Con la tendenza al telelavoro degli ultimi anni, la collaborazione tra team è diventata la pietra miliare di una gestione di progetto di successo. Per molte aziende, in particolare per le piccole e medie imprese (PMI), la collaborazione di qualità sta diventando sempre più difficile a causa dei team remoti e della forza lavoro globale.
Fortunatamente, le applicazioni collaborative hanno rivoluzionato il nostro modo di lavorare, semplificando le discussioni, centralizzando i documenti e permettendo a tutti di essere sulla stessa lunghezza d’onda.
L’importanza delle applicazioni collaborative per i piccoli team
La capacità di collaborare in modo efficace è un bene troppo prezioso per essere ignorato. L’integrazione di software collaborativi è una soluzione efficace per massimizzare la produttività e rafforzare la coesione del team all’interno di VSE e PMI.
Queste applicazioni non solo snelliscono i processi, ma promuovono anche un ambiente di lavoro più coerente.
Ecco i principali vantaggi dell’utilizzo di un software collaborativo:
- Miglioramento della produttività: centralizzando informazioni, file e attività, i team possono gestire i progetti in modo più efficiente.
- Migliore gestione del tempo: il tracciamento automatico delle attività e dei progetti aiuta i team a rispettare le scadenze e a stabilire le priorità.
- Migliore comunicazione: strumenti di messaggistica e collaborazione in tempo reale assicurano un coordinamento senza intoppi.
- Accesso remoto: i migliori software collaborativi ti permettono di lavorare da qualsiasi luogo, facilitando il telelavoro e i team distribuiti.
- Monitoraggio trasparente del progetto: Gli strumenti forniscono una chiara panoramica dei progressi del progetto, consentendo a ogni membro di accedere alle informazioni in tempo reale.
Cosa cercare in un’applicazione di collaborazione
Non tutte le applicazioni di collaborazione sono uguali. Per restringere la ricerca, tieni d’occhio queste caratteristiche chiave:
- Design intuitivo: l’applicazione deve essere facile da usare, in modo che non si perda più tempo a capirla che a lavorarci.
- Aggiornamenti in tempo reale: la sincronizzazione istantanea è fondamentale per garantire a tutti l’accesso ai dati più recenti.
- Comunicazione integrata: le funzioni di chat centralizzano tutte le attività e le comunicazioni in un unico luogo.
- Personalizzazione: lo strumento deve essere flessibile per adattarsi alle esigenze dei singoli e dei team.
- Sicurezza: i migliori strumenti garantiscono la sicurezza dei tuoi dati contro modifiche o accessi indesiderati.
- Gestione delle attività: la capacità di creare, assegnare e monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale è essenziale.
- Archiviazione di file e accesso al cloud: archivia, condividi e modifica i file online, con accesso sicuro da qualsiasi dispositivo.
- Tracciamento visivo del progetto: le lavagne come Kanban forniscono una panoramica delle fasi del progetto.
- Integrazione delle applicazioni: La possibilità di integrare altri strumenti centralizza le funzionalità su un’unica piattaforma.
- Collaborazione tra documenti: Permette a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento.
- Gestione degli utenti e delle autorizzazioni: Garantisce la sicurezza dei dati e organizza il lavoro in base al ruolo di ciascun utente.
Le migliori applicazioni di collaborazione per piccoli team
Con una pletora di strumenti disponibili, ecco una selezione di applicazioni particolarmente adatte ai piccoli team, spesso grazie ai loro piani gratuiti o convenienti:
1. Chanty
Caratteristiche principali :
Messaggistica illimitata, chiamate audio e video, segreteria telefonica, task manager integrato con Kanban board, flusso di lavoro con thread di discussione, integrazione con applicazioni di terze parti e uno spazio centralizzato per i contenuti condivisi.
Limiti :
Alcuni utenti potrebbero riscontrare problemi di prestazioni o ritardi nel caricamento e alcune funzioni hanno un costo aggiuntivo o richiedono aggiornamenti. Le analisi e i report avanzati potrebbero essere limitati.
Prezzo :
È disponibile un piano gratuito (fino a 5 utenti); un piano Business a $4/mese per utente (con fatturazione annuale).
2. Allentamento
Caratteristiche principali :
Canali privati, messaggi diretti, chiamate vocali e video, condivisione dello schermo, condivisione di file con visualizzatori integrati e numerose integrazioni con altri strumenti come Google Drive, Trello e Salesforce.
Limiti :
Può essere avido di risorse e la versione gratuita limita l’accesso alla cronologia dei messaggi e al numero di integrazioni.
Prezzo :
Piano gratuito; piani Pro a $7,25/mese per utente e Business a $12,50/mese per utente.
3. Trello
Caratteristiche principali :
Le lavagne Kanban, il tracciamento visivo dei compiti, aiutano a organizzare il lavoro in modo efficiente.
Limiti :
I progetti complessi possono richiedere funzioni avanzate (come il monitoraggio del tempo) che non sono sempre disponibili.
Prezzo :
Disponibile gratuitamente.
4. ClickUp
Caratteristiche principali :
Ambienti di lavoro personalizzabili, ClickUp Documents per la collaborazione documentale, Whiteboards per il brainstorming (trasformazione delle idee in progetti realizzabili), gestione del tempo dei progetti, integrazione dei compiti, delega delle responsabilità, Chat View per la discussione e l’organizzazione degli spazi per progetto/team e importazione semplice con un solo clic.
Limiti :
Chi lo usa per la prima volta potrebbe aver bisogno di tempo per familiarizzare con il gran numero di funzioni.
Prezzo :
Plan Free Forever (gratuito per sempre); Plan Unlimited a $7/mese per utente; Plan Business a $12/mese per utente.
5. Spazio di lavoro Google
Caratteristiche principali :
Una suite completa che include le versioni aziendali di Google Drive, Chat, Meet, Docs e Sheets, consentendo a tutti gli utenti di contribuire allo stesso modo.
Limiti :
L’accesso offline può essere un problema a causa dei formati di file specifici di Google e l’accesso richiede un account Google. Il costo può essere un ostacolo per alcuni VSE/PMI.
Prezzo :
Piano Starter Business a $6 per utente/mese.
6. Asana
Caratteristiche principali :
Ti permette di assegnare compiti con commenti, date di scadenza, note, responsabilità, sottocompiti ed etichette. Tutto può essere consultato tramite un browser web o uno smartphone.
Prezzo :
È disponibile un piano di base gratuito; un piano Premium a $10,99 per utente/mese (con fatturazione annuale).
7. SmartTask e nTask
SmartTask: una piattaforma completa che combina la gestione e il tracciamento delle attività, la collaborazione sul posto di lavoro e le timeline visive dei progetti. Offre filtri avanzati per le attività, tracciamento di tempi e budget e messaggistica istantanea. Prezzo: Piano gratuito per sempre.
nTask: un software di gestione dei progetti che consente al tuo team di collaborare, comunicare, pianificare e gestire le attività quotidiane. Ideale per i team in sede e in remoto. Offre moduli di collaborazione, gestione dei progetti, fogli di presenza e tracciamento del tempo. Prezzo: è disponibile un piano gratuito; il piano Pro costa 3 dollari al mese per utente.
8. Libro delle squadre
Caratteristiche principali:
Pianificazione dei compiti e dei talenti, gestione del calendario, tracciamento dei progetti, ottimizzazione dell’allocazione delle risorse, tracciamento del tempo (timesheet), gestione dei cambiamenti dell’ultimo minuto e gestione dei talenti attraverso i tag delle competenze. Teambook ottimizza la pianificazione e l’utilizzo dei team.
Limiti :
Meno incentrato sulla comunicazione istantanea o sulla collaborazione documentale rispetto ad altri strumenti.
Prezzo :
Prova gratuita di 30 giorni. A partire da 3 euro al mese per un massimo di 10 progetti.
Conclusione
La capacità di riunire le persone per raggiungere obiettivi comuni è più importante che mai. L’uso di applicazioni per la collaborazione tra team è diventato un vantaggio competitivo che non può essere ignorato. Adottando una delle piattaforme sopra citate, le organizzazioni possono migliorare la produttività e promuovere una cultura del lavoro di squadra.
Per i team che vogliono ottimizzare la pianificazione e l’allocazione delle risorse, Teambook è una soluzione particolarmente adatta. La sua capacità di visualizzare la disponibilità, di gestire le competenze attraverso un sistema di tag e di identificare le lacune nella pianificazione lo rende uno strumento prezioso per i project manager e i responsabili del personale. Questo approccio, incentrato sull’ottimizzazione delle risorse umane, è un complemento perfetto agli altri strumenti di collaborazione presentati.
In definitiva, le giuste applicazioni di collaborazione possono migliorare notevolmente il modo in cui i team lavorano, aumentando il successo e raggiungendo gli obiettivi in modo più efficace. La scelta dello strumento dipende sempre dalle esigenze specifiche della tua organizzazione, ma l’investimento in queste tecnologie di collaborazione rimane un fattore chiave di successo nell’ambiente aziendale moderno.
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Come scegliere l’applicazione migliore per il tuo team?
Per scegliere gli strumenti giusti per il tuo team, è importante considerare le funzionalità offerte, la facilità d’uso dell’interfaccia, la scalabilità, le integrazioni con altri strumenti e il feedback degli utenti. Anche una dimostrazione della soluzione e una valutazione della sua rilevanza per le esigenze specifiche del tuo team possono essere utili nel processo di selezione.