11 tecniche per gestire efficacemente gli stakeholder

Una buona gestione degli stakeholder è essenziale per il successo di un progetto.

Se vi prendete il tempo necessario per coinvolgere e strutturare adeguatamente il vostro gruppo di stakeholder, tutte le parti interessate saranno d’accordo sui rispettivi ruoli, influenze e doveri e su come questi si inseriscono nel quadro generale.

Questo articolo illustra le tattiche che i project manager possono utilizzare per implementare una solida strategia di gestione degli stakeholder e includere gli stakeholder interni ed esterni in tutto il ciclo di vita del progetto.

Che cos’è la gestione degli stakeholder?

Il processo di identificazione, valutazione, interazione e supervisione delle parti interessate per portare a termine un progetto è noto come gestione delle parti interessate. Si tratta di trovare un modo per superare le loro aspettative e comprendere i loro interessi.

• Determinare: Scoprire chi sarà coinvolto nel progetto come stakeholder.
• Esaminare: Analizzare la funzione di ogni stakeholder. Quali azioni intraprenderanno nell’ambito del progetto? Qual è la ragione per cui partecipano al progetto e cosa sperano di ottenere da esso?
• Partecipare:Incontrare le parti interessate, fornire una panoramica della strategia del progetto e spiegare come ci si terrà in contatto con loro durante il progetto. Fate del vostro meglio per creare fiducia e dare loro la certezza che sarete al loro fianco durante tutto il percorso: ne avrete bisogno in seguito!
• Controllo: Comunicare con le parti interessate durante tutto il progetto, riferire sui progressi e prendere nota dei pericoli o degli ostacoli prima che diventino problemi gravi. Trasparenza e chiarezza sono essenziali!

Perché la gestione degli stakeholder è essenziale?

I piani di gestione degli stakeholder devono essere messi in atto per garantire che i progetti siano portati a termine con successo, in quanto :

• assicurarsi che tutti coloro che lavorano al progetto siano consapevoli dei rispettivi ruoli e doveri.
• stabilire le aspettative per la comunicazione con gli altri membri del team di progetto e cosa aspettarsi in ogni fase. Questo aiuta a evitare problemi o disaccordi prima che sorgano e a mantenere tutti in carreggiata.
• stabilire lo standard per la futura comunicazione sul progetto nel suo complesso.
• consentire agli stakeholder interni di esprimersi e assumersi responsabilità. Per ottenere il miglior risultato possibile, questo potrebbe incoraggiare i membri del team a lavorare insieme.

Qualsiasi strategia sviluppata dai project manager deve essere accurata e deve consentire agli stakeholder interni di esprimersi e assumersi le proprie responsabilità. Per ottenere il miglior risultato possibile, questo potrebbe incoraggiare i membri del team a lavorare insieme.

11 tecniche di gestione degli stakeholder

1. Identificare le parti coinvolte

La prima fase del processo di gestione degli stakeholder consiste nell’identificare le parti interessate, le loro responsabilità e gli interessi del progetto. Ciò consente a tutte le parti interessate di partecipare al processo decisionale del progetto. Tutto ciò che si controlla è ciò di cui si è consapevoli! Questa è la fase iniziale dello sviluppo di una mappa pratica degli stakeholder che guiderà la gestione degli stakeholder per tutta la durata del progetto.

2. Condurre una ricerca approfondita sulle parti interessate

La comprensione delle diverse categorie di stakeholder, dei loro interessi e di come la conclusione del progetto li influenzerà è fondamentale per il project management. Possono utilizzare queste informazioni per sviluppare piani che soddisfino le parti interessate.

Per valutare come lavorare e interagire con i vostri interlocutori nel modo più efficace, dovete capire cosa li motiva. Supponiamo che l’analisi degli stakeholder riveli che avete una persona lenta che dà importanza alle persone. In questo caso, dovrete concentrarvi su aggiornamenti positivi e incentrati sulle persone, oltre che sui dati del progetto, per soddisfare le loro richieste e dare l’impressione che il progetto venga affrontato dal loro punto di vista.

In generale, basta chiedere se una persona è più orientata al lavoro o più orientata alle persone.

Inoltre, prendete nota delle loro domande e del modo in cui comunicano. Parlare di scadenze e di sforzi supplementari indica che probabilmente sono orientati al compito. Se parlano di mantenere un ritmo di lavoro sostenibile e di garantire che le persone abbiano le risorse di cui hanno bisogno per prosperare, è più probabile che si concentrino sulle persone.

3. Assicurarsi che le parti interessate siano incluse

Il coinvolgimento degli stakeholder è essenziale per il successo di un progetto, così come l’analisi degli stessi. È possibile coltivare le relazioni e aumentare la fiducia coinvolgendo gli stakeholder nei processi decisionali e tenendoli informati sugli sviluppi.

Influenzare il processo decisionale permette ai manager e agli stakeholder di comprendere meglio il progetto quando lo presentano ai loro colleghi. Pertanto, coinvolgere le parti interessate nei processi decisionali importanti in modo pianificato è un modo eccellente per coinvolgerle.

4. Definire chiaramente gli obiettivi e le finalità

Per definire le aspettative fin dall’inizio e garantire che tutti siano consapevoli di ciò che deve essere fatto per avere successo, è necessario creare obiettivi chiari in ogni fase del ciclo di vita di un progetto. Gli stakeholder devono avere una chiara comprensione di ciò che ci si aspetta da loro, di ciò che non ci si aspetta e di ciò che accadrà in seguito.

5. Stabilire un rapporto solido con le parti interessate

La creazione di legami è necessaria per una gestione efficace degli stakeholder. Assicura che tutti siano consapevoli delle aspettative degli altri e concordino con gli obiettivi del progetto. Quando le cose non vanno secondo i piani, le relazioni con gli stakeholder vi daranno una mano. Sviluppare la fiducia: è essenziale. Quando succede qualcosa di grave, è necessario che le persone si fidino di voi.

6. Utilizzare una comunicazione efficace

Il successo del progetto dipende dal fatto che le parti interessate a tutti i livelli siano tenute informate. Ciò significa che tutti possono essere informati di eventuali cambiamenti o sviluppi non appena si verificano.

Un’opzione potrebbe essere quella di utilizzare uno strumento di pianificazione delle capacità o di creare un’area condivisa in cui tutti i membri del team di progetto possano accedere a informazioni aggiornate e di alto livello. Le persone vogliono sapere dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno, quindi fornire informazioni aggiornate di questo tipo può essere fondamentale per il successo di un progetto.

Inoltre, è possibile creare forum di discussione o canali specifici in cui gli stakeholder possano comunicare tra loro per scambiare idee e fornire risposte senza passare sempre per il project manager. Questi canali dovrebbero avere una politica esplicita sul loro utilizzo e dovrebbe essere nominato un moderatore per monitorare le discussioni, se necessario.

7. Consultare spesso

La risorsa più preziosa è il vostro personale, quindi sfruttatelo al meglio! Tutti i principali stakeholder devono essere consultati regolarmente dalla direzione del progetto. Prima di raccomandare qualcosa al team, prendete in considerazione la possibilità di parlare con uno stakeholder che abbia conoscenze in una determinata area del progetto.

Per tenere informati gli stakeholder sull’andamento del progetto e per rispondere a eventuali domande o problemi, potete anche organizzare aggiornamenti o riunioni frequenti. Queste riunioni organizzate incoraggiano la cooperazione e consentono a tutti di esprimere le proprie idee, formulare critiche e, se necessario, proporre soluzioni.

8. Coinvolgere le parti interessate nel processo decisionale

Ove possibile, gli stakeholder dovrebbero essere coinvolti nel processo decisionale, in modo da sentirsi padroni del modo in cui le iniziative vengono gestite dall’inizio alla fine.

Di conseguenza, i team sono in grado di costruire relazioni migliori con le parti interessate e di prendere decisioni più informate e più orientate agli obiettivi. Per aiutare tutti a organizzarsi, informarsi e sincronizzarsi in modo da poter scegliere rapidamente, propongo un approccio che presenta lo scenario, il contesto, la decisione, le esigenze e le opzioni.

9. Nominare una persona responsabile della gestione degli stakeholder del progetto.

Per i progetti più grandi, è utile assegnare la responsabilità dell’interazione con gli stakeholder a un coordinatore di progetto o al personale di supporto. In combinazione con un project manager esperto che può facilitare queste attività, questa è un’ottima opportunità per i membri più giovani del team di progetto di sviluppare eccezionali capacità di gestione del progetto e degli stakeholder.

10. Rispondere immediatamente ai problemi

È importante risolvere rapidamente qualsiasi problema relativo a un lavoro o a un processo decisionale per mantenere rapporti di lavoro positivi con tutte le parti interessate.

Date un’occhiata a quello che succede alzando il telefono, facendo una videochiamata o prendendo un caffè! Per arrivare al nocciolo della questione, fate domande. Ascoltate attentamente e pensate a cosa potete fare per aiutare tutti a mettersi in riga.

11. Regolare se necessario

I responsabili di progetto sanno che spesso devono fare dei pivot.

Le situazioni sono di solito complesse e inaspettate; ad esempio, se stavate impostando un sistema e avete assunto un nuovo direttore o un product manager, questi potrebbero decidere di aver bisogno di molte più funzionalità! Oppure una persona chiave può andarsene o essere licenziata… Tutto cambia.

È essenziale che il project manager tenga informati tutti gli stakeholder sugli sviluppi del progetto. Anche i requisiti degli stakeholder possono cambiare con il progredire del progetto, quindi sarà necessario modificare e ripetere le azioni e le procedure utilizzate in passato per sviluppare la strategia di gestione degli stakeholder.

Non dimenticate mai di comunicare

I project manager più efficaci impostano i loro team e le loro procedure tenendo conto delle esigenze delle parti interessate. Ciò è possibile solo creando canali di comunicazione aperti tra tutte le parti coinvolte.

La tattica più importante per la gestione degli stakeholder è una comunicazione efficace, che garantisca un coinvolgimento e una fiducia duraturi.

Non c’è niente di meglio che utilizzare uno strumento di gestione delle risorse per gestire al meglio i vostri team e le parti interessate. Prova Teambook gratuitamente e facci sapere cosa ne pensi!