Pianificazione della capacità e gestione delle risorse: la chiave per un’organizzazione efficiente?

Iniziamo questo articolo con un indovinello:

Qual è il bene più prezioso di un’azienda?

• Persone

Cosa si dimentica spesso nella gestione dei progetti?

• Persone

C’è un punto su cui la maggior parte delle organizzazioni concorda: Le persone, le risorse, sono il bene più prezioso di un’azienda. Attirano i clienti, propongono idee per lo sviluppo del business, portano a termine il lavoro e, ovviamente, sono quelle che fanno girare il denaro.

Tuttavia, queste risorse sono limitate e troppe organizzazioni non riescono ad affrontare la questione della massimizzazione del loro utilizzo.

La causa principale è legata all’evoluzione dell’attuale situazione economica e al modo in cui queste organizzazioni la stanno affrontando.

Questo articolo spiega come la massimizzazione dell’uso delle risorse sia una sfida che spesso si trasforma in un problema e come un’efficace pianificazione della capacità, unita alla gestione delle risorse, sia parte della soluzione.

Comprendere la sfida della maggior parte delle organizzazioni 

Prima di addentrarci nella gestione delle risorse e nella pianificazione della capacità, rivediamo un concetto di base che sta alla base dei problemi di risorse di ogni azienda.

È il miglior amico e il peggior nemico di un’organizzazione allo stesso tempo:

Forse l’avete capito: La domanda

Più precisamente, la domanda eccessiva. Quando sfugge al controllo e l’organizzazione non riesce a gestirla con le sue limitate risorse e il suo tempo.

La domanda può assumere diverse forme, come ad esempio:

• iniziative strategiche grandi o piccole
• lavoro di supporto
• incontri
• …

In breve, la domanda rappresenta tutti i lavori che richiedono risorse (le persone).

Le organizzazioni si evolvono in un’economia altamente competitiva, in cui la domanda e la pressione per ridurre i costi continuano ad aumentare.

Per rimanere competitive, molte organizzazioni reagiscono tagliando le risorse e accogliendo tutte le richieste a braccia aperte. Il più delle volte senza essere sicuri di avere a disposizione le risorse necessarie per affrontare nuovi progetti.

Rapidamente, la domanda diventa incontrollabile, i progetti si accumulano, le risorse sono sovraccariche, compaiono ritardi e i clienti insoddisfatti iniziano ad alzare la voce.

Questa è la sfida.

Poi, se la domanda aumenta e le risorse diminuiscono, come affrontare il problema?

La cosa migliore è controllare l’entità della domanda.

Ed è qui che entrano in gioco la pianificazione della capacità e la gestione delle risorse.

Differenza tra pianificazione della capacità e gestione delle risorse

Questi due concetti sembrano essere un’area nebbiosa per molte persone.

Qual è la differenza?

Non sono uguali?

No, non sono la stessa cosa.

Se un’organizzazione vuole utilizzare al meglio le proprie risorse, è fondamentale capire in che modo questi due concetti differiscono e dove si incontrano.

La gestione delle risorse e la pianificazione della capacità sono due aspetti distinti che vengono affrontati da due componenti diversi, a due livelli diversi all’interno dell’organizzazione.

Pianificazione della capacità

La pianificazione delle capacità viene effettuata a livello strategico a lungo termine, da coloro che selezionano il lavoro.

Il suo ruolo è assicurarsi che l’organizzazione abbia a disposizione le risorse necessarie per un progetto, in un momento specifico. Ciò significa considerare la disponibilità di risorse quando si decide in quale domanda (da un portafoglio di domanda) investire e quando.

A tal fine, i responsabili della pianificazione della capacità prenderanno in considerazione elementi quali le ore di lavoro, le abilità, le competenze e il flusso medio di lavoro.

Si tratta ancora di una fase piuttosto impersonale, in cui la capacità viene valutata in base al ruolo e al tipo richiesto, piuttosto che al nome esatto di una risorsa.

Se fatto correttamente, i manager non dovrebbero avere brutte sorprese di competenze e ruoli mancanti all’inizio del progetto.

Gestione delle risorse

La gestione delle risorse avviene a livello esecutivo, da parte di chi è incaricato di massimizzare l’uso di tali risorse.

Si tratta della selezione e dell’assegnazione delle risorse (interne ed esterne) alle attività pianificate e non, nonché della manutenzione dei dati relativi alle risorse (competenze, ruolo, costo, date, tariffe orarie, ecc.)

L’assegnazione delle risorse segue tipicamente 3 fasi per assicurarsi che le risorse necessarie e nominate siano finalmente assegnate al progetto:

Fase 1:

La prima fase avviene a livello iniziale e a lungo termine, quando i project manager richiedono risorse per ruolo o competenze per un progetto futuro. A differenza della pianificazione della capacità, in questo caso il processo fa un passo avanti, poiché le risorse vengono ufficialmente richieste invece di essere solo valutate. Questa è la fase dei requisiti.

Fase 2:

Quando la data del progetto si avvicina, i responsabili di reparto possono sapere con maggiore precisione se una persona specifica (che corrisponde alle competenze e al ruolo richiesti in precedenza) sarà disponibile per questo progetto e quindi possono indicare una risorsa probabile. Questa operazione si chiama “soft booking” o “prenotazione”.

Fase 3:

Qualche settimana prima dell’inizio del progetto, quando la disponibilità della risorsa nominata è certa, il project manager può finalmente confermare la prenotazione di quella risorsa. Quest’ultimo passo è l’hard booking, ovvero l’assegnazione. 

L’importanza di questi due compiti per un’organizzazione

Le definizioni di pianificazione della capacità e di gestione delle risorse si spiegano da sole.

Una gestione efficace di questi due compiti e una buona comunicazione trasversale tra i manager consentiranno all’organizzazione di controllare le dimensioni dello squalo della domanda e di limitarne l’impatto (sulle risorse e sui clienti).

Il che, in ultima analisi, dovrebbe portare a:

• Portafoglio di domanda equilibrato
• Migliore produttività
• Migliore utilizzo delle risorse (nessun sovraccarico di lavoro, competenze adeguate al lavoro)
• Migliore qualità della fornitura
• Forza lavoro soddisfatta (grazie a un migliore utilizzo delle risorse)
• Clienti soddisfatti (grazie a un valore migliore e a scadenze rispettate)

Ecco una tabella riassuntiva:

Benvenuti nel mondo della pianificazione della capacità e della gestione delle risorse

Considerate questo articolo come un’introduzione a questi due concetti. Vi fornisce il contesto necessario per capire dove molte organizzazioni falliscono quando si trovano a gestire la domanda e le risorse limitate.

E vi fornisce anche un percorso per evitare di cadere nella stessa trappola: attraverso un approccio di successo alla pianificazione della capacità e alla gestione delle risorse.

Ma tutto questo è teoria, cioè descrive una situazione ideale.

Come al solito, la realtà è ben diversa.

Non è raro che le aziende trascurino completamente la pianificazione della capacità e programmino progetti senza essere sicure di avere a disposizione le risorse necessarie. Spesso ciò è dovuto alla mancanza di dati e di visibilità sulla disponibilità delle risorse.

I direttori di dipartimento tendono anche a sottovalutare o a dimenticare la quantità di risorse di tempo necessarie per completare attività “secondarie” che non vengono valutate durante la pianificazione della capacità, come le attività amministrative o le riunioni del personale.

Quando si sommano, queste attività possono facilmente iniziare a consumare il tempo calcolato per i progetti più grandi.

È inoltre importante capire che la pianificazione della capacità e la gestione delle risorse devono lavorare di pari passo. I responsabili di progetto e di reparto devono comunicare se vogliono evitare il caos (scadenze non rispettate, lavoratori sovraccarichi, clienti insoddisfatti…) all’interno dell’organizzazione.

Questo è un punto che molte aziende non riescono ancora a capire o ad attuare.

E non dimentichiamo che i manager lavorano con una quantità limitata di risorse condivise. Ciò significa che questi manager possono essere in competizione quando si tratta di decidere quale progetto ha la priorità nell’utilizzo delle risorse condivise.

Come si vede, la pianificazione della capacità e la gestione delle risorse sono caratterizzate da molte parti in movimento, incertezze e “what if”. I concetti sono semplici, ma la loro corretta esecuzione è un’altra sfida per le organizzazioni.

Fortunatamente, esistono molti suggerimenti, best practice e strumenti per guidare il percorso.

Ma questo è un argomento per un altro articolo.

Possiamo però darvi un buon punto di partenza. Se tenete ancora traccia delle risorse e dei progetti su alcuni fogli di calcolo, è ora di lasciarli andare.

Strumenti come Teambook vi faciliteranno sicuramente la vita quando si tratta di programmare le risorse.