dedicato alle attività con quello pianificato. Le scadenze dei progetti possono essere anticipate e pianificate con maggiore precisione grazie ai dati temporali registrati, che indicano la durata del lavoro.

Laura Rousseau, responsabile delle operazioni di un’agenzia digitale, spiega:

“Da quando abbiamo iniziato a utilizzare un vero e proprio sistema di pianificazione centralizzato, abbiamo diviso per tre i conflitti delle riunioni. Prima era un’anarchia: due riunioni nella stessa fascia oraria, sale riunioni prenotate due volte… Ora tutto è trasparente e tutti possono vedere la disponibilità in tempo reale.

Un calendario delle risorse migliora anche la visibilità degli orari dei membri del tuo team. Avendo una visione centralizzata dei progetti e delle risorse assegnate, puoi conoscere in anticipo la disponibilità dei membri del team e determinare la loro effettiva capacità prima di assegnare i compiti.

Una visione centralizzata delle persone e dei progetti rende facile vedere chi sta lavorando su quali progetti e quando. I team possono pianificare in modo più efficace grazie a una visione in tempo reale delle capacità di ciascuno. Se hai bisogno di trovare qualcun altro per un compito, puoi filtrare le persone in base alle competenze e alla disponibilità. L’integrazione delle ferie e dei giorni festivi nella visione unica del lavoro e delle capacità pianificate ti permette di anticipare le indisponibilità e di trovare soluzioni alternative in anticipo.

3. Comunicare in modo proattivo con gli altri project manager

A meno che un membro del team non sia assegnato esclusivamente al tuo progetto, devi tenerti in contatto con altri PM o manager funzionali per tenere d’occhio le richieste di questa risorsa condivisa.

Sophie Martin consiglia :

“La regola d’oro è la comunicazione proattiva. Organizziamo riunioni settimanali tra i project manager per evitare che le risorse condivise entrino in conflitto tra più progetti. È meglio anticipare che subire!

Potrebbe essere semplice inviare un messaggio prima di delegare un compito a una risorsa condivisa. Potresti dire: “Vorrei assegnare a Jane un compito che richiederà due settimane. Volevo sapere se hai qualche compito che intendi assegnarle o che le hai assegnato durante questo periodo”.

I dipendenti possono anche svolgere un ruolo chiave nel prevenire questo tipo di conflitti prima che si verifichino, in quanto sanno quando un compito richiede più tempo del previsto. Fertz raccomanda di mantenere una comunicazione aperta e di garantire la sicurezza psicologica in modo che possano avvisarti “se hanno bisogno di più tempo per un compito o se prevedono un potenziale conflitto di programmazione”.

Suggerimento: comunica con il tuo team prima di finalizzare il lavoro

Crea una prenotazione provvisoria nell’agenda di lavoro di Teambook. Una volta che tutti sono a bordo, puoi aggiornare la prenotazione con un solo clic, facendola passare da provvisoria a confermata.

4. Aggiungi dei buffer quando pianifichi le scadenze

Quando pianifichi i tuoi progetti, assicurati di aggiungere dei tempi cuscinetto per tenere conto degli imprevisti ed evitare conflitti di programmazione.

Quando pianifichi, ricorda di utilizzare il metodo della catena critica, una tecnica di livellamento delle risorse che sfrutta il margine di manovra disponibile nel tuo progetto. Puoi sempre modificare la pianificazione in caso di problemi, senza influire sulla pianificazione generale del progetto.

Pianifica il tempo del tuo team in modo efficiente con Teambook

Teambook mostra la capacità del tuo team in un colpo d’occhio grazie a un calendario visivo. Aggiungi la disponibilità di ogni persona, le ferie e gli eventi esterni per avere una panoramica del suo tempo e della sua capacità.

Come si possono risolvere i conflitti di orario esistenti?

Supponiamo che accada il peggio e che si verifichi un conflitto di programmazione mentre il progetto è in corso 😱. Cosa puoi fare? Ecco alcune soluzioni per risolvere i conflitti in modo efficace:

5. Coinvolgere gli altri nel processo decisionale

Prima di risolvere il problema, considera la possibilità di discuterne con le altre parti coinvolte. Includere gli altri nella risoluzione del problema riduce la tensione e le reazioni negative possono essere meno forti se riuscite a trovare una soluzione.

Puoi anche sviluppare una tua soluzione e poi contattare gli altri stakeholder per trovare un consenso.

6. Modifiche al programma di lavoro

A volte l “unica soluzione è cambiare il programma di lavoro. Se l” altro progetto è prioritario o se hai un ampio margine di manovra, considera le seguenti opzioni:

• Dividere i compiti: ad esempio, al redattore UX viene assegnato un compito di tre ore al giorno per due giorni invece di sei ore per un giorno.
• Ridurre l “ambito: ad esempio, il tuo team riduce alcune attività e segue il percorso critico, in modo che l” MVP del progetto sia pronto per la data di lancio.
• Ritardare l’inizio del progetto: ad esempio, un nuovo progetto viene messo in attesa per una settimana fino al ritorno dalle vacanze dello sviluppatore principale.
• Ripianificazione o spostamento di attività: ad esempio, un progetto a bassa priorità viene spostato al mese successivo per consentire ai membri del team di concentrarsi su un progetto più critico.

Assicurati sempre di comunicare qualsiasi cambiamento a tutti gli interessati!

7. Preparare un aiuto extra

Se non hai una fascia oraria libera e devi portare a termine il lavoro, potresti dover ricorrere a un paio di mani in più.

Sophie Martin consiglia :

“Manteniamo sempre una rete di freelance di fiducia. Quando un conflitto di programmazione minaccia di far deragliare un progetto critico, possiamo ricorrere rapidamente a risorse esterne. È un investimento, ma ci ha salvato più di una volta!”.

Tieni un elenco di freelance con competenze simili e contattali se ne hai bisogno. L’utilizzo di un freelance potrebbe costarti più di quanto il progetto consenta. Se decidi di utilizzare un giovane, preparati a intervenire se necessario per aiutarlo a portare a termine il suo incarico.

8. Modificare la durata del progetto

Se nessuna delle soluzioni precedenti funziona, prendi in considerazione la possibilità di modificare la durata del progetto. Questa è l’ultima spiaggia, ma è meglio consegnare il progetto in ritardo che lasciarlo fallire.

Contatta le parti interessate e informale che il programma del progetto deve essere modificato a causa di conflitti di programmazione. Assicurati di fornire loro una nuova data di completamento (e di rispettarla).

Ottimizza la tua produttività con gli strumenti giusti

I conflitti di programmazione sono inevitabili, ma puoi ridurne la frequenza con un software di gestione delle risorse come Teambook. Questo strumento ti aiuta a organizzare le riunioni in modo efficiente e a mantenere un programma di lavoro ottimale.

Teambook ti aiuta a pianificare i compiti evitando l’uso eccessivo, a monitorare i carichi di lavoro in tempo reale e ad apportare modifiche al volo se un membro del team è sovraccarico. Controlla la disponibilità dei membri del team, segnala potenziali problemi e individua altre risorse a cui assegnare il lavoro.

Agisci: ottimizza la gestione dei conflitti di programmazione

Hai bisogno di uno strumento che aiuti il tuo team ad allocare le risorse e ad evitare conflitti di pianificazione? Unisciti alle migliaia di team che gestiscono le loro risorse con Teambook e tieni traccia facilmente dei carichi di lavoro e delle pianificazioni dei progetti.

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