Come calcolare l’utilizzo delle risorse ?

Obiettivi.

Questi possono essere un incubo per i project manager.

Ma non è necessario che lo siano, purché le metriche di prestazione chiave siano monitorate e ottimizzate.

L’utilizzo delle risorse è uno di questi KPI, forse il più importante.

È ora di mostrare a quella metrica un po’ di amore.

In questo post analizzeremo i diversi approcci per calcolare l’utilizzo dei dipendenti e, soprattutto, come farlo in modo efficiente (secondo noi, maniaci della pianificazione).

Ma prima assicuriamoci che il concetto di utilizzo delle risorse nella gestione dei progetti sia chiaro a tutti.

Definizione di utilizzo delle risorse

Avete mai pensato che il vostro team e i vostri talenti non vengano “utilizzati” al massimo delle loro potenzialità, ma non riuscite a capire perché?

È qui che entra in gioco l’utilizzo delle risorse.

L’utilizzo delle risorse è una metrica che consente ai manager di misurare l’efficacia delle proprie risorse (persone), al fine di ottimizzarne l’utilizzo.

In parole povere, serve ad aiutare i manager a trarre il meglio dal proprio team.

L’utilizzo delle risorse offre ai manager una panoramica globale e individuale dell’occupazione dei membri del loro team e fornisce un modo per identificare le risorse sovraccariche/sottoccariche, in modo che i manager possano intraprendere rapidamente le azioni necessarie per bilanciare i carichi di lavoro.

Fidatevi di noi, you non  volete  sovraccarichi di lavoro del team  membri !

Pertanto, l’utilizzo dei dipendenti è fondamentale per misurare l’efficienza dei vostri sforzi di allocazione delle risorse.

Per quanto riguarda il promemoria, un’allocazione ottimale delle risorse per un progetto mira ad assegnare le persone disponibili ai compiti giusti, al fine di rispettare le scadenze, gli obiettivi e il budget del progetto.

Ora che abbiamo definito l’utilizzo delle risorse, è il momento di passare alle cose serie.

Calcolo dell’utilizzo delle risorse

Allora come calcolare l’utilizzo delle risorse?

Ora stiamo parlando.

La formula generale di utilizzo delle risorse non è complicata:

Utilizzo = (Totale ore occupate / Totale ore disponibili per lavorare) * 100

Questa formula fornisce la percentuale di tempo di lavoro disponibile che viene effettivamente utilizzata dal team per lavorare.

Piuttosto facile, no?

Ma le cose si complicano quando si cerca di concordare quali dati utilizzare per il calcolo.

• Stiamo includendo le ore non fatturabili nel totale delle ore di lavoro?

• Il calcolo si basa sull’orario di lavoro pianificato o sull’orario di lavoro dichiarato?

• Quale base di riferimento dobbiamo utilizzare per calcolare le ore totali disponibili per il lavoro?

• A proposito, dobbiamo includere le ferie?

Non esiste una risposta universale. Tutto dipende dal risultato che si vuole ottenere dal calcolo.

Esaminiamo le opzioni per entrambi gli elementi della formula di utilizzo delle risorse.

Come determinare l’orario di lavoro

Prima di tutto, se ve lo state chiedendo, ecco una breve definizione di fatturabile: Si riferisce al tempo trascorso a lavorare per un cliente che ci aspettiamo venga pagato da quest’ultimo.

Pertanto, le ore non fatturabili si riferiscono al tempo trascorso al lavoro, ma che non possiamo addebitare a un cliente, come ad esempio le riunioni, la fatturazione o il networking.

Ora che è chiaro, passiamo al significato di “ore di lavoro”.

Le “ore di lavoro” hanno un significato diverso a seconda di chi calcola la metrica.

Ad esempio, il reparto Risorse Umane potrebbe essere interessato a includere nel calcolo le ore non fatturabili (come il lavoro interno o la formazione), per avere un’idea del tempo trascorso a lavorare dai dipendenti, indipendentemente da cosa.

Ma un project manager non si preoccupa di queste ore non fatturabili, poiché si concentra solo sul tempo fatturabile dedicato al lavoro per i clienti.

Tuttavia, quando si tratta di decidere se utilizzare l’orario di lavoro pianificato o l’orario di lavoro dichiarato, consigliamo vivamente di calcolarli entrambi.

Ecco perché.

Orario di lavoro pianificato vs. orario di lavoro dichiarato

Utilizzare il tempo di lavoro pianificato nella formula di utilizzo delle risorse significa basare i calcoli su stime invece che sul tempo di lavoro effettivo.

Questo metodo è ottimo per avere una previsione di quanto saranno (o dovrebbero essere) efficaci le vostre risorse e per identificare in anticipo alcune opportunità di miglioramento della programmazione o esigenze di reclutamento.

Ad esempio, potreste scoprire che qualcuno è prossimo al sovraccarico di lavoro, mentre un compagno di squadra con competenze simili è disponibile ad alleggerire il suo programma.

Tuttavia, l’utilizzo stimato delle risorse sarà molto probabilmente diverso dall’utilizzo reale delle risorse alla fine del progetto.

Perché?

Perché stiamo parlando di project management…

E un progetto senza modifiche è come un’autostrada vuota nell’ora di punta… non esiste.

D’altra parte, utilizzare l’orario di lavoro dichiarato per calcolare l’utilizzo delle risorse significa che i risultati si basano sulle ore di lavoro effettivamente registrate.

Se da un lato questo metodo fornisce il reale utilizzo delle risorse, dall’altro è troppo tardi per intraprendere azioni correttive una volta ottenuti i risultati. Il danno è già fatto.

Per questo motivo si consiglia di utilizzare entrambi i metodi per calcolare l’utilizzo delle risorse e confrontare i risultati.

L’utilizzo “stimato” delle risorse vi dà un vantaggio per raggiungere gli obiettivi del progetto ed evitare ritardi, mentre l’utilizzo “effettivo” delle risorse vi permette di vedere l’effettiva efficienza del vostro team.

Confrontando i due risultati, si possono identificare i problemi di gestione del progetto, imparare da essi e risolverli per i progetti futuri.

Come determinare le ore disponibili

Il secondo elemento dell’equazione sono le ore di lavoro disponibili. Anche in questo caso, cosa includere o meno dipenderà dalla vostra attività e dalle vostre esigenze.

Lo standard in molte aziende è di utilizzare tra le 35 e le 40 ore settimanali e 52 settimane all’anno. Quindi tra le 1820 e le 2080 ore all’anno di disponibilità.

Ma per maggiore precisione è possibile prendere in considerazione anche le ferie (giorni festivi, vacanze…).

Lo stesso vale se si impiegano risorse a tempo parziale.

Tenete presente che più il calcolo della disponibilità è personalizzato e flessibile, più è complicato calcolarlo senza l’aiuto di uno strumento dedicato.

Come si calcola l’utilizzo delle risorse in Teambook

L’utilizzo delle risorse è una delle 3 metriche chiave che Teambook calcola automaticamente per voi, per misurare le vostre prestazioni e l’efficienza della fatturazione.

Questo è il metodo che utilizziamo per determinare le ore di lavoro e le ore disponibili:

• Le ore di lavoro sono calcolate solo in base alle ore fatturabili.
• Gli utenti non fatturabili, come i venditori, non sono presi in considerazione.
• Le ore disponibili si basano sulle ore lavorabili definite nelle impostazioni dell’account.
• I fine settimana e i progetti di time-off non sono inclusi nelle ore disponibili.

E con Teambook, l’utilizzo delle risorse viene calcolato in tempo reale.

Perché?

Come abbiamo detto prima, i cambiamenti sono costanti nella gestione dei progetti. Alcuni membri del team si ammalano, altri subiscono ritardi o hanno un’emergenza dell’ultimo momento per un altro progetto. E non parliamo poi dei clienti che chiedono continuamente modifiche che influiscono sul carico di lavoro del team…

Tutti questi cambiamenti hanno un impatto sull’utilizzo delle risorse. Gli aggiornamenti in tempo reale vi permetteranno di intervenire in tempo reale.

In questo modo è possibile ridurre il divario tra i risultati stimati e quelli effettivi di utilizzo delle risorse ed evitare brutte sorprese.

Se state cercando un modo più semplice (e migliore) per calcolare l’utilizzo delle risorse e pianificare il vostro team, provate Teambook. La prova è gratuita!

Hep, non così in fretta, ecco un piccolo regalo per te…

Dovete introdurre l’utilizzo delle risorse nel vostro team?

Sentitevi liberi di usare la nostra presentazione su Slideshare!

Come calcolare l’utilizzo delle risorse da Teambook