Una gestione efficace dei compiti delegati è una leva potente per ottimizzare la produttività e consentire al tuo team di sviluppare le proprie competenze. Si tratta di riassegnare le attività più adatte al flusso di lavoro, alle priorità e alle competenze degli altri membri del team.
Delegare non significa sbarazzarsi di ciò che non si vuole gestire o rinunciare al controllo, ma piuttosto adottare un approccio strategico alla gestione del proprio carico di lavoro.
Perché delegare?
La delega è importante per diversi motivi:
- Produttività ottimizzata: libera il tuo tempo per concentrarti su attività ad alto valore aggiunto.
- Sviluppare le competenze del team: offre ai membri del tuo team l’opportunità di essere coinvolti in progetti interessanti, sviluppare nuovi punti di forza e migliorare le proprie competenze.
- Riduce lo stress e previene il burnout: riduce il carico di lavoro mentale alleggerendo i compiti ripetitivi o noiosi e combatte il sovraccarico di lavoro.
- Migliorare la qualità: affidare incarichi specifici a esperti può garantire un lavoro di alta qualità.
- Impegno e trasparenza: comunicare il motivo della delega favorisce l’impegno e la trasparenza.
Cosa delegare (il metodo 6T ed esempi concreti)
Non tutto può essere delegato, soprattutto i lavori strategici o essenziali che richiedono la tua attenzione. Tuttavia, molti compiti possono essere affidati ad altri:
Il metodo 6T è particolarmente efficace per identificare i compiti da delegare:
- Piccoli compiti: Attività semplici e ripetitive, come lo smistamento delle e-mail o la gestione dell’agenda.
- Tedioso : Attività noiose o monotone, come l’inserimento di dati o l’aggiornamento di database.
- Impegno di tempo: Attività che richiedono tempo come la pianificazione di viaggi, la gestione dei social network o la ricerca di informazioni.
- Insegnabili : Compiti che puoi spiegare facilmente a qualcun altro, come ad esempio la stesura di rapporti standardizzati.
- Terribile in (competenze limitate): Attività in cui non hai competenze, come la contabilità o la gestione di un sito web.
- Sensibili al tempo (urgenti): Attività che richiedono un’azione rapida, come il follow-up dei clienti o la gestione delle crisi.
Puoi anche delegare compiti ricorrenti, attività in cui un membro del team ha espresso interesse a sviluppare un’abilità o compiti che fanno parte degli obiettivi professionali dei tuoi dipendenti.
Come delegare in modo efficace (10 regole per il successo)
Per assicurarti che la tua delega sia un successo, ecco 10 consigli pratici:
- Sii paziente: Le prime volte ci vorrà più tempo. Non arrenderti finché il tuo partner non avrà capito il tuo modo di lavorare.
- Non delegare tutto e niente: il controllo rimane tuo e alcune attività sono di tua esclusiva responsabilità (ad esempio, contattare un’autorità fiscale in un paese diverso o definire il messaggio per il cliente).
- Circondati delle persone giuste: cerca competenza, professionalità, fiducia e lealtà. Delega alle risorse che hanno acquisito una certa competenza, anche se costano di più, perché è più produttivo ed economico a lungo termine.
- Comunica e spiega perché deleghi: questo favorisce l’impegno e la trasparenza all’interno del team.
- Sii preciso: dai istruzioni chiare e dettagliate. Istruzioni vaghe portano a risultati approssimativi. Spiega il contesto, i documenti, gli strumenti, la priorità, gli obiettivi, le aspettative e i risultati attesi.
- Impara ad allenarti a delegare meglio: non limitarti a “passare la mano”. Assicurati che le risorse coinvolte abbiano le informazioni necessarie. Usa il metodo “Guarda come lo faccio io, facciamolo insieme, ora prova a farlo tu”. Tratta la formazione come un investimento che si ripagherà. Lascia che il dipendente risolva i propri problemi con una guida.
- Resta in contatto con il tuo team: rispondi alle loro richieste e organizza dei follow-up regolari. Anche rispondere a queste richieste ti farà risparmiare tempo.
- Non cercare di gestire tutto, delega davvero: una volta avviato il processo, fidati dei tuoi colleghi. Lascia che le cose accadano tenendo d’occhio l’esecuzione e non cercare di sostituirti a loro. Concentrati sui risultati finali, non sull’esatto metodo di esecuzione.
- Commenta e dai feedback: dai un feedback positivo e costruttivo. Aiuta il tuo team a migliorare. Chiedi anche il loro feedback per poter migliorare la tua delega.
- Ringrazia: il riconoscimento è fondamentale e coinvolgerà ancora di più il tuo team. Assicurati di dare il giusto merito al lavoro svolto.
Strumenti consigliati per la gestione dei compiti delegati
Il giusto software di delega rivoluziona il modo in cui i team collaborano e comunicano, semplificando la comunicazione e garantendo un flusso regolare di attività. Quando scegli un software, cerca caratteristiche come un’interfaccia utente intuitiva, strumenti di collaborazione, tracciamento delle attività, funzionalità di integrazione, accessibilità mobile, reportistica e analisi e un buon servizio clienti.
Ecco un elenco di strumenti che possono aiutarti a gestire efficacemente i compiti delegati:
1. Kiwili
Kiwili è un software di gestione aziendale all-in-one che include fatturazione, preventivi, contabilità, CRM, gestione dei progetti e gestione del tempo.
Caratteristiche principali per la delega: consente di assegnare compiti ai collaboratori, di interagire su un compito per scambiare idee e di monitorare l’esatto progresso dei compiti delegati. Include funzioni di gestione del tempo e delle attività.
Limitazioni: Progettato per aziende di medie dimensioni.
2. ClickUp
Un software di gestione dei progetti all-in-one, con oltre 15 modi per visualizzare i flussi di lavoro.
Caratteristiche principali della delega: semplifica la delega e il monitoraggio dell’avanzamento dei compiti. Permette di organizzare, assegnare, dare priorità, gestire e tenere traccia delle attività e delle sottoattività individuali e globali. Fornisce dashboard personalizzabili per valutare la capacità del team e monitorare le attività. Presenta oltre 100 automazioni precostituite e più di 1.000 integrazioni. Possibilità di convertire i commenti in attività individuali.
Limitazioni: Può essere difficile da usare per i principianti.
3. Todoist
Un software di gestione delle attività e dei progetti semplice e accessibile, molto apprezzato dagli utenti individuali.
Caratteristiche principali della delega: ti permette di delegare compiti senza problemi e di monitorare i progressi. Puoi programmare promemoria, assegnare priorità alle attività con 4 livelli di colore, condividere le attività via e-mail e centralizzare le discussioni nei commenti. Ricevere notifiche in tempo reale. Accesso a oltre 80 integrazioni.
Limitazioni: Funzionalità limitate per la gestione di progetti e attività complesse, mancanza di funzioni come i diagrammi di Gantt o le tavole Kanban.
4. ProofHub
Strumento di gestione delle attività e delle operazioni incentrato sulla collaborazione efficace tra i team.
Caratteristiche principali della delega: semplifica la delega dei compiti e traccia i progressi dei membri del team. Puoi definire parametri chiari, creare assegnazioni di compiti e sottocompiti e ottenere rapporti sui progressi in tempo reale. Offre quattro viste uniche delle attività e la gestione delle dipendenze tra le attività.
Limitazioni: Integrazioni limitate e disponibilità di pacchetti a pagamento.
5. MeisterTask
Progettato per i team agili, con un’interfaccia intuitiva e tabelle personalizzabili per il monitoraggio dei progetti.
Caratteristiche principali della delega: consente di stabilire meglio le priorità dei compiti e di aggiungere i membri del team come osservatori del progetto per assegnare i compiti direttamente a loro. Funge da centro di comunicazione e offre funzioni di tracciamento del tempo.
Limitazioni: Funzionalità di reporting limitate.
6. BIGContatti
Principalmente è un CRM, ma offre anche funzioni di gestione delle attività.
Caratteristiche principali per la delega: fornisce una piattaforma centralizzata per le attività, una reportistica intelligente per monitorare l’efficienza del lavoro e la possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati con funzionalità drag-and-drop. Semplifica l’assegnazione e la tracciabilità delle attività e automatizza la gestione delle attività e dei promemoria.
Limitazioni: Alcuni utenti hanno segnalato funzionalità limitate e lentezza del sistema.
7. Gestione delle attività di HubSpot
Una soluzione di gestione delle attività semplice e facile da usare.
Caratteristiche principali della delega: Permette di assegnare compiti e di ricevere notifiche sugli aggiornamenti. Si integra con centinaia di applicazioni e piattaforme e consente la comunicazione tramite discussioni interne al team.
Limitazioni: I modelli e le funzioni di reporting potrebbero essere migliorati.
8. Chanty
Uno strumento di collaborazione che aiuta a gestire le attività, compresa la messaggistica e la videoconferenza.
Caratteristiche principali della delega: trasforma qualsiasi messaggio in un compito, imposta date di scadenza e assegna compiti. Dispone di una funzione Kanban Board per una migliore visualizzazione.
Limitazioni: Non gestisce le sottoattività e manca la personalizzazione del calendario.
9. Nozione
Un software per la gestione delle attività che si adatta al tuo stile di lavoro, permettendoti di creare un cruscotto di gestione delle attività per avere una panoramica completa.
Caratteristiche principali della delega: Permette di ordinare i compiti per priorità, scadenza e categoria. Accesso a calendari, tabelle Kanban, diagrammi di Gantt ed elenchi di attività.
Limitazioni: Curva di apprendimento ripida e capacità di personalizzazione limitate.
10. Progetto ProProfs
Un buon software per gestire, dare priorità e delegare i compiti.
Caratteristiche principali della delega: Traccia le attività, crea flussi di lavoro personalizzati e assegna le attività in base alla capacità. Visualizza le attività con grafici di Gantt. Fornisce rapporti basati sull’intelligenza artificiale per informazioni sull’avanzamento delle attività e sull’identificazione dei rischi.
Limitazioni: Alcuni utenti hanno riscontrato difficoltà con l’automazione e l’integrazione delle applicazioni può essere migliorata.
11. Qualsiasi.do
Una semplice soluzione di gestione delle attività per individui, famiglie e team.
Caratteristiche principali della delega: crea liste di cose da fare, aggiunge promemoria, crea e assegna compiti e sottocompiti. Offre diverse visualizzazioni (Calendario, Kanban, Foglio di calcolo) e oltre 6.000 integrazioni. Possibilità di attivare l’automazione per l’assegnazione dei compiti e l’aggiornamento dello stato.
Limitazioni: Il servizio clienti non è sempre reattivo e alcuni utenti hanno avuto problemi a collegare l’applicazione al proprio calendario.
12. Libro delle squadre
Strumento dedicato alla gestione delle risorse di progetto, con un’interfaccia intuitiva e dati sicuri in Europa.
Funzionalità chiave di delega: offre tre funzionalità chiave: pianificazione operativa (chi lavora su quale progetto e quando, chi è disponibile), gestione della capacità (visualizza e simula la capacità disponibile e necessaria) e tracciamento efficace del tempo (cattura, approva e fattura le ore effettivamente impiegate). Consente assegnazioni rapide tramite drag-and-drop e aggiornamenti raggruppati. Offre applicazioni mobili, notifiche via e-mail e sincronizzazione del calendario. Si collega e si integra con strumenti come Slack, Google/Outlook Calendars e Zapier.
Vantaggi: semplifica la gestione delle risorse online e il monitoraggio delle prestazioni del team. I prezzi si basano sui progetti, non sugli utenti. A partire da 3 euro al mese per un massimo di 10 progetti!
In conclusione: perché consigliamo Teambook?
Dopo aver esplorato le diverse soluzioni disponibili, Teambook si è rivelato particolarmente adatto alle aziende che vogliono ottimizzare le risorse dei progetti. A differenza degli strumenti generalisti, Teambook è stato progettato specificamente per affrontare le sfide della pianificazione e della gestione delle risorse.
Ciò che rende Teambook unico è la sua capacità di darti una visione chiara di chi fa cosa e quando – l’essenza stessa della delega di successo.
Le sue tre funzionalità di punta(pianificazione operativa, gestione della capacità e monitoraggio dei tempi effettivi) vanno ben oltre le 10 regole che abbiamo presentato in questa guida.
L’interfaccia intuitiva di Teambook rende facile l’applicazione del metodo 6T: puoi identificare rapidamente i compiti da delegare, assegnarli alle persone giuste in base alle loro competenze e disponibilità e monitorare i progressi in tempo reale. Non dovrai più destreggiarti tra diversi strumenti o perdere tempo in interminabili riunioni di follow-up.
Un altro grande vantaggio è che Teambook rispetta la riservatezza dei tuoi dati, grazie a un hosting sicuro in Europa e a un efficiente servizio clienti con sede in Svizzera: un criterio essenziale per molte aziende.
Sei pronto a trasformare il tuo approccio alla delega? Teambook offre una prova gratuita per farti provare i metodi presentati in questa guida. In pochi clic potrai provare la pianificazione delle risorse, delegare i tuoi primi compiti con il metodo delle 6T e vedere l’impatto sulla tua produttività e su quella del tuo team.
Non aspettare oltre per liberare il tuo potenziale e quello del tuo team. Una delega efficace non è più una sfida, ma un vantaggio competitivo alla tua portata.
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