7 semplici modi per incoraggiare il tuo team ad aggiornare i propri compiti e il proprio tempo

Nel mondo dinamico dei progetti e dei servizi professionali, una gestione efficace dipende da informazioni precise e aggiornate.

Sapere chi sta lavorando su cosa, quando e quanto tempo vi ha dedicato è fondamentale per una buona pianificazione, per l “ottimizzazione delle capacità, per la fatturazione e, in ultima analisi, per la redditività dell” organizzazione. Tuttavia, incoraggiare ogni membro del team ad aggiornare regolarmente le proprie attività e il proprio tempo può essere una sfida.

La buona notizia? Con gli strumenti e le pratiche giuste, questo processo può diventare molto meno noioso e persino “indolore”.

Insieme esploreremo 7 semplici modi per raggiungere questo obiettivo, illustrando come uno strumento di gestione delle risorse come Teambook possa trasformare questa esigenza in una parte integrata e vantaggiosa del lavoro quotidiano.

7 semplici metodi (illustrati da Teambook)

1. Facilita l’accesso allo strumento!

L’attrito associato all’accesso allo strumento è un ostacolo importante. Uno strumento di facile accesso ne incoraggia l’uso.

Ciò che contraddistingue Teambook è che non richiede alcuna installazione; è sufficiente un semplice browser web. Puoi iniziare a usarlo in pochi secondi.

Inoltre, Teambook ha una politica di prezzi basata sui progetti, non sugli utenti. Non prevede tariffe per utente, il che significa che tutti i membri dell “azienda possono accedere alla piattaforma senza costi aggiuntivi. L” assenza di una barriera all “ingresso incoraggia l” adozione diffusa da parte di tutto il team.

Infine, l “interfaccia di Teambook è stata progettata per essere semplice, intuitiva e visiva, in modo da renderla facile da imparare e da usare. Meno complessità significa meno resistenza all” uso!

2. Offrire la flessibilità dell’accesso mobile

I tuoi team non sono sempre dietro le loro scrivanie. Che siano in viaggio, in telelavoro o addirittura in loco, la possibilità di aggiornare le informazioni in tempo reale è un fattore chiave.

Teambook offre applicazioni mobili disponibili su iOS e Google Play. In questo modo i membri del team possono accedere alla loro agenda e inserire il loro tempo ovunque si trovino, in qualsiasi momento, rendendo l’aggiornamento parte della loro routine quotidiana senza vincoli geografici.

3. Integrati nel loro flusso di lavoro quotidiano

Affinché l “aggiornamento diventi un riflesso, lo strumento deve integrarsi naturalmente nelle abitudini esistenti. Teambook offre la possibilità di sincronizzare gli orari con i calendari preferiti, come Google o Outlook. Vedere il proprio programma Teambook apparire direttamente nel calendario personale aiuta i membri del team a visualizzare i propri impegni e a ricordarsi di aggiornare i progressi o l” orario.

Inoltre, la possibilità di integrarsi con altri strumenti tramite API o Zapier significa che Teambook può essere collegato ai sistemi già utilizzati dal team, riducendo la necessità di destreggiarsi tra diverse piattaforme.

4. Automatizzare i promemoria

La dimenticanza è uno dei principali ostacoli agli aggiornamenti regolari. L’automatizzazione dei promemoria può eliminare questo problema. Teambook può inviare notifiche via e-mail per annunciare cambiamenti di programma o ricordare ai membri del team di inviare i loro fogli di presenza.

Questa funzione automatica solleva la gestione da questo compito ripetitivo e garantisce l’invio di promemoria in modo costante, aiutando a mantenere la disciplina degli aggiornamenti.

5. Aumenta la visibilità e mostra la pianificazione del team

Quando i membri del team capiscono l’importanza dei loro dati per l’intero gruppo, sono più propensi a fornirli. La lavagna di pianificazione visiva di Teambook fornisce una visione chiara e globale dell’organizzazione: chi sta lavorando su cosa e quando, e chi è disponibile.

Questa visibilità permette a tutti di vedere a che punto si trovano nella pianificazione generale e di capire che i propri aggiornamenti sono essenziali per l “accuratezza collettiva e l” ottimizzazione del carico di lavoro. Una migliore visibilità aiuta anche a evitare che i colleghi siano sovraccaricati o che i progetti siano sotto organico, con un beneficio diretto per il team.

6. Mostrare l “impatto concreto dei dati (per il team e l” organizzazione).

I team sono più motivati a fornire dati quando ne comprendono l’utilità. Spiega come le informazioni aggiornate sul tempo e sulle attività vengono utilizzate perottimizzare il tasso di utilizzo e la redditività dell’organizzazione. Mostra come questi dati siano fondamentali per la gestione della capacità a medio termine e la pianificazione futura, contribuendo alla stabilità dell’azienda e a una migliore visibilità del proprio carico di lavoro futuro. Sottolinea che informazioni accurate consentono di analizzare i carichi di lavoro per una distribuzione equa, il che aumenta la soddisfazione dei colleghi garantendo che nessuno sia costantemente sovraccarico o sottoutilizzato.

Per le società di servizi, è fondamentale tenere aggiornati i registri delle presenze per garantire la corretta fatturazione del tempo impiegato, assicurando così la continuità dell’attività.

7. Mantenere la registrazione del tempo il più semplice possibile

L’inserimento dei fogli di presenza è spesso considerato un lavoro amministrativo. Per incoraggiare il tuo team, è fondamentale rendere questo processo il più semplice e veloce possibile.

Teambook rende questo compito molto più semplice consentendo di copiare i tempi pianificati con un solo clic per creare rapidamente i fogli di presenza; l’utente deve solo modificare i valori effettivi che differiscono da quelli pianificati!

Conclusione

Incoraggiare un team ad aggiornare le proprie attività e il proprio tempo non deve essere una battaglia costante. Adottando metodi che semplificano il processo, offrono flessibilità, si adattano alla vita quotidiana e dimostrano il valore tangibile dei dati, puoi trasformare questo compito amministrativo in una parte fluida e vantaggiosa del lavoro di squadra.

L “uso di uno strumento di gestione delle risorse completo ma semplice come Teambook, con funzioni come la copia degli orari in tempo reale, le applicazioni mobili, la sincronizzazione dei calendari, i promemoria automatici, la visibilità degli orari e il facile accesso senza alcuna installazione o costo per utente, può contribuire notevolmente al raggiungimento di questo obiettivo. I vantaggi sono evidenti, sia per il team (maggiore visibilità, equa distribuzione, semplicità) che per l” organizzazione (maggiore efficienza, migliore redditività, pianificazione affidabile).

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