Sovrallocazione delle risorse: la guida completa

Che cos’è l’eccessiva allocazione delle risorse e come si può evitare?

Molti project manager commettono l’errore di assegnare in modo eccessivo le risorse. Ecco perché questo può essere un grave problema e cosa puoi fare per evitarlo.

La sovra-assegnazione delle risorse è una pratica pericolosa che si verifica in molte organizzazioni. Quando si sente parlare di “sovrallocazione delle risorse”, si può pensare che si tratti semplicemente di non avere abbastanza risorse. Ma l’eccessiva allocazione va ben oltre: ha anche un impatto sulla comunicazione, sulla collaborazione e sulla responsabilità generale all’interno dei team.

Ma quanto è profonda la sovra-assegnazione e come puoi capire se la tua organizzazione ne soffre? E soprattutto, come gestire l’eccessiva allocazione delle risorse?

Partiamo dall’inizio.

Definire la sovra-assegnazione delle risorse

La definizione di sovrallocazione è abbastanza semplice.

La sovra-allocazione è un errore di allocazione delle risorse che si verifica quando un’organizzazione non dispone di risorse sufficienti per completare tutti i compiti critici assegnati entro un determinato periodo di tempo. Questo errore può essere definito anche come sovra-impegno o sovra-schedulazione. La definizione di sovra-allocazione è, essenzialmente, “troppo lavoro assegnato”, mentre la sotto-allocazione è l’opposto: “troppo poco carico di lavoro” per le risorse disponibili.

Quando si verifica una sovrallocazione, di solito c’è troppo poco personale e troppo lavoro, il che comporta molti rischi per le risorse e costringe molti dipendenti a fare gli straordinari o i fine settimana per rispettare le scadenze. La sovrallocazione può portare a delusioni sul posto di lavoro, a prestazioni scadenti e persino a sforamenti del budget. Maggiori informazioni in seguito.

Come fanno i project manager a capire se qualcuno è sovra-assegnato? Semplice: basta guardare il suo programma. Se è sovraccarico di impegni e non riesce a portare a termine tutto in un tempo ragionevole, allora sai che è arrivato il momento di riassegnare alcuni compiti o di creare maggiore disponibilità assumendo una nuova persona nel tuo team che ti aiuti.

Una pianificazione affrettata delle risorse porta spesso a un’allocazione eccessiva.

L’impatto della sovrallocazione

L’impatto di una sovrallocazione può essere avvertito da tutta l’organizzazione.

In primo luogo, è meno probabile che i dipendenti troppo impegnati siano felici o motivati. Quindi un’eccessiva allocazione può anche portare alburn-out e al turnover, in quanto i dipendenti se ne vanno in cerca di migliori opportunità.

In secondo luogo, i team sovraccarichi possono non rispettare le scadenze e gli obiettivi, riducendo i ricavi.

In terzo luogo, le organizzazioni con una cultura dell’orario prolungato finiscono spesso per spendere di più per il personale, dovendo assumere più persone del necessario per soddisfare la domanda. In realtà, è emerso che lavorare a lungo non porta necessariamente a fare di più; al contrario, può portare a una minore produttività e a un aumento dei livelli di stress.

In quarto luogo, c’è il rischio di una riduzione della qualità e di un aumento degli erroriquando i progetti non vengono assegnati in modo appropriato. Questo può avere effetti a lungo termine sulla reputazione e sulla redditività di un’organizzazione; le aziende che non riescono a fornire prodotti o servizi di alta qualità faranno fatica a rimanere competitive nel mercato attuale.

Troppe assegnazioni di risorse portano a un aumento dell’ansia per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. La risorsa può avere l’impressione che la sua giornata lavorativa non finisca prima di mezzanotte; inizialmente si sente entusiasta di lavorare a un progetto così importante con persone fantastiche… fino a quando non si rende conto di essere stata assegnata a un’altra iniziativa ad alta priorità che si è presentata all’improvviso. Questo comporta un aumento dei rischi e degli errori all’interno del team, poiché non è in grado di concentrarsi su una sola cosa alla volta e la scarsa comunicazione può portare a perdere opportunità in tutta l’organizzazione. In alcuni casi, i team possono addirittura pensare di andarsene di fronte al troppo lavoro e ai lunghi orari.

Come gestire la sovra-assegnazione delle risorse

Come si fa a gestire la sovra-assegnazione delle risorse nella gestione dei progetti? Diamo un’occhiata più da vicino.

Prevenzione piuttosto che cura

Il modo migliore per risolvere i problemi di sovra-allocazione è prevenirli. Ecco cosa puoi fare per individuare i problemi prima che ti raggiungano.

Crea un calendario visivo delle risorse

Per promuovere la trasparenza, crea un calendario delle risorse. I calendari delle risorse sono rappresentazioni visive degli orari dei tuoi dipendenti, della disponibilità delle risorse e delle assenze previste. È un modo eccellente per i manager di vedere quali risorse sono disponibili in un dato momento e quanto è probabile che ciascuna risorsa venga utilizzata per un determinato progetto.

Con Teambook hai a disposizione un pannello di pianificazione che offre una chiara panoramica delle attività della tua organizzazione: chi sta lavorando su quale progetto e quando, chi è disponibile e chi è in ferie. Puoi zoomare da una vista giornaliera a una vista su più mesi e individuare le informazioni in un istante grazie a intelligenti indicazioni visive.

Tieni conto del tempo non fatturabile

Quando decidi quante persone ti servono per i tuoi progetti, ricorda che la maggior parte del personale non è sempre fatturabile al 100% (né dovrebbe esserlo). Hanno bisogno di tempo per pianificare riunioni, fare pause, preparare relazioni e presentazioni, coprire le assenze per malattia: siamo tutti umani. Quindi, includere questi tipi di compiti non fatturabili nelle tue previsioni ti aiuterà a evitare di assegnare in modo eccessivo i loro talenti.

Ammettiamolo: tutti noi passiamo una parte della nostra giornata a fare cose diverse dal lavoro sui progetti aziendali, sia che si tratti di rispondere alle e-mail dei nostri familiari o di occuparci di attività amministrative come l’aggiornamento delle note spese o l’organizzazione del calendario per l’incontro della prossima settimana con il capo.

Tenere conto di questo piccolo margine di manovra come imperativo renderà più facile prevedere come verranno utilizzate le risorse in modo realistico e ti renderà più flessibile quando dovrai livellare le risorse.

Previsioni precise

Una previsione accurata è fondamentale per evitare un’eccessiva allocazione delle risorse. Se non hai un quadro chiaro di quanto lavoro deve essere fatto e di quanto tempo ci vorrà per completarlo, non puoi iniziare ad allocare le risorse in modo ottimale. Hai bisogno di stime accurate del numero di risorse di cui avrai bisogno per ogni progetto o attività, nonché di una stima di quando avrai bisogno di tali risorse nel tempo.

Infatti, prevedere i requisiti e le capacità future delle risorse è una delle chiavi del successo della gestione delle risorse.

Se non sai di quante risorse avrai bisogno o di quante ne avrai a disposizione in futuro, è difficile capire dove potrebbero esserci problemi di sovra-allocazione: puoi solo fare delle ipotesi basate sulle performance passate, che potrebbero non funzionare bene se la tua azienda è in crescita o sta subendo altri cambiamenti.

Elaborazione di un piano del personale

In breve, un piano del personale è un documento che descrive gli esperti o le risorse specifiche di cui la tua iniziativa ha bisogno e quante di queste possono far funzionare il progetto.

Questo piano deve essere in grado di rispondere a domande come: di quante risorse o dipendenti aggiuntivi avrai bisogno? Di quali competenze avranno bisogno? E quando avranno bisogno di queste competenze? Ancora una volta, il modo migliore per combattere l’eccessiva allocazione delle risorse è evitare che si verifichi in primo luogo, e avere un piano del personale può essere di grande aiuto.

Devi creare dei piani per il personale fin dall’inizio, in modo che siano pronti quando iniziano i progetti. Spesso è utile creare un team prima di iniziare a lavorare su nuove iniziative. Dopo tutto, i piani del personale ti aiutano a prevedere quali membri del team sono disponibili per ogni progetto imminente, mappando in anticipo le ferie e gli altri impegni dei dipendenti.

Automatizza la pianificazione delle risorse

Quando si vuole migliorare l’efficienza evitando il burnout o le perdite, è possibile mettere in atto un’automazione avanzata della pianificazione delle risorse. L’utilizzo di un software di gestione delle risorse ti aiuterà ad automatizzare i processi e a eliminare l’errore umano dall’equazione. Inoltre, ti consentirà di aumentare o diminuire facilmente le risorse in base alla maggiore o minore richiesta nei vari progetti.

Teambook ti permette di assegnare una o più risorse con un semplice click o drag and drop, quindi di specificare il progetto appropriato, il cui budget di tempo residuo puoi monitorare in tempo reale. Il software ti permette di vedere chi sta lavorando su cosa e quando, aiutandoti a prevenire sovraccarichi e conflitti di risorse. I manager possono modificare le assegnazioni in pochi clic per garantire un equilibrio ottimale del carico di lavoro.

Per quanto si possa essere tentati di pensare il contrario, la gestione delle risorse è complessa: molti fattori influenzano la nostra disponibilità in qualsiasi momento; ci sono molti compiti che devono essere portati a termine prima che il nostro tempo possa essere sfruttato appieno; la necessità di diversi tipi e livelli di competenze a volte si sovrappone; e così via.

Questa complessità rende difficile prevedere quanto impegno potremmo realisticamente dedicare a ciascun compito o anche quanto tempo ci vorrebbe per completarlo. In molti casi, non possiamo stimare correttamente i nostri sforzi in anticipo e, anche in questo caso, è probabile che sottovalutiamo il tempo che richiedono certi compiti (soprattutto se richiedono un certo livello di creatività) semplicemente guardandoli dall’esterno.

Il risultato è una situazione in cui le persone lavorano con aspettative irrealistiche su ciò che possono ottenere nel tempo a loro disposizione.

L’importanza della gestione delle capacità con Teambook

Allocare le risorse e gestire i progetti in modo oculato significa essere realistici su ciò che si può o non si può fare o prevedere. Ecco perché uno strumento di automazione può fare una grande differenza!

Il modulo di gestione della capacità di Teambook è particolarmente utile per le organizzazioni in crescita. Ti permette di visualizzare e simulare la capacità disponibile delle tue risorse e/o la capacità necessaria per realizzare i tuoi progetti in un arco temporale che va dai 6 mesi ai 2 anni. Eventuali discrepanze possono essere visualizzate e riconciliate mese per mese.

I codici colore possono essere utilizzati per visualizzare le situazioni di sotto o sovra-capacità, in modo da poter prendere decisioni sulle assunzioni future. Indipendentemente dalla capacità del team, puoi inserire la capacità necessaria per i progetti attuali e futuri.

Conclusione

L ‘eccessiva allocazione delle risorse è una trappola pericolosa che può compromettere la salute della tua organizzazione, la soddisfazione dei tuoi team e la qualità dei tuoi risultati. Implementando pratiche preventive – calendari delle risorse, previsioni accurate, piani realistici per il personale e strumenti di automazione come Teambook – puoi creare un ambiente di lavoro più sano e produttivo.

Teambook ti offre tutti gli strumenti necessari per visualizzare, pianificare e ottimizzare l’allocazione delle tue risorse in pochi clic. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, alle funzioni di pianificazione dinamica e al modulo di gestione della capacità a medio termine, hai a disposizione una soluzione completa per evitare un’allocazione eccessiva e massimizzare le prestazioni dei tuoi team.

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