Le 7 migliori applicazioni di gestione delle attività per i team: caratteristiche e recensioni

L’importanza fondamentale della pianificazione per il successo di un team!

Nel mondo degli affari, che si tratti di un team o della propria azienda, la pianificazione dei progetti è la chiave del successo. Per un team manager o un imprenditore in cerca di efficienza, la gestione dei progetti richiede anticipazione e organizzazione per destreggiarsi tra vincoli, appuntamenti e numerose scadenze. Le competenze del project manager sono essenziali in questo senso.

È qui che entrano in gioco i software di pianificazione e gestione delle risorse. Funzionando un po’ come un’appendice del cervello o dei post-it, questi preziosi strumenti ti permettono di gestire un elenco di attività, tenerne traccia e mobilitare le risorse necessarie. Spesso chiamate “software di pianificazione” o “software di gestione delle risorse”, queste soluzioni software incorporano funzioni fondamentali per la gestione dei compiti all’interno dei team.

Per aiutarti a risparmiare tempo e a concentrare i tuoi sforzi in modo produttivo, questo articolo presenta una selezione delle 7 migliori applicazioni per le tue risorse e i tuoi progetti, illustrandone le caratteristiche principali, i vantaggi, gli svantaggi e i commenti degli utenti.

Cos’è un software di pianificazione e gestione delle risorse?

Il software di pianificazione è una soluzione informatica pensata per organizzare e ottimizzare le risorse di gestione dei progetti. Lo scopo ultimo di questo tipo di strumento è quello di renderti più produttivo. Ti permette di compilare i programmi, i tipi di missione, le competenze del team e le risorse puramente materiali necessarie per il tuo progetto in un’unica interfaccia.

Questo tipo di strumento è una valida soluzione logistica, indipendentemente dall’organizzazione o dal settore di attività della tua azienda. Ti aiuta a pianificare i tuoi progetti, gestendo le attività quotidiane, e a lungo termine, con proiezioni e previsioni utili per anticipare i tempi. Per i team, il software di gestione delle risorse è essenziale per una pianificazione efficace delle risorse umane. Aiuta i responsabili delle risorse a gestire le attività e le ferie in tempo reale. Integrando strumenti di gestione del tempo e dei progetti, gli utenti possono gestire efficacemente le risorse e aumentare la produttività del team. Disponibili nel cloud, questi strumenti forniscono una chiara panoramica delle diverse allocazioni di risorse all’interno dell’azienda. Facilitano il processo decisionale nella definizione delle priorità dei diversi progetti, fornendo una visione globale e consentendo ai manager di visualizzare il carico di lavoro e distribuirlo in modo più efficace.

Criteri di selezione

Abbiamo basato la nostra selezione delle 7 migliori applicazioni su una serie di criteri chiave:

• La loro rilevanza per la gestione del team e la pianificazione di attività/progetti
• Funzionalità chiave come il tracciamento dei tempi, la gestione della capacità, la disponibilità di integrazione e i rapporti di analisi
• Facilità di utilizzo e chiarezza dell’interfaccia visiva
• opinioni e valutazioni degli utenti contenute nelle fonti
• Il loro modello di prezzo, compresa l’esistenza di versioni gratuite o di prova.

Le 7 migliori applicazioni per la pianificazione e la gestione delle risorse

Ecco la nostra selezione delle 7 migliori app che ti aiutano a pianificare le attività in modo efficiente e a gestire le risorse del tuo team.

1. Libro delle squadre

Ideale per : Teambook è considerato la scelta migliore per le aziende agili con un numero di dipendenti compreso tra 10 e 200. Teambook è particolarmente apprezzato per la gestione delle capacità a medio termine, oltre che per la pianificazione operativa e il monitoraggio delle ore di lavoro.

Valutazione: Voto 9.8/10 basato sulle recensioni degli utenti di Software Advice.

Caratteristiche principali:

• Grafico di pianificazione operativa visuale e iper-intuitivo
• Assegnazione delle risorse con un semplice clic
• Dashboard e report chiari e facili da usare
• Gestione della capacità a medio termine (6-24 mesi), una funzione unica che può essere integrata nella pianificazione operativa.
• Tracciamento in un solo clic del tempo effettivo trascorso sui progetti(timesheet), compresa la registrazione, l’approvazione e la fatturazione.
• Sistema di etichettatura intelligente per filtrare in base al progetto, alla specialità o all’agente
• Possibilità di condividere con i clienti un link dedicato alla pianificazione del loro progetto

Vantaggi :

• Facile da usare e intuitivo
• Ottimizzare l’ uso delle risorse
• Sincronizzazione del calendario e/o notifiche via e-mail
• Integrazione perfetta con Slack e Zapier
• Non è richiesta alcuna installazione (funzionamento via browser)
• Assistenza clienti altamente reattiva
• Ottimo rapporto qualità-prezzo
• disponibile in diverse lingue (inglese, francese, tedesco, italiano, spagnolo, ecc.)

Svantaggi:

• Gli utenti non hanno segnalato alcun inconveniente di rilievo
• Nessun diagramma di Gantt
• Si concentra sulla gestione delle risorse (non è una soluzione PSA completa)

Prezzi :

• Prova gratuita di 30 giorni
• Piani a pagamento a partire da €3,00/mese per un massimo di 10 progetti attivi.

2. Elapseit

Ideale per: i team leader. È ottimo per fatturare i tuoi servizi direttamente ai clienti ed è disponibile una versione gratuita per le piccole imprese.

Valutazione: 9,5/10

Caratteristiche principali:

• Supporto dall’avvio del progetto fino alla fatturazione
• Generazione automatica di fogli di presenza
• Dashboard grafico iper-intuitivo
• Modalità Kanban o Gantt
• Applicazioni mobili disponibili
• Gestione completa delle risorse umane

Vantaggi :

• Molto pratico per la fatturazione diretta
• Visione chiara e cruscotto intuitivo
• Applicazione mobile disponibile

Svantaggi:

• Versione gratuita solo su richiesta
• Il suo prezzo

Prezzi :

• A partire da €19,00/mese

3. Guru delle risorse

Ideale per: grandi organizzazioni e aziende internazionali. Software di gestione e assegnazione delle risorse umane.

Valutazione: 9.3/10 e 4.7/5 secondo le recensioni dei clienti.

Caratteristiche principali:

• integrazione perfetta con i processi esistenti (CRM, SSO)
• Numero illimitato di progetti e clienti inclusi nelle tariffe
• Cruscotti ultra-personalizzabili
• Filtri avanzati per attività e risorse
• API con Webhooks e sincronizzazione con strumenti esistenti

Vantaggi :

• Perfetto per strutture di grandi dimensioni
• Soluzione premiata
• Possibilità di pianificare risorse non umane (sale riunioni, veicoli, ecc.)
• Progetti e clienti illimitati

Svantaggi:

• Interfaccia solo in inglese
• Può sembrare leggermente obsoleto

Prezzi :

• In base al numero di utenti
• A partire da €5,00/mese

4. Lunedì.com

Ideale per: grandi team aziendali alla ricerca di uno strumento multifunzionale che vada oltre la gestione delle risorse.

Punteggio: 4,6/5 in base ai commenti dei clienti.

Caratteristiche principali:

• La rubrica “People” dedicata alle risorse umane
• Gestione delle tabelle con colonne di stato, data e durata
• Panoramica dei dipendenti e dei compiti
• Funzione di automazione con notifiche
• Sincronizzazione degli orari

Vantaggi :

• Interfaccia intuitiva e personalizzabile
• Una soluzione ad alte prestazioni per ridurre le attività che richiedono molto tempo
• Facilita la collaborazione
• Semplifica la pianificazione, la gestione e la definizione delle priorità
• Uno strumento innegabilmente completo

Svantaggi:

• Interfaccia solo in inglese
• Rapidamente complesso e costoso, visti i suoi numerosi moduli.

Prezzo: da confermare con il reparto vendite, a seconda dei moduli scelti.

5. Wrike

Ideale per: team di oltre 20 persone, grandi aziende.

Valutazione: 4 ,4/5 in base ai commenti dei clienti.

Caratteristiche principali:

• Piattaforma cloud per la gestione dei progetti nel senso più ampio del termine.
• Oltre 400 integrazioni disponibili
• Pianificazione flessibile drag-and-drop
• Vista a 360° del carico di lavoro
• Segmentazione del lavoro in compiti semplici

Vantaggi :

• Flessibile e modulare
• Numerosi modelli pronti all’uso
• Piattaforma unificata grazie alle integrazioni
• Ottimizzare la collaborazione e la produttività

Svantaggi:

• Interfaccia solo in inglese
• Rapidamente complesso e costoso, visti i suoi numerosi moduli.

Prezzo: da confermare con il reparto vendite, a seconda dei moduli scelti.

6. Float.com

Ideale per : Float è spesso la scelta delle agenzie digitali.

Valutazione: 7.8/10 e 4.5/5 secondo le recensioni dei clienti.

Caratteristiche principali:

• Calendario completo (prenotazioni, vacanze, giorni festivi)
• Integrazione con Google Calendar e Slack
• Misurare il tempo fatturabile e non fatturabile
• Applicazione mobile disponibile
• Rapporti in tempo reale su KPI e budget
• Assistenza 24 ore su 24

Vantaggi :

• Numero illimitato di progetti e membri (a seconda dei piani)
• Interfaccia intuitiva
• Ampia gamma di integrazioni
• Applicazione mobile utile
• Comunicazione facile grazie ai link condivisibili

Svantaggi:

• Rapporti approssimativi
• Può sembrare complesso per alcuni
• Disponibile solo in inglese

Prezzi: 30 giorni di prova gratuita con tutte le funzionalità. I prezzi partono da 10 dollari per utente al mese.

7. Runn.io

Ideale per : Runn è il software preferito dai team di prodotto. Grazie alla sua attenzione per la velocità e l’agilità, è ideale per i project manager e i dirigenti in cerca di trasparenza.

Punteggio assegnato : 8/10

Caratteristiche principali:

• API REST per le integrazioni (Clockify, WorkflowMax)
• Grafici di utilizzo del team
• Monitoraggio e contabilità online
• Rapporti finanziari con numerosi filtri
• Previsioni di ricavi, profitti e costi
• Pianificazione di progetti temporanei

Vantaggi :

• Pianificazione ultraveloce
• Panoramica dei compiti e dei team
• Aiutare a rispettare le scadenze
• Capacità di previsione
• Tariffe ridotte per le organizzazioni no-profit

Svantaggi:

• Disponibile solo in inglese
• Un approccio globale piuttosto che un approccio dettagliato giorno per giorno

Prezzi: a partire da 10 dollari per utente al mese.

Cosa devi cercare in una domanda di pianificazione per il tuo team?

Per aiutarti a scegliere lo strumento giusto, ecco un riepilogo delle caratteristiche principali da ricercare:

• Pianificazione e gestione delle risorse in tempo reale
• Gestione della capacità per ottimizzare l’utilizzo delle risorse
• Gestione dei congedi e delle indisponibilità
• Tracciamento del tempo dedicato alle attività (fogli di presenza)
• Cruscotti chiari e visivi;strumenti di reportistica e analisi per monitorare le prestazioni.
• Integrazione con gli strumenti esistenti
• Accessibilità mobile

Suggerimenti per una pianificazione di successo del team

Al di là dello strumento in sé, alcune pratiche sono fondamentali per una pianificazione efficace:

1. Definire chiaramente gli obiettivi e le priorità: questa fase è essenziale per garantire che ogni membro del team capisca cosa ci si aspetta da lui.

2. Identificare le competenze e le risorse disponibili: questo ti permetterà di assegnare i compiti giusti alle persone giuste e di valutare la fattibilità dei progetti.

3. Assegnare i compiti in base alle competenze e alla disponibilità: garantire una distribuzione equilibrata del carico di lavoro.

4. Monitorare e adattare regolarmente i progressi: la pianificazione non è fissa, ma deve essere monitorata e adattata alle circostanze impreviste.

5. Incoraggiare la comunicazione e la collaborazione: una buona comunicazione è essenziale all’interno del team.

6. Anticipare e gestire l “imprevisto: quando l” imprevisto accade, è importante sapere come affrontarlo.

Conclusione

I software di pianificazione e gestione delle risorse sono diventati essenziali per i team che vogliono migliorare la loro efficienza e produttività. Centralizzando le informazioni e automatizzando le attività, questi strumenti liberano tempo prezioso e garantiscono un migliore utilizzo delle risorse umane e materiali. La scelta dell’applicazione giusta dipende dalle tue esigenze specifiche, dalle dimensioni della tua azienda e dal tuo settore di attività.

Fortunatamente, la maggior parte delle soluzioni offre versioni gratuite o periodi di prova, in modo che tu possa testare le funzionalità prima di impegnarti.

Non esitare a esplorare le opzioni presentate e a vedere come potrebbero trasformare il modo in cui il tuo team gestisce le attività e i progetti quotidiani!